CIRCULAR 5 2012
(febrero 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | TODAS LAS DEPENDENCIAS NIVEL CENTRAL Y REGIONALES. |
| DE: | SECRETARIA GENERAL |
| ASUNTO: | INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS |
Respetados Funcionarios y Contratistas:
Con el fin de adoptar las medidas tendientes a fortalecer las actividades que esta administración ha venido desarrollando para el mejoramiento de las condiciones de los archivos del Nivel Central y Regional y darle la importancia que merece, remito para su implementación, las instrucciones relacionadas con el manejo de archivos, de conformidad con los lineamientos de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
Así mismo, teniendo en cuenta las directrices impartidas por al Archivo General de la Nación, en el Acuerdo No. 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, los funcionarios de la Defensoría del Pueblo y/o contratistas que manejen documentación de la entidad por su actividad laboral y/o contractual, deberán responder, administrar y organizar los archivos de conformidad con las procesos detallados en las instrucciones anexas.
Adicionalmente, es importante tener en cuenta que con la promulgación de la Ley 1448 “Ley de Victimas y Restitución de Tierras", con la cual se conforma el Sistema Nacional de Atención y Reparación de Victimas, que en su Capitulo IX Articulo 139, señala: "El gobierno nacional realizará las acciones tendientes a restablecer la dignidad de la víctima y difundir la verdad sobre lo sucedido, a través de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención v Reparación de Víctimas.” la Defensoría del Pueblo, como ente protector de los Derechos Humanos, deberá velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación y dar la importancia y el debido manejo, con el fin de disponer de la documentación organizada de los archivos que constituyen la memoria histórica de nuestro país.
Cordialmente,
GLORIA EESA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General
DEFENSORIA DEL PUEBLO
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - ARCHIVO CENTRAL
INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS
Ley 80 de 1989 Se Crea el Archivo General de Colombia, Ley 594 de 2000 del AGN Ley General de Archivos, Ley 4 de 1913 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir Inventariados los documentos de los archivos, ACUERDO 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo, ACUERDO 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan las artículos 21, 22, 23 y 25 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
| OBJETO DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS | Disponer de la documentación organizada, de tal forma que la Información Institucional sea recuperable para uso de la administración, en el servido al ciudadano y como fuente de la historia archivística de la entidad. | |
| PROCESO | ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
| Organizar los documentos tramitados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente. | ||
| Organizar los archivos de gestión, teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación | ||
| Elaborar separadores para cada serie y subserie de manera que permita localizar los documento fácilmente. | ||
| Identificar y agrupar en unidades documentales (carpetas) los tipos de documentos pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la T.R.D | ||
| Ordenar siguiendo el principio de orden original (fecha de producción o de tramite), es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. | ||
| Identificar cada unidad documental teniendo en cuenta: Código de la dependencia (grupo), código de serie, subserie y nombre del expediente, (stikers) | ||
| Organizar cada una de las unidades documentales (expedientes o carpetas), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información (Alfabético, numérico, cronológico, geográfico.) | ||
| Organización | Foliar las unidades documentales que conforman cada serie y subserie en el extremo superior derecho con lápiz negro, en forma consecutiva, legible y sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo, es decir el numero uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. | |
| Ubicar físicamente las unidades de conservación (Carpetas, Expedientes) que conforman las series y subseries documentales siguiendo el orden establecido en la Tabla de Retención Documental | ||
| Identificar alfanuméricamente cada uno de los archivos de tal forma que permita la localización física de los documentos. | ||
| Tener control de los documentos que tienen necesidades especiales de almacenamiento (planos, discos, fotografías, películas, y/o videos) archivarlas en sopores adecuados sin perder la unicidad de la unidad documental. Registrar en la planilla registro de archivo topográfico, indicando claramente el nombre de la serie, unidad documental, y la ubicación en los archivadores acorde a identificación de los mismos. | ||
| El Archivo General de la Nación recomienda No utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación. Aunque su manejo es práctico, en el, momento que se llena e, AZ, posteriormente se dificulta su consulta y si no está lleno ocupa un espacio considerable, por consiguiente, no se deben utilizar AZ en los archivos de gestión de la entidad. | ||
| Elaborar el Inventario documental del Archivo de Gestión, en el formato entregado por el Archivo Central. | ||
| Las unidades de conservación (carpetas) no deben contener más de doscientos (200) folios por carpeta. | ||
| PROCESO | ACTIVIDADES | RESPONSABLE |
| Verificar en las Tablas de Retención Documental los tiempos de permanencia de las series y sub series documentales en el archivo de gestión. | ||
Depuración | Realizar la depuración del archivo de gestión eliminando: Invitaciones, notas protocolarlas, Documentos repetidos (dejando el original), borradores, documentos en papel fax, dejando una copla, cortes de revistas, periódicos, etc. | |
| Los documentos de apoyo que son utilizados para la gestión administrativa serán eliminados en el momento en que el Jefe del Área lo determine, se recomienda hacer un acta de este proceso. | ||
| Al efectuar el proceso de depuración, se debe retirar el material metálico de la documentación (clips, ganchos de cosedora). | ||
| Revisar y organizar los archivos de gestión para su transferencia al archivo central según directrices del plan de transferencia entregado por el Archivo Central, en unidades documentales, cajas de archivo. | ||
| Organizar las unidades documentales (cajas de archivo Ref X200) por número consecutivo. 1 -2-3-4. | ||
| Rotular a cada unidad documental (cajas) Identificando el numero de la caja, código de la dependencia, serie documental, contenido y cantidad de carpetas y total de folios. | ||
| Transferencia Documental | Diligenciar la Formato Único de Inventarío Documental (físico y Magnético) siguiendo Instrucciones de, acuerdo 038 del 2002 y el plan de transferencia documental, entregado por el Archivo Central. | |
| Hacer entrega de la documentación debidamente organizada e Inventariada de los archivos de gestión en las cajas de archivo Inactivo, al funcionario encargado del manejo de archivo de la entidad. | ||
| Firmas de entrega y recibido de la transferencia documental. | ||
| Verificar que el Inventario documental (transferencia) este totalmente diligenciada, y marcada según las Tablas de Retención Documental. | ||
Organización en el Archivo Central | Diligenciar la planilla del Inventarlo documental, asignando la ubicación topográfica dentro del archivo con el número de caja asignada por la oficina que hace la entrega, este paso se debe hacer en el archivo en medio magnético que entrega la unidad productora del documento, con el fin de identificar la ubicación cuando la dependencia requiera un documento. | |
| Disponer la copia de planilla de inventarío documental para consulta. | ||
| Organizar las cajas en los estantes del archivo central por número consecutivo. | ||
Obligaciones de cada unidad productora (Dependencia) | Para las oficinas del nivel central y regional que han efectuado el recibo a satisfacción de los archivos debidamente organizados, de conformidad con lo establecido en el contrato 241 de 2010, el Jefe de cada dependencia y/o Defensor Regional, debe asignar a un funcionario responsable que se encargué del manejo, control, alimentación y organización del archivo central, así como del trámite de transferencias documentales, de conformidad con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental. | |
| Todo funcionario que tramite documentos llámese contratos, expedientes, quejas y demás; debe llevar el archivo debidamente organizado, con su respectivo inventarío documental, identificando las series y subseries documentales de conformidad con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. | ||
| Es obligación de cada oficina del Nivel Central y Regional, la aplicación de las Tablas de Retención Documental en el proceso de organización y manejo de los archivos, así como también efectuar las trasferencias documentales de ley, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la misma. | ||
Vo. Bo.
Gerardo Gabriel Trejos Forero
Subdirector de Servicios Administrativos
Edgard Florez Sanchez
Archivo Central
