CIRCULAR 6 DE 2020
(agosto 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Todos los servidores y contratistas de la Defensoría del Pueblo |
| De: | Secretario General |
| Fecha: | 31 de agosto de 2020 |
| Referencia: | Responsabilidad sobre la organización de los archivos y entrega de los mismos por situaciones administrativas |
Cordial saludo
Con el propósito de recordar las responsabilidades que asumimos los servidores públicos con el tema de gestión documental en la entrega de archivos físicos, electrónicos y s sistemas de información al momento de presentarse alguna de las siguientes situaciones " administrativas: retiro, traslado, licencias no remuneradas, vacaciones, sanciones y cambios de cargo, por parte del Grupo de Gestión Documental nos permitimos citar la normatividad que sustenta la entrega de los archivos.
- Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivo
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
- Acuerdo 038 de 2002 - Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Artículo primero:
RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PÚBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Artículo segundo:
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Artículo tercero:
La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se s diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo.
Artículo quinto:
Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
PARÁGRAFO:
Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.
- Acuerdo 42 de 2002 - Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Artículo 3o. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
- Ley 951 de 2005 - Por la cual se crea el acta de informe de gestión
CAPÍTULO II. OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Artículo 5o. Los servidores públicos del Estado y los particulares enunciados en el artículo 2o, están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión, los asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo al reglamento y/o manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad, dependencia o departamento de que se trate.
- Decreto 1080 de 2015 - “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos. Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
PARÁGRAFO. El deber de entregar inventarte de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.
- GD-IO1 Instructivo para la gestión de comunicaciones oficiales y organización de archivos en la Defensoría del Pueblo. Numeral 7. RESPONSABILIDAD DE RECIBO Y ENTREGA DE ARCHIVOS EN LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Acuerdo 038 de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
Artículo quinto Acuerdo 038 de 2002: Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
PARÁGRAFO. Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.
Este procedimiento aplica para retiro temporal o definitivo del cargo, o El Jefe de la dependencia, es el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
- El jefe de cada dependencia deberá asignar la función al cargo que asuma la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
- El responsable del Grupo de Gestión Documental deberá presenciar en el nivel central la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá dar visto bueno en el GD-P02-F15 formato único de inventario documental.
- En las Regionales la validación de la entrega y recibo de los archivos deberá ser dada por el Defensor del Pueblo de la regional y se deberá remitir copia de la entrega a la cuenta de correo gestiondocumental@defensoria.gov.co y entregar el físico en la Subdirección de Talento Humano.
- Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
- En caso de abandono del cargo, el jefe de la dependencia deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del responsable del Grupo de Gestión Documental (aplica para el nivel central) y se deberá remitir copia de la entrega a la cuenta de correo gestiondocumental@defensoria.gov.co y entregar el físico en la Subdirección de Talento del Pueblo Humano.
- Cuando el servidor público no tenga archivos a cargo (físico o electrónicos) deberá dirigir comunicación a la Subdirección de Talento Humano manifestando esta condición, dicha comunicación deberá tener VoBo del jefe inmediato y recibido del Grupo de Gestión Documental.
Teniendo en cuenta que en el nivel central el responsable del Grupo de Gestión Documental debe estar presente en la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el acta de entrega y recibo, se solicita que se informe a la cuenta de correo macardozo@defensoria.gov.co la fecha y la hora en la cual se realizará la actividad de entrega de los archivos.
Por lo anterior, se solicita tomar los correctivos necesarios es sus dependencias y atender los establecido en el instructivo - GD-I01 Instructivo para la gestión de comunicaciones oficiales y organización de archivos en la Defensoría del Pueblo. Numeral 7. RESPONSABILIDAD DE RECIBO Y ENTREGA DE ARCHIVOS EN LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General
