CIRCULAR 7 DE 2006
(marzo 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Todos los funcionarios, contratistas y usuarios |
| DE: | Secretaría General |
| ASUNTO: | Medidas de seguridad |
| FECHA: | 30 de marzo de 2006 |
En atención a recomendaciones emitidas por organismos de seguridad se hace necesario recordar las siguientes medidas para brindar una mayor seguridad tanto para los funcionarios y contratistas, como para los visitantes y usuarios.
A. INGRESO DE FUNCIONARIOS
1. El uso del carné de identificación es de carácter obligatorio para todos los funcionarios, contratistas, egresados, practicantes y demás personal vinculado a la Defensoría del Pueblo, sin excepción alguna, mientras permanezcan al interior de las instalaciones de la entidad, el cual deberá portarse en un lugar visible. Este será exigido por el personal de seguridad y vigilancia para el ingreso a la entidad y en cualquier momento durante su permanencia en ella. El funcionario, contratista, egresado, practicante y demás personal vinculado a la institución que no porte o presente el respectivo carné deberá ingresar por la portería de visitantes v seguir el procedimiento establecido para ellos.
2. Al ingreso y salida de los funcionarios, contratistas, egresados, practicantes y demás personal vinculado a la Defensoría del Pueblo se llevará a cabo la requisa de bolsos, maletas y demás paquetes que porten. Todos los equipos, muebles y accesorios de oficina que no sean de propiedad de la Defensoría del Pueblo deberán ser registrados en la minuta de control que para tal efecto debe diligenciar el personal de seguridad y vigilancia, tanto a la entrada como a la salida de la entidad.
3. El ingreso del personal vinculado con la Defensoría del Pueblo fuera del horario laboral y durante los fines de semana deberá ser autorizado por los responsables de las oficinas o dependencias respectivas y ser comunicado oportunamente a la Subdirección de Servicios Administrativos, antes de las de las 3:00 p.m. del viernes anterior de los días a laborar.
4. Ningún funcionario podrá permanecer dentro de las instalaciones de la Defensoría del Pueblo después de las 9:00 p.m. La permanencia después de este horario debe ser autorizada por los responsables de las oficinas o dependencias respectivas y ser comunicado oportunamente a la Subdirección Administrativa.
B. INGRESO Y SALIDA DE VEHÍCULOS
1. Serán requisados interna y externamente todos los vehículos que ingresen y salgan de la Defensoría, incluidos los de los directivos del nivel central, con excepción de los vehículos asignados al Defensor del Pueblo y a su esquema de seguridad, siempre y cuando él o su familia se encuentren dentro del mismo.
2. Está prohibido que los vehículos que hagan uso del parqueadero permanezcan después de las 8:00 p.m. El parqueadero de la Defensoría del Pueblo cumple exclusivamente fines laborales y en el caso que se requiera ingresar o permanecer en un horario diferente debe solicitarse la respectiva autorización escrita a la Subdirección Administrativa.
C. INGRESO DE USUARIOS Y VISITANTES
1. Los visitantes y usuarios de la Defensoría del Pueblo deberán ingresar por la recepción principal, así vengan acompañados por funcionarios de la entidad, para lo cual se dispone de fichas identificadas de acuerdo a la dependencia a visitar, las que deberán portar en un lugar visible para poder permanecer dentro de las instalaciones de la entidad. Si requieren visitar otra área deberán cambiarla en la recepción principal, de lo contrario el personal de seguridad y vigilancia lo asistirá para que cumpla con esta labor.
2. Para el ingreso a cualquier dependencia u oficina, las recepcionistas deben solicitar previamente la autorización telefónica a la persona a visitar. En caso de encontrarla ocupada temporalmente, el visitante o usuario deberá esperar en la recepción hasta tanto se logré alguna comunicación o hasta que definitivamente se compruebe que la persona a visitar no se encuentra al interior de las instalaciones, caso en el cual no se autorizará su ingreso.
3. Para la salida del edificio se exigirá la devolución de la escarapela entregada a su ingreso, así como de la hoja de registro del funcionario a visitar, debidamente firmada y diligenciada con todos los datos allí solicitados.
4. Queda prohibido el ingreso de personas ajenas a la entidad después de la tornada laboral, es decir posterior a las 5.00, p.m. con excepción de los visitantes al Despacho del Señor Defensor del Pueblo; si fuese el caso contrario deberá contar con la autorización previa de la subdirección administrativa. Igualmente queda restringida la entrada de visitantes dentro en el horario de 12:00 m. a 1:00 p.m., salvo autorización previa de la subdirección administrativa.
5. Las Dependencias responsables de la realización de eventos masivos dentro de las instalaciones de la entidad como foros, diplomados, seminarios, entre otros, deberán enviar oportunamente a la Subdirección Administrativa el listado o la relación con los nombres, apellidos, entidades u organizaciones invitadas, para efectos de controlar su debido ingreso y salida de las instalaciones.
6. Todas las actividades relacionadas con la promoción y/o venta de cualquier tipo de bienes o servicios que se hagan al interior de las instalaciones de la Defensoría del Pueblo deberán ser coordinadas por el área de Bienestar Social y autorizadas previamente por la Subdirección Administrativa. En ningún caso los vendedores podrán ofrecer directamente sus productos en las oficinas o circular por los pasillos de las mismas.
7. No se autorizará el ingreso de sobres o paquetes sellados. Toda la correspondencia será recibida por la ventanilla exterior habilitada para ello.
D. RECOMENDACIONES PARA TODOS LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO:
1. Participar activamente en las actividades relacionadas con la seguridad.
2. Mantener un control sobre las dependencias y elementos a su cargo y ser conscientes que la seguridad no es una función exclusiva de la empresa de vigilancia, sino es un compromiso de todos y cada una de las personas que estamos al servicio de la institución.
3. Portar siempre el carné que los identifica como funcionarios, contratistas, practicantes, egresados y demás personal vinculado a la entidad. Sino se observa esta costumbre y se da escarapela a los usuarios y visitantes, con simplemente quitarse la escarapela el visitante o usuario puede pasar como un servidor público y queda muy difícil establecer quién es quién. La idea es que de un solo vistazo se pueda establecer quién es un servidor público y quién un usuario o visitante.
4. No dejar solas las oficinas o dependencias por ningún periodo de tiempo, por corto que este sea. Siempre se deberá dejar las oficinas cerradas, bajo llave, y el manejo de las mismas de hacerse de una manera muy cuidadosa y celosa, y no prestarlas a nadie. Recuerde que el manejo de las llaves es de directa responsabilidad de los jefes de cada una de las oficinas y dependencias.
5. Tener siempre el control sobre los elementos y equipos a su cargo, principalmente sobre aquellos que puedan ser fácilmente sustraíbles.
6. Colaborar informando a la seguridad la presencia de personas con conductas sospechosas.
7. Mantener siempre una actitud positiva y proactiva hacia el tema de la seguridad, sin enojarse cuando se solicita una requisa por parte del personal de seguridad. Se debe tomar la iniciativa de permitir la requisa a su persona o a su vehículo.
8. Dar cumplimiento a los establecido en la Circular No. 05 del 3 de mayo de 2005, mediante la cual se solicitó a todos los funcionarios y jefes de dependencia de la entidad, dejar para su custodia en el Centro de Equipos Audiovisuales ubicado en las oficinas de la Coordinación de Inventarios, elementos tales como: computadores e impresoras portátiles, video beams, cámaras digitales de video y fotográficas, unidades de CD ROM escribibles, Teléfonos Satelitales, Avanteles, retroproyectores de acetatos, grabadoras tipo periodista y todos los demás equipos que ayudan a las diferentes dependencias para llevar a cabo sus actividades pedagógicas, tanto al interior como al exterior de la institución y no son de uso continuo o permanente.
Agradezco su comprensión y sobre todo su colaboración para mejoramiento del bienestar y la seguridad de todos.
Cordialmente,
DARÍO MEJÍA VILLEGAS
Secretario General
