CIRCULAR 31 DE 2022
(noviembre 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| para: | Señor vicedefensor del pueblo, Directores nacionales, Defensores delegados, Defensores Regionales, Subdirectores, Jefes de oficina Asesora, Coordinadores de grupo, Convenios de cooperación internacional, Comisión nacional de busqueda de personas desaparecidas, Fondo para la defensa de los derechos e intereses colectivos, Supervisores, Defensores públicos y contratistas. |
| De: | Secretario General |
| Asunto: | Cierre financiero vigencia 2022 y apertura vigencia 2023 |
Cordial saludo,
De manera atenta se informa el cronograma de las actividades a realizar de cara al cierre de la vigencia fiscal 2022, las cuales se describen a continuación:
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| 1. Traslados Presupuéstales: solicitudes de aprobación de operaciones presupuestales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación, que requieren trámite ante el MHCP. | Hasta el 02/12/2022 |
| 2. Vigencias futuras: recepción solicitudes. | Hasta el 02/12/202 2 |
| 3. Generación y autorización de Órdenes de Pago Presupuestales (y no presupuestales) por parte de la Entidad. | Hasta el 27/12/2022 |
| 4. Legalización definitiva de Caja Menor. | Hasta el 12/12/2022 |
| 5. Plazo para el registro de Compromisos de vigencias futuras aprobadas. | Hasta 29/12/2022. |
| 6. Cierre calendario. | 31/12/2022. |
| 7. Cancelación de reservas presupuestales 2021. | Hasta el 15/12/2022. |
| 8. Radicación solicitudes de pago de compromisos constituidos en reserva presupuestal vigencia 2022. (Ejecución de la reserva 2022) | Hasta el 20/12/2022. |
| 9. Radicación solicitudes de pago de compromisos Convenios de Cooperación. | Hasta el 16/12/2022. |
| 10. Para todos los contratos de prestación de servicios profesionales, incluyendo los de Defensores Públicos, debe solicitarse el trámite de pago de los honorarios correspondientes al mes de diciembre de 2022 a más tardar el lunes 15 de diciembre de los corrientes, para lo cual debe cargarse en SECOP toda la documentación, incluyendo pago de seguridad social del mes de diciembre y registrándose o inscribiéndose en el acta | Hasta el 15/12/2022. |
| 11. Periodo de Transición. | Del 01/01/2023 a 12/01/2023. |
| 12. Cierre definitivo de ingresos | 16/01/2023 |
| 13. Solicitudes de Constitución de Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar, con su justificación respectiva. Sin perjuicio de lo anterior, los supervisores deben solicitar la constitución de la reserva presupuestal de los compromisos que vencen el 31 de diciembre de 2022. | Hasta el 10/01/2023 |
En línea de lo anterior y considerando que el cierre de la vigencia fiscal 2022 es el 31 de diciembre y que los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán, sin excepción, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Los saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos en la vigencia 2022, que al 16 de diciembre del año en curso no se hayan utilizado (comprometido) o no estén amparando proceso contractual alguno, el Secretario
General y el Director Nacional de Defensoría Pública ordenarán al grupo de presupuesto la liberación de la respectiva apropiación.
2. Para el pago de compromisos relacionados con contratos de prestación de servicios debe anexarse la certificación y los soportes definidos en el contrato, junto con la acreditación de pago de Seguridad Social correspondiente al mes de su terminación, realizándose la carga respectiva de tal documentación en el SECOP II.
En todo caso, las certificaciones de cumplimiento habrán de generarse con base en la fecha exacta de finalización del contrato.
3. Las Reservas Presupuestales constituidas en el año 2021 para pago en el año 2022 que no serán ejecutadas deben ser canceladas.
Para tal efecto, el supervisor debe remitir a la Subdirección Financiera - Grupo de Presupuesto una comunicación oficial solicitándola liberación o cancelación de los saldos, justificando la razón de la NO ejecución de los recursos, adjuntando copia del acto administrativo, acta de liquidación, acta de terminación anticipada, resolución, según corresponda. Asimismo, debe emitirse acta de cancelación firmada por el ordenador del gasto en la cual se relacionan las reservas que no van a ejecutarse. Esta información debe radicarse a más tardar el día 15 de diciembre de 2022.
En caso de que se efectúe una cancelación por equivocación, ésta tendrá que ser asumida con cargo a Vigencias Expiradas, afectando por consiguiente el presupuesto de la vigencia fiscal en que sea requerido el pago, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.
En todo caso, estas reservas expirarán el 31 de diciembre de 2022.
4. Las reservas presupuestales de la vigencia 2022 se entenderán constituidas con las diferencias entre los compromisos y las obligaciones.
Previo el cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015, se constituirán como Reserva Presupuestal aquellos compromisos que, al 31 de diciembre de 2022, no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación.
Es importante señalar que la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación establecen: “La Constitución de las reservas presupuestales obedecen a la materialización de circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que recae sobre el contratista y le impide el cumplimiento de la obligación, razón por la cual toda reserva presupuestal debe contar con la justificación correspondiente”.
Por su parte, las cuentas por pagar se entenderán constituidas con las diferencias entre las obligaciones y los pagos registrados en el Sistema integrado de Información Financiera SIIF Nación con corte a 31 de diciembre de 2022.
Deberá tenerse en cuenta el monto del PAC de la vigencia de acuerdo con lo establecido en la Ley Anual de presupuesto. Por lo anterior, no es procedente realizar registros de compromisos ni obligaciones ni pagos después de la fecha señalada.
Para la constitución de saldos de reserva presupuestal, los supervisores de contratos deben allegar solicitud mediante comunicación oficial indicando para cada contrato la información requerida en el siguiente cuadro:
| No. CONTRATO | APELLIDOS Y NOMBRES DEL CONTRATISTA | No. REGISTRO PRESUPUESTAL | VALOR A CONSTITUIR EN RESERVA | JUSTFICACIÓN |
La justificación debe explicar de forma detallada (i) A qué corresponde el saldo, y (ii) el motivo por el cuál no es posible cancelar la obligación dentro de la vigencia.
Se recomienda a los supervisores contractuales desarrollar actividades de verificación a los saldos en los registros presupuestales, adelantando las actividades definidas en el proceso de gestión contractual (procedimiento contractual) de tal manera que le permita identificar cuales saldos se pueden liberar o reducir y cuales saldos se van a constituir en reservas presupuestales.
Los compromisos causados en la presente vigencia con saldo por pagar, cuyos documentos sean entregados o radicados para pago a partir el 27 de diciembre de 2022, quedarán constituidos automáticamente como reservas de apropiación, en clara contradicción con lo estipulado en la norma y el perjuicio que se cause tanto a la entidad como a los contratistas será responsabilidad de quienes figuren como supervisores o interventores, ante las instancias de control o disciplinarias que corresponda.
Por último, se indica que respecto de los pagos acordados mediante contratos distintos de los de prestación de servicios profesionales, estos se realizarán en los términos pactados para cada caso concreto y sus soportes se seguirán recibiendo normalmente.
Atentamente,
OSCAR JULIAN VALENCIA LOAIZA
Secretario General
