Circular 13 de 2013 DP

CIRCULAR 13 DE 2013

(abril 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Respetados Funcionarios y Contratistas:

Cordialmente reitero a ustedes su colaboración en el sentido de mantener debidamente organizados los archivos de gestión, de conformidad con los siguientes parámetros:

1. La organización de los archivos de gestión, se debe hacer de conformidad con las Tablas de Retención Documental vigentes y en concordancia con el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

2. Los documentos se deben organizar de conformidad con las series, subseries y tipos documentales, en el orden indicado en las Tablas de Retención Documental vigentes; identificando en cada carpeta la serie y subserie correspondientes.

3. El Archivo General de la Nación recomienda No utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación. Aunque su manejo es práctico, en el momento que se llena el AZ, posteriormente se dificulta su consulta y si no está lleno ocupa un espacio considerable, por consiguiente, no se deben utilizar AZ en los archivos de gestión de la entidad.

4. Los documentos en una carpeta o expediente una vez organizados y/o depurados, deberán estar debidamente foliados, previo retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, y retiro de documentos de apoyo que no hacen parte fundamental o imprescindible del expediente, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. La foliación debe efectuarse en lápiz mina negra tipo HB, el número de folio se debe escribir en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

6. Si existen errores en la foliación, esta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

7. En el proceso de foliación el número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua, así pues se entiende que el documento más antiguo va en la parte superior de la unidad de conservación (carpeta) y el más reciente en la parte final.

8. La ubicación correcta de los documentos dentro de la unidad de conservación (carpeta), es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.

9. Las carpetas y demás unidades de conservación (cajas Ref. X200) se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

10. Todos los archivos de gestión, sin excepción, deben estar inventariados, para tal fin el mismo debe estar diligenciado en el formato único de inventario documental (FUID), y no únicamente al momento de la transferencia documental.

11. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental. No se reciben para custodia, archivos que según la TRD sean de gestión o que no tengan inventario documental elaborado en Excel en medio magnético.

12. Las cajas Ref.X200, que se utilicen para la transferencia documental, se deben identificarán así: código de la dependencia, nombre de la dependencia, consecutivo de caja, número de expedientes extremos y/o carpetas y fechas extremas de los mismos.

13. Cuando no se puedan identificar series documentales, se debe reunir la documentación bajo un solo asunto, es decir aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

14. Al efectuar el proceso de organización, se debe retirar el material metálico de la documentación (clips, ganchos de cosedora).

15. Cada carpeta debe contener máximo 200 folios.

16. Queda totalmente prohibida la práctica de utilizar las baldas superiores de archivadores rodantes, para poner objetos de todo tipo o cajas de archivos, lo cual pone en riesgo al funcionario que consulta los archivos.

Así mismo me permito reiterar lo solicitado mediante Circular No. 20-056 del 22 de Noviembre de 2012, relacionado con la asignación de un funcionario responsable del manejo, control, organización y sostenimiento de los archivos de gestión.

Igualmente les recuerdo que es de carácter obligatorio que cada dependencia haga la aplicación de las Tablas de Retención Documental en la organización y manejo de los archivos, y efectuar las trasferencias documentales de ley, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la misma.

Por último es importante tener en cuenta que de conformidad con el decreto No. 2578 de 2012, Articulo 24; es de carácter obligatorio, la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo físico y electrónico que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, el no cumplimiento de la entrega de los inventarios de documentos, deberá ser informado a los organismos de control para las acciones del caso.

Cordialmente,

ALFONSO CAJIAO CABRERA

Secretario General