CIRCULAR 16 DEL 2003
(octubre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| DE: | DEFENSOR DEL PUEBLO |
| PARA: | TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO. |
| ASUNTO: | MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL DE LA OFICINA DE SISTEMAS |
Teniendo en cuenta que el soporte tecnológico resulta absolutamente trascendental para el adecuado devenir y el buen suceso de las metas fijadas por la institución, la administración considera como de importancia capital que se conozcan, adopten y pongan en funcionamiento las siguientes medidas de carácter obligatorio para todos los usuarios de los sistemas de la Defensoría del Pueblo.
1.- Seguridad del área de Sistemas
Como es de conocimiento general, en la Oficina de Sistemas se maneja Información vital y altamente confidencial para la institución; adicionalmente, en dicho espacio físico permanecen equipos y software que representan una inversión muy alta para la entidad. Por esto, resulta indispensable que a partir de la fecha se adopten las siguientes medidas por parte de todo el personal que labora en la Defensoría del Pueblo:
- Queda terminantemente prohibido el ingreso a la Oficina de Sistemas de personas ajenas a la Institución, salvo que se encuentren expresamente autorizadas por quien ejerza las funciones de Jefe de la Oficina de Sistemas. Los visitantes o funcionarios que requieran a algún Ingeniero deben esperar a que éste sea contactado y remitido a la zona de recepción.
- Las llaves que acceden al área de sistemas son de uso exclusivo e intransferible de las personas autorizadas para portarlas. Por lo tanto, queda absolutamente prohibido que personas diferentes a las autorizadas manipulen dichas llaves. Podrá considerarse como causal de mala conducta el que personas o funcionarios ajenos a los autorizados las porten y manipulen.
2.- Uso de Passwords o Claves
- El uso y manipulación de claves de acceso a los sistemas SIAF, VISION, WEBMAIL y demás aplicativos institucionales son exclusivos de cada usuario. La divulgación o mal uso de dichas claves puede implicar las correspondientes investigaciones disciplinarias a que haya lugar.
- En caso de extraviar u olvidar una clave, se debe solicitar al Jefe de la Oficina de Sistemas a través del respectivo Jefe Inmediato, indicando la razón por la cual se solicita nuevamente.
3.- Adquisición y Movimientos de Equipos de Cómputo
- Todos los equipos, impresoras y demás dispositivos de sistemas que se reciban en el Almacén deben ser revisados previamente por personal capacitado del área de Sistemas, para su correspondiente visto bueno.
De igual manera equipos, impresoras y demás dispositivos que salgan del Almacén deben contar con el visto bueno de la Oficina de Sistemas.
- Cuando se requiera contratar con terceros el alquiler de equipos de cómputo como computadores e impresoras, la oficina de sistemas será la encargada de generar las especificaciones técnicas y la respectiva evaluación de las propuestas.
- El traslado de equipos, ya sea en la misma o hacia otra Dependencia debe contar con previa autorización de la Oficina de Sistemas. Esto dadas las medidas técnicas a tener en cuenta respecto a puntos de red, corriente regulada, configuración, etc.
- Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por la Oficina de Sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedarán bajo su responsabilidad.
- Las especificaciones técnicas de todos los equipos que se vayan a adquirieran para uso de la Defensoría, deberán ser generadas exclusivamente por la Oficina de Sistemas. Esto en aras de mantener una adecuada plataforma tecnológica y de contar con equipos que se ajusten a nuestras necesidades. Una vez se cuente con las respectivas propuestas, la oficina de sistemas será la encargada de la evaluación de las mismas.
- Cuando se requiera contratar con terceros la compra de equipos de cómputo como computadores e impresoras, la oficina de sistemas será la encargada de generar las especificaciones técnicas y la respectiva evaluación de las propuestas.
- Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito a la Oficina de Sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
- Así mismo, la Oficina de Sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la Entidad, en cuanto a número de serie y ubicación, con el fin que esta misma Oficina verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.
4.- Backups o Copias de Información
- Los backups (copias de respaldo) de la información que reside en cada uno de los computadores asignados a los funcionarios de la Defensoría del Pueblo, son de responsabilidad exclusiva de cada usuario y NO de la Oficina de Sistemas.
5.- Administración de los Equipos de Cómputo Asignados
- Con el ánimo de salvaguardar tanto la información de cada computador, como la vida útil de los mismos, se solicita que una vez termine la jornada laboral, cada funcionario apague el computador que se la ha asignado. Es necesario puntualizar que cada funcionario es responsable del buen uso de los equipos de cómputo a su cargo.
- Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad o se encuentran bajo la administración de la entidad. Su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la Defensoría, será sancionada de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.
- Periódicamente la Oficina de Sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación que podría acarrear investigaciones disciplinarias.
6.- Solicitudes de Servicio (Help Desk)
- Las solicitudes de servicio (reportes de daños, consultas, etc ) se deben efectuar únicamente por llamada telefónica a la secretaria de la Oficina Ext.2339 ó a través de webmail a la cuenta helpdesk@defensoria.org.co. No se atenderán solicitudes que se dirijan a algún ingeniero en particular.
7.- Software Ilegal
- Está terminantemente prohibida la instalación de software pirata (no institucional) en los computadores asignados a los funcionarios y servidores de la institución. Las consecuencias de tipo legal que se generen por este hecho, son responsabilidad exclusiva de cada usuario.
8.- Uso de Internet
- El uso de Internet debe ser enfocado principalmente a la investigación, consulta y de temas relacionados con el buen desarrollo de nuestras funciones dentro de la institución. Esta terminantemente prohibido copiar música, copiar software y demás elementos que de una u otra forma vayan en contra del normal uso de los elementos de trabajo.
9.- Correo Electrónico
- Se debe mantener una adecuada administración del Correo Electrónico Interno, abriendo, contestando y borrando los mensajes en las carpetas correspondientes, esto evitará la acumulación de mensajes y por ende ocupación de espacio y desempeño del servidor de correo.
- Las cuentas internas asignadas a los funcionarios y servidores son fundamentalmente para el uso institucional y con ese criterio deberán utilizarse.
10.- Red Eléctrica
- Las tomas de las canaletas que conducen la energía regulada no pueden ser utilizadas para conectar radios, grecas, ventiladores u otros electrodomésticos similares, ya que podrían ocasionar daños irreparables en la UPS y todos los equipos conectados a ella.
Confiamos en su entusiasta y comprometido apoyo para la fiel aplicación de todas las medidas, recomendaciones e instrucciones contenidas en la presente Circular.
Con un atento saludo,
DARIO MEJIA VILLEGAS
Defensor del Pueblo (E)
