CIRCULAR 13 DE 2021
(abril 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| DE: | SECRETARIO GENERAL |
| PARA: | CONTRATISTAS Y SUPERVISORES |
| ASUNTO: | PROCESO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE VENTA, NOTAS DÉBITO Y NOTAS CRÉDITO |
La Administración del SIIF Nación implemento el “Modelo de Recepción de Facturas de Venta, Notas Débito y/o Notas Crédito”, el cual aplica de forma obligatoria a partir del 01 de abril de 2021 para todas las Entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación (PGN), de conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial 09 de septiembre del 2020.
Aquellos proveedores o contratistas que tengan identificado en el RUT la responsabilidad 52 - Facturador electrónico (emisor), deberán entregar factura electrónica de venta por los bienes y/o servicios ofrecidos, como también las notas débito y/o notas crédito. Para tal fin, se deberá registrar el siguiente correo siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co como receptor único de las facturas emitidas a nombre de éstas, con el fin de que se envíen automáticamente, junto con el contenedor electrónico -Documento zip (PDF, XML), para efectuar la correspondiente validación ante la DIAN.
Para tal fin se reitera tener presente las siguientes indicaciones:
- Este proceso aplica para todas las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación que registren compromisos presupuéstales a favor de proveedores o contratistas (Emisor) que tengan identificado en el RUT la responsabilidad 52 - Facturador electrónico. En consecuencia, deben entregar para el trámite del pago, factura electrónica de venta por los bienes y/o servicios ofrecidos, como también las notas débito y/o notas crédito, a través del buzón dispuesto para el efecto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es de anotar, que la información tributaria de los terceros (Proveedor o Contratista) creados en el SIIF Nación se actualizará con base en los datos de la DIAN mediante un Servicio Web.
- Es responsabilidad de las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación comunicar a los contratistas o proveedores, los lineamientos que deben observar para la emisión y entrega de los documentos electrónicos.
- Es responsabilidad del proveedor o contratista (Emisor FE, ND, DC) registrar en la factura, según sea el caso, los siguientes datos en los campos solicitados:
- Por regla general se debe diligenciar en la sección de la factura Notas u Observaciones, entre #$25-02-00, “que es número de unidad ejecutora que identifica la Defensoria del Pueblo en el Presupuesto General de la Nación”; los datos del contrato o identificación de la caja menor y CORREO DEL SUPERVISOR, finalizando con #$, debidamente separados por punto y coma, según el siguiente ejemplo:
#$25-02-00; Contrato XXX o ident. caja menor ByS; PedroPerez@defensoria.gov.co#$
- Si el proveedor o contratista al elaborar y emitir la factura electrónica (FE), nota debito (ND), nota crédito (DC) mediante operador tecnológico autorizado, solución gratuita de la DIAN o software propio, tiene la posibilidad de definir el asunto del correo remisorio de los documentos electrónicos al adquiriente, debe registrar los siguientes datos:
25-02-00; Identificación del contrato o caja menor; Correo del supervisor o cuentadante de caja menor que adquiera bienes y servicios
Ejemplo: 25-02-00; Contrato XXX o Caja menor que adquiera ByS; PedroPerez@defensoria.gov.co
Nota importante: Es obligatorio diligenciar en la sección de la factura datos del emisor, en el campo “correo” la dirección electrónica del proveedor o contratista, en donde le será notificado en caso de existir fallas en la validación del correo.
- Registrar en la sección de la factura “Datos del Adquiriente” en el campo “Correo”, el buzón electrónico dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, con el fin que, una vez generada la factura electrónica a través del medio seleccionado, éste la envíe automáticamente junto con el contenedor electrónico -Documento zip (PDF, XML).
- Es importante aplicar dicho procedimiento con el fin de garantizar la recepción de los documentos directamente del aplicativo emisor de los mismos, con lo cual, se mitigan riesgos y contratiempos en su validación, contribuyendo así en el trámite de forma oportuna y exitosa del pago al proveedor o contratista (emisor). No obstante lo anterior, es de resaltar que los demás documentos requeridos para dicho efecto deben seguir el procedimiento definido por la Defensoria del Pueblo para tal fin, como también, es indispensable que los diferentes actores del proceso cumplan de manera estricta y a cabalidad con la operatividad que les han sido designadas y descritas en la Circular externa 016 del Ministerio de Hacienda (Anexo).
- Por último, se recuerda que si la factura no es recibida y registrada en el SIIF Nación no va a ser posible generar obligaciones a favor de los proveedores y contratistas que están obligados a facturar electrónicamente, por cuanto éstas son un requisito para su elaboración.
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretario General
