INSTRUCTIVO 2 DE 2022
(diciembre 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Representantes legales y otros directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas (ECP) de los niveles nacional y territorial.
REFERENCIA: Instrucciones dirigidas a las ECP relacionadas con el cambio del periodo contable 2022 - 2023, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable.
Respetados señores:
Este Despacho, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, se permite impartir las instrucciones generales que deben seguir las entidades sujetas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), con el propósito de que se realicen las actividades administrativas, operativas y contables para el cierre del periodo contable 2022 y para el reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación (CGN). Lo anterior, sin perjuicio de que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del RCP, en especial lo establecido en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado mediante la Resolución 193 de 2016.
Las instrucciones que se imparten aplican a las entidades públicas sujetas al Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con el artículo 5o de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 1o de la Resolución 195 de 2021 y, en consecuencia, están sujetas a alguno de los siguientes marcos normativos: Marco Normativo para Entidades de Gobierno; Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público; Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público; o Marco Normativo para Entidades en Liquidación.
Adicionalmente, se recuerda a las ECP la necesidad de garantizar la aplicación de la regulación contable pública vigente para el cierre contable del año 2022 y apertura del año 2023, la cual se puede consultar de manera permanente en la página web de la Contaduría General de la Nación www.contaduria.gov.co.
1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2022
Con el fin de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable, las directivas de las entidades sujetas al RCP adoptarán las estrategias administrativas necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos económicos, así como todo el apoyo y logística necesarios para un adecuado cierre del periodo contable del año 2022.
1.1. Actividades administrativas
1.1.1. Actividades mínimas para desarrollar
Las acciones administrativas que la entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable son, entre otras, cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; y verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas.
Adicionalmente, en relación con el control interno contable, las entidades públicas verificarán la realización de las gestiones administrativas contempladas en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.
1.1.2. Flujo de información
Atendiendo las políticas de operación, la entidad definirá las acciones y estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable en concordancia con lo establecido en el numeral 3.2.9 “Coordinación entre las diferentes dependencias” del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.
Esto, con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos económicos, los cuales deben estar debidamente soportados.
1.1.3. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)
Las entidades sujetas al RCP garantizarán que, a la fecha de reporte con corte a 31 de diciembre, se encuentren debidamente actualizados en el Sistema CHIP los datos sobre los responsables de la información contable y los datos básicos y complementarios de la entidad. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, por la ruta Datos de la entidad / Datos básicos / Datos complementarios / Responsables, y actualizarán todos los campos que hayan tenido cambios. Además, se recomienda suministrar la dirección, correos electrónicos y números telefónicos institucionales.
Para los casos en que aplique, las entidades deben verificar que su tabla de composición patrimonial se encuentre debidamente actualizada. Asimismo, estas incorporarán en la información el código postal de la entidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto 0852 de 2013 y sus modificaciones, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El procedimiento de actualización de la información básica en el Sistema CHIP se adelantará cuando se presenten modificaciones en la información registrada.
1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable
1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes
Previo a la realización del cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas de activos y pasivos; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, deterioros y amortizaciones; y reconocimiento y revelación de activos y pasivos por impuesto diferido y de pasivos pensionales, regulados en los respectivos marcos normativos. También se garantizará el reconocimiento o revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica o por la dependencia encargada de valorar los riesgos en la respectiva entidad, aplicando para el efecto, el marco normativo de contabilidad correspondiente.
Igualmente, en relación con los activos que son objeto de depreciación o amortización se debe revisar el valor residual, la vida útil y el método de depreciación y amortización. Si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.
Las entidades también deberán efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparación de las notas a los estados financieros.
1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable
Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás áreas proveedoras de información para lograr la integridad del proceso contable. Lo anterior, de acuerdo con las disposiciones señaladas en los numerales 3.2.14 Análisis, verificación y conciliación de información y 3.2.16 Cierre contable, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.
1.2.3. Ajuste de saldos de beneficios a empleados
Las ECP revisarán y, si es el caso, ajustaran los saldos de los beneficios a los empleados a corto plazo, de los beneficios posempleo, de los beneficios a los empleados a largo plazo y de los beneficios por terminación del vínculo laboral, para que estos reflejen el valor de la obligación por dichos conceptos. Para tal efecto, se tendrá en cuenta lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados del marco normativo que corresponda.
Adicionalmente, para el caso de los beneficios posempleo relacionados con pensiones, las entidades de gobierno y las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, aplicarán lo establecido en la versión vigente del Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el pasivo pensional y con los recursos que lo financian, del respectivo marco normativo.
1.2.4. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos
Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales
3.2.3.1-Soportes documentales; 3.2.11- individualización de bienes, derechos y obligaciones; 3.2.12-Reconocimiento de estimaciones; 3.2.13-Actualización de los valores y 3.2.15-Depuración contable permanente y sostenible, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 193 de 2016.
1.2.5. Costos de Transformación
Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7- COSTOS DE TRANSFORMACIÓN realizarán, a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta "Traslado de costos (Cr)" y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción, de la cuenta que corresponda.
1.2.6. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos
Con el fin de cumplir a cabalidad con el Principio de Devengo, las entidades emitirán, comunicarán y enviarán oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes para facilitar el reconocimiento oportuno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades con las que hayan realizado transacciones y operaciones.
1.2.7. Agregación de información
Las entidades de gobierno que agregan información y las entidades agregadas cumplirán lo establecido en el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia, a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), de acuerdo con lo definido en la Resolución CGN 159 del 2019, modificado por la Resolución CGN 069 del 2021. Así mismo, las entidades agregadoras adoptarán los criterios necesarios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar, de forma oportuna, los formularios agregados de las diferentes categorías y reportarlos a la CGN, en las fechas establecidas en la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones.
2. ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
2.1. Plazos
La información contable con corte a 31 de diciembre de 2022 deberá trasmitirse a la CGN, en los siguientes plazos:
2.1.1. Información contable pública – Convergencia
Para el reporte de la información contable pública, las entidades atenderán lo dispuesto en el artículo 16o de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, el cual regula que la fecha límite de presentación será el 15 de febrero de 2023.
2.1.2. Evaluación de Control Interno contable
Para el corte a 31 de diciembre de 2022, las entidades públicas deberán reportar el informe anual de Evaluación de Control Interno Contable a la CGN, en aplicación de lo definido en la Resolución 193 de 2016 "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable", de acuerdo con el artículo 16o de la Resolución 706 de 2016 "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación". Al efecto, la fecha límite de reporte es el 28 de febrero de 2023.
2.2. Requisitos para la información a reportar a través del Sistema CHIP
A través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), las entidades reportarán la información a 31 de diciembre de 2022 en las siguientes categorías: Información Contable Pública - Convergencia y Evaluación del Control Interno Contable, de acuerdo con la Resolución 706 de 2016, y sus modificaciones.
2.2.1. Formularios de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia
Los formularios que deben reportarse son los indicados en el artículo 7o de la Resolución 706 de 2016, los cuales deben reportarse trimestralmente, así:
- CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA
- CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA
- CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS
Las entidades públicas a las cuales se les asignó el código institucional en la vigencia 2022 para el reporte del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS a través de archivo plano, deberán:
1. Incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA.
2. Digitar el valor “1.0” en la columna “Clasificación Variación”
3. Digitar "Entidad nueva CGN" en la columna "detalle de la variación”.
4. Digitar el valor "1" (Valor simbólico) en la columna "valor variación".
2.2.2. Reporte Formulario de la categoría Evaluación de Control Interno Contable
Al corte del 31 de diciembre de 2022, las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Resolución 354 de 2007, modificada por la Resolución 195 de 2021, deberán reportar el formulario CGN2016_EVALUACIÓN_ CONTROL_INTERNO_CONTABLE.
El soporte técnico para el envío de los formularios a través del Sistema CHIP será prestado por la Mesa de Servicios a través del siguiente número telefónico 601 4926400 Opción 2 o al correo mesadeservicios@contaduria.gov.co.
2.2.3. Presentación de Estados financieros
Al final del periodo contable, las entidades públicas deberán reportar el juego completo de estados financieros comparativos con el periodo inmediatamente anterior, el cual incluye las notas a los estados financieros. El reporte se deberá realizar en archivo PDF editable, a través del CHIP en la Categoría Información Contable Pública - Convergencia; además, deberán tener en cuenta lo definido en la Resolución 193 de 2020 “Por la cual se modifica el Artículo 2o de la Resolución No. 441 de 2019 y se adiciona un parágrafo al artículo 16 de la Resolución 706 de 2016”.
Las entidades a las que se les asignó código CGN a partir de 2022, presentarán los Estados Financieros correspondientes al 2022 y serán comparativos a partir de 2023.
Los estados financieros que se someten a aprobación de los órganos corporativos deben corresponder con los reportados a la CGN de acuerdo a lo previsto en los artículos 36 y 37 de la Resolución 706 de 2016; en caso de modificación de dicha información, debe quedar constancia en el acta de la reunión correspondiente, la cual se enviará a la CGN, junto con la carta de solicitud, para el trámite de presentar nuevamente la información ajustada, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la aprobación.
Es importante resaltar que las cifras de los estados financieros presentados en formato PDF editable, deben corresponder a lo reportado a través de CHIP en la Categoría Información Contable Pública - Convergencia, en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA, excepto cuando las normas permitan la presentación neta de partidas de activos y pasivos y de ingresos y gastos, como por ejemplo, el pasivo por beneficios posempleo y el plan de activos que lo financian y cuando las entidades son agregadoras de información.
El reporte del Estado de Flujo de Efectivo para las entidades de gobierno, se prorroga de forma indefinida, de acuerdo con el artículo 1o de la Resolución 283 de 2022.
Finalmente, las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de sus propios estados financieros individuales de propósito general, deberán generar el conjunto completo de los estados financieros agregados de final del periodo contable para efectos de reportes a la CGN, a partir de la información obtenida mediante el proceso de agregación realizado, la cual deberá estar contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA y CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA.
Así mismo, las alcaldías y las gobernaciones prepararán las notas a los estados financieros agregados con base en las revelaciones de sus propios estados individuales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deberán referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados financieros agregados y se estructurarán a partir de la integración a las notas individuales de las agregadoras de aquellos aspectos relevantes que se presenten en las notas preparadas por la entidad agregada, para los conceptos que correspondan.
Los estados financieros agregados deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad responsable de la agregación. La responsabilidad se limita al proceso de agregación realizado y al reporte de la información a la CGN, con el usuario y contraseña asignado a la entidad reportante (agregadora). Cada entidad agregada es responsable por la coherencia y consistencia de la información suministrada para este proceso.
2.2.4. Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2022
Los responsables de reportar y certificar la información financiera de la entidad pública que se presenta a la CGN, a las autoridades de control y a los demás usuarios serán el representante legal y el contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del sistema CHIP con independencia de que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo. Lo anterior, conforme a lo señalado en el artículo 2o de la Resolución 349 de 2018, expedida por la CGN.
2.3. Reporte de operaciones recíprocas en la categoría de Información Contable Pública -Convergencia
Este reporte corresponde a las operaciones que relacionan a dos o más entidades públicas por transacciones registradas entre sí, en subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, y constituyen un insumo del proceso de consolidación.
A continuación, se indican algunos aspectos referentes a la conciliación de saldos de operaciones recíprocas para tener en cuenta al momento del envío de la información:
2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas
Corresponden a transacciones realizadas de manera directa o indirecta con otras entidades públicas. Para el reporte de las operaciones recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) se deberá tener en cuenta la desagregación de esta entidad en dos entidades contables públicas: Ministerio de Hacienda y Crédito Público (11500000) y Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) (923272394).
Las alcaldías y gobernaciones agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambleas departamentales, instituciones educativas o fondos de servicios educativos, según corresponda, en el reporte del formulario CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA, a partir de la información que está contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación y se presenta en el conjunto completo de los estados financieros agregados.
2.3.2. Reporte de operaciones reciprocas relacionadas con pensiones.
Las cuentas que identifican el pasivo pensional no son objeto de reporte como operación recíproca. Por su parte, las cuentas que identifican los activos que financian el pasivo pensional conformados por inversiones, cuentas por cobrar y recursos entregados en administración a otras entidades distintas de sociedades fiduciarias, se reportarán como recíprocas. También se reportarán como operaciones recíprocas, las operaciones interinstitucionales originadas en fondos entregados y recibidos y en recaudos, entre la Tesorería Centralizada y la entidad o transferencias que se derivan del traslado de recursos entre ECP para pensiones.
2.3.3. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas
Con el fin de facilitar y agilizar el proceso de análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, la CGN publica trimestralmente las Reglas de Eliminación en su página web: http://www.contaduria.gov.co/ Productos/ Reglas de Eliminación.
Las Reglas de eliminación corresponden a un conjunto de agrupaciones de subcuentas que identifican las diferentes operaciones recíprocas efectuadas entre las ECP. Estas operaciones se eliminan en el proceso de consolidación que adelanta la CGN, con el fin de evitar la sobrestimación generada por la doble acumulación de valores. Estas Reglas de Eliminación deberán utilizarse al momento de registrar la información en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA.
Así mismo, este archivo contiene en la hoja de Excel denominada "Subcuentas al 100% ", el listado de las subcuentas recíprocas reportables al 100%, es decir, aquellas en las cuales el sistema CHIP exige que el total del valor reportado en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA sea reportado en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA.
2.3.4. Conciliación de operaciones recíprocas
Las entidades realizarán los respectivos procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas en los cortes trimestrales intermedios con el fin de minimizar los saldos por conciliar generados al finalizar el periodo contable, con independencia de la conciliación que debe efectuarse en el último corte.
Para la gestión a los saldos por conciliar de las operaciones recíprocas, las entidades deberán utilizar diferentes estrategias, tales como la circularización, contacto directo con niveles jerárquicos que apoyen y direccionen estos procesos, programación y realización de reuniones virtuales y establecimiento de consensos para los ajustes correspondientes; así mismo, deberán dar respuesta oportuna a los requerimientos, atender la citación a las diferentes reuniones y llevar a cabo las demás actuaciones que sean solicitadas por otras entidades con el fin de gestionar los saldos por conciliar.
Para facilitar lo anterior, las entidades sujetas al ámbito del RCP deberán consultar las publicaciones que algunas entidades vienen realizando en sus páginas web, relacionadas con los saldos de las operaciones recíprocas. Por su parte, las entidades que realizan la publicación deberán efectuar la divulgación correspondiente con la debida anticipación para permitirles a las entidades recíprocas interactuar y retroalimentar el proceso.
2.3.5. Reconocimiento del ingreso por transferencias de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - Unidad de Recursos Administrados (ADRES) 923272791 a los entes territoriales
Los municipios y/o los fondos descentralizados de salud deberán registrar los derechos por recursos transferidos por la ADRES del Régimen Subsidiado en la subcuenta 133701-Sistema General de Seguridad Social en Salud y el ingreso en la subcuenta 442104-Recursos para la financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
2.3.6. Transferencia de rentas cedidas de los departamentos a los municipios para el Régimen Subsidiado
Los departamentos deberán registrar, como gasto por transferencia y a nombre de cada uno de los municipios, los recursos de las rentas cedidas administrados por la ADRES con destino a la cofinanciación del Régimen Subsidiado, así como los recursos del esfuerzo propio departamental utilizados para el pago de la LMA, en la subcuenta 542304-Para programas de salud de la cuenta 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS. Por su parte, los municipios registrarán estos valores en la subcuenta 442804-Para programas de salud de la cuenta 4428-OTRAS TRANSFERENCIAS.
La información sobre la utilización de estos recursos debe ser consultada en el resumen de LMA publicado en forma mensual en la página de la ADRES, a través del siguiente enlace: https://www.adres.gov.co/R-Subsidiado/Liquidaci%C3%B3n- mensual-afiliados-LMA/Resumen-LMA.
Adicionalmente, para el reporte de operaciones recíprocas, puede consultarse la herramienta llamada Operaciones Recíprocas, a través de la web https://www.adres.gov.co/nuestra-entidad/informacion-financiera/unidad-gestion- general-ugg/contabilidad. Esta herramienta muestra el listado de las entidades que reportan saldos por operaciones recíprocas con la entidad que realiza la consulta (previo al proceso de consolidación que ejecuta la CGN), asimismo, permite visualizar los saldos pendientes por conciliar de la entidad reportante, con las demás entidades públicas, generados con posterioridad al proceso de consolidación.
2.3.7. Operaciones recíprocas relacionadas con la financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Para el reconocimiento de los recursos del régimen subsidiado en salud, las entidades del nivel territorial reportarán como recíproca a la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud-Unidad Recursos Administrados (ADRES) 923272791, en la subcuenta 442104-Recursos para la financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
2.3.8. Reporte de operaciones a través de encargos fiduciarios
En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas se realizará con la entidad que controla los recursos, de conformidad con el Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración, expedido mediante la Resolución 079 de 2019 del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, modificado mediante la Resolución 092 de 2020 y la Resolución 386 de 2018 y actualizado por las resoluciones 090 de 2020 y la 064 de 2022 del Marco Normativo de Entidades de Gobierno. Para estos efectos, las entidades adoptarán las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades contables públicas intervinientes en las operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el reporte.
2.3.9. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX)
Los saldos reportados en las subcuentas 190801-En administración o 190601-Anticipos sobre convenios y acuerdos, con el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX), no se reportarán como operaciones recíprocas, teniendo en cuenta que el ICETEX utiliza cuentas de orden para el registro de las operaciones efectuadas con los recursos que administra.
2.3.10. Cuota de fiscalización y auditaje
Para el caso de la cuota de fiscalización y auditaje, las entidades del nivel nacional reportarán las operaciones sin flujo de efectivo como entidad recíproca a la Contraloría General de la República (CGR) con código institucional 10200000, en las subcuentas 512002-Cuota de fiscalización y auditaje, 244014-Cuota de fiscalización y auditaje y 472203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda.
Por su parte, la Contraloría General de la República CGR reportará las subcuentas utilizadas para registrar esta operación de la siguiente manera: 131128-Cuota de fiscalización y auditaje, 411062-Cuota de fiscalización y auditaje, 572080-Recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y revelación de las Operaciones interinstitucionales contenido en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno. A su vez, la DGCPTN reportará, en la subcuenta 472080-Recaudos, una operación reciproca con la CGR por la cuota de auditaje recaudada con flujo de efectivo
Por su parte, las Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público reportarán como tercero el código institucional de la Contraloría Territorial que corresponda, atendiendo lo dispuesto en la Resolución 194 de 2020, expedida por la CGN. El registro de la cuota de fiscalización y auditaje de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, será a través de las siguientes subcuentas: 512002- Cuota de fiscalización y auditaje y 244014-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda.
2.3.11. Impuestos y sobretasas
Las entidades públicas contribuyentes de impuestos nacionales reportarán las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora, identificada con el código institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación recíproca se reportará con la entidad beneficiaria de la cesión.
El valor de la sobretasa ambiental o porcentaje que se factura con el impuesto predial, así como de la tasa retributiva o compensatoria se reportarán atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento contable para el registro del porcentaje ambiental, la sobretasa ambiental y el porcentaje de la tasa retributiva o compensatoria, expedido a través de la Resolución 593 de 2018.
Cuando se trate de impuestos territoriales, la operación recíproca se reportará entre la entidad contribuyente y el respectivo municipio, distrito o departamento que lo administra y recauda.
2.3.12. Recursos del Sistema General de Participaciones (SGP)
La entidad territorial reportará la operación recíproca de derechos e ingresos por las participaciones de la siguiente manera: para propósito general, programas de alimentación escolar, municipios de la ribera del Rio Magdalena y resguardos indígenas, con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público utilizando el código 11500000; para educación, con el Ministerio de Educación Nacional utilizando el código 11300000; para salud, con el Ministerio de Salud y Protección Social utilizando el código 923272421; y para agua potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio utilizando el código 923272412.
Las entidades que por mandato legal transfieran y/o reciban recursos del Sistema General de Participaciones reconocerán la última doceava participación del año en el periodo contable al cual corresponda la misma, en cumplimiento del principio de Devengo.
2.3.13. Operaciones recíprocas con entidades liquidadas
El reporte de las operaciones recíprocas efectuadas con entidades que se liquidaron durante el periodo se ajustará a los siguientes lineamientos:
- Cuando la entidad de gobierno o empresa mantenga derechos u obligaciones con una entidad en liquidación y esta última traslade la obligación o el derecho a otra entidad pública, la entidad de gobierno o empresa reportará la operación recíproca con la entidad a la que se trasladó la obligación o el derecho.
- En lo relativo a las cuentas del Estado de Resultados, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el periodo no reportarán los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.
2.3.14. Operaciones recíprocas por recursos entregados en administración, diferentes a los administrados a través de negocios fiduciarios
Las entidades de gobierno que hayan entregado recursos para que otra entidad pública los administre y que, al cierre del ejercicio, los mantengan en efectivo o inversiones, reportarán como operación recíproca la subcuenta que identifique el concepto del recurso entregado en administración por la entidad que los entrega, de acuerdo con lo prescrito en el numeral 3 del Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y del numeral 2 del Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público.
Por su parte, la entidad que los recibe los reportará en la subcuenta 290201-En administración. En todo caso, para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar los informes y documentos soporte que permitan el oportuno reconocimiento contable de los hechos económicos que correspondan
Los recursos que hacen parte del plan de activos para el pago del pasivo pensional, entregados en administración a la DGCPTN, se reportarán por la entidad que los entrega en la subcuenta 190402-Recursos entregados en administración a entidades distintas de las sociedades fiduciarias y por la DGCPTN en la subcuenta 290202- Administrados por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional que hacen parte del plan de activos para el pago del pasivo pensional de otras entidades.
Las entidades territoriales deberán verificar y reportar los saldos de los recursos entregados en administración a la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud-Unidad Recursos Administrados (ADRES), identificada con el código institucional 923272791.
2.3.15. Reporte de operaciones recíprocas por el pago de servicios públicos
Las entidades que prestan servicios públicos reportarán la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del servicio facturado a otras entidades públicas. Por su parte, las entidades que reciben el servicio prestado reportarán el respectivo gasto o costo de ventas, según corresponda (solo las subcuentas incluidas en las reglas de eliminación). Si se generan saldos por conciliar, estos se marcarán como "Diferencia eliminada vía proceso de consolidación", dado lo anterior, las entidades partícipes deberán revisar que los valores reportados correspondan.
Cuando la entidad que recibe el servicio público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio, informará esto a la empresa de servicios públicos para que reporte el valor respectivo con la entidad pública que lo reconoce y paga.
2.3.16. Reporte de operaciones recíprocas por regalías
Los gastos y obligaciones por transferencias del Sistema General de Regalías a las entidades territoriales, registrados en las subcuentas de la cuenta 5413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 240316-Sistema General de Regalías, constituyen operaciones recíprocas a reportar por la entidad Sistema General de Regalías (SGR), identificada con el código 923272447, con los ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales y Cormagdalena (asignación del 0,5% de los ingresos del SGR) en las subcuentas de la cuenta 4413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 133702-Sistema General de Regalías.
Teniendo en cuenta que las entidades territoriales y Cormagdalena (asignación del 0,5% de los ingresos del SGR) son beneficiarias de los recursos del Sistema General de Regalías, deberán tener presente que son ellas quienes efectúan el reconocimiento contable del ingreso por transferencias, independientemente de que los recursos se hayan girado al ente ejecutor.
Además, las entidades territoriales deberán reconocer, en su contabilidad, los ingresos del Sistema General de Regalías en la subcuenta 441305-Para ahorro pensional territorial, independientemente de que los recursos sean girados directamente al FONPET, y deberán ser reportados como operación recíproca con la entidad Sistema General de Regalías. Lo anterior, en aplicación de la Resolución 191 de 2020 por la cual se incorpora, en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con los recursos del Sistema General de Regalías y se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo.
2.3.17. Reporte de operaciones recíprocas en conceptos contables que presenten deterioro
Las entidades que tengan conceptos (cuentas por cobrar, inversiones o prestamos por cobrar) que presenten deterioro y que correspondan a operaciones recíprocas a reportar incluidas en las Reglas de Eliminación deberán incorporar, en el formulario CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA, los saldos de las subcuentas objeto de deterioro y los saldos de las subcuentas de deterioro que le correspondan.
2.3.18. Reporte de operaciones recíprocas por Movilización de activos
Las operaciones recíprocas por hechos económicos relacionados con la movilización de activos corresponden a las indicadas en el procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos (Resolución 469 de 2016)
2.3.19. Anticipos de impuesto sobre la renta
Los saldos reportados en la subcuenta 190701-Anticipo de impuesto sobre la renta, por parte de las entidades públicas, que son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, son los correspondientes al anticipo de renta liquidado para el año gravable siguiente, en la última declaración de renta que se reporta con la DIAN. Por su parte, la DIAN reporta la operación recíproca en la subcuenta 291701- Anticipo impuesto de renta.
2.3.20. IVA no descontable
El valor del IVA por compra de bienes y servicios, que se registra como un mayor valor de los costos o gastos en que se incurre, no se reportará como operación recíproca en el formulario CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA, es decir, el reporte se realizará por el valor de bien o servicio adquirido sin el IVA.
2.3.21. Subcuentas no incluidas en las reglas de eliminación
En el formulario CGN2015_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA, únicamente serán reportadas las subcuentas que hacen parte de las reglas de eliminación, las cuales pueden ser consultadas en la página web de la CGN. Por lo anterior, las subcuentas no incluidas en las reglas no son objeto de reporte.
No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe ser incluida, puede remitir la solicitud al correo electrónico gestiondocumental@contaduria.gov.co, indicando lo siguiente: la subcuenta a incluir, el origen y la descripción de la transacción, las entidades públicas partícipes y las subcuentas que considere deben ser las recíprocas.
2.3.22. Operaciones recíprocas consigo misma
Solamente será viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma cuando una ECP realice transacciones u operaciones en las cuales genere simultáneamente, bien el ingreso y el gasto o costo, o bien el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad, como ocurre, por ejemplo, en los servicios públicos y aportes parafiscales.
En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos conciliados al 100%, es decir, que el valor del derecho sea igual al valor de la obligación y que el valor del ingreso sea igual al gasto o costo.
Cuando se presenten situaciones de agregación de unidades o entidades, la entidad agregadora efectuará las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones con todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de realizar el reporte a la CGN. En consecuencia, para estos casos, no subsistirán operaciones recíprocas consigo misma.
2.3.23. Operaciones que no deben reportarse como recíprocas
No se reportarán como operaciones recíprocas las siguientes:
a) Las subcuentas de los grupos 15-INVENTARIOS, 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, 17- BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES; las subcuentas de las cuentas 1926-DERECHOS EN FIDEICOMISO, 1951- PROPIEDADES DE INVERSIÓN y 1970-ACTIVOS INTANGIBLES; las subcuentas de las cuentas 1980, 1981, 1982, relacionadas con ACTIVOS BIOLÓGICOS; y las subcuentas de la cuenta 1985-ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS, porque estos conceptos no corresponden a derechos y obligaciones entre entidades públicas.
b) Las subcuentas de la clase 3-PATRIMONIO, teniendo en cuenta que la participación patrimonial se calcula directamente en el proceso de consolidación efectuado por la CGN, con base en la información reportada por las empresas societarias a través del sistema CHIP. Si bien estas subcuentas no se reportan como operaciones recíprocas, para la actualización de la inversión la empresa debe entregar, a los inversionistas de forma trimestral y oportuna, la certificación del valor de la participación patrimonial.
c) Las subcuentas del grupo 55-GASTO PÚBLICO SOCIAL porque el beneficiario de este gasto es esencialmente la comunidad.
d) Las subcuentas de la clase 7-COSTOS DE TRANSFORMACIÓN por cuanto el saldo de estas subcuentas se traslada periódicamente a las subcuentas de la clase 6- COSTOS DE VENTAS o al grupo 15-INVENTARIOS.
e) Las subcuentas de las clases 8-CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS y 9-CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS porque estos conceptos no afectan la situación financiera de la entidad.
f) Las transacciones que efectúa la entidad pública con otra entidad pública, donde el beneficiario son los trabajadores o la comunidad, las cuales no se eliminan en el proceso de consolidación ejecutado por la CGN. Por lo tanto, los conceptos relacionados con las contribuciones y aportes a los sistemas generales de riesgos laborales, pensiones, salud y cesantías, en calidad de empleador, seguros de vida y los subsidios dirigidos a la comunidad, (ya sean derechos, obligaciones, ingresos o gastos y costos) no se reportan.
g) Los conceptos "genéricos" y "otros", en razón a que recogen hechos y eventos contables generales, sin una especificación que identifique y garantice su reciprocidad en otra entidad pública que partícipe de la transacción.
2.4. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio
Con el fin de precisar la forma en que se deben reportar los movimientos y el saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio, se presentan, a continuación, las situaciones que se deberán observar para que el proceso de validación no genere inconsistencias:
2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905- CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad/excedente o pérdida/déficit) calculada por la entidad, que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que, si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.
Las entidades de gobierno, en liquidación y las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para esta cuenta en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo.
2.4.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230-RESULTADO DEL EJERCICIO
El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad/excedente o pérdida/déficit) calculada por la entidad, que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que, si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.
Las entidades de gobierno, las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y las entidades en liquidación, realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para estas cuentas en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo.
3. RECLASIFICACIÓN DE SALDOS PARA LA INICIACIÓN DEL PERIODO CONTABLE DEL AÑO 2023
Al inicio del periodo contable de la vigencia 2023, las entidades públicas realizarán la reclasificación de los saldos registrados en las subcuentas de Resultados del ejercicio, de las cuentas 3110 y 3230-RESULTADO DEL EJERCICIO, a las subcuentas respectivas de las cuentas 3109 y 3225-RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES, según corresponda.
4. RECOMENDACIONES ESPECIALES
4.1. Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades territoriales
Las entidades territoriales que hayan realizado venta de activos al sector privado revelarán los montos de estas operaciones en las subcuentas respectivas de la cuenta 8354-RECAUDO POR LA ENAJENACIÓN DE ACTIVOS AL SECTOR PRIVADO, definidas para este propósito y desarrolladas en un aparte de las notas a los estados financieros.
4.2. Rendición de cuentas
En cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, en particular el de Rendición de Cuentas, incluido en el Referente teórico y metodológico de la Regulación Contable Pública del Régimen de Contabilidad Pública y, en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades presentarán, en la fecha en la que se realice la audiencia pública de Rendición de Cuentas, elementos a destacar de los estados financieros de Situación Financiera, de Resultados, de Cambios en el Patrimonio y de Flujos de Efectivo cuando corresponda, al 31 de diciembre del año anterior, en concordancia con la estrategia de Buen Gobierno.
4.3. Control interno contable
Se recomienda, a todos los gerentes públicos o liquidadores y, por su intermedio, a las oficinas de control interno, realizar un seguimiento permanente al proceso de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y presentar el respectivo informe en las fechas indicadas. Lo anterior en cumplimiento de lo señalado en la Resolución 193 de 2016 sobre el tema de control interno contable.
4.4. Subcuentas bajo la denominación OTROS
Se recomienda que las entidades que registren valores en las subcuentas con denominación “otros” identifiquen, en primer lugar, los conceptos que pueden clasificarse en una subcuenta específica definida y existente en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo que le aplique a la entidad y, en segundo lugar, cuando no se encuentre una subcuenta específica para el registro, indiquen los conceptos registrados en la respectiva nota a los estados financieros.
4.5. Registro de la reserva financiera para el cubrimiento de los pasivos pensionales que poseen las entidades territoriales como saldo en el FONPET.
Se recomienda a las entidades territoriales, que, para el registro y conciliación del valor de la reserva financiera para el cubrimiento de los pasivos pensionales que se tienen como saldo en el FONPET, éste se realice en la cuenta 1904 Plan de activos para beneficios posempleo, en las subcuentas correspondientes indicando si pertenecen a Encargos Fiduciarios, Derechos en Fideicomiso u otro derecho.
En caso de encontrase diferencias entre el valor reconocido por la entidad y el valor reportado por el FONPET, la entidad territorial deberá proceder a realizar los ajustes a que haya lugar, garantizando la consistencia del saldo reportado por las dos entidades.
Para el efecto, las entidades territoriales podrán obtener la Información del saldo de los recursos en FONPET a través del SIF- FONPET en la página del Ministerio de Hacienda y Crédito Púbico.
Ahora bien, si la entidad cuenta con recursos adicionales, que no hacen parte del saldo en el FONPET y que tienen como objetivo cubrir los pasivos pensionales, deberán reportarlos en las subcuentas correspondientes de la cuenta 1904 Plan de activos para beneficios posempleo, en las subcuentas correspondientes de acuerdo con la naturaleza del derecho reconocido.
De otra parte, se solicita a las entidades territoriales que no tengan usuario para ingresar al sistema de información del FONPET para consultar el saldo correspondiente y efectuar la conciliación, realizar el diligenciamiento del formato de solicitud de usuarios del SIF-FONPET, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto establezca el FONPET.
Adicionalmente, las entidades territoriales revelarán en sus notas a los estados financieros el valor de los activos (reserva financiera) que respalda el cubrimiento de los pasivos pensionales, detallando el valor del saldo en el FONPET, y el valor de los recursos con los que cuenta la entidad de forma adicional.
5. CIERRE DEL PERIODO CONTABLE DEL AÑO 2022 E INICIO DEL AÑO 2023, EN LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA NACIONALES (SIIF NACIÓN-SPGR).
Los Sistemas de Información Integrados Nacionales corresponden a los que se refiere los Decretos Únicos Reglamentarios del Sector Hacienda y Crédito Público, y del Sector Administrativo de Planeación Nacional, números 1068 y 1082 de 2015, respectivamente, en los cuales se establece el ámbito y la utilización de los Sistemas Integrados de Información Financiera (SIIF - Nación) y Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías (SPGR), para el registro de la gestión financiera de las ECP que son del ámbito del Presupuesto General de la Nación, con algunas excepciones en el SIIF para las sociedades de economía mixta, las corporaciones autónomas regionales y las instituciones de educación superior. Por su parte, el SPGR es de obligatoria aplicación para las entidades beneficiarias de las regalías, ejecutores de proyectos y órganos del sistema.
En consecuencia, las tablas de eventos contables integran la norma presupuestal con la contable y demás normas que afecten la Gestión Financiera Pública utilizando las funcionalidades disponibles en los Sistemas de Información Integrados Nacionales, así:
Además de los aspectos tratados en los demás numerales de este instructivo, las entidades del ámbito del SIIF Y SPGR deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
5.1 Aspectos previos al cierre del año 2022
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES | |||||||
| 1 | Las Operaciones Interinstitucionales son realizadas entre ECP del ámbito. En el sistema se identifican con el auxiliar PCI RELACIONADA “PCI REL” tenga en cuenta: Que las operaciones en donde intervienen estos códigos están definidas en las Tablas de Eventos Contables y generan contabilidad en dos entidades, por lo tanto, las ECP no deberán efectuar comprobantes manuales reclasificando los registros automáticos que el sistema genera. | X | |||||
| 2 | Los recaudos que al final del periodo contable no hayan sido identificados, se registrarán, así: La entidad que tiene el derecho o que debe registrar una obligación, mediante la funcionalidad de comprobante manual, debita la subcuenta 572080-Recaudos y acredita el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar. Por su parte, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) elabora la reclasificación temporal afectando la subcuenta 472080-Recaudos y el auxiliar directo 240720001- Recaudos por clasificar. | X | |||||
| RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE | |||||||
| 3 | Las entidades deberán efectuar los registros contables de los valores retenidos a los sujetos de retención y de los valores pagados a la DIAN, de las subcuentas correspondientes de la cuenta 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE, mediante la funcionalidad de comprobantes manuales, a nivel de auxiliar directo y de tercero. En consecuencia, a 31 de diciembre de 2022, el auxiliar "Pagado" de las subcuentas de la cuenta 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE deberá tener saldo igual a cero; por su parte, el auxiliar "Retenido" deberá corresponder a los valores que serán pagados en el mes de enero de 2023, de conformidad con el calendario tributario y en aplicación del principio de Devengo. | X | X | ||||
| IMPUTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE RECAUDO POR CLASIFICAR “DRXC” | |||||||
| 4 | Las ECP deben efectuar la imputación de los Documentos de Recaudo por Clasificar “DRXC” de tal forma que no se subestimen los ingresos ni se sobreestimen los activos por derechos de cobro. | X | |||||
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| 5 | Cuando la DGCPTN efectúe el proceso de reasignación de un Documento de Recaudo por Clasificar “DRXC” en un periodo contable diferente a aquel en el que se originó, la contabilidad corresponderá a la aplicación de la Norma definida en el numeral 4. Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, del capítulo VI. NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. La DGCPTN registrará un débito en el auxiliar directo de las subcuentas de la cuenta 3109-RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES y un crédito a la subcuenta 472080- Recaudos. La ECP que recibe el “DRXC” contabilizará un débito en la subcuenta 572080- Recaudos y un crédito en el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar. La ECP a la que le asignaron recursos por error en la vigencia anterior registrará un débito en el auxiliar directo 240720001- Recaudos por clasificar y un crédito en el auxiliar directo de las subcuentas de la cuenta 3109-RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES. | X | |||||
| PAGOS CON "TRASPASO A PAGADURÍA” | |||||||
| 6 | Las entidades deben realizar la orden de pago no presupuestal, con el fin de cancelar el pasivo registrado en la obligación, en el momento en el que se efectúe el giro de las cuentas bancarias de las ECP. Lo anterior, aplicando el Procedimiento de pago extensivo, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). | X | X | ||||
| REINTEGROS DE VIGENCIAS ANTERIORES Y CAJAS MENORES | |||||||
| 7 | El registro de los reintegros de la vigencia anterior se realiza en el sistema con la Tabla de Eventos Contables TCON10 Causación y Acreedores de Ingresos, y el Tipo de Registro “Causación” definido en el débito con el auxiliar directo 138490001-Otras cuentas por cobrar de la cuenta 1384-OTRAS CUENTAS POR COBRAR y en el crédito en la subcuenta 480826-Recuperaciones de la Cuenta 4808-INGRESOS DIVERSOS. | X | |||||
| 8 | En el proceso de legalización, reintegro y constitución de las cajas menores, deberá aplicarse el procedimiento publicado en la siguiente ruta: www.contaduria.gov.co - Productos - Macroproceso contable SIIF Nación y/o Macroproceso contable SPGR - Implementación de normas, procedimientos y doctrina contable - Procedimiento contable de caja menor. | X | X | ||||
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| 9 | Las ECP deberán realizar los reintegros presupuestales de gasto conforme al numeral 2.5 Reintegros al SGR por Recursos de Regalías, del procedimiento de Implementación de la Resolución CGN No. 191 del 30 de noviembre de 2020 en el Sistema de Presupuesto Giro de Regalías (SPGR) | X | |||||
| SISTEMAS AUXILIARES DEL SIIF NACIÓN | |||||||
| 10 | El parágrafo del artículo 2.9.1.1.6 Alcance de la información registrada en el SIIF Nación del Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, expresa que “las aplicaciones administradas por las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, empleadas para registrar negocios no previstos en el SIIF Nación, servirán como auxiliares de los códigos contables que conforman los estados contables. Dicha información hará parte integral del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación.” | X | |||||
11 | Mantener un inventario de los sistemas internos y bases de datos, que sirven de auxiliares a los sistemas integrados de información SIIF y SPGR, así como, el registro de las actualizaciones respecto a la normativa contable pública vigente y la estructura de las tablas de eventos contables del catálogo y sus auxiliares. | X | X | ||||
12 | Para dar aplicación al numeral 13 del artículo 5° de la Resolución CGN- 191 de 2020, las ECP deben desarrollar las siguientes acciones: a. Habilitar la PCI- Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías- SPGR en el Sistema SIIF-Nación. b. Homologar las Tablas de Eventos Contables TCON01-Catálogo Contable y TCON06-Catálogo Contable Relación Auxiliares en el SIIF-Nación y SPGR. c. Homologar los auxiliares internos definidos en TCON06- Relación Catálogo Contable -Auxiliares del SPGR en SIIF- Nación, así: | X | X | ||||
| AUXILIAR | CÓDIGO | DESCRIPCIÓN | |||||
| PAGONP | 2-40-06 | Regalías | |||||
| CATGAS | A-02-01 | ADQUISICIÓN DE ACTIVOS NO FINANCIEROS | |||||
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| CATING | 1-0-00-1-02-6 | TRANSFERENCIAS CORRIENTES | |||||
| TER - ÚNICO | 999999999 | Para Terceros Privados | |||||
| TER - PÚBLICOS | El que corresponda | Están habilitados en el SIIF | |||||
| CTABAN | Lo define la ECP | La ECP debe enviar a la Administración del SIIF-Nación del MHCP datos de una cuenta bancaria para crearla por script en el sistema para que así quede como única. | |||||
| Elaborado por el GIT SIIN d. Se trata de un comprobante resumen con la funcionalidad de registros manuales. | |||||||
| 13 | Con relación al auxiliar Tercero “TER” se deben establecer los correctivos que correspondan en la creación y registro, con el fin de evitar la generación de saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta o duplicidad en el nivel auxiliar. Al seleccionar el tercero los sistemas disponen la clasificación de la Naturaleza del tercero; por Persona Natural “Nacional” o “Extranjero”, Persona Jurídica “Nacional” o “Extranjero” y, Consorcio o Unión Temporal. Los registros de hechos económicos se realizan utilizando la tabla de terceros. | X | X | ||||
| EXCEDENTES FINANCIEROS (DOCUMENTO CONPES) | |||||||
| 14 | Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros deben efectuar el reconocimiento utilizando como soporte el documento CONPES, a través del rubro presupuestal que corresponda, aplicando el procedimiento publicado por la CGN, el cual se puede consultar en la siguiente ruta: www.contaduria.gov.co - Productos - Macroproceso contable SIIF Nación - Implementación de normas, procedimientos y doctrinas - Procedimiento contable de excedentes financieros, de acuerdo con el Catálogo de Clasificación Presupuestal CCP Versión 4 | X | |||||
| PERIODICIDAD DE REGISTROS | |||||||
| 15 | Al definir la periodicidad de los registros con la funcionalidad de comprobantes manuales, se debe tener en cuenta: | X | X | ||||
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| Las fechas límites para efectuar registros en el Macroproceso contable del SIIF-Nación y el SPGR. Las fechas de reporte al Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP). Las fechas de publicación de los informes y estados financieros, establecidos en el Marco Normativo Para Entidades de Gobierno. | |||||||
| REPORTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTEGRADOS NACIONALES | |||||||
| 16 | El sistema cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas del formato CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros. | X | X | ||||
| 17 | El formato de saldos y movimientos se encuentra disponible para que la entidad realice los análisis de la información contable previa a la fecha límite para hacer registros. Las ECP deben elaborar los registros contables en el periodo dispuesto para los análisis de la información, por cuanto que, de conformidad con las estadísticas del comportamiento histórico de los registros manuales, el mayor número se genera el último día de la fecha límite. | X | X | ||||
| PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD | |||||||
| 18 | Cuando se trate de hechos económicos en los cuales se haya materializado el recibo de bienes o la prestación de servicios, con independencia de que esto configure o no cuentas por pagar presupuestales y se tenga o no la disponibilidad del PAC, corresponderá a las ECP efectuar su reconocimiento en aplicación de los principios de contabilidad. Cuando el hecho económico no se origine en la ejecución presupuestal como consecuencia de la no disponibilidad de PAC, el registro contable procede con la funcionalidad de comprobantes manuales, atendiendo la esencia económica de la transacción. Cuando proceda el pago de las cuentas por pagar, así constituidas, en la etapa de la obligación presupuestal, se debe seleccionar el Atributo Contable que corresponda al tipo de operación diferente a “05-Ninguno”, de tal forma que al efectuar el pago se cancele el pasivo constituido en el devengo. | X | X | ||||
| No. | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | SIIF | SPGR | ||||
| Por lo anterior, la ECP deberá consultar en la Tabla de Eventos Contables TCON09-Pagos presupuestales de Gasto. Si el tipo de operación no tiene asociado atributo contable, le corresponde utilizar el 40 - BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS en el SIIF y el 26- BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS en el SPGR. | |||||||
| 19 | La ECP debe constituir las “Cuentas por cobrar” aplicando el principio del devengo, en el momento que se constituya el derecho, con independencia de que este coincida con el recaudo, para lo cual el sistema dispone el Tipo de Registro “Causación” en la Tabla de Eventos Contables TCON10-Causación y Acreedores de Ingresos. | X | X | ||||
| 20 | El párrafo 1 del numeral 2.1.2. Reconocimiento de las diferencias en cambio, de la Norma de Efectos de las Variaciones en las Tasas de cambio de la Moneda Extranjera, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, establece: “Al final de cada periodo contable, las partidas monetarias en moneda extranjera se reexpresarán utilizando la tasa de cambio en la fecha del cierre del periodo. Por lo anterior, los saldos de las partidas monetarias, activos y pasivos que se van a recaudar o pagar al cierre del periodo contable se reexpresarán a la tasa de cambio del 31 de diciembre de 2022. | X | X | ||||
| 21 | Reconocer los aumentos o disminuciones de ingresos por concepto de notas débito y/o crédito, generados en la factura electrónica. | X | |||||
| 22 | Para la ejecución del rezago presupuestal con pago liquido cero, en el SIIF Nación se debe utilizar el Atributo Contable “41 - EJECUCIÓN REZAGO PRESUPUESTAL SIN FLUJO” y con el valor “NO” en la marca Misma ECP. | X | |||||
5.2 Planeación del proceso de cierre del año 2022 e inicio del año 2023
| SIIF-NACIÓN | SPGR | PROCESO |
| 11 de febrero de 2023 | 08 de febrero de 2023 | Fecha límite para el registro contable de las operaciones del mes de diciembre de 2022 |
| 06 al 11 de marzo de 2023 | 15 de febrero de 2023 | Cierre del periodo contable 2022 |
| 13 al 18 de marzo de 2023 | 16 de febrero de 2023 | Cargue de saldos iniciales 2023 |
| Del 09 al 10 de febrero de 2023 | Registros en el Macroproceso Contable del SIIF Nación | |
Elaborado por el GIT SIIN
5.3 Cierre del periodo contable 2022, por ECP
Se define en la Tabla de Eventos Contables TCON99 y comprende: a. el cierre de las cuentas ingresos, gastos y costos con los Tipos de Registro “cierre de ingreso” y “cierre de gastos”, utilizando como contrapartida la subcuenta 590501- Cierre de ingresos, gastos y costos. Los costos clasificados en la clase 7- Costos de Transformación tienen como contrapartida la subcuenta “Traslado de costos (cr)” y b. el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio, con los Tipos de Registro “ResultadoEjerPositivo” y “ResultadoEjerNegativo”, como consecuencia de las operaciones realizadas en el periodo:
| Tipo de Registro | PE (Proceso especial) | Asiento 1 Debe 1 | Asiento 1 Haber 1 | Vigente |
| ResultadoEjerPositivo | NO | 590501 - Cierre de ingresos gastos y costos | 311001001 - Utilidad o excedente del ejercicio | SI |
| ResultadoEjerNegativo | NO | 311002001 - Pérdida o déficit del ejercicio | 590501 - Cierre de ingresos gastos y costos | SI |
Elaborado por el GIT SIIN
El cierre contable requiere la realización de las siguientes actividades como puntos de control:
| No. | Descripción de la actividad | SIIF | SPGR |
| 1 | Para cada una de las PCI que conforman la ECP, se debe verificar que la subcuenta 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos no presente movimientos y/o saldos en el periodo contable (1 de enero a 31 de diciembre de 2022) | X | X |
| 2 | Para cada una de las PCI que conforman la ECP, se debe verificar que los auxiliares directos 311001001-Utilidad o excedente del ejercicio y 311002001-Pérdida o déficit del ejercicio no presenten saldos ni movimientos débito o crédito en el período contable (1 de enero a 31 de diciembre | X | X |
| No. | Descripción de la actividad | SIIF | SPGR |
| de 2022), excepto los generados por los siguientes Tipos de Registro “ReclaEjerNegativo” y “ReclaEjerPositivo”. | |||
| 3 | Verificar que los códigos de la clase 7- Costos de transformación a nivel de cuenta presenten saldo con valor cero. | X | |
| 4 | Verificar que los costos y gastos incurridos por la entidad hayan sido distribuidos a los centros de costos productivos o administrativos. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de la cuenta 5897-COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR debe ser igual a cero | X | |
5.4 Inicio del periodo contable del año 2023
El traslado a resultados de ejercicios anteriores, al inicio del período contable es un registro definido en la tabla de eventos contables TCON99 Procesos Especiales, Cierre y Apertura Contable, así:
| Tipo de Registro | PE (Proceso especial) | Asiento 1 Debe 1 | Asiento 1 Haber 1 | Vigente |
| ReclaEjerNegativo | NO | 310902001 - Pérdidas o déficits acumulados | 311002001 - Pérdida o déficit del ejercicio | SI |
| ReclaEjerPositivo | NO | 311001001 - Utilidad o excedente del ejercicio | 310901001 - Utilidad o excedentes acumulados | SI |
Elaborado por el GIT SIIN
Al inicio del periodo contable del año 2023, se deben establecer las acciones a seguir, con el fin de que se cumplan las siguientes actividades:
| No. | Descripción de la actividad | SIIF | SPGR |
| 1 | Los códigos de los Grupos 47 y 57 “OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES” se parametrizan en la Tabla de Eventos Contables con el valor “NO” en la marca “Manual” | X | |
| 2 | Al inicio del periodo contable, la DGCPTN reversará la reclasificación temporal efectuada a 31 de diciembre de 2022 de la subcuenta 472080-Recaudos y el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar para que sea reasignado a la entidad que tiene el derecho y proceda al proceso de imputación. | X | |
| 3 | Con la distribución del presupuesto verifique la trazabilidad de las operaciones que realiza la entidad, en los catálogos y en las tablas de eventos contables de los sistemas, con el fin de identificar la incidencia en el registro contable de los valores de las diferentes marcas de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, evitando la interpretación errónea del hecho económico. | X | X |
6. EXPEDICIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO INSTITUCIONAL PARA OBTENER O ACTUALIZAR EL RUT ANTE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
El Decreto No 1091 del 2020, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, establece ajustes y modificaciones al Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, específicamente, se precisan los requisitos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT o su actualización. Según el numeral 1.5 del artículo 8 que modifica el artículo 1.6.1.2.11., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, se establece que:
Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT se encuentre inmerso en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública definido en aplicación de la Ley 298 de 1996 y de acuerdo con el artículo 5o de la Resolución CGN No 354 de 2007, modificada por el artículo 1o de la Resolución CGN 195 de 2021, éste deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la CGN. Este certificado deberá indicar como mínimo los datos de identificación de la entidad, del representante legal, ubicación de la entidad, clasificación y código institucional asignado.
Para el caso de las entidades públicas que reportan su información contable a través de una entidad agregadora (Reportante: Ministerios, departamentos, distritos, municipios, etc.), estas deberán solicitar la certificación a la entidad que las agrega, teniendo en cuenta que, para efectos del reporte, el código institucional de la entidad agregada es el mismo de la entidad agregadora.
Teniendo en cuenta lo anterior, cuando una entidad pública requiera actualizar su RUT, deberá descargar el certificado solicitado por la DIAN ingresando a la web entidad en la página www.chip.gov.co con su usuario y contraseña y deberá descargar el certificado denominado “Certificado Entidad Contable Pública”. Si la entidad va a realizar inscripción del RUT, primero deberá solicitar el código institucional a la Contaduría General de la Nación - CGN y, en respuesta de la solicitud, la CGN remitirá el certificado pertinente al solicitante.
Si la entidad solicitante no tiene asignado código institucional y su información contable es agregada por otra entidad, esta última es la responsable de expedir la correspondiente certificación; para el efecto, se ha dispuesto una funcionalidad en la web entidad para que la entidad que agrega la información expida el certificado de este tipo de entidades denominado “Certificado Agregadas”.
7. REVELACIONES EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Se insta de manera especial a todos los representantes legales y otros directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las ECP de los niveles nacional y territorial, para que den especial importancia a la preparación de las revelaciones que son parte fundamental de las notas a los estados financieros, toda vez que estas coadyuvan al cumplimiento y observancia de los objetivos de la información financiera, esto es, que sea útil y que satisfaga las necesidades de los usuarios que se enmarcan en la rendición de cuentas, toma de decisiones y control.
La información revelada en las notas a los estados financieros debe cumplir con las siguientes características: que sea necesaria para que los usuarios comprendan los estados financieros, que proporcione información que presentan los estados financieros de manera contextualizada y según el entorno en que opera la entidad, y que tenga generalmente, una relación clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.
Las entidades de gobierno y las empresas sujetas al ámbito de aplicación de la Resolución 414 de 2014, deberán cumplir con lo establecido en el numeral 1.3.6 Notas a los Estados Financieros de la Norma de presentación de estados financieros, de los respectivos marcos normativos.
Así mismo, las ECP a quienes les aplique, deberán tener en cuenta lo señalado en la Resolución 441 de 2019, modificada por la Resolución 193 de 2020, para la preparación y reporte de las notas a los estados financieros a la CGN.
Las entidades que utilicen subcuentas con la denominación “otros” y presenten valores significativos, deberán explicar en las notas a los estados financieros los conceptos que fueron reconocidos y solicitar a la CGN la posibilidad de incorporar el concepto específico en el Catálogo General de Cuentas.
Cordial saludo.
MARLENY MARÍA MONSALVE VÁSQUEZ
Contadora General de la Nación
