CIRCULAR 36 DE 2021
(septiembre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Servidores y contratistas de la Defensoria del Pueblo |
| De: | Altus Alejandro Baquero Rueda - Secretario General |
| Asunto: | Solicitud y legalización de comisiones de servicios y/o autorización de desplazamiento. |
Respetados servidores y contratistas:
Por medio de la presente este Despacho se permite reiterar que se debe dar estricto cumplimiento a lo consignado en el Instructivo sobre lineamientos para la Solicitud de comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento AD-102. las solicitudes deben ser radicadas a través del módulo de comisiones de la intranet de la Entidad dentro del plazo establecido (mínimo 7 días hábiles de anticipación), con el fin de atenderlas de manera oportuna.
De igual manera, se les reitera que es deber del funcionario o contratista hacer el seguimiento en la Plataforma de Comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento, verificando de que esté debidamente autorizada y aprobada por el ordenador del gasto (Secretario General); el acto administrativo y el respectivo registro presupuesta!, antes de iniciar cada comisión, sin el lleno de estos requisitos mencionados no es posible efectuar el pago de la comisión y/o autorización de desplazamiento
Así mismo y de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 3.4 del INSTRUCTIVO SOBRE LINEAMIENTOS PARA SOLICITUD DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O AUTORIZACION DE DESPLAZAMIENTO, me permito reiterarles que el plazo para legalizar las comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento es de cinco (5) días hábiles, siguientes a la fecha de su terminación.
Para proceder a la legalización, a partir de la fecha de este comunicado, el funcionario o contratista debe digitalizar en un solo archivo PDF y cargar en la opción “legalizar” de la plataforma de comisiones los siguientes documentos:
1. Cumplido o certificado de permanencia de comisión y/o desplazamiento expedido por la autoridad competente del sitio en el cual fue realizada la comisión de servicios o la autorización de desplazamiento. Se exceptúa de este requisito el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, los Defensores Delegados, los Directores Nacionales y el Secretario General.
2. Pasabordos de embarque tanto de ida como regreso según sea el caso.
3. Facturas o comprobantes de gastos de transporte si aplica. En caso que se trate de transporte fluvial, transporte terrestre en lugares apartados o de difícil acceso y no sea posible la expedición de recibos o pasajes, el comprobante debe contener: nombre claro, cédula de ciudadanía o Nit y teléfono de quien prestó el servicio de transporte, además la ruta, destino, fecha y hora del desplazamiento. El beneficiario del servicio debe ser el comisionado o contratista que lo utilizo.
En caso de avance y/o anticipo para los viáticos y gastos de viaje, pagados y no utilizados, se deben reintegrar de forma inmediata a la cuenta bancaria de la Defensoría del Pueblo que indique la Subdirección Financiera de la Entidad, y remitir el respectivo soporte al grupo de Tesorería.
La no legalización oportuna de las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento puede ser causal para la negación de una próxima.
Cordialmente,
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretario General
