CIRCULAR 13 DE 2011
(abril 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Todas las dependencias nivel central y regionales. |
| DE: | Secretaria General |
| ASUNTO: | Instrucciones de archivo |
| FECHA: | 12 de abril de 2011 |
Respetados Funcionarios y Contratistas:
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, y en especial de los artículos 10 al 13, y de conformidad con las directrices Impartidas por al Archivo General de la Nación mediante Acuerdo No. 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se requiere que los funcionarios públicos y/o contratistas que manejen documentación de la Defensoría del Pueblo por razón de su actividad laboral, y/o contractual deberán organizar los archivos de conformidad con los siguientes criterios:
1. La organización de los archivos de gestión, se debe hacer de conformidad con las Tabla de Retención Documental vigentes y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la entidad.
2. Los documentos se deben organizar de conformidad con las series y sus respectivas subseries, en el orden indicado en las TRD; en cada carpeta se debe identificar la serie y subserie correspondientes.
3. El Archivo General de la Nación recomienda No utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación. Aunque su manejo es práctico, en el momento que se llena el AZ, posteriormente se dificulta su consulta y si no está lleno ocupa un espacio considerable, por consiguiente, no se deben utilizar AZ en los archivos de gestión de la entidad.
4. Una vez organizados los documentos en las carpetas, estos deberán estar debidamente foliados, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente organizada y depurada, es decir, retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, y retiro de documentos de apoyo que no hacen parte fundamental o imprescindible del expediente o documento.
6. La foliación se debe hacer en todas y cada una de las unidades documentales, es decir, en todas las hojas que componen el expediente.
7. La foliación debe efectuarse en lápiz mina negra tipo HB, el número de folio se debe escribir en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
8. Si existen errores en la foliación esta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
9. La ubicación correcta de los documentos dentro de la unidad de conservación (carpeta), es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.
10. En el proceso de foliación el numero uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua, así pues se entiende que el documento más antiguo va en la parte superior de la unidad de conservación y el más reciente en la parte final.
11. Las carpetas y demás unidades de conservación (cajas Ref X200) se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
12. Todos los archivos de gestión se deben inventariar en el formato de inventario documental, y no únicamente al momento de la transferencia documental.
13. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, no se reciben para custodia archivos que según la TRD sean de gestión.
14. Las cajas Ref X200, que se utilicen para la transferencia documental, se identificarán así: código de la dependencia, nombre de la dependencia, consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
15. Cuando no se puedan identificar series documentales, se debe reunir la documentación bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
16. Al efectuar el proceso de organización, se debe retirar el material metálico de la documentación (clips, ganchos de cosedora).
17. Cada carpeta debe contener máximo 200 folios.
Cordialmente,
GLORIA ELSA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General (E)
