Auto A-540 de 2017

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Auto 540/17

Referencia: Solicitud de información sobre la aplicación de la medida cautelar decretada en la orden 10 del Auto 373 de 2016, para recuperar, mantener, proteger y conservar toda la información que reposa en el archivo del INCODER.

Magistrada sustanciadora:

GLORIA STELLA ORTIZ DELGADO

Bogotá, D. C., nueve (9) de octubre de dos mil diecisiete (2017).

La Presidente de la Sala Especial de Seguimiento a la Sentencia T-025 de 2004, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, profiere la presente providencia, con fundamento en los siguientes:

ANTECEDENTES

La Corte Constitucional, mediante Sentencia T-025 de 2004, declaró la existencia de un estado de cosas inconstitucional a raíz de la crisis humanitaria originada por el desplazamiento forzado por la violencia en Colombia y la sistemática vulneración de los derechos fundamentales de la población desplazada.

Como ha reiterado esta Sala Especial en sus autos de seguimiento, de conformidad con el artículo 27 del Decreto 2591 de 1991[1], el juez constitucional conservará su competencia hasta tanto verifique la cesación de la vulneración de los derechos fundamentales de la población desplazada o el goce efectivo de sus derechos (GED).

 El objetivo 5 del capítulo sobre la Transformación del Campo, de las Bases del Plan Nacional de Desarrollo[3] establece que se debe hacer “un arreglo institucional integral y multisectorial que tenga presencia territorial, de acuerdo con las necesidades de los pobladores rurales y los atributos del territorio, que permita corregir las brechas de bienestar y oportunidades de desarrollo entre regiones rurales”. Con base en esa necesidad se suprimió al Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (en adelante INCODER) por medio del Decreto 2365 de 2015 y se crearon dos entidades. En ejercicio de las facultades otorgadas al Presidente de la República por el artículo 107 de la Ley 1753 de 2015, se creó la Agencia Nacional de Tierras (en adelante ANT) “con el objeto de ejecutar la política de ordenamiento social de la propiedad rural formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para lo cual debe gestionar el acceso a la tierra como factor productivo, lograr la seguridad jurídica sobre ésta, promover su uso en cumplimiento de la función social de la propiedad y administrar y disponer de los predios rurales de propiedad de la Nación” [4]. También se creó la Agencia de Desarrollo Rural (en adelante ADR) para “ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales y de iniciativa territorial o asociativa, así como fortalecer la gestión del desarrollo agropecuario y rural y contribuir a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales y la competitividad del país” .

A su vez, en el artículo 15 del Decreto 2365 de 2015 se dispuso que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, “la entrega de los archivos del INCODER, en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se realizará, en términos generales, de conformidad con las directrices del Decreto número 029 de 2015.” Así mismo, se indicó que “el Archivo General de la Nación establecerá condiciones especiales para implementar en el proceso de entrega de archivos del INCODER, en Liquidación, con el fin de que dicho proceso no obstaculice la liquidación efectiva de la entidad en los plazos previstos en este decreto”. Finalmente, el artículo antes mencionado dispuso que “los archivos que no deban transferirse a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se transferirán al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien los deberá conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes”.

En el auto 373 de 2016, la Corte señaló que se “ha desarrollado una tipología de situaciones que ameritan la intervención excepcional y residual del juez constitucional”, a saber: (i) los bloqueos institucionales que afecten los derechos fundamentales de un número significativo de personas; (ii) la necesidad de adoptar medidas cautelares para evitar que se presente una situación institucional que pudiera afectar los derechos fundamentales de un número importante de personas; y (iii) la presencia de prácticas inconstitucionales que si bien no constituyen un bloqueo institucional si implican la vulneración masiva de uno o más derechos de la población desplazada, porque constituye un trato discriminatorio o porque la invisibiliza ante la actuación estatal.

Medida cautelar para proteger la información contenida en el Archivo del INCODER en liquidación e informes de cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016

La Sala Especial de Seguimiento, en la orden 10 del auto 373 de 2016, evidenció el riesgo que se genera con el traspaso y la custodia de la información que en su momento se encontraba en el archivo del INCODER en liquidación a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015. Por eso dispuso una medida cautelar, para que se adoptaran las acciones requeridas para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en dicho archivo. Así, consideró que tal medida era necesaria para la garantía de los derechos fundamentales de la población protegida por la Sentencia T-025 de 2004. En especial, sostuvo que esta información contribuye: (i) a esclarecer la verdad de la magnitud del despojo y del abandono de tierras; (ii) a proteger y restituir los territorios despojados y/o abandonados; y (iii) a garantizar el derecho a la memoria histórica.

En el mismo sentido, la Sala indicó que la protección de esa información debe hacerse en cumplimiento de “las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, consagrados en la legislación nacional y reglamentados por el Gobierno Nacional, y en los tratados internacionales, tales como la garantía de la conservación física, de las condiciones operacionales, de la seguridad, de la perdurabilidad y reproducción de la información contenida en los archivos, entre otras”.

Ahora bien, es preciso reiterar que la información que reposaba en el INCODER en liquidación es de suma importancia, puesto que no solo reúne las acciones de dicha entidad desde el 2003, sino que a su vez incorpora el archivo de otras entidades liquidadas relacionadas con el desarrollo rural de la Nación, tales como el HIMAT (Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras), el INAT (Instituto Nacional de Adecuación de Tierras), el INCORA (Instituto Colombiano de Desarrollo Rural), el INPA (Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura), la UNAT (Unidad Nacional de Tierras Rurales) y el DRI (Fondo de Cofinanciación para la Inversión Rural).

De la información allegada a esta Sala Especial de Seguimiento se observan las acciones de las entidades a las que le corresponde el traslado del archivo del INCODER. Estas entidades informaron a la Corte que la liquidación del INCODER culminó pero que aún no ha terminado el traslado de su archivo. Por eso se hace necesario que la Sala solicite información adicional sobre las acciones que se realizaron para el traspaso del archivo del INCODER a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015.

En cumplimiento de la mencionada orden del auto 373 de 2016, el INCODER entregó a la Corte un informe el 22 de septiembre de 2016 y el 7 de octubre de 2016 remitió el informe del Centro Nacional de Memoria Histórica en respuesta a esa orden.

Información reportada por el INCODER en liquidación

En el informe allegado a la Corte el 22 de septiembre de 2016, el liquidador del INCODER[6] se refirió la labor de organización de la información documental que reposa en su archivo y describió las condiciones para hacer el traspaso del mismo a las entidades competentes.

Así, resaltó que se debía tener en cuenta que en el 2003 el INCODER heredó los fondos acumulados de varias entidades liquidadas y adquirió la responsabilidad de conservarlos, salvaguardarlos y organizarlos. Por esta razón la entidad tiene la obligación de entregar archivos no solo de su gestión de los últimos trece años, sino de entidades liquidadas que le precedieron. Precisó que en su archivo reposa información que data desde 1963 hasta 2010 y que contiene la "documentación producida en la gestión y resultado de las funciones asignadas a las siguientes entidades: Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCORA, Fondo de Cofinanciación para la Inversión Rural DRI, Instituto Nacional de Pesca y Acuicultura INPA, Instituto de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras, HIMAT, Instituto Nacional de Adecuación de Tierras INAT, Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT y el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER"[7]. De acuerdo con el acto administrativo de creación del Instituto, todas las disposiciones legales referidas a esas entidades liquidadas, conciernen directamente al INCODER.

No obstante lo anterior, señaló que en casi todos los casos, "los archivos correspondientes a estos fondos adolecen de instrumentos de control, descripción y consulta, que permitan su identificación, localización y recuperación de la información" [8]. El liquidador afirmó que la información recibida de las entidades liquidadas, no estaba organizada ni ubicada en los archivos que le correspondían, especialmente los archivos administrativos que debía asumir el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Sin embargo, expresó que "la gestión del INCODER en materia de archivos logró centralizar la totalidad de archivos rurales en la ciudad de Bogotá garantizando trazabilidad, seguridad y conservación de los mismos que frente al panorama actual se convertirán en la base de las políticas rurales del país"[9]. Así mismo, indicó que el avance "en materia archivística es palpable y permite en el 2016 hacer una entrega de archivos acorde a la normatividad que le aplica en esta materia"[10]. La entidad reportó que "el avance en la gestión documental desde el 2013 igualmente permite contar con cantidades, series documentales, estado de los archivos y ubicación y permite a las entidades que asumen sus funciones iniciar con una información clara y depurada".

De acuerdo con lo anterior, la institución indicó que la fecha máxima otorgada para su liquidación era el 6 de diciembre de 2016, por lo que de acuerdo con ese término la entrega de los archivos se debía hacer hasta el 30 de noviembre de 2016. Sin embargo, evidenció que "el personal de la entidad no cuenta con capacidad operativa suficiente para asumir la elaboración de un inventario documental en el tiempo estipulado"[12]. Así mismo, señaló que "el levantamiento del inventario documental se debe realizar, entre otros, a unidades documentales transferidas de las Direcciones Territoriales, las cuales tienen un alto riesgo de llegar con afectación biológica, motivo por el cual antes de realizar el levantamiento del inventario se le debe aplicar un procedimiento técnico de desinfección"[13]. Así, resaltó que existe riesgo para la información del archivo del INCODER, si el traslado no termina al momento que se cumpla la fecha de liquidación.

A su vez, precisó que la sentencia T-488 de 2014[14], le ordenó al INCODER, "como entidad encargada de administrar en nombre del Estado las tierras baldías de la Nación y de clarificar su situación desde el punto de vista de la propiedad, adoptar un plan real y concreto, en el cual puedan identificarse las circunstancias de tiempo, modo y lugar, en las cuales habrá de desarrollarse un proceso nacional de clarificación de todos los bienes baldíos de la Nación dispuestos a lo largo y ancho del país"[15]. Por eso, relató que el Instituto inició dentro de la elaboración del Plan Nacional de Clarificación de Propiedad, "acciones dirigidas a clarificar y delimitar la propiedad de la tierra, estableciendo si dicha propiedad es privada, del Estado, baldía o de uso público, para lo cual en primer término debía elaborar un inventario de toda la documentación que reposa en el Incoder relacionada con los procesos de clarificación que desde sus inicios ha adelantado el Instituto".

El 26 de octubre de 2016[17], el liquidador del INCODER remitió el informe del Centro Nacional de Memoria Histórica (en adelante CNMH) para dar respuesta a la orden 10 del auto 373 de 2016. El Centro reportó que junto con el Archivo General de la Nación elaboró el "Protocolo de Gestión Documental dirigido a los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno". Este protocolo, de acuerdo con el CNMH, "se convierte en el instrumento de gestión bajo el cual, a partir de las directrices y consideraciones establecidas por el Archivo General, se emprenderá el camino para que la información documental que permite la reconstrucción de la memoria histórica del conflicto, proveniente de las mismas, sea salvaguardada e incorporada al Archivo de los Derechos Humanos del CNMH, mediante una copia fidedignas (la Ley 1448. art. 145)".

Información reportada por el Centro Nacional de Memoria Histórica

Según lo que señaló el CNMH, la información sobre la cual se solicitó la medida cautelar, "es considerada de la mayor importancia para la reconstrucción de la memoria no solo en esta materia, sino que permitirá su articulación con el conjunto de situaciones que alrededor de los hechos victimizantes se han desarrollado como parte de la multiplicidad de violencias que ha vivido Colombia"[19]. Por esta razón, expresó que "a partir de la promulgación del acto administrativo que oficializará la implementación del Protocolo, el cual se encuentra en proceso de expedición conjunta entre el AGN y el CNMH, la Dirección de Archivos, de acuerdo con el seguimiento, vigilancia e inspección que el Archivo General ha venido llevando a cabo sobre la documentación de los fondos y archivo administrados y producidos por el INCODER y por el INCODER en liquidación, apoyará a las acciones necesarias para recuperar, mantener, proteger y conservar toda la información que reposa en el archivo del Incoder, que es necesaria para esclarecer la verdad de la magnitud del despojo y del abandono de tierras, y ha servido como insumo para proteger y restituir los territorios despojados y/o abandonados y para garantizar el derecho a la memoria histórica".

El CNMH también dijo que esas acciones garantizarán "los derechos a la verdad, a la reconstrucción de la memoria y contribuir a la protección, restitución de tierras y territorios de las víctimas del desplazamiento forzado interno"[21]; contribuirían con "la garantía de los derechos de justicia, de no repetición y reparación integral de las víctimas no sean vulnerados"[22], y permitirán "que se identifiquen claramente los mecanismos de protección, niveles de acceso a la información y garantía del derecho a la intimidad de las víctimas en un país que se prepara para el post-conflicto".

Así mismo, el Archivo General de la Nación (en adelante AGN) remitió a esta Corporación tres informes sobre las acciones efectuadas en ejercicio de sus facultades de inspección y vigilancia en relación con el traspaso del archivo del INCODER a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015[24].

Información reportada por el Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación radicó tres informes  en la Corte: (i) el 17 de noviembre de 2016, (ii) el 11 de enero de 2017 y (iii) el 21 de junio de 2017.

Primer Informe[25]

El AGN reportó que el 31 de octubre de 2016 realizó una visita de control al Ministerio de Agricultura, a la ANT y a la ADR. En cuanto al Ministerio reseñó que "la recepción de los archivos no está planificada ni existen inventarios que evidencien cuáles son los archivos que el Ministerio recibirá"[26]. En relación con la ANT, verificó que el grado de avance en la recepción de los archivos y éste no resultó satisfactorio en cuanto al avance de las tareas para la recepción del volumen de archivos y la fecha en la que se dispuso la culminación de la liquidación.[27]. En cuanto a la visita a la ADR, observó que "la entidad no está aplicando un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos y pérdidas documentales y el avance del proceso de entrega y recibo de los archivos no es el adecuado si se tiene en cuenta que se ha dejado con fecha máxima para el cierre definitivo del INCODER el 12 de diciembre de 2016 y se ordena a la entidad tomar medidas correctivas".

Segundo informe[29]

El AGN reportó que se efectuó una visita de control a la ANT, la ADR y al Ministerio de Agricultura el 10 de noviembre de 2016, en donde les recomendó "establecer un protocolo de seguridad para el traslado de los archivos que se realicen a diferentes territorios de la ADR"[30]. También se indicó que en la visita del 2 de diciembre de 2016 las entidades informaron que el volumen documental recibido a la fecha por la ANT presentaba un porcentaje de cumplimiento del 94%; que el de la ADR establecía un porcentaje de cumplimiento del 86% y que el Ministerio de Agricultura había recibido el 1% de volumen documental.

Tercer informe[32]

Finalmente, en el último informe el AGN advirtió a la Corte sobre todas las actividades antes mencionadas y sobre las indicaciones que dio tanto al INCODER en liquidación como al Ministerio, la ANT y la ADR en la comunicación del 23 de noviembre de 2016.[33]

El AGN indicó que como consecuencia de la visita de control al INCODER en liquidación, realizada el 8 de septiembre de 2016[34] formuló medidas correctivas sobre el proceso de entrega y recibo de los archivos[35], en especial sobre: instancias asesoras; protección de los documentos; actividades previas al proceso de entrega y/o transferencias; aplicación de tablas de valoración y/o retención; requisitos de la entrega y/o transferencia; inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos; identificación de unidades de conservación; entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos electrónicos; y celebración de contratos para la prestación de servicios archivísticos. Además, expresó que solicitó de manera expresa al liquidador que le presentara informes para hacer seguimiento a las actividades realizadas. El director del AGN explicó que como respuesta el liquidador del INCODER le comunicó sobre la repetida inasistencia de entidades como el Ministerio de Agricultura. Por esa razón, el AGN le indicó a la Corte que intensificó el acompañamiento a dichas entidades.

En el oficio del 21 de junio de 2017, el AGN recordó los aspectos que debían corregir las entidades a saber: (i) aplicación de un protocolo de seguridad para el traslado de archivos; (ii) aplicación de un proceso de desinfección; (iii) las veinte recomendaciones para la debida entrega y recibo de archivos.[36] Así mismo, el AGN señaló que le había solicitado al liquidador del INCODER que entregara informes periódicos de las medidas tomadas y del avance de la entrega.

De otro lado, el AGN presentó observaciones sobre la protección de los documentos al liquidador del INCODER[37] en las que manifestó que "no se evidencia un mecanismo que permita visibilizar la trazabilidad de la información que se ha trasladado, las actas, la documentación entregada a las diferentes agencias, la documentación que se encuentra en manos de empresas y que está en proceso de intervención, su ubicación y el avance de los procesos adelantados"[38]. Señaló además que tampoco "se evidencia un protocolo de seguridad de la información, que garantice la seguridad de los documentos en todas las fases (Traslados, consulta, custodia, transferencia, intervención, entre otros"[39]. Así mismo, resaltó que en las actividades previas al proceso de entrega y/o transferencias: "[...] no se está informando sobre las acciones a adelantar frente a la intervención de los planos de gran formato que permitan garantizar la conservación, protección y accesos a los documentos, teniendo en cuenta el estado actual de los mismos".

El AGN indicó que en respuesta[41] al segundo informe del liquidador del INCODER le recalcó que "No se evidenció avance para el cumplimiento del proceso de convalidación de Tablas de Valoración Documental".

El AGN, a partir del resumen de la documentación entregada por cada una de las entidades con corte a diciembre de 2016, concluyó que "No se ha realizado la entrega total de los Archivos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (INCODER) en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural"[43]. Así recalcó: (i) la necesidad que el comité técnico para la entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos, cumpla a cabalidad con sus responsabilidades; (ii) que las tres entidades involucradas en el proceso, garanticen en todo momento la aplicación de las medidas de seguridad y conservación de los archivos; y (iii) que se use el Formato Único de Inventario para la entrega y recibo de los archivos (soportes y medios) y se suscriban actas por las partes intervinientes.

Además de lo anterior, en la comunicación del 21 de junio de 2017 el AGN señaló que el 3 de mayo de 2017, la ADR le informó sobre el "saqueo a la antigua sede del INCODER en Córdoba sucedido el día 2 de mayo, donde se encontraban los 6000 expedientes (aprox.) del archivo histórico de los usuarios de los distritos de adecuación de tierras de Montería, Mocarí y la Doctrina, conteniendo soportes de recuperación de la cartera del Distrito de Córdoba, pendiente por entregar por parte del PAR INCODER a la Agencia"[44]. Es preciso mencionar que en dicho informe se relata que la ADR ya había reportado un primer robo ocurrido en la misma sede debido al retiro del personal de vigilancia, tal y como fue reportado por medio del radicado ADR 20172001689 del 24 de marzo de 2017.

Ante dicha situación, el AGN explicó que requirió al INCODER en liquidación/ Patrimonio Autónomo de Remanentes del INCODER (en adelante PAR INCODER) y al Ministerio de Agricultura, como cabeza del sector, en relación con los hechos de la información allegada y concluyó que:

"se presume que la entidad encargada de entregar documentación (INCODER en Liquidación / PAR INCODER), y el ente cabeza del sector, Ministerio de Agricultura, no dieron cumplimiento de manera integral a lo señalado en el Título VII del Decreto 1080 de 2015 (...)"[46].

dichas entidades "desacataron las recomendaciones realizadas por el AGN en cuanto a la protección de los archivos públicos, lo que trajo como consecuencia la materialización del riesgo que se ha presentado"[47].

las recomendaciones para el traspaso del archivo del INCODER habían quedado explícitas en el informe entregado al gerente liquidador.[48]

'No se evidencia que durante los procesos de entrega y verificación de los documentos se fije un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos o pérdidas documentales' (acta de visita a la ADR de fecha 31 de octubre de 2016)".

Información reportada por el Ministerio de Agricultura[49]

El Ministerio de Agricultura en respuesta al requerimiento del AGN manifestó que "a la fecha no ha recibido los archivos resultantes del proceso de liquidación del INCODER (hoy extinto) en consideración a que el mismo culminó el 06 de abril de 2017"[50]. Que entre el 9, 15 y 18 de mayo de 2017 se adelantaron mesas de trabajo entre los funcionarios responsables del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, los delegados del PAR INCODER y la firma ALMARCHIVOS S.A., para continuar el proceso de recepción de la documentación. En dichas mesas, se definieron dos cronogramas de actividades para la entrega de las historias laborales de los exfuncionarios del INCODER y los archivos resultantes del proceso de liquidación.

Así mismo, el Ministerio señaló que para la fecha del informe se constató que existe un archivo en la Sede Valledupar y estaban coordinando su traslado a Bogotá. Sobre las acciones para evitar la sustracción, pérdida, sustitución de documentos y alteración de documentos recibidos del extinto INCODER, respondió que el 2 de mayo de 2017 se suscribió un contrato con la firma ALMARCHIVOS S.A., para la custodia y administración del archivo entregado por el extinto INCODER, lo que permitiría centralizar el archivo en la sede del proveedor y minimizará el riesgo de sustracción, pérdida y alteración de los documentos. También informó que el archivo de las historias laborales de los funcionarios del INCODER, había sido trasladado a la sede del patrimonio autónomo, fueron enviados a ALMARCHIVOS S.A., para evitar cualquier pérdida o alteración de la documentación. Mencionó que no le era posible determinar si existió o no cumplimiento de los contratos que entre 2014 y 2015 fueron suscritos por el INCODER con las empresas encargadas de la gestión documental de archivos, su organización, levantamiento de inventario y desinfección. Agregó que se tienen alrededor de 4.500 carpetas en las bodegas ubicadas en la Avenida de las Américas, así como planos y aproximadamente 2.500 rollos de micro filmación, pero que para determinar si esto está organizado, inventariado e identificado, es necesario que ALMARCHIVOS S.A. realice las validaciones respectivas en ejercicio de su contrato. También, informó que de acuerdo con el numeral 5.3 del acta final de liquidación del INCODER del 28 de marzo de 2017, el responsable de realizar el proceso de entrega de las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental ante el AGN para su convalidación sería el PAR INCODER. Así, explicó que una vez las tablas sean aprobadas por el AGN se realizará la entrega al Ministerio.

Igualmente,  agregó que "la Subdirección Administrativa y Grupo de Gestión Documental y Biblioteca del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural apoyarán al supervisor del Contrato de Fiducia Mercantil de Remanentes FID-072-2016, homologado con el No.20170394, en el seguimiento al proceso de convalidación de dichas herramientas archivísticas ante el Archivo General de la Nación"[51].

Por último, respecto al plan de trabajo para culminar el traslado de los documentos del archivo del INCODER a las agencias, el Gerente del PAR INCODER informó que las actividades de entrega a las agencias "aún se encuentran pendiente por concluir, actividad que se inició en el mes de diciembre de 2016, enero y febrero de 2017 y dadas las circunstancias especiales en la ejecución del fideicomiso tuvieron que ser suspendidas"[52]. El Ministerio agregó que de acuerdo con el cronograma remitido al AGN, el 21 de mayo de 2017 se le solicitó a ALMARCHIVOS S.A. concluir las actividades de entrega de documentos a las agencias y formalizar las actas de entrega de los expedientes entregados durante ese periodo.

En cumplimiento del auto del 11 de marzo de 2014 el Gobierno Nacional radicó el 8 de agosto de 2017 el informe anual sobre las acciones para la superación del estado de cosas inconstitucional declarado en la Sentencia T-025 de 2004. En dicho informe se presentaron las acciones llevadas a cabo en virtud de la medida cautelar para el traslado del archivo del  INCODER de acuerdo con lo señalado en la orden 10 del auto 373 de 2016.

Último informe anual  del Gobierno Nacional sobre la superación del ECI[54]

En el informe anual de 2017, el Gobierno Nacional reportó las siguientes acciones en cuanto al traspaso y la protección de la información del archivo del INCODER:

Se indicó que el PAR INCODER tiene pendiente la entrega de archivos con carácter misional a la ANT, que durante la liquidación no fueron entregados. Así la ANT espera recibir en el 2017 la "cantidad proyectada de 650.000 planos de diversos tamaños, 3.880 cajas referencia x-300 de archivos misionales organizados y digitalizados, un número aún indeterminado de archivos misionales de gestión que fueron remitidos por las Direcciones Territoriales al INCODER en los últimos meses de la liquidación, y la relación de los documentos que fueron objeto de incautación o préstamo por parte de Fiscalías, Procuradurías u otras entidades gubernamentales"[55].

Que la ANT revisó los documentos entregados por el INCODER y confirma que esta entidad logró la organización documental y digitalización del 32% del universo de archivos misionales de tierras (4600 metros lineales). Que esta información está siendo entregada al AGN mediante transferencia secundaria, lo que supone que la ANT "deberá depurar, organizar, digitalizar y migrar  una proyección de 9500 metros lineales de archivo" [56].

La ANT revisó los avances del INCODER y encontró que: hay un proyecto BPIN para la administración, sistematización, y conservación de los fondos documentales del INCODER a nivel nacional aprobado para ejecutarse por tres años a partir de 2014; se ha recuperado la memoria histórica del INCODER con recursos de cooperación internacional y se avanzó en la organización documental, digitalización, indexación y migración al sistema de gestión de documentos electrónicos y archivos (2014 y 2015) [57].

La ANT manifestó que tiene un plan para conservar la información que se le trasladó del INCODER. Que firmó un convenio con el AGN para: "monitoreo de condiciones ambientales en los espacios de almacenamiento del Archivo Central de la Agencia, y el desarrollo de actividades de diagnóstico integral como son el levantamiento de encuestas en las oficinas productoras de documentación; levantamiento de Inventario de sistemas de información; medición de documentación en Archivos de Gestión y Central; revisión de aspectos archivísticos y de conservación y análisis de la información obtenida; construcción de un diagnóstico Integral" [58].

Que la ANT estaba pendiente de presentar un proyecto de inversión al Departamento Nacional de Planeación para la conservación del archivo del INCODER.

Se expidió el Protocolo de Gestión Documental, sobre las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado. Así, en virtud de dicho protocolo se estableció como medida de protección, que "las entidades deberán suspender de manera temporal la eliminación de documentos y series documentales e intensificar las medidas para prevenir la destrucción de documentos garantizando su protección y preservación"[59].

Que el protocolo dispone que para efectos de memoria histórica, "las entidades deberán preservar permanentemente las agrupaciones o conjuntos de documentos identificados con tales características, garantizando la recuperación de la información por medio del uso de los diversos instrumentos archivísticos"[60]. En consecuencia, "se definirá en los próximos meses una ruta para adelantar acciones que permitan avanzar en la identificación de la información relevante en materia de despojo y abandono de tierras, o, en los términos del protocolo, en la definición de los inventarios documentales que deberán ir al Registro Especial de Archivos"[61]. Por eso, el Gobierno informó que es necesario intervenir los archivos entregados por el liquidador del INCODER, adelantar la gestión de depuración, clasificación y digitalización de los mismos.

La Unidad de Restitución de Tierras (URT) reportó en este informe que el traspaso del RUPTA implica el traspaso de software, hardware y de documentos y soportes físicos y digitales que dan cuenta de las actuaciones del INCODER[62]. Que en el proceso del traslado se verificó que "el volumen de registros en la base de datos resultó superior a los expedientes físicos inventariados en la medida que muchos de ellos fueron trasladados a las Oficinas de Registro de Instrumentos públicos (ORIP) para el trámite de protección correspondiente"[63]. Sobre esta diferencia, el INCODER le explicó a la URT que se debía en parte a que, de acuerdo con el Convenio Interadministrativo 000155 de 2009, se acordó con la Superintendencia de Notariado y Registro y Acción Social  que dichos expedientes reposaran en las dependencias de las ORIP[64]. Así mismo, la URT manifestó que el INCODER le advirtió que en virtud de la Ley 1152 de 2007 no siempre estuvo a cargo del aplicativo del RUPTA, sino que estuvo bajo la competencia de la Superintendencia de Notariado y Registro en coordinación con las oficinas del Ministerio Público.

De acuerdo con lo anterior el Gobierno Nacional identificó las siguientes dificultades o riesgos[66]:

"- La actividad de organización documental por ser una actividad netamente técnica deberá ser asumida por una empresa especializada en organización, digitalización y migración de archivos físicos y planos, cuya unidad de medida de dicha actividad es la que en el mercado se utiliza, a saber, metros lineales y en el caso de planos por unidad.

- La organización, depuración, digitalización y migración de archivos depende en su totalidad de los recursos presupuestales tanto adicionales como solicitados mediante proyecto de inversión, que reciba la entidad.

- La totalidad de los 9500 metros lineales proyectados para intervenir a nivel de archivos son archivos de gestión, lo que implica que en el día a día de la entidad serán requeridos y que impactará en los tiempos destinados para la depuración, organización y digitalización.

- Pese las estimaciones de la Agencia, es posible que el archivo que tiene por entregar el Patrimonio Autónomo de Remanentes del INCODER a la ANT, sea superior a las cifras proyectadas en el presente documento.

- Retrasos en las contrataciones mencionadas, por la naturaleza misma de los procesos. Retrasos en el proceso de convalidación de la TRD ante con el Archivo General de la Nación, por los términos adoptados por esa entidad.

- La aprobación del proyecto de inversión con disposición de recursos por debajo de los valores solicitados.

- Construcción de los inventarios documentales para su incorporación al Registro Especial de Archivos en el CNMH y definición de acciones con el AGN para su recuperación, mantenimiento, protección y conservación".

CONSIDERACIONES

Mediante el auto 373 de 2016 se ordenó la protección de la información del archivo del INCODER en liquidación como medida cautelar para mitigar el riesgo que implicaba el traspaso y la custodia de la información a la ANT, la ADR y el Ministerio de Agricultura, en razón a la supresión de la entidad.

En ese auto la Corte explicó que la información del archivo del INCODER es necesaria para que no se obstaculice "en el futuro la realización de procesos de clarificación de la propiedad, de recuperación y deslinde de baldíos, así como de extinción de dominio"; (...)"para clarificar y revertir situaciones de despojo administrativo; para salvaguardar las solicitudes de titulación de los campesinos y colonos que estén en curso; para clarificar situaciones de acumulación de Unidades Agrícolas Familiares (UAF) y de apropiación y ocupación de baldíos; para seguir adelantando los procesos de constitución, ampliación y saneamiento de territorios indígenas, al igual que la constitución y saneamiento de territorios colectivos, en ambos casos, para que no se obstaculice en el futuro la realización de procesos de clarificación de la propiedad, de recuperación y deslinde de baldíos, así como de extinción de dominio". Es decir, la medida cautelar para la protección del traslado del archivo del INCODER tiene como objetivo garantizar el ejercicio de los derechos a la propiedad, a la restitución y contribuir con la reversión del despojo y el abandono de tierras.

Esta medida aún está vigente a pesar que ya culminó el proceso de liquidación del INCODER[67]. Dado el carácter provisional de las medidas cautelares[68], esta Sala Especial requiere información adicional para valorar el estado del cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016, para verificar si la medida cautelar cumplió su objetivo o si se requieren medidas adicionales para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en el archivo del INCODER, de manera que dicha información permita la garantía de los derechos de las personas que ha sido despojados de sus tierras o se han visto obligados a abandonarlas. Por esa razón, también es necesario que esta Sala valore el estado en el que se encuentra la información trasladada a la ANT, la ADR, el Ministerio de Agricultura y el AGN.

De la información aportada surgen dudas sobre la articulación de las entidades del Gobierno Nacional para el traspaso de la información del archivo del INCODER y sobre el plan a seguir ahora que esa entidad está liquidada. Por esta razón, se formularán preguntas sobre la articulación interinstitucional para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en el archivo del INCODER, con el fin que contribuya a garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas que han sido despojadas o han tenido que abandonar sus tierras.

Las conclusiones del AGN y la pérdida de información del archivo de la sede del INCODER en Córdoba, sugieren preguntas sobre: el cumplimiento de las normas de archivo; el ejercicio de las facultades de inspección, vigilancia y sanción del AGN; y el acompañamiento que deben hacer los organismos de control para exigir el cumplimiento de las normas de archivo de acuerdo con el artículo 51 de la Ley 594 de 2000. Por eso se incluirán preguntas sobre: la observancia de las normas de archivo por parte de las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015.

Del informe del CNMH y del informe anual entregado por el Gobierno Nacional en agosto de este año, se evidencia una relación entre el traslado del archivo del INCODER y la implementación del Protocolo de Gestión Documental, sobre las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado. En efecto, recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en dicho archivo contribuirá con los derechos de las personas que fueron despojadas de sus tierras o que tuvieron que abandonarlas; también contribuirá con la reconstrucción de la memoria histórica y permitirá esclarecer la verdad de la magnitud del despojo y del abandono de tierra. Por esta razón se preguntará por la articulación entre los documentos del archivo del INCODER y la implementación del protocolo antes mencionado.

De otro lado, en el informe anual del Gobierno Nacional se mencionó que los documentos que soportan el RUPTA no fueron entregados en su totalidad a la URT. En el reporte se explicó que esto se debe a que, para que se pueda dar el proceso de protección de bienes, es necesario que dicha información repose en las ORIP. En tanto el INCODER ya se liquidó, es preciso preguntar por la vigencia de los convenios interadministrativos que regían la custodia de dicha documentación y por las entidades que suscriben en la actualidad dichos convenios. Por eso, se requiere establecer algunas preguntas sobre la entrega a la URT de los documentos físicos que soportan el RUPTA.

Esta situación de documentos del archivo del INCODER que se encuentran bajo la custodia de otras entidades también fue evidenciada por la ANT (ver fundamento 37). Por eso, se preguntará por la relación de los documentos que fueron objeto de incautación o préstamo por parte de la Fiscalía, la Procuraduría u otras entidades gubernamentales.

La pérdida de  la información en la sede del INCODER de Córdoba implica que se hayan instaurado acciones penales, por eso es necesario preguntarle a la Fiscalía General de la Nación si tiene conocimiento de esos hechos y por el avance de la investigación penal que se haya adelantado.

De la información allegada a esta Sala Especial de Seguimiento, se evidencia que no toda la información del archivo del INCODER tiene que ver con la competencia de esta Sala. Por ejemplo, en los fundamentos 32 y 33 de este auto se describe las actuaciones del Ministerio de Agricultura y del PAR INCODER para hacer el traspaso de las historias laborales de los empleados del INCODER. Finalmente, es preciso aclarar que, de acuerdo con la competencia de esta Sala, las preguntas que se formularán respecto del avance del traslado del archivo del INCODER, están relacionadas con la garantía de los derechos de las personas que fueron despojadas de sus tierras o tuvieron que abandonarlas.

Así, las preguntas que se surtirán en esta providencia obedecen a los siguientes bloques temáticos: (i) la articulación interinstitucional para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en el archivo del INCODER con el fin que contribuya a garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas que han sido despojadas o han tenido que abandonar sus tierras; (ii) cumplimiento de las normas de archivo y pérdida de información del archivo del INCODER; (iii) el ejercicio de las facultades de inspección, vigilancia y sanción que tiene el AGN para el cumplimiento de las normas de archivo; las acciones de los organismos de control de acuerdo con el artículo 51 de la Ley 594 de 200 y el cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016; (iv) las acciones de acompañamiento de los organismos de control para el cumplimiento de las normas de archivo; (v) la relación entre el traslado del archivo del INCODER y la implementación del Protocolo de Gestión Documental, sobre las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado; (vi) la entrega a la URT de los documentos físicos que soportan el RUPTA; y, (vii) el avance de la investigación penal por la pérdida de la información de la sede de Córdoba del INCODER.

Articulación institucional para recuperar, mantener, proteger y conservar la información contenida en del archivo del INCODER

La información entregada por el Gobierno Nacional a esta Sala, en cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016 y la incluida en el informe anual allegado a la Corte el 8 de agosto de 2017, contiene las acciones que se han llevado a cabo en función de la ejecución de la medida cautelar. De esa información, llama la atención que la liquidación del INCODER ya se encuentra en firme, pese a que no ha concluido el proceso de traspaso de su archivo a las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015[69].

El liquidador del INCODER manifestó que los archivos que recibió de las entidades liquidadas no tenían instrumentos de control, descripción y consulta que permitieran la identificación, localización y recuperación de la información (ver fundamento 13). A su vez, el liquidador manifestó que el personal con el que cuenta la entidad no tiene la capacidad para hacer la totalidad del inventario en el tiempo estipulado para la liquidación, que debía culminar el 6 de diciembre de 2016 (ver fundamento 14). De otro lado, agregó que las unidades documentales que provenían de las direcciones territoriales tenían un alto riesgo estar afectadas biológicamente por lo que era necesario practicarles un proceso de desinfección (ver fundamento 14).

En el informe del 8 de agosto de 2017, se mencionaron todas las acciones desarrolladas por la ANT para recibir el traslado del archivo del INCODER y las acciones previstas en el plan para terminar de recibir la información del archivo del INCODER, así como la organización de la información recibida (fundamento 37). En ese informe no se incluyeron las acciones del AGN, la ADR y el Ministerio de Agricultura en relación con el traslado del archivo. Tampoco se describió el estado y la organización de la información recibida de tal forma que pueda evidenciarse la manera en que se dio el resguardo efectivo de esa información, y así se garanticen los derechos de las personas a las que le fueron despojadas sus tierras o tuvieron que abandonarlas.

En el anexo 11 del informe del 21 de junio de 2017, el Ministerio de Agricultura manifestó que no ha recibido los archivos resultantes del proceso de liquidación del INCODER (fundamento 31). También mencionó que el plan de trabajo para culminar la entrega de esos archivos a las agencias está pendiente de concluir y que por las condiciones especiales de la ejecución del fideicomiso se tuvieron que suspender dichas actividades (fundamento 34).

En el informe del 21 de junio de 2017, el AGN concluyó que el INCODER en liquidación/PAR INCODER y el Ministerio de Agricultura no dieron cumplimiento a las normas del Título VII del Decreto 1080 de 2015, que regula el proceso de entrega y transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; que las recomendaciones para la protección de archivos públicos que el AGN había dado al gerente liquidador fueron descartadas por el Ministerio de Agricultura y por el INOCODER/ PAR INCODER, lo cual materializó el riesgo de deterioro y pérdida de información. No obstante,  a pesar de la recomendación no se fijó un protocolo de seguridad en los procesos de entrega y verificación que garantizara la protección de la información. (fundamento 30).

A su vez, el AGN reportó que en mayo de 2017, en la sede del INCODER en Córdoba, donde estaban pendiente de entrega 6000 expedientes del archivo histórico de los usuarios de los distritos de adecuación de tierras de Montería, Mocarí y la Doctrina, se presentó un saqueo y no se tiene certeza sobre qué documentos fueron extraídos. Estos archivos contenían los soportes de recuperación de la cartera del Distrito de Córdoba (fundamento 29). Así mismo, el Ministerio de Agricultura informó que en la sede de Valledupar existe un archivo que está pendiente de trasladar y que se contrató a la empresa ALMARCHIVOS S.A. para evitar la sustracción, pérdida, sustitución y alteración de los documentos recibidos por le INCODER. Agregó que existen 4.500 carpetas y 2.500 rollos de micro filmación que están pendientes de inventariar e identificar. (fundamento 29).

Las actividades reportadas demandan que se informe con mayor claridad acerca de la culminación del proceso y la forma como se dio el traslado del archivo del INCODER, de manera que incluya información pertinente y suficiente para la garantía de los derechos de las personas despojadas de sus tierras o que fueron forzadas a abandonarlas.

En razón de lo anterior, se solicita al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, al Director del Archivo General de la Nación, al Director del Centro Nacional de Memoria Histórica, al Director de la Agencia Nacional de Tierras, al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural, al Director de la Unidad de Restitución de Tierras y al Apoderado General de Fiduagraria S.A., den respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuál es plan con el que cuentan las entidades señaladas en el artículo 17 del Decreto 2365 de 2017 para culminar el traslado del archivo del INCODER? ¿Con cargo a qué presupuesto se garantiza la sostenibilidad de la culminación del traslado del archivo del INCODER? Indicar los recursos de inversión y/o de funcionamiento dispuestos para estas actividades.

De acuerdo con el fundamento 36 ¿Cuál es el plan para el traslado y normalización del archivo, dadas las dificultades y los riesgos identificados por el Gobierno Nacional en el informe del 8 de agosto de 2017? ¿Con cargo a qué presupuesto se soportan dichas acciones?

¿Cuáles son las medidas correctivas concretas que se han implementado para evitar que se materialice el riesgo de pérdida de información documental dentro del traslado del archivo del INCODER?

¿Cuáles han sido las acciones adelantadas para dar cumplimiento a las normas del título VII del Decreto 1080 de 2015 y para atender las recomendaciones señaladas por el Archivo General de la Nación[70] en relación con el traslado de la documentación del archivo del INCODER?

Indicar los convenios interadministrativos por medio de los cuales se materializan en la actualidad, la guarda y custodia de los expedientes físicos que hacían parte del archivo del INCODER y que fueron objeto de incautación o préstamo por parte de fiscalías, procuradurías, Superintendencia de Notariado y Registro, las ORIP y otras entidades gubernamentales.

Así mismo, se requiere que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director del Archivo General de la Nación, el Director de la Agencia Nacional de Tierras, el Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural, y el Apoderado General de Fiduagraria S.A. respondan la siguiente pregunta:

¿Cuáles son las acciones del Ministerio de Agricultura, del PAR INCODER, de la ANT, de la ADR y del AGN para organizar, valorar  y clasificar la información contenida en el archivo del INCODER en cumplimiento del Decreto 029 de 2015, de manera que esa información permita la garantía de los derechos de las personas que han sido despojadas o han tenido que abandonar sus tierras? ¿Con cargo a qué presupuesto se garantiza la sostenibilidad para organizar, valorar  y clasificar  la información documental requerida para la garantía de los derechos de las personas que fueron despojadas de sus tierras o que tuvieron que abandonarlas? Indicar los recursos de inversión y de funcionamiento asociados a estas actividades.

Dadas las acciones que por separado se evidencian en los informes del Gobierno Nacional, en atención a que el Ministerio de Agricultura es el jefe del sector agricultura[71] y que el AGN está a cargo de la dirección y coordinación de la función archivística[72], se necesita que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural y el Director del Archivo General de la Nación den respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuáles han sido las medidas adoptadas para recuperar, mantener, proteger y conservar la información que reposaba en el archivo del INCODER y culminar su  traslado? ¿Dentro del Gobierno Nacional cuál es la entidad que coordina y articula dicho traslado?

¿Cuál es el estado del traslado de información del archivo del INCODER por parte del Ministerio de Agricultura al Archivo General de la Nación? ¿Cómo se ha recuperado, mantenido, protegido y conservado dicha información? De quedar pendiente el traslado de información ¿cuál es el cronograma de entrega de información por parte del Ministerio de Agricultura al AGN y con cargo a qué presupuesto se soportan dichas acciones?

De acuerdo con el Decreto 1071 de 2015, el Ministerio de Agricultura tiene a su cargo la orientación, control y evaluación del ejercicio de las funciones de sus entidades adscritas y vinculadas[73], por eso se necesita que el Ministro:

Indique cuáles han sido las acciones del Ministerio en relación con la orientación, control, evaluación de las entidades del sector para recuperar, mantener, proteger y conservar la información del archivo del INCODER de conformidad con el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015. Indicar cuáles han sido las acciones del Ministerio para mitigar el riesgo de deterioro físico o pérdida de información documental del archivo del INCODER.

Describa el inventario de la información trasladada del archivo del INCODER al Ministerio de Agricultura y su relación con la garantía de los derechos de las personas despojadas de sus tierras y/o que tuvieron que abandonarlas. ¿Cuál es el estado actual del traslado del archivo del INCODER al Ministerio de Agricultura? ¿Cómo se ha recuperado, mantenido, protegido y conservado dicha información? De quedar pendiente el traslado de información ¿cuál es el cronograma de entrega de información a la Ministerio de Agricultura y con cargo a qué presupuesto se soportan dichas acciones?

De acuerdo con las funciones de coordinadora del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas ( en adelante SNARIV)[74], se requiere que la Directora de la Unidad para las Víctimas responda las siguientes preguntas:

¿Cuáles han sido las acciones de articulación de la Unidad para las Víctimas para recuperar, mantener, proteger y conservar la información del archivo del INCODER? Señalar las acciones que dentro de los subcomités del SNARIV se han llevado a cabo para estos efectos.

De acuerdo con la articulación interinstitucional para garantizar los derechos a la verdad, la restitución y la memoria histórica ¿cuáles son las acciones incluidas en los planes de acción de las entidades del SNARIV y en los planes operativos de los subcomités del sistema, relacionadas con el traslado del archivo del INCODER, su recuperación, protección y conservación ycon la aplicación del Protocolo de Gestión Documental, sobre las graves y manifiestas violaciones a los DDHH e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado?

De la información reportada en el informe anual radicado el 8 de agosto de 2017, se necesita que el Director de la Agencia Nacional de Tierras complemente la información suministrada y de respuesta las siguientes preguntas:

Describir el inventario de la información trasladada del archivo del INCODER a la ANT y su relación con la garantía de los derechos de las personas despojadas de sus tierras y/o que tuvieron que abandonarlas. ¿Cuál es el estado actual del traslado del archivo del INCODER a la ANT? ¿Cómo se ha recuperado, mantenido, protegido y conservado dicha información? Lo anterior, en atención de lo reportado por la ANT en el informe anual 2017 (ver el numeral ii del fundamento 36 de esta providencia). De quedar pendiente el traslado de información ¿cuál es el cronograma de entrega de información a la ANT y con cargo a qué presupuesto se soportan dichas acciones?

De acuerdo con lo señalado en el fundamento 36 ¿Cuáles son los avances del Proyecto de Inversión BPIN Administración, sistematización y conservación de los fondos documentales del INCODER a nivel nacional aprobado para ejecutarse durante tres (3) años a partir del 2014? En tanto el traspaso del archivo del INCODER aún no ha finalizado, señalar la vigencia del proyecto de inversión antes mencionado y si la ANT logró tramitar el proyecto de inversión para culminar el traslado del Archivo del INCODER.

De acuerdo con la respuesta al requerimiento del AGN, se necesita que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural y el Apoderado General de Fiduagraria S.A., den respuesta a la siguiente pregunta:

Según lo señalado en el fundamento 34 y dadas las circunstancias especiales en la ejecución del fideicomiso ¿se reanudaron las acciones para culminar el traslado de la información del archivo del INCODER a las agencias? ¿Cuál es el plan de acción y el cronograma de actividades para culminar el traslado del archivo del INCODER de conformidad con el artículo 17 del Decreto 2365 de 2015?

En tanto a la ADR también le corresponde recibir parte del archivo del INCODER, de acuerdo con el artículo 17 del Decreto 2365 de 2017 y en el informe anual del Gobierno Nacional sobre la superación del ECI no se mencionaron los avances en el traslado de dicho archivo a la ADR, se necesita actualizar la información recibida de los informes del AGN y por eso se requiere que el Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural:

Describa el inventario de la información trasladada del archivo del INCODER a la ADR y su relación con la garantía de los derechos de las personas despojadas de sus tierras y/o que tuvieron que abandonarlas? ¿Cuál es el estado actual del traslado del archivo del INCODER a la ADR? ¿Cómo se ha recuperado, mantenido, protegido y conservado dicha información? De quedar pendiente el traslado de información ¿cuál es el cronograma de entrega de información a la ADR y con cargo a qué presupuesto se soportan dichas acciones?

Cumplimiento de las normas de archivo y pérdida de información del archivo del INCODER

El AGN, en el informe del 21 de junio, advirtió a la Corte sobre el incumplimiento por parte del INCODER/PAR INCODER y del Ministerio de Agricultura, de lo señalado en el Título VII del Decreto 1080 de 2015 y de sus recomendaciones sobre la protección de archivos, lo que materializó el riesgo de pérdida de información y a su vez, explicó que a pesar de su recomendación, no existe un protocolo de seguridad que garantice la protección de la información (ver fundamento 30).

De acuerdo con lo anterior, es necesario preguntar por la sustracción de la información en la sede de Córdoba del INCODER en mayo de 2017, así como por el traslado del archivo de Valledupar que está pendiente de hacer (fundamentos 29 y 32). A su vez, será necesario indagar por las acciones disciplinarias y penales interpuestas con motivo de la pérdida de la información en la sede de Córdoba y por las acciones pendientes para el traslado del archivo de Valledupar.

En relación con los documentos sustraídos de la sede del INCODER de Córdoba se necesita que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Director del Archivo General de la Nación, el Director de la Agencia Nacional de Tierras, el Presidente de la Agencia de Desarrollo Territorial y el Apoderado General de Fiduagraria S.A., den respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuáles han sido las acciones disciplinarias y penales instauradas en relación con este hecho?

¿Cuáles han sido las acciones para recuperar dicha documentación?

¿Cuáles han sido las acciones correctivas para evitar que se pierda información del archivo del INCODER?

 Sobre el traslado del archivo de la sede de Valledupar a Bogotá se requiere que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, el Apoderado General de Fiduagraria S.A., respondan las siguientes preguntas:

¿Ya culminó el traslado del archivo en la sede de Valledupar a Bogotá?

¿Cuáles han sido las acciones para recuperar, mantener, proteger y conservar dicho archivo?

Facultades de inspección, vigilancia y sanción del AGN por incumplimiento de las normas de archivo.

Dadas las facultades del AGN de inspección, control, vigilancia[75], sanción[76] por incumplimiento de las normas de archivo, así como la facultad de imponer medidas cautelares[77], se requiere preguntarle por las acciones iniciadas en relación con las conclusiones del informe del 21 de junio de 2017, la sustracción de la información en la sede de Córdoba del INCODER (fundamento 29) y el traslado del archivo de la sede de Valledupar que, de acuerdo con el informe del Ministerio de Agricultura, está pendiente de hacerse (fundamento 32).

De acuerdo con lo señalado en los artículos17 del Decreto 2365 de 2015, 35 de la Ley 594 de 2000, 1, 2, 3, 12, 33, 40, 46 y 51 del Decreto 106 de 2015, 2.8.8.5.6 del Decreto 1080 de 2015 y40 del Decreto 106 de 2015, se solicita al Director del Archivo General de la Nación que informe sobre:

En relación con las conclusiones del AGN señaladas en el fundamento 30 de esta providencia ¿Cuáles han sido las medidas cautelares, las multas y sanciones impuestas por del Archivo General de la Nación a los responsables del traslado del archivo del INCODER?

De acuerdo con lo reportado en el informe del 21 de junio de 2017, y con lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley 594 de 2000[78], ¿cómo se da la articulación con los organismos de control, para que en las acciones referentes al traslado del archivo del INCODER se cumplan las normas de archivo?

Acciones de los organismos de control sobre el cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016

Para esta Sala Especial de Seguimiento también es necesario indagar sobre las acciones de los organismos de control frente a los hechos descritos en esta providencia, dada la competencia de los mismos para apoyar al AGN para el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (artículo 51). Así mismo, es necesario preguntarles sobre los avances de cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016.

Con base en lo anterior, se le preguntará al Procurador General de la Nación:

¿Cuáles son las acciones disciplinarias que se han instaurado en relación con la pérdida de documentos mencionados en el fundamento 30 de esta providencia?

Indique los procesos disciplinarios que en la actualidad se llevan a cabo por parte de su despacho, en relación con los hechos reportados por el AGN en el informe del 21 de junio de 2017.

De acuerdo con el ejercicio de sus funciones, señalar los avances en el cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016.

Con base en lo anterior, se le preguntará al Contralor General de la República:

¿Cuáles son las acciones fiscales que se han iniciado en relación con la pérdida de documentos mencionados en el fundamento 30 de esta providencia?

Indique los procesos fiscales que en la actualidad se llevan a cabo por parte de su despacho, en relación con los hechos reportados por le AGN en el informe del 21 de junio de 2017.

De acuerdo con el ejercicio de sus funciones que avances señalar el avance del cumplimiento de la orden 10 del auto 373 de 2016.

Relación entre las acciones del traslado del archivo del INCODER y la implementación del Protocolo de Gestión Documental, sobre las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado

En el informe del CNMH y el informe anual del Gobierno Nacional se evidencia que el Protocolo de Gestión Documental sobre las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al DIH con ocasión del conflicto armado, suscrito entre el AGN y el CNMH, es un instrumento fundamental para la garantía de los derechos a la restitución, la verdad y la memoria histórica.[79] En este año también se expidió la política pública de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado[80], donde se señala que son de especial interés los documentos que están en custodia de las instituciones que hacen parte del SNARIV[81].  En concreto, el documento de la política dice que la importancia de los documentos del INCODER y del INCORA radica en que contienen "los títulos de propiedad sobre predios baldíos de la nación adjudicados a los campesinos en el marco de los procesos de reforma agraria" y que gran parte de los beneficiarios "de medidas estatales como la adjudicación de baldíos han sufrido el desplazamiento forzado, debieron abandonar sus predios o fueron víctimas del despojo de su tierra".

Es preciso señalar que la política de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado se implementa de acuerdo con la articulación de las competencias de las entidades adscritas al Sistema Nacional de Derechos Humanos y DIH, el SNARIV y el Sistema Nacional de Archivos y se apoya en la labor de dichas instancias de articulación y el Sistema Nacional de Cultura [83]. El CNMH es el articulador e impulsor de los procesos de implementación, seguimiento y evaluación de esta política pública. De acuerdo con el CNMH Sin embargo, en los informes allegados a esta Sala, no se encuentra la relación entre las acciones para culminar el traslado del archivo del INCODER y la implementación del protocolo y de la política pública.

Por esto, es necesario preguntarle al Gobierno Nacional sobre esa articulación y que el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, el Director del Archivo General de la Nación, el Director del Centro Nacional de Memoria Histórica, el Director de la Agencia Nacional de Tierras, el Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural y el Director de la Unidad de Restitución de Tierras, el Apoderado General de Fiduagraria S.A., den respuesta a las siguientes preguntas:

De acuerdo con lo descrito en el numeral vii del fundamento 37 de esta providencia ¿ya se está implementando la ruta de aplicación del protocolo?

¿Cómo se respalda presupuestalmente la implementación del protocolo y de la política pública y con cargo al presupuesto de cuáles entidades está asociado?

¿Cuál es el cronograma de implementación del protocolo?

¿Dentro de la implementación del protocolo y de la política pública antes mencionados cómo se da la recuperación, el mantenimiento, la protección y la conservación de toda la información que reposa en el Archivo del INCODER?

¿Qué entidad o entidades están a cargo de la articulación y el seguimiento de la implementación del protocolo y de la política pública en relación con el traslado del archivo del INCODER?

 De acuerdo con el fundamento 17, como el protocolo ya fue expedido por la Resolución 031 de 2017 ¿la Dirección de Archivos de Derechos Humanos del CNMH cómo ha apoyado las acciones para recuperar, mantener, proteger y conservar toda la información que reposa en el archivo del INCODER?

Entrega a la URT de los archivos que soportan el RUPTA y de la articulación y custodia de los que deben permanecer en las ORIP.

Por otro lado, es necesario verificar el proceso de entrega a la URT de los archivos físicos que soportan el RUPTA y de la articulación y custodia de la documentación que deben permanecer en las ORIP y los que han estado bajo la custodia de la Superintendencia de Notariado y Registro en coordinación con el Ministerio Público. De acuerdo con lo establecido por el Gobierno Nacional en el informe anual radicado el 8 de agosto de 2017 (ver fundamento 36), es preciso preguntarle al Director de la Unidad de Restitución de Tierras, al Superintendente de Notariado y Registro y a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas:

Indique si sigue vigente el Convenio interadministrativo 000155 de 2009 suscrito entre el INCODER, la Superintendencia de Notariado y Registro y Acción Social por medio del cual se estableció la guarda y custodia de los expedientes físicos objeto de clasificación por parte de las ORIP. Si no está vigente, señalar el convenio vigente para la guarda y custodia de dichos expedientes y entre qué entidades está suscrito.

Indique el estado de los documentos que pudieran estar en custodia de la Superintendencia de Notariado y Registro, de acuerdo con las funciones que ejerció en coordinación de las oficinas del Ministerio Público, para operar el registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia, de acuerdo con el artículo 127 de la Ley 1152 de 2007[84]?

Acción penal por la pérdida de documentos en la sede de Córdoba del INCODER

Finalmente, en atención de la pérdida de información de la sede de Córdoba del INCODER, es necesario preguntarle al Fiscal General de la Nación:

¿Tiene conocimiento de que se haya iniciado una acción penal por la pérdida de la documentación del archivo del INCODER en la sede de Córdoba, ocurrida en marzo y en mayo de 2017, correspondiente al archivo histórico de los usuarios de los distritos de adecuación de tierras de Montería, Mocarí y la Doctrina, conteniendo además soportes de recuperación de la cartera del Distrito de Córdoba?

Si tiene conocimiento de estos hechos, reportar el avance en la investigación penal correspondiente.

En virtud de lo expuesto, la suscrita Magistrada,

RESUELVE:

1. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, al Director del Archivo General de la Nación, al Director del Centro Nacional de Memoria Histórica, al Director de la Agencia Nacional de Tierras, al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural, al Director de la Unidad de Restitución de Tierras y al Apoderado General de Fiduagraria S.A., dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 56 de este auto. La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en su calidad de coordinadora del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, compilará y presentará el informe a esta Sala Especial de Seguimiento en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
2. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, al Director del Archivo General de la Nación, al Director de la Agencia Nacional de Tierras, al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural, y al Apoderado General de Fiduagraria S.A., dar respuesta a la pregunta formulada en el fundamento 57 de este auto y presenten un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
3. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, al Director del Archivo General de la Nación dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 58 de este auto y presenten un informe conjunto a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
4. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural dar respuesta en conjunto a las preguntas formuladas en el fundamento 59 de este auto y presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
5. ORDENAR a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 60 y presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
6.  ORDENAR al Director de la Agencia Nacional de Tierras dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 61 de este auto presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
7. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, al Apoderado General de Fiduagraria S.A., dar respuesta a las preguntas formuladas en los fundamentos 62 y 67 de este auto  y presenten un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
8. ORDENAR al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 63 de este auto presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
9. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, al Director del Archivo General de la Nación, al Director de la Agencia Nacional de Tierras, al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural y al Apoderado General de Fiduagraria S.A., dar respuesta en conjunto a las preguntas formuladas en el fundamento 66 de este auto y presenten un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
10. ORDENAR al Director del Archivo General de la Nación dar respuesta a las preguntas formuladas en el fundamento 69 de este auto y presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto. Dentro del mismo plazo, una copia del informe deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.
11. ORDENAR al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, al Director del Archivo General de la Nación, al Director del Centro Nacional de Memoria Histórica, al Director de la Agencia Nacional de Tierras, al Presidente de la Agencia de Desarrollo Rural y al Director de la Unidad de Restitución de Tierras, al Apoderado General de Fiduagraria S.A., dar respuesta mediante informe en conjunto a las preguntas formuladas en el fundamento 75 de este auto y lo presenten a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto.
12. ORDENAR al Director de la Unidad de Restitución de Tierras, al Superintendente de Notariado y Registro y a la Directora de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, den respuesta a las preguntas señaladas en el fundamento 76 y lo presenten a esta Sala Especial de Seguimiento, en medio físico y magnético, en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto.
13. SOLICITAR al Fiscal General de la Nación que responda las preguntas indicadas en el fundamento 77 de este auto y remita un informe en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto providencia.
14. SOLICITAR al Procurador General de la Nación que responda las preguntas indicadas en el fundamento 71 de este auto y presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto.
15. SOLICITAR al Contralor General de la República que responda las preguntas indicadas en el fundamento 72 de este auto y presente un informe a esta Sala Especial de Seguimiento en el término de veinte (20) días contados a partir de la notificación de este auto
16. SOLICITAR al Contralor General de la República y al Procurador General de la Nación, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, que remitan un informe, en medio físico y magnético, sobre los hechos mencionados en esta providencia y con sus observaciones sobre los informes que presente el Gobierno Nacional en cumplimiento de esta providencia, en un plazo de veinte (20) días a partir de la fecha en la que reciban los informes del gobierno.
17. A través de la Secretaría General de esta Corporación, una vez agotado el término otorgado en la orden decimosexta de la parte resolutiva de esta providencia, PÓNGASE A DISPOSICIÓN de la Comisión de Seguimiento a la Política Pública sobre Desplazamiento Forzado, al representante del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), al representante del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos (OACNUDH) y al Director en Colombia del Consejo Noruego para Refugiados (CNR), copia de dicho informe por el término de una (1) semana para que se pronuncien en lo que consideren pertinente.

Notifíquese y cúmplase.

GLORIA STELLA ORTIZ DELGADO

Magistrada

ROCÍO LOAIZA MILIÁN

Secretaria General (e.)

[1] Art. 27 del Decreto 2591 de 1991: "...En todo caso, el juez establecerá los demás efectos del fallo para el caso concreto y mantendrá la competencia hasta que esté completamente restablecido el derecho o eliminadas las causas de la amenaza."

[2] Auto 385 de 2010. M.P. Luis Ernesto Vargas Silva.

[3] Gobierno Nacional. Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2015. p.p. 396 y s.s.

[4] Considerandos Decreto 2365 de 2015. La ANT fue creada por medio del Decreto 2363 de 2015.

[5] Ibídem. La ADR fue creada por medio del Decreto 2364 de 2015.

[6] INCODER en liquidación. Informe del 22 de septiembre de 2016. Radicado: 20162142383. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016.

[7] Ibídem. p. 85.

[8] Ibídem. p  86.

[9] Ibídem. p. 91.

[10] Ibídem.

[11] Ibídem.

[12] Ibídem. p. 54.

[13] Ibídem.

[14] Corte constitucional. Sentencia T-488 de 2014. M.P.: Jorge Iván Palacios.

[15] Ibídem p. 46.

[16] Ibídem.

[17] Archivo General de la Nación. Informe del 26 de septiembre de 2017. Anexo 2 del Informe del INCODER. Op.cit.

[18] Centro Nacional de Memoria Histórica. Informe del 22 de septiembre de 2016. Radicado 201609221308807-1. Radicado en la Corte por el INCODER el 26 de octubre de 2016. p. 2.

[19] Ibídem. p. 3.

[20] Ibídem. Se refiere a la Dirección de Archivos de los Derechos Humanos del CNMH.

[21] Ibídem. p. 2.

[22] Ibídem.

[23] Ibídem.

[24] Artículo 17 del Decreto 2365 de 2015. Entrega de archivos. En desarrollo de lo previsto en el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, la entrega de los archivos del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (Incoder), en Liquidación, a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se realizará, en términos generales, de conformidad con las directrices del Decreto número 029 de 2015.

No obstante, el Archivo General de la Nación establecerá condiciones especiales para implementar en el proceso de entrega de archivos del Incoder, en Liquidación, con el fin de que dicho proceso no obstaculice la liquidación efectiva de la entidad en los plazos previstos en este decreto.

Al finalizar la liquidación, los archivos que no deban transferirse a la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, se transferirán al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien los deberá conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes.

[25] Archivo General de la Nación. Informe del 17 de noviembre de 2016. Radicado 2-2016-08348. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016.

[26] Ibídem. p. 1

[27] Ibídem. p.p. 1 y 2.

[28] Ibídem. p. 2.

[29] Archivo General de la Nación. Informe del 29 de diciembre de 2016. Radicado 2-2016-09656. Radicado en  la Corte el 11 de enero de 2017. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016.

[30] Ibídem. p. 1.

[31] Ibídem. p. 2

[32] Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Radicado 2-2016-09656. Informe de respuesta a la orden 10 del Auto 373 de 2016.

[33] Copia remitida a la Corte por medio del oficio 2-2016-08555 radicado en la Corte el 24 de noviembre de 2016 y el oficio 2-2016-08812 radicado en la Corte el 2 de diciembre de 2016.

[34] Ibídem. p. 3.

[35] Según el Título VII del Decreto sectorial 1080 de 2015. Instancias asesoras (art. 2.8.7.2.1); protección de los documentos (art. 2.8.7.2.2): actividades previas al proceso de entrega y/o transferencias (art. 2.8.7.2.4, cap. II): aplicación de tablas de valoración y/o retención (art. 2.8.7.2.6); requisitos de la entrega y/o transferencia, inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos (art. 2.8.7.2.7); identificación de unidades de conservación (art. 2.8.7.3.6, y art. 2.8.7.3.7); entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos electrónicos (art. 2.8.7.5.1, art. 2.8.7.5.3, y art. 2.8.7.5.2).

[36] Archivo General de la Nación. Comunicación a Ministerio de Agricultura, INCODER; ANT y ADR. Radicado (2-2016- 08555). Citado en Informe del Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 7.

[37] Observaciones enviadas con radicado 1-2016-07259 de 7 de octubre de 2016. Referenciadas en el informe del 21 junio de 2017.

[38] Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 5

[39] Ibídem p. 6.

[40] Ibídem.

[41] Archivo General de la Nación. Oficio con número de radicado 2-2016-09216 de 15 de diciembre de 2016. Citado en el informe del 21de junio de 2017. Op.cit.

[42] Ibídem.

[43] Archivo General de la Nación. Informe del 21 de junio de 2017. Op.cit. p. 7

[44] Ibídem. p. 10

[45] Ibídem. p.p. 10-11. El AGN manifestó que de acuerdo con el inventario que había hecho el INCODER, el INCODER realizó un inventario documental en estado natural que arrojó "un aproximado de 5421 expedientes, de los cuales 5136 corresponden al distrito de Mocarí 285 al distrito de riego la Doctrina, los cuales se presume estarían almacenados en 141 cajas x200"

[46] Ibídem. p. 13.

[47] Ibídem.

[48] Ibídem. Dentro de las recomendaciones que el AGN le había indicado al gerente liquidador del INCODER se encuentra:  (i) "Mejorar aspectos que evidencien el cumplimiento del protocolo de traslados de los documentos desde las territoriales"; (ii) "Trazabilidad de la cantidad de cajas entregadas en custodia, por Dirección Territorial; (iii) "Realizar el traslado de las unidades documentales que se encuentran pendiente con su respectivo protocolo de seguridad"; (iv)"Fijar un protocolo de seguridad que garantice la protección de los documentos para evitar deterioros físicos o pérdidas documentales."; (v) "Trasladar la totalidad de los Planos de las diferentes Territoriales, con el debido protocolo de seguridad".

[49] Ministerio de Agricultura. Anexo No. 11 del Informe del 21 de junio de 2017 del AGN. Respuesta del 22 de mayo de 2017 del Ministerio de Agricultura al requerimiento del AGN sobre el traspaso del archivo del INCODER (radicado 20173000121641).

[50] Ibídem. p. 6

[51] Ibídem. p. 10.

[52] Ibídem.

[53] Ibídem. p. 11.

[54] Gobierno Nacional. Informe anual sobre avances, retrocesos, y estancamientos en la superación del estado de cosas inconstitucional. Remitido por el Director de la Unidad para las Víctimas por medio del oficio 20172002079422, radicado en la Corte el 8 de agosto de 2017.

[55] Ibídem. p. 474.

[56] Ibídem. p. 475.

[57] Ibídem. p.p. 474-475.

[58] Ibídem. Convenio 622 de 2017.

[59] Ibídem. p. 476.

[60] Ibídem.

[61] Ibídem. p. 477.

[62] Ibídem. p. 456.

[63] Ibídem. p. 457.

[64] Ibídem.

[65] Ibídem.

[66] Ibídem. p.p. 477-478.

[67] De acuerdo con la información allegada a esta Sala de seguimiento, la liquidación del INCODER culminó el 6 de diciembre de 2016. El acta de liquidación y la declaración de terminación del proceso de liquidación con sus respectivas publicaciones los días 30 de marzo y 5 de abril de 2017 quedaron en firme el de 6 de abril de 2017. Ver informe del Ministerio de Agricultura. Op.cit. p. 5.

[68] "Para la Corte, las medidas cautelares, son aquellos instrumentos con los cuales el ordenamiento protege, de manera provisional, y mientras dura el proceso, la integridad de un derecho que es controvertido en ese mismo proceso." Ver: Corte Constitucional. Sentencia C-523 de 2009. M.P.: María Victoria Calle Correa. C-379 de 2004. M.P.: Alfredo Beltrán Sierra y C-490 de 2000. M.P.: Alejandro Martínez Caballero.

[69] Lo anterior, a pesar de la instrucción de la orden 10 del auto 373 de 2017 de que las acciones del traslado respetaran las reglas y principios generales de las normas nacionales e internacionales que regulan la función archivística para garantizar la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en dicho archivo.

[70] Archivo General de la Nación. Oficio con número de radicado 2-2016 08555 del 23 de noviembre de 2016. Enviado al Ministerio de Agricultura, INCODER, ANT y ADR.

[71] Decreto 1071 de 2015. Artículo 1.1.1.1. "El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural tiene a su cargo la orientación, control y evaluación del ejercicio de las funciones de sus entidades adscritas y vinculadas, sin perjuicio de las potestades de decisión que les correspondan, así como de su participación en la formulación de la política, en la elaboración de los programas sectoriales y en la ejecución de los mismos".

[72] Ley 594 de 2000, artículo 4, literal e: "Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;"

[73] Decreto 1071 de 2015. Artículo 1.1.1.1.

[74] Artículos 2.2.8.1.8 y 2.2.8.1.9 del Decreto 1084 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y Reconciliación

[75] Artículo 32 de la Ley 594 de 2000: "Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes". En concordancia con los artículos 1, 3, 12 (visitas de inspección y facultad de imponer multas) del Decreto 106 de 2015 y el artículo 2.8.8.5.6 del Decreto 1080 de 2015.

[76] Artículo 35 de la Ley 594 de 2000: "Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; (...)"

En concordancia con el artículo 40 del Decreto 40 del Decreto 106 de 2015.

[77] Artículo 33 del Decreto 106 de 2015: "Medidas cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los documentos y archivos públicos, así como para suspender de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo General de la Nación en cualquier momento podrá:

a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar daño, que lo hayan causado o lo continúen ocasionando.

b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente perjudicial o dañina sea consecuencia de la omisión del responsable de los documentos.

c) Ordenar la aprehensión de los archivos y documentos públicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicará al Secretario General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las órdenes impartidas por el Archivo General de la Nación. De lo descrito en este literal, se comunicará de inmediato a las Entidades señaladas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos."

[78] Artículo 51 de la ley 594 de 2000: "Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley."

[79] En cumplimiento del numeral 4 del artículo 2.2.7.6.20 del Decreto 1084 de 2015 (artículo189 del Decreto 4800 de 2011) el AGN y el CNMH expidieron la Resolución 031 de 2017 para adoptar dicho protocolo.

[80] Centro Nacional de Memoria Histórica. Política Pública de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, Bogotá, 2017.

[81] Ibídem. p. 87.

[82] Ibídem. p.p. 87-88. Este documento reconoce que "los archivos de INCODER sufrieron pérdidas en muchas de sus oficinas regionales y alteraciones, como se ha establecido en varias sentencias de restitución de tierras" y que esto se debe a "factores como la acción de los grupos armados, la debilidad del Estado, el desarrollo de acciones ilegales para la usurpación de las tierras o las precarias condiciones técnicas de tratamiento de los archivos en el nivel regional.

[83] Ibídem. p.p. 154 y 159. El documento dice que "La implementación de la política pública implica el desarrollo de labores de interlocución permanente y de coordinación interinstitucional con estas instituciones para tareas como la implementación del Protocolo Especial de Archivos de DDHH y DIH". p. 85

[84] Artículo 127 de la Ley 1152 de 2007. "La Superintendencia de Notariado y Registro, llevará un registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia. Para tal efecto, los Notarios Públicos y los Registradores de Instrumentos Públicos, procederán a impedir cualquier acción de enajenación o transferencia de títulos de propiedad, o de otros derechos sobre aquellos bienes, cuando tales operaciones se adelanten contra la voluntad de los titulares de los derechos respectivos. Las solicitudes de protección relacionadas con territorios étnicos, serán enviadas al Ministerio del Interior y de Justicia, para efectos de lo dispuesto en el artículo 116 de esta ley.(...)"