Circular 3 de 2020 DP

CIRCULAR 3 DE 2020

(marzo 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020, "Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del COVID -19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”, y que las diferentes autoridades departamentales y locales han adoptado distintas medidas en la materia, el Defensor del Pueblo se permite impartir las siguientes directrices con el fin de proteger a los funcionarios de la entidad y a sus familiares, promover las condiciones de seguridad en el trabajo que garanticen la continuidad en la prestación de los servicios a los ciudadanos y el aporte a las condiciones de salud pública en todo el territorio nacional, así:

1. Autorizar a todos los jefes de dependencia para organizar sus equipos de manera temporal en turnos, de acuerdo con la Circular No 02-2020 - “Medidas preventivas iniciales ante el COVID-19 (Corona-Virus)” expedida por el Defensor del Pueblo. Los Jefes de dependencia se obligan a disponer de mecanismos de seguimiento y acompañamiento al desarrollo de actividades de los funcionarios desde sus casas y tomar las medidas necesarias para garantizar su ejecución y la prestación adecuada del servicio.

2. Los directivos, en cada una de sus áreas, deberán habilitar un medio de comunicación eficaz con los servidores y contratistas a su cargo con el fin de hacer control y seguimiento a su estado de salud y al desarrollo de las actividades institucionales y contractuales.

3. Los directivos deberán hacer un seguimiento permanente al cumplimiento de las metas y compromisos del trabajo en casa.

4. El funcionario que acceda al trabajo en casa, deberá garantizar durante el desarrollo de este la permanencia en el sitio de residencia registrado y actualizado en el SIGEP, con el fin de asegurar las coberturas y prevención del riesgo por parte de la ARL.

5. Suspender la asistencia a eventos masivos programados por otras entidades, cuando estos superen los límites de concurrencia establecidos por las autoridades competentes. Del mismo modo, deberá valorarse la necesidad y urgencia de asistir a otro tipo de eventos cuyo número de asistentes sea inferior al descrito.

6. Suspender la organización de eventos masivos dentro de los límites de concurrencia establecidos por las autoridades competentes. En aquellos que contemplen un número menor de asistentes, deberá evaluarse la necesidad y urgencia de su realización.

7. Verificar la pertinencia de realizar reuniones presenciales y promover el uso de herramientas tecnológicas para el desarrollo de las mismas, como medida de autocuidado. Esta directriz aplica para reuniones internas de la Entidad.

8. Suspender toda clase de desplazamiento internacional, nacional y regional, y las concentraciones y eventos programados por la Defensoría a través de las Delegadas y Direcciones Nacionales hasta nueva fecha. Las comisiones cuyo desarrollo se inicia a partir de la expedición de la presente circular, se consideran revocadas.

9. Atender todas las recomendaciones de autocuidado.

10. Restringir totalmente el acceso de terceros a las diferentes sedes de la Defensoría del Pueblo a nivel nacional.

11. Los servidores que en el marco de sus funciones asistan a reuniones de urgencia, o que acompañen alguna situación de emergencia, deberán aplicar los protocolos dispuestos por las instituciones respectivas y recibir autorización previa de su superior jerárquico (directivos).

12. Las Defensorías Regionales deberán disponer para el trámite de solicitudes, peticiones, quejas, orientaciones y la atención de usuarios, de los siguientes canales de atención: ventanilla única de recepción, correo electrónico de la regional, número telefónico y número celular.

13. Para los trámites administrativos como recepción de cuentas de contratistas y proveedores de bienes y servicios, se priorizarán los canales virtuales, para los cuales se podrá utilizar el formulario “Registro Único de Peticiones-RUP-En Línea”, ubicado en el sitio de la Defensoría del pueblo www.defensoria.gov.co. sección “servicios en línea”, botón ingresar o en el enlace directo http://eliseo.defensoria.gov.co/visionweb/cac2/rupweb.htm anexando los soportes correspondientes.

14. Los servidores públicos a quienes se le imparta el trabajo en casa deberán disponer y facilitar las herramientas tecnológicas para dicha labor.

El grupo de tecnologías de la información y los ingenieros de sistemas de las sedes Regionales propenderán por el acompañamiento a nuestros funcionarios para:

15. Capacitar a los servidores en el uso de herramientas para llevar a cabo conferencias virtuales y uso de nube pública, como las que hoy disponemos: YAMMER, TEAMS y ORFEO.

16. Brindar acompañamiento en la configuración de los equipos que permiten realizar reuniones y conferencias virtuales y en la adecuación para la realización del trabajo en casa por medio del uso de TIC.

17. Si por disposición del Gobierno Nacional durante la emergencia sanitaria es necesario dejar de prestar los servicios de forma presencial permanentemente todos los servidores y contratistas de la Defensoría del Pueblo deberán hacer uso del trabajo en casa”, y deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Se acatarán las decisiones adoptadas por el Gobierno Nacional con relación a la emergencia sanitaria.

b. Existirá flexibilidad en los turnos de los servicios prestados por proveedores tales como vigilancia y aseo.

c. El Grupo de Tecnologías de la Información y los ingenieros de Sistemas de las Defensorías Regionales, podrán tener acceso a las instalaciones para la resolver problemas que no puedan ser solucionados de manera virtual sin importar el horario.

d. Se mantendrá el formulario “Registro Único de Peticiones - RUP-En Línea”, http://eliseo.defensoria.gov.co/visionweb/cac2Zupweb.htm para el registro de peticiones, el cual podrá ser utilizado por los ciudadanos que cuenten con conexión de internet, de esta forma reducir la atención presencial en las ventanillas de correspondencia a nivel nacional.

e. Las ventanillas de recepción de correspondencia no prestarán servicio de atención al público.

Atentamente,

CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA

Defensor del Pueblo