CIRCULAR 47 DE 2021
(noviembre 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Vicedefensor del pueblo, Directores nacionales, defensores, delegados, defensores regionales, subdirectores, jefes de oficina, responsables de grupo, convenios de cooperación internacional, Comisión nacional de busqueda de personas desaparecidas, Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos, supervisores, defensores públicos y contratistas. |
| De: | Altus Alejandro Baquero Rueda, Secretario General |
| Asunto: | Cierre financiero vigencia 2021 |
De manera atenta se informa el cronograma de actividades a realizar de cara al cierre de la vigencia fiscal 2021.
| ACTIVIDADES | FECHA MÁXIMA |
| 1. Solicitudes de aprobación de operaciones presupuéstales que modifiquen el anexo del decreto de liquidación (Traslados Presupuéstales) | Hasta el 30/11/2021 |
| 2. Solicitudes (trámite) autorización de vigencia futura. | Hasta el 25/11/2021 |
| 3. Generación y autorización de Órdenes de Pago Presupuéstales (y no presupuéstales) por parte de las dependencias | Hasta el 22/12/2021 |
| 4. Legalización definitiva de Caja Menor. | Hasta el 14/12/2021 |
| 5. Plazo registro de Compromisos de vigencias futuras | Hasta 31/12/2021 |
| 6. Cierre calendario | 31/12/2021 |
| 7. Cancelación de reservas presupuéstales 2020 | Hasta 15/12/2021 |
| 8. Radicación solicitudes pago compromisos constituidos en reserva presupuestal vigencia 2020 | Hasta el 16/12/2021 |
| 9. Radicación solicitudes pago compromisos Convenios de Cooperación | Hasta el 16/12/2021 |
| 10. Radicación solicitudes pago compromisos cuya ejecución finaliza el 15 de diciembre de 2021, o antes. Los documentos radicados después de la fecha serán tramitados, siempre que exista PAC de la vigencia. En caso contrario, se dará aplicación a los lineamientos que establezca la Administración de SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. | Hasta el 16/12/2021 |
| 11. Las solicitudes pago de compromisos cuya ejecución finaliza después del 16 de diciembre de 2021, se recibirán y quedarán constituidas en rezago presupuestal. Las certificaciones remitidas deben generarse de conformidad con la fecha de finalización del contrato | Hasta el 17/12/2021 |
| 12. Para tos contratos de prestación de servicios profesionales financiados por gastos generales, inversión y transferencias diferentes a Defensores públicos, se podrá dar trámite a su pago en el mes de diciembre de los corrientes, para lo cual debe presentar toda la documentación incluyendo pago de seguridad social del mes para los contratos que terminan el 31 de diciembre, bajo la responsabilidad del supervisor de cada contrato y sujeto a la disponibilidad del PAC por parte del ministerio de Hacienda y Crédito Público. | Hasta el 20/12/2021 |
| 13. Periodo de Transición | Del 1/01/2022 a las 23:00 del 20/01/2022 |
| 14. Solicitudes de pago de compromisos que vencen el 31 de diciembre de 2021, se constituirán en reserva presupuestal | Recibo desde el 03/01 /2022. |
| 15. Cierre definitivo de ingresos | 20/01/2022 |
| 16. Constitución de Reservas Presupuéstales y Cuentas por Pagar | Hasta el 06/01/2022 |
Considerando que el cierre del Presupuesto de Gastos de la vigencia fiscal 2021 es el 31 de diciembre, y que los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Para el pago de compromisos relacionados con contratos de prestación de servicio, se debe anexar la certificación, y los soportes definidos en el contrato, junto con la acreditación de pago de Seguridad Social correspondiente al mes en que este termina.
En todo caso las certificaciones remitidas deben generarse de conformidad con la fecha de finalización del contrato.
2. Las Reservas Presupuéstales constituidas en el año 2020 para pago en el año 2021 que no serán ejecutadas, deben ser canceladas.
Para tal efecto, se debe remitir a la Subdirección Financiera - Grupo de Presupuesto, comunicación oficial suscrita por el ordenador del gasto, justificando la razón de la NO ejecución de tos recursos, adjuntando copia del acto administrativo, acta de liquidación, o acta de terminación anticipada, según corresponda. Esta información debe ser radicada a más tardar el día 15 de diciembre de 2021.
En caso de que se efectúe una cancelación por equivocación, ésta tendrá que ser asumida con cargo a Vigencias Expiradas, afectando por consiguiente el presupuesto de la vigencia fiscal en que sea requerido el pago, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.
En todo caso, estas reservas, expiraran el 31 de diciembre de 2021.
3. Las reservas presupuéstales de la vigencia 2021 se entenderán constituidas con las diferencias entre los compromisos y las obligaciones.
Por su parte, las cuentas por pagar, se entenderán constituidas con las diferencias entre las obligaciones y los pagos registrados en el Sistema integrado de Información Financiera SIIF Nación con corte a 31 de diciembre de 2021.
En todo caso se deberá tener en cuenta el monto del PAC de la vigencia, de acuerdo con lo establecido en la Ley Anual de presupuesto. Por to anterior, no es procedente realizar registros de compromisos, ni obligaciones, ni pagos después de la fecha señalada.
Para la constitución de saldos en la reserva presupuestal, se debe allegar comunicación oficial indicando:
| No. DCTO | APELLIDOS Y NOMBRES DEL CONTRATISTA | No. REGISTRO PRESUPUESTAL | VALOR A CONSTITUIR EN RESERVA | JUSTFICACIÓN |
La justificación debe explicar de forma detallada (i) A qué corresponde el saldo, y (ii) el motivo por el cuál no es posible cancelar la obligación dentro de la vigencia.
Se recomienda desarrollar actividades de verificación a los saldos en registros presupuéstales. En caso de ser necesario, se deben adelantar las actividades definidas en el proceso de contratación a fin de realizar las reducciones presupuéstales que correspondan.
Los compromisos causados en la presente vigencia con saldo por pagar, cuyos documentos sean entregados o radicados para pago después del 27 de diciembre de 2021, quedarán constituidos automáticamente como reservas de apropiación, en clara contradicción con lo estipulado en la norma y el perjuicio que se cause tanto a la entidad como a los contratistas será responsabilidad de quienes figuren como supervisores o interventores, ante las instancias de control o disciplinarias que corresponda
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretario General
