CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2018
(agosto 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
| Para: | GOBERNADORES, ALCALDES DISTRITALES y MUNICIPALES, DIRECTORES Y GERENTES DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL, CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES Y NOTARIOS. |
| Asunto: | Protección de archivos afectados por desastres naturales |
Es motivo de preocupación para el Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado” (AGN), las diferentes situaciones que atraviesan gran parte de los acervos del territorio nacional debido a los fenómenos climáticos, que ha afectado el Patrimonio y la Infraestructura Cultural.
Por lo anterior, en concordancia con las actividades programadas por el sector cultura para la gestión del riesgo, se hace necesario tomar medidas preventivas y correctivas para la protección de los documentos de archivo producidos por Gobernaciones, Alcaldías y entidades públicas y privadas con funciones públicas de los órdenes departamental, distrital y municipal, pues su preservación afecta de modo directo los derechos de los ciudadanos a futuro.
Para tal fin y complementando la Circular Externa AGN No. 001 Abril 29 de 2011, hacemos las siguiente recomendación:
Las entidades deben diseñar e implementar el Programa de documentos vitales o esenciales el cual está asociado al Programa de Gestión de Documental y debe armonizarse con el Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres del Plan de Conservación Documental en el marco del Sistema Integrado de Conservación, el cual cuente con la documentación necesaria, para asegurar la continuidad del servicio y el negocio, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.
Se precisa que los documentos vitales son aquellos que poseen un valor crítico para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; poseen un valor intrínseco legal, intelectual y económico. Por ejemplo, series como Historia laboral o clínica, o documentos como actas, contratos, nómina, pagarés, registros notariales, recibos de pago de los impuestos, garantías, pólizas de seguros, independientes del formato o forma donde se registra la documentación.
Por lo tanto, para la elaboración del Programa de Documentos Vitales, los instrumentos archivísticos y la normatividad vigente, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Inventario Documental e Identificación de Documentos Vitales, de acuerdo a la necesidad e importancia para la continuidad del servicio y el negocio en la Entidad).
Armonización con Tablas de Retención y Valoración Documental (TRD - TVD de ser posible). Armonización con Sistemas de gestión de continuidad de negocio, según la Norma Técnica Colombiana 5722.
Armonización con Gestión de emergencias, según Norma Técnica NTC-ISO Colombiana 22320.
Es de recordar que de ser necesario el AGN brindará la asistencia técnica que sea necesaria para el desarrollo del mismo.
Cordialmente,
ARMANDO MARTINEZ GARNICA
Director General
