CIRCULAR 45 DE 2017
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Defensorías Regionales |
| DE: | Juan Manuel Quiñonez Pinzón, Secretario General |
| REFERENCIA: | Centralización Archivo Defensorías Regionales y Administración de Archivos de Gestión. |
Respetados servidores públicos:
Con el propósito de optimizar el espacio físico y la estantería dispuesta para el almacenamiento de los archivos en cada una de las Defensorías Regionales, se está efectuando el traslado de documentos correspondientes a las vigencias 2015 hasta la fecha más antigua, a la ciudad de Bogotá donde se centralizará la custodia de los mismos.
Una vez efectuado el traslado de los mismos, es necesario que por parte de cada Defensor Regional se garantice lo siguiente:
Que los archivos de gestión que quedan en las regionales y los que se produzcan a partir de la fecha, se encuentren permanentemente organizados aplicando el procedimiento GD-P02 “Organización de Archivos” con la metodología descrita en el instructivo GD-101 “Instructivo para la gestión de comunicaciones oficiales y organización de archivos en la Defensoría del pueblo” y las Tablas de Retención Documental que correspondan.
- Que los funcionarios encargados de la administración de los archivos de gestión, verifiquen que los documentos entregados por los profesionales para su custodia, cumplan previamente con procedimientos de organización, descripción, foliación e inventario documental, de lo contrario se rechace su transferencia interna.
- Que el formulario GD-P02-F15 “Formato único de inventario documental” sea actualizado permanentemente por toda la regional y no únicamente en el momento de efectuar transferencias documentales.
- Que el formulario GD-P02-F16 “Consulta y préstamo de documentos de archivo” se diligencie permanentemente con el fin de controlar la existencia de las carpetas y la trazabilidad de su consulta.
- Que para la consulta de los documentos de archivo trasladados a la ciudad de Bogotá, se envíen los datos exactos de ubicación de caja y carpeta descritos en el inventario documental remitido previamente al Grupo de Gestión Documental, al correo archivocentral@defensoria.gov.co
- Que el espacio físico libre, así como la estantería vacía que queda en las regionales, sea de uso exclusivo para la administración de los archivos de gestión, sin destinarlos para otros fines como almacenamiento de bienes para baja, almacén, papelería, adecuación de puestos de trabajo, entre otros.
- Que el lugar destinado para el almacenamiento y administración de los archivos de gestión, cumpla con las condiciones mínimas de seguridad y limpieza.
El Grupo de Gestión Documental realizará visitas de seguimiento con el fin de verificar el cumplimiento de las instrucciones mencionadas, las cuales serán reportadas a la Oficina de Control Interno.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General
