Circular 18 de 2017 DP

CIRCULAR 18 DEL 2017

(junio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Con el Fin de brindar orientación en el trámite de las incapacidades médicas originadas por enfermedad general, accidente de trabajo, enfermedad profesional, licencias de maternidad y paternidad a los servidores públicos de la Entidad, a continuación se presentan los lineamientos aplicables con base en la normatividad de la seguridad social:

Definiciones y Generalidades

El auxilio por incapacidad se define como la prestación de tipo económico cuyo reconocimiento y pago hacen las Entidades Promotoras de Salud - E.P.S., a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

En materia de riesgos laborales, el artículo 2o de la Ley 776 de 2002, define la incapacidad temporal como aquella que le Impida al trabajador desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales.

Las licencias de maternidad y paternidad constituyen una prestación económica que hace el Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los progenitores del recién nacido, así como a la madre adoptante del menor de 18 años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente, dando cumplimiento a lo requerido en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 047 de 2000, y en el artículo 1 de la Ley 755 de 2002.

El artículo 121 del Decreto 19 de 2012, establece que el trámite para el reconocimiento de las prestaciones económicas por concepto de incapacidades médicas superiores a dos (2) días, licencias de maternidad y paternidad, es responsabilidad del empleador, no obstante lo anterior, para efectos de realizar este trámite es un requisito indispensable presentar ante la Entidad Promotora de Salud ~ E.P.S. correspondiente, el certificado original de la incapacidad debidamente transcrito.

Incapacidades de Origen Común

De acuerdo con el parágrafo 1o del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual fue modificado mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general; las Entidades Promotoras de Salud - E.P.S., asumirán a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90) el auxilio por enfermedad general equivalente a las 2/3 partes del ingreso base de cotización para salud; a partir del día noventa y uno (91) y hasta el día ciento ochenta (180) al cincuenta por ciento (50%) del ingreso base de cotización al cual se ha hecho referencia, a partir del día ciento ochenta y uno (181) el pago del auxilio por incapacidad deberá ser reconocido por la Administradora de Fondo de Pensiones donde se encuentre afiliado el trabajador al cincuenta por ciento (50%) del Ingreso Base de Cotización.

Incapacidades de origen profesional

En el Sistema General de Riesgos Laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral, el valor que el empleado reciba por incapacidad, será igual al 100% de salario base de cotización.

Licencias de maternidad y paternidad

De acuerdo con el artículo 1 de la Ley 1822 de 2017, toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia remunerada de dieciocho (18) semanas en la época del parto, la cual equivaldrá al salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.

La trabajadora que haga uso del descanso remunerado en la época del parto tomará las 18 semanas de licencia a que tiene derecho, de la siguiente manera:

a) Licencia de maternidad preparto. Esta será de una (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada, con diecisiete (17) semanas posparto.

b) Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) posparto.

c) Si en caso diferente, por razón médica no puede optar por tomar la semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas en el posparto inmediato.

El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad, la cual es incompatible con la licencia de calamidad doméstica, y en caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento del hijo, estos días serán descontados de la licencia remunerada de paternidad.

La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera y se aplicará el mismo trámite en caso de niños prematuros o adoptados.

Para el otorgamiento de la licencia remunerada de paternidad es necesario remitir al empleador el Registro Civil de Nacimiento y los documentos originales que sean exigidos por las Entidades Promotoras de Salud - E.P.S., para su reconocimiento, los cuales deberán presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.

Lineamientos para la radicación y trámite de certificados de incapacidad, licencias de maternidad y paternidad en la Defensoría del Pueblo

1. Los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo a quienes se les expida una incapacidad médica por enfermedad general, accidente o enfermedad laboral, licencia de maternidad o paternidad deben abstenerse de asistir a su lugar y puesto de trabajo por el periodo de tiempo que haya autorizado el respectivo médico tratante de la correspondiente Institución Prestadora de Salud I.P.S. El reconocimiento de las incapacidades médicas son un derecho irrenunciable, razón por la cual el servidor público debe acatar las restricciones o recomendaciones con el fin de preservar su salud, por tanto prevalecen respecto de cualquier otra situación administrativa, adicionalmente, durante el periodo en el que se encuentre en incapacidad, no habrá lugar al pago de aportes a riesgos laborales, motivo por el cual el servidor público no estará cubierto por éste seguro en los días de incapacidad médica.

2. Es responsabilidad del servidor público informar, a más tardar al siguiente día del inicio de la incapacidad o licencia, por cualquier medio de esta situación al superior inmediato y remitir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes del inicio de la incapacidad o licencia a la Subdirección de Gestión del Talento Humano el certificado original transcrito por la Entidad Promotora de Salud - E.P.S., a la cual se encuentra afiliado.

3. En caso de que la Entidad Promotora de Salud - E.P.S., a la que se encuentre afiliado no transcriba los certificados de incapacidad expedidos por las Instituciones Prestadoras de Servicios - I.P.S., tales como consultorios, clínicas y hospitales donde se prestan los servicios médicos de urgencia o consulta, o bien sean Entidades de Medicina Prepagada o Domiciliaria, el servidor público deberá remitir a la Subdirección de Gestión del Talento Humano los documentos originales que sean exigidos por las Entidades Promotoras de Salud  E.P.S., para su reconocimiento, los cuales podrá consultar en la página de internet de la respectiva EPS o comunicarse telefónicamente a las líneas de atención.

4. Las incapacidades generadas por medicina legal son expedidas por la autoridad competente con fines probatorios, por lo cual no remplaza el certificado de incapacidad médica, así las cosas el funcionario deberá acercarse a la Entidad Promotora de Salud - E.P.S., y solicitar la transcripción.

5. Las incapacidades expedidas por médico particular no son reconocidas económicamente por la Entidad Promotora de Salud - E.P.S., y no son documentos aptos para la justificación de la ausencia laboral, razón por la cual en caso de no legalizarla en la forma anteriormente señalada, para efectos del pago del salario la Entidad solo reconocerá el tiempo efectivamente laborado.

6. En caso de que las incapacidades médicas presentadas a la Subdirección de Gestión del Talento Humano sean expedidas por una entidad de medicina prepagada, domiciliaria o plan complementario que no tenga convenio de simultaneidad con la EPS a la cual se encuentra afiliado, la EPS podrá negar el reconocimiento económico de las mismas ya que las tomarían como expedidas por médico particular por lo cual se recomienda consultar con la EPS si existe convenio para transcribir las incapacidades expedidas por dichas entidades.

7. En caso de que un servidor público cumpla (120) días de incapacidad, deberá remitir a la Subdirección de Gestión del Talento Humano un poder con firma autenticada ante una notaría pública, donde autorice a la Defensoría del Pueblo para tramitar el cobro de incapacidades ante la Administradora de Fondo de Pensiones donde se encuentre afiliado.

8. Con el fin de dar cumplimiento al artículo 142 del Decreto 19 de 2012, en el momento que una incapacidad médica cumpla los ciento veinte (120) días ininterrumpidos por el mismo diagnóstico, el servidor público deberá asegurarse que la correspondiente EPS emita el concepto de rehabilitación y lo envíe antes de cumplirse el día ciento cincuenta (150) a la Administradora de Fondo de Pensiones donde se encuentre afiliado el servidor, a quien se le expide el concepto respectivo, lo anterior con el fin de que se inicie el trámite de calificación de pérdida de capacidad laboral.

En caso que exista un concepto favorable de rehabilitación, la Administradora de Fondo de Pensiones postergará el trámite de calificación de Invalidez hasta por un término máximo de trescientos sesenta (360) días calendario adicionales a los primeros ciento ochenta (180) días de incapacidad temporal reconocida por la Entidad Promotora de Salud, es decir hasta el día quinientos cuarenta (540) contados a partir del día de inicio de la primera incapacidad, evento Derechos Humanos, para vivir en paz en el cual, la Administradora de Fondos de Pensiones otorgará un subsidio equivalente a la incapacidad que venía disfrutando el trabajador, pagada a través de la Defensoría del Pueblo en los términos del artículo 121 del Decreto 19 de 2012; cumplida ésta fecha, la Defensoría del Pueblo se abstendrá de realizar el pago de las prestaciones económicas por incapacidad y posterior trámite de cobro ante la Administradora de Fondo de Pensiones, razón por la cual deberá ser directamente el trabajador quien tramite el referido cobro a la Administradora de Fondo de Pensiones, no obstante deberá continuar entregando copia del certificado de incapacidad en la Subdirección de Gestión del Talento Humano hasta tanto se defina su situación administrativa.

Para los casos de accidente o enfermedad común en los cuales exista concepto desfavorable de rehabilitación por parte de la Entidad Promotora de Salud, el trabajador deberá iniciar los trámites de calificación de pérdida de capacidad laboral ante la Administradora de Fondo de Pensiones, y por su parte la Defensoría del Pueblo se abstendrá de realizar el pago de las prestaciones económicas por incapacidad y posterior trámite de cobro ante la Administradora de Fondo de Pensiones, razón por la cual el reconocimiento del subsidio de incapacidad que se genere posterior al día 180 de incapacidad, deberá ser tramitado directamente por el trabajador ante la Administradora de Fondo de Pensiones en la que se encuentre afiliado, sin que esto lo exima de continuar entregando copia del certificado de incapacidad en la Subdirección de Gestión del Talento Humano hasta tanto se defina su situación administrativa.

9. De no allegar los documentos necesarios para solicitar el reconocimiento de las prestaciones económicas por incapacidad, y demostrar su ausencia en forma justificada, se procederá a pagar el tiempo efectivamente laborado, lo anterior sin perjuicio de las actuaciones que se deriven del incumplimiento de los deberes inherentes a la condición de servidores públicos, previstos en la normatividad vigente, de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1737 de 2009, por medio del cual se regulan aspectos del pago de la remuneración de los servidores públicos.

Finalmente, es importante hacer énfasis en lo enunciado en el numeral primero del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, al establecer:

“Son deberes de todo servidor público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en (a Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente(...)"

JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN

Secretario General