CIRCULAR 35 2010
(agosto 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. |
| De: | Secretaría General |
| Asunto: | LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS |
| FECHA: | 10 de Agosto de 2010. |
Con el fin de atender las observaciones formuladas por la Contraloría General de la República, con motivo de la Auditoría Regular de la vigencia 2009 y anteriores, las dependencias responsables de la planeación, programación y elaboración de estudios previos deben tener en cuenta los siguientes parámetros para el análisis de su conveniencia y oportunidad:
PREVISIÓN DE NECESIDADES
1. Se debe realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades previsibles durante la vigencia estimada de la futura contratación, con el fin de prevenir prórrogas o adicionales a corto plazo. Por efecto de ello, las que se lleguen a requerir debe estar plenamente justificadas en hechos o circunstancias imprevisibles al momento de contratar.
2. Como parte de la debida programación y planeación de actividades para adquisición de bienes o servicios, se deberán consultar los precios del mercado, no sólo mediante sondeos de precios para bienes y servicios de iguales características, condiciones o especificaciones, sino recurrir a herramientas electrónicas para establecer cómo y por cuánto han contratado otras entidades dichos bienes o servicios en la misma plaza.
3. Igualmente, se deberán tener en cuenta los recursos disponibles, la oportunidad de la contratación, los principios de economía de escala y a la vez la disponibilidad y condiciones de almacenamiento o capacidad de distribución al interior de la entidad.
RIESGOS PREVISIBLES
4. En esta materia se debe tener en cuenta que el requisito a que se refiere artículo 3o numeral 6 del Decreto 2474 de 2008 consiste en tipificar riesgos que puedan llegar a afectar el equilibrio económico del contrato y generar eventuales reclamaciones del contratista. No se trata de los posibles incumplimientos derivados de las obligaciones contractuales que se amparan con las garantías o pólizas establecidas en las normas vigentes.
Lo anterior, implica un análisis juicioso de las condiciones en que se contrata y de las circunstancias que se pueden llegar a presentar con motivo de la celebración o ejecución del contrato y que pueden llevar a que el contratista reclame un mayor valor de su contraprestación por considerar que se configura un rompimiento del equilibrio económico del contrato. En consecuencia, lo que exige la norma es un estudio de posibles situaciones o circunstancias cuando es posible preverlas, y trasladarlas al contratista de manera que el riesgo no sea de la entidad a fin de prevenir demandas en su contra.
Cabe precisar que no se trata de trasladar todos los riesgos al contratista, puesto que pueden existir algunos que deba asumir o compartir la entidad, sino de prevenir reclamaciones en la medida de lo posible.
Cordialmente,
CONSUELO RIVERA PINEDA
Secretaria Privada con asignación de Funciones de Secretaria General.
