ACUERDO AOG 37 DE 2019
(agosto 13)
Diario Oficial No. 51.057 de 26 de agosto 2019
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por la cual se modifica el Acuerdo AOG 007 de 2018.
ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),
en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el parágrafo 2 del artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 de 2017, precisado en sus alcances por la Corte Constitucional en Sentencia C-674 de 2017, el artículo 110 de la Ley 1957 de 2019 y el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 5o transitorio del Acto Legislativo 01 del 2017, que creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, señala que la JEP estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones.
Que el artículo 15 del Acto Legislativo 01 del 2017 estipula que la Jurisdicción Especial para la Paz “(...) entrará en funcionamiento a partir de la aprobación de este Acto Legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción (...)”.
Que mediante, el Acuerdo 001 del 9 de marzo de 2018, proferido por la Plenaria de la JEP adoptó su Reglamento General. En el mismo se estableció que el Órgano de Gobierno de la JEP tendría como funciones las señaladas en la Constitución, la ley estatutaria de la JEP, la ley de procedimiento de la JEP, la ley y las referidas en el artículo 12 de ese Reglamento.
Que el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz establece que le corresponde al Órgano de Gobierno de la JEP, definir las políticas públicas, los lineamientos y criterios generales necesarios para su funcionamiento y regular los trámites administrativos que se adelanten en la JEP.
Que el artículo 110 de la Ley 1957 del 6 de junio de 2019 “Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz”, establece que “En tanto los magistrados de la JEP no definan una instancia de gobierno conforme a lo previsto en el parágrafo 2 del artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 de 2017, la JEP tendrá un Órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de estrategia general de la Jurisdicción. De tal forma, se enfocará en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”. (Subrayado fuera del texto).
Qué asimismo, el numeral 1 del referenciado artículo señala que es función del Órgano de Gobierno: “Establecer las políticas generales de gobierno de la JEP”.
Que el numeral 13 del artículo 112 de la mencionada Ley Estatutaria establece:
“Artículo 112. Funciones. El Secretario Ejecutivo ejercerá las siguientes funciones transitorias y permanentes:
(...)
13) Proponer al Órgano de Gobierno las políticas, programas, normas y procedimientos para la administración del talento humano, seguridad del personal, gestión documental, gestión de la información, recursos físicos, tecnológicos y financieros de la JEP, así como asegurar su ejecución. (...)”.
Que el artículo 7o de la Ley 1437 de 2011, establece que es deber de las autoridades garantizar atención personal al público, como mínimo durante cuarenta (40) horas a la semana, las cuales se distribuirán en horarios que satisfagan las necesidades del servicio.
Que en el artículo 32 del Decreto-ley 2150 de 1995, establece que para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, “los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario”.
Que el Archivo General de la Nación en el artículo 3o del Acuerdo número 060 de 2001 “por el cual se establecen pautas para la administración de las Comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” indicó que las entidades públicas deben establecer de acuerdo con su estructura una “unidad de correspondencia” que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Que el artículo 64 del Reglamento General de la JEP establece que la “JEP contará con una Ventanilla Única a través de la cual se recibirán todos los documentos, tales como solicitudes, oficios, informes, actuaciones, expedientes o acciones constitucionales. Todos los documentos se incluirán en la herramienta informática del Sistema de Gestión Documental bajo un número de radicación y se entregará la constancia de recepción en la copia que se presente, cuando se haga en forma personal, en la respectiva planilla de recepción o en la respuesta por el correo electrónico institucional cuando el documento es recibido por este medio”.
Que la JEP expidió el Acuerdo AOG 007 de 2018, “por el cual se establecen los días y horas de servicio de la Jurisdicción Especial para la Paz” en el que se determinó en el artículo 2o “La JEP prestará sus servicios a los usuarios en días hábiles, de lunes a viernes, y lo hará de manera continua durante todo el año. El horario de atención al público será entre las 8:00 a. m., y las 5:30 p. m.
Que con el fin de propender por el mejoramiento en los procedimientos, consolidación y afianzamiento de la Jurisdicción Especial para la Paz respecto del proceso estratégico y misional de la gestión documental y judicial, se hace necesario que el horario de atención en la ventanilla única se adecúe al volumen de documentación recepcionada y a los tiempos requeridos para su trámite interno.
Que la modificación en el horario de atención en la ventanilla única generará un efecto positivo en el procesamiento técnico de la totalidad de documentos recibidos, toda vez que se gestionará de manera oportuna la entrega de comunicaciones oficiales a las diferentes dependencias, garantizando el cumplimiento en términos de ley para emitir respuesta.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. Adicionar el parágrafo 2 al artículo 2o del Acuerdo AOG 007 de 2018, el cual quedará así:
“Artículo 2o. Días de servicio y horarios de atención al público de la JEP. La JEP prestará sus servicios a los usuarios en días hábiles, de lunes a viernes, y lo hará de manera continua durante todo el año. El horario de atención al público será entre las 8:00 a.m., y las 5:30 p.m.
PARÁGRAFO 1o. Apertura de atención al público. La atención al público comenzará el día quince (15) de marzo de dos mil dieciocho (2018).
PARÁGRAFO 2o. El horario de recepción de correspondencia será los días hábiles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua”.
ARTÍCULO 2o. Comunicar a los servidores públicos de la Jurisdicción Especial para la Paz la modificación del horario de atención de recepción de correspondencia el cual se hará efectivo a partir del día dos (2) de septiembre de dos mil diecinueve (2019).
ARTÍCULO 3o. Informar a la comunidad en general a través del portal web de la Jurisdicción Especial para la Paz la modificación del horario de atención de recepción de correspondencia el cual se hará efectivo a partir del día dos (2) de septiembre de dos mil diecinueve (2019).
ARTÍCULO 4o. Comunicar el presente acuerdo al Jefe de Departamento de Gestión Documental momento a partir del cual deberá fijar en la ventanilla única de la JEP aviso sobre el nuevo horario de recepción de correspondencia el cual se hará efectivo a partir del día dos (2) de septiembre de dos mil diecinueve (2019).
ARTÍCULO 5o. El presente acuerdo rige a partir del día dos (2) de septiembre de dos mil diecinueve (2019).
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 13 de agosto de 2019.
La Presidenta, Jurisdicción Especial Para la Paz,
Patricia Linares Prieto.
La Magistrada Sección de Apelación,
Sandra Rocío Gamboa Rubiano.
El Magistrado, Sección de Revisión de Sentencias,
Adolfo Murillo Granados.
La Magistrada, Sección de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,
Reinere de los Ángeles Jaramillo Chaverra.
El Magistrado, Sección de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,
Camilo Suárez Aldana.
Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y de Determinación de los Hechos y Conductas,
Catalina Díaz Gómez.
El Magistrado Sala de Definición de Situaciones Jurídicas,
Mauricio García Cadena.
El Magistrado Sala de Amnistía o Indulto,
Juan José Cantillo Pushaina.
El Director Unidad de Investigación y Acusación
Giovanni Álvarez Santoyo.
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla.