CIRCULAR 48 DE 2014
(diciembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Todas las dependencias del nivel central y regionales Bogotá, Cundinamarca, Antioquia, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Risaralda, Quindío, Santander, Norte de Santander, Tolima y Valle. |
| De: | Secretaria General |
| Asunto | Puesta en Marcha del Sistema de Gestión Documental |
Respetados Defensores, Directivos y Funcionarios:
La Secretaria General, en cumplimiento de la normatividad archivística (Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos) teniendo en cuenta lo decidido por el Comité Interno de Archivo de la entidad en sesión de día 27 de noviembre de 2.014, se permite informar y disponer lo siguiente:
A través de contrato Interadministrativo No. 420 de 2.014 suscrito entre la Defensoría del Pueblo y la empresa Servicios Postales Nacionales - 472 se adelantaron las fases I y II para la Implementación del Sistema Automatizado de Gestión Documental en la Defensoría del Pueblo, para las Regionales Bogotá, Cundinamarca, Antioquia, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Risaralda, Quindío, Santander, Norte de Santander, Tolima y Valle y las demás dependencias del Nivel Central de la Entidad.
En virtud de lo anterior se dispone lo siguiente:
1. A Partir del 15 de diciembre del año en curso, entrará en producción la herramienta denominada Laserfiche, para lo cual toda la correspondencia del Nivel Central y de cada una de las regionales antes mencionadas, se radicará a través del nuevo sistema (Laserfiche), instalado por el contratista Servicios Postales Nacionales.
2. Se exceptúan los casos de las quejas o solicitudes recibidas a través del Grupo de Recepción y Análisis Nacional y la Subdirección de Gestión del Talento Humano, que tendrán la posibilidad de generar números únicos de radicación, para atender solicitudes efectuadas por correo electrónico, teléfono, fax y reparto.
3. En caso de que por algún motivo, algún usuario pretenda radicar directamente un documento en cualquiera de las dependencias del Nivel Central o en el Nivel Regional, se les recuerda a los funcionarios que se encuentra prohibido negarse a recibir alguna petición por parte de los usuarios. Por este motivo, el funcionario acompañara al usuario para que radique su petición o solicitud en la ventanilla de correspondencia, para su radicación.
En caso de cualquier duda o inquietud, favor comunicarse con el Líder Funcional designado para el proceso, señor Edgar Florez Sánchez del Grupo de Gestión Documental al correo electrónico eflorez@defensoria.gov.co o con el Ingeniero Alejandro Aguirre del Grupo de Sistemas en aspectos técnicos, al correo electrónico aaguirre@defensoria.gov.co
Cordialmente,
ALFONSO CAJÍAO CABRERA
Secretario General
