CIRCULAR 19 DE 2021
(mayo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | SUPERVISORES CONTRACTUALES |
| DE: | ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA - SECRETARIO GENERAL |
| REFERENCIA: | PUBLICACIÓN EN SECOP II Y EXPEDIENTES CONTRACTUALES |
Cordial saludo:
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015, los Supervisores son partícipes de la gestión contractual de la entidad. Como ya ha explicado esta Secretaría “De acuerdo con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las Entidades Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia Entidad como ios del contratista y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual"'. La adecuada vigilancia del contrato está a cargo del personal de supervisores de la entidad, y para el efecto, son garantes de la observancia de principios en esta materia.
El artículo 209 de la Constitución Política establece que “La función administrativa está al servicio de ios intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones''.
A su turno, el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 establece que “Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales. Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad. (...) 9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma. (..)”.
Corolario de lo expuesto, en materia de Contratación Pública la Ley 1712 de 2014 dispone en su artículo 9:
“Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan:
(...)
e) Su respectivo plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, tos bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de tos honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas;
(...)
f) Los plazos de cumplimiento de los contratos;
(...)
En el artículo 10, la misma norma sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública, dispone:
“ARTÍCULO 10. Publicidad de la contratación. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9 literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a (a información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.
PARÁGRAFO. Los sujetos obligados deberán actualizar la información a la que se refiere el artículo 9, mínimo cada mes”.
Esta norma fue desarrollada por el Decreto 103 de 2015, que en su artículo 8 indica:
“Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato''.
El Decreto 1082 de 2015, sobre las publicaciones de actos del proceso contractual, establece:
"Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop.
La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto''.
Ahora bien, en cuanto a las pautas especiales que regulan la obligación del supervisor frente a la completitud de los expedientes y las publicaciones en SECOP II, se reseñan:
Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado, CCE
IV Funciones de los supervisores e interventores
Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP.
(...)
B. Vigilancia administrativa
Velar porque exista un expediente del contrato que esté completo, actualizado y que cumpla las normas en materia de archivo.
(...)
Garantizar la publicación de los documentos del contrato, de acuerdo con la ley.
(...)”
Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II, CCE
“7. Ejecución del contrato La sección “Ejecución del contrato" sirve para que los supervisores registren el avance del contrato. La sección es editable sólo con posterioridad a la aceptación y publicación del contrato. La Entidad Estatal puede registrar el avance de la ejecución del contrato por porcentaje o por recepción de artículos (los bienes y servicios contratados).
(...)
VI. Seguimiento a la ejecución contractual En el SECOP II los supervisores de los contratos deben ingresar el avance de la ejecución y el área financiera debe aprobar las facturas ingresadas a la plataforma por el Proveedor. Los supervisores pueden registrar el avance de la ejecución diligenciando el avance el plan de ejecución del contrato (ya sea por porcentaje o recepción de artículos} y colgando documentos de ejecución del contrato.
(...)
El plan de ejecución del contrato puede haber sido previamente definido por el estructurador del contrato. En ese caso, la labor del supervisor consiste en registrar el cumplimiento de las entregas ya previstas. Si el plan de ejecución no fue diligenciado por el estructurador del contrato, el supervisor puede ingresarlo siguiendo las instrucciones de la sección 7 Ejecución del contrato de esta guía, a) Confirmar Entregas Para registrar el cumplimiento del plan de ejecución del contrato, el supervisor debe ingresar a la entrega que cumplió el Proveedor, y hacer cli en "Confirmar plan". Luego debe ingresar la fecha real de entrega y las observaciones que considere necesarias.
(...)
c) Documentos de supervisión del contrato Para ingresar al SECOP II tos documentos de supervisión del contrato, usted debe ingresar a la sección "Documentos de ejecución del contrato" y hacer clic en "cargar nuevo”. Busque el documento en su computador y haga clic en "Anexar”. Los documentos son públicos inmediatamente se cargan al SECOP II.
Tenga en cuenta que los Proveedores también pueden cargar documentos de ejecución contractual desde su cuenta, como por ejemplo los informes de avance y otros entregables. Como supervisor usted puede pedirles que carguen la información que requiera para que sea pública. Los Proveedores pueden consultar los documentos que cargue el supervisor, pero no pueden borrar ningún documento que haya ingresado el supervisor u otro funcionario la Entidad Estatal en esta sección".
Manual de Contratación de la Defensoría del Pueblo (Resolución 1409 de 2020)
Vigilancia administrativa.
En el marco de la vigilancia administrativa que les corresponde, los supervisores e interventores deberán:
1.Velar porque exista un expediente del contrato que esté completo, actualizado y que cumpla con las normas en materia de archivo.
(...)
4. Garantizar la publicación de los documentos del contrato, de acuerdo con la ley.
(...).
Conforme a lo expuesto y en aras de propender la eficiencia en la gestión documental de los procesos contractuales en la Defensoría del Pueblo, habiendo detectado sendas falencias en el cumplimiento de las obligaciones de vigilancia administrativa de los supervisores y en aras de subsanarlas a fin de garantizar el principio de publicidad ya reseñado, aunado a la necesidad de contar con la información completa, oportuna y veraz que permita tomar decisiones y dinamizar las actuaciones a cargo de la Secretaría General, se imparten las siguientes instrucciones:
1. Los supervisores contractuales deben generar el inventario de las actuaciones contractuales que no hayan sido publicadas en la plataforma SECOP II en sus contratos vigilados, a más tardar el 15 de junio de 2021. Esto incluye actas de comité, reclamaciones, peticiones, solicitudes y observaciones del contratista junto con la respuesta de la supervisión y la respuesta institucional (no los trámites y correspondencia interna y previa a la decisión de que se trate), balances de obra, cortes de obra, actas de recibo, liquidaciones, informes de incumplimiento, certificaciones de cumplimiento, actos sancionatorios, actas de audiencia, cuentas, facturas, pagos y todas las actuaciones desplegadas en cada proceso. Debe hacerse no solamente para los contratos vigentes, sino también en aquellos en los que haya expirado el plazo de ejecución.
2. Los supervisores contractuales deben contrastar la información del inventario con los expedientes físicos y completar tanto la documentación en estos, como en la plataforma SECOP II. Deberán dejarse las observaciones en la plataforma sobre la publicación extemporánea y en cumplimiento de las instrucciones impartidas mediante este acto. Los expedientes físicos y electrónicos deberán completarse a más tardar el 20 de junio de 2021.
3. El Grupo de Contratación, deberá verificar a más tardar el 30 de junio de 2021 el cumplimiento de las instrucciones sobre completitud de expedientes físicos y publicaciones en SECOP II, y presentar el informe correspondiente a la Secretaría General.
Se espera la mayor disposición y esfuerzo para sacar avante este cometido de formación de expedientes y garantía de acceso a la información pública.
Atentamente,
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretario General
