CIRCULAR 21 DE 2016
(octubre 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| De: | Secretaria General |
| Para: | Directores, Delegados, Subdirectores y Profesionales Responsables de Grupos. |
| Asunto: | Actividades contractuales |
Con el fin de llevar en forma adecuada la contratación de la Entidad en sus diferentes etapas, es necesario recordar se tenga en cuenta lo siguiente:
1. Verificar que las contrataciones solicitadas se encuentran contempladas en el Plan de Compras.
2. Los estudios previos deben ser el resultado de una planeación en el que se determine como, cuando y porque se requiere el bien o servicio.
3. El análisis del sector efectuado debe ser de manera juiciosa, en el cual se solicite ya sea vía correo electrónico varias cotizaciones las cuales se deben anexar a la solicitud de contratación, siendo de utilidad además la consulta que se realice en el SECOP.
4. Las solicitudes de modificación de los contratos deben estar ampliamente justificadas y su radicación en el Grupo de Contratación en forma oportuna, con el fin que permita contar con tiempo suficiente para la presentación ante el Comité de Contratación.
5. En cuanto a la supervisión y/o interventoría, el funcionario designado para esta labor debe velar por la correcta y oportuna ejecución en los términos pactados en el contrato.
6. La labor del supervisor y/o interventor es de vital importancia toda vez que es el contacto que tiene la Entidad con el Contratista, por lo que es obligación del supervisor y/o interventor remitir en forma oportuna las actas de inicio, informes, liquidación, acta de cierre de expediente, así como los demás documentos que se llegaren generar, al Grupo de Contratación de acuerdo con lo establecido en los Manuales de Contratación y de supervisión e interventoría.
Cordialmente,
CLAUDIA MARCELA CONTRERAS PEÑA
Subdirectora de Gestión del Talento Humano
con asignación de funciones de Secretaria General
