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CIRCULAR 23 DE 2015
(septiembre 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Todas las dependencias del nivel central y regionales |
| De: | Secretaria General |
| Asunto: | Directrices Gestión Documental |
Respetados Directivos y Funcionarios:
El Grupo de Gestión Documental, es el responsable de brindar en la Defensoría del Pueblo los lineamientos archivísticos sobre la administración de comunicaciones oficiales y la organización de los archivos de cada una de las dependencias del nivel central y regionales, para lo cual se deben atender las directrices del Archivo General de la Nación y la demás normatividad vigente.
De acuerdo con lo anterior, a continuación se citan algunas normas que la Defensoría del Pueblo debe acatar y se describen las actividades en Gestión Documental que se deben realizar en el nivel central y regionales para dar su cumplimiento de la normatividad del Archivo General de la Nación. La ejecución de estas actividades serán objeto de revisión por parte del Grupo de Gestión Documental y de auditoria por parte de la Oficina de Control Interno (Modelo Estándar de Control Interno) y la Oficina de Planeación (Sistema Integrado de Gestión).
| 1. Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos | |
| - Fija las normas de obligatorio cumplimiento, que deben ser adoptadas por todas la entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional. - Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. | |
| 2. Ley 734 de 2002 - Código Disciplinario Único | |
| - Numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, Es deber de todo servidor público: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. - Numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones | |
| 3. Acuerdo No. 060 de 2001 - Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas. | |
| - Contar con una unidad de correspondencia en cada una de las sedes. - Contar con planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos (utilización de los sistemas Postal y Laserfiche donde se tiene implementado). - Radicación de correspondencia, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. - Documentos con destino interno y externo firmados por los funcionarios autorizados. - Numeración de actos administrativos: no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados. - Reproducir documentos en papel químico (fax), sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. - Utilización de los formatos para la elaboración de oficios, cartas, memorandos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. | |
| 4. Acuerdo 038 de 2002. - Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 | |
| - RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. - Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. - Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión. - Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley. | |
| 5. Acuerdo No. 042 de 2002 - Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas Acuerdo No. 002 de 2014 - Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. Acuerdo 004 de 2015 - Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de la entidades del Estado. Acuerdo 005 de 2015 - Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas. Decreto No 1080 de 2015 - Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. | |
| - La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada (Artículo 26. Ley 594 de 2000) - Actualmente se deben aplicar las TRD aprobadas en 2009 y 2011 o Las TRD del 2015 se encuentran en proceso de convalidación en el Archivo General de la Nación. - El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. - Las carpetas deben estar identificadas con el rotulo establecido (totalmente diligenciado), de tal forma que permita su ubicación y recuperación.- No se deben utilizar AZ en los archivos de gestión. - Organizar los documentos de forma cronológica (el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma), - Los documentos que integran las carpetas del archivo, deberán estar debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control, (se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. - La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2 Folios. 201-400, etc., y se debe realizar a lápiz mina negra en la parte superior derecha en el sentido de la información) - Realización de transferencias primarias de acuerdo al plan de transferencias, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación .- Las cajas de archivo deben estar identificadas con el rotulo establecido. - Llevar un registro de préstamo y consulta de documentos el cual debe estar debidamente diligenciado.- Levantamiento del inventario documental en el formato único de inventario documental, (Artículo 26. Ley 594 de 2000).- Disponer de mobiliario para el almacenamiento de las cajas de archivo, Como recomendación general no se deben ubicar cajas de archivo en el piso y en el mobiliario de archivo no se deben almacenar otros objetos (papelería, decoración de navidad etc.)- Implementación de hoja de control en las carpetas de contratos (Acuerdo 005 de 2013) | |
| 6. Circular No.004 de 2003 Organización de Historias Laborales y Circular 012 de Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N° 004 de 2003 (Organización de las Historias Labórales) | |
| - Organización atendiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2002 - Implementación de formato hoja de control - Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos. |
Cualquier inquietud sobre la implementación de estas actividades debe ser enviada a los correos electrónicos macardozo@defensoria.gov. co; jobuelvas@defensoria.gov.co y elflorez@defen$oria. gov, co.
Cordialmente.
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General
