MEMORANDO 607 DE 2019
(junio 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Dirección Nacional de atención y trámite de quejas y Defensorías Regionales |
| De: | GIOVANNI ALEJANDRO ROJAS SÁNCHEZ Director Nacional de atención y trámite de quejas MAGDA CAROLINA CARDOZO CERQUERA Responsable grupo de gestión documental |
| Referencia: | Lineamientos de gestión documental conformación de expedientes de peticiones (solicitudes, quejas y asesorías). |
Respetados doctores,
Con un cordial saludo nos dirigimos a ustedes con el fin de informales que la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas y el Grupo de Gestión Documental, han venido sosteniendo reuniones con el fin de acordar la metodología adecuada para la implementación del proceso de gestión documental de las peticiones (asesorías, solicitudes y quejas), tanto fisicas como electrónicas en el sistema de gestión documental ORFEO.
En consecuencia se determinó que a partir de la fecha no será necesario diligenciar el formulario de hoja de control GD-P02-F14, y adicionalmente se deben atender los siguientes lineamientos, los cuales serán publicados posteriormente en el instructivo GD- I01 "Instructivo para la Gestión de Comunicaciones Oficiales Y Organización de Archivo en la Defensoría del Pueblo".
Los expedientes físicos de las peticiones se deberán organizar de la siguiente manera:
1. Recibir comunicación oficial radicada y registrarla en el sistema visión web (este será el primer documento que conformará el expediente en orden cronológico).
2. Imprimir y firmar el formulario de Recepción de Peticiones Vision Web AT-P01-F09 y clasificarlo por tipo de petición (Queja, Solicitud o Asesoria).
3. Almacenar los documentos en orden cronológico en la carpeta correspondiente suministrada por la entidad, en caso de no contar con este insumo se deberá atender el plan de contingencia estipulado en el instructivo GD-101 de gestion documental.
4. No se deben usar separadoras en cartulina por expediente al interior de la carpeta.
5. Se debe proceder al archivo inmediato del Formulario AT-P01-F09 en la carpeta dearchivo institucional.
6. Para ahorrar recursos, en cada carpeta se deben almacenar varios expedientes de unmismo tipo de petición (una carpeta para solicitudes, una para quejas y otra para asesorías), las cuales se deben organizar en orden cronológico.
Cada expediente de la carpeta se debe follar de forma independiente de 1 a (n,) estopara que la foliación de uno no afecte a la de otro expediente en la medida que segestione y trámite la petición, ejemplo:
7. Folios del 1 al 197. Cada expediente en la carpeta de cada tipo de petición, se organizará así:Expedientes correspondientes a vigencias del año 2017 o anteriores
Expedientes correspondientes a vigencias del año 2017 o anteriores
| No. | Tipo Exp. | Serie | Subserie | Asunto | Documentos (Ordenar cronológicamente) |
| 1 | Quejas | 39. QUEJAS | 129. QUEJAS POR GRAVES VIOLACIONES A LOS DD HH Y DIH | Quejas 2017; 898999 a 989877 | • Queja escrita (si aplica) • Formulario recepción AT-P01-F09 • Formulario AT-P01-F01 (si aplica) • Formulario AT-P01-F04 (si aplica • Comunicaciones oficiales • Formulario de cierre AT-P01-F10 |
| 2 | Solicitudes | 53. SOLICITUDES | 132. SOLICITUD DE ATENCION ESPECIAL | Solicitudes 2017; 87969 a 969707 | • Solicitud escrita (si aplica) • Formulario recepción AT-P01-F09 • Formulario AT-P01-F01 (si aplica) • Formulario AT-P01-F04 (si aplica) • Comunicaciones oficiales • Formulario de cierre AT-P01-F10 |
| 3 | Asesorías | 8. ASISTENCIA TECNICA | 131. ASESORIAS A PETICIONARIOS | Asesorías 2017; 88959 a 949604 | • Asesoría escrita (si aplica) • Formulario recepción AT-P01-F09 • Formulario AT-P01-F01 (si aplica) • Formulario AT-P01-F04 (si aplica |
Expedientes correspondientes a vigencias del año 2018 en adelante
| o. | Tipo Exp. | Seríe | Subserie | Asunto | Documentos (Ordenar cronológicamente) |
| 1 | Quejas | 22. DERECHOS DE PETICIÓN PQRSD-DDHH Y DIH | N/A | Quejas 2018; 898999 a 989877 | • Queja escrita (si aplica) • Formulario recepción AT-P01-F09 • Formulario AT-P01-F01 (si aplica) • Formulario AT-P01-F04 (si aplica) • Comunicaciones oficiales • Formulario de cierre AT-P01-F10 |
| 2 | Solicitudes | 22. DERECHOS DE PETICIÓN PQRSD-DDHH Y DIH | N/A | Solicitudes 2018; 87969 a 969707 | • Solicitud escrita (si aplica) • Formulario recepción AT-P01-F09 • Formulario AT-P01-F01 (si aplica) • Formulario AT-P01-F04 (si aplica) • Comunicaciones oficiales • Formulario de cierre AT-P01-F10 |
| 3 | Asesorías | 22. DERECHOS DE PETICIÓN PQRSD-DDHH Y DIH | N/A | Asesorías 2018; 88959 a 949604 | • Ase |
Nota 1. Si en el proceso de asesoría, se proyectan documentos como tutelas, derechos de petición o similares para la firma del peticionario, no deberá conservarse copia de estos en los expedientes de archivo.
8. Una vez conformada la carpeta, con la primera queja, solicitud o asesoría según sea el caso, inmediatamente deberá diligenciarse formulario GD-PO2-F13 "Identificación de carpetas"
9. Se deben identificar las cajas institucionales que contienen las carpetas de los expedientes según Formulario GD-PO2-F12 "Identificación de cajas"
"NOTA: La vigencia de las cajas y carpetas corresponde al año de producción documental.
10. Se debe actualizar el inventario documental permanentemente en Excel registrando una a una las peticiones (quejas, solicitudes o asesorías), las carpetas y las cajas que conforman el archivo, diligenciando el Formulario GD-P02-F15. "Formato único de inventario documental".
Por su parte, las defensorias Regionales que cuentan con sistema de gestión documental ORFEO implementado, además de las instrucciones anteriores para la conformación de los expedientes fisicos, deberán crear un expediente electrónico en el sistema por cada petición (queja, solicitud o asesoría), conformando un expediente hibrido en su integridad, es decir conservando los documentos en el medio en el que se producen.
EXPEDIENTE HÍBRIDO
Expediente conformado simultáneamente por documentos fisicos yelectrónicos que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del tramite o actuación.
Tomado de: https://slideshare.net/MARCEUTA1287/exposicoe tie tematiko.n.5
En consecuencia, cada expediente se dividirá en dos partes que se complementan entre siy constituyen una sola unidad documental para efectos de inventario documental, trazabilidad y disposición final aplicando tablas de retención documental. Para conformar el expediente electrónico se debe:
1. En primera instancia conformar el expedientesco con las comunicaciones oficialesde entrada que llegan a la ventanilla de correspondencia, atendiendo los criteriosmencionados en el presente documento, así como los que indique el procedimientoGD-P01 de organización de archivos.
2. Una vez se asigne al funcionario responsable una comunicación oficial digital en la bandeja de entrada de ORFEO, con la cual nace la queja, la solicitud o la asesoria, se debe registrar la información en el sistema visión web de tal manera que se cuente con el número de registro correspondiente, que constituirá la llave de búsqueda con la cual será posible recuperar de forma oportuna la información del ciudadano.
3. Si la comunicación oficial de entrada, asignada en la bandeja de ORFEO es un correo electrónico, no será necesario imprimirlo para que forme parte del expediente fisico, pues se conservará digital en el expediente electrónico conformado en el sistema. En este caso en la carpeta fisica unicamente se archivaran los formularios de recepción y cierre de la petición.
4. Los formularios tanto de apertura como de cierre generados por el sistema visión web, se deben continuar imprimiendo, firmando y archivando en el expediente fisico.
5.Seguido de ello, paralelamente se deberá conformar el expediente electrónico en el sistema de gestión documental ORFEO, con la siguiente información:
4.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
| Serie: | 22. DERECHOS DE PETICIÓN PORSD- DDHH Y DIH |
| Suberie: | Sin subserie-0 |
| Tipo de documento: | Comunicaciones oficiales |
4.2 EXPEDIENTE (Dos opciones)
Opción 1 "Crear expediente" (Aplica para un expediente nuevo, del cual no se haya registradoinformación previamente):
| ASUNTO: | Tipo de petición (Queja, Solicitud, Asesoría) y número de visión web ATQ (2019xxxxxxxxxx) Ejemplo: |
| Queja 201900015846 Asesoria 201900015849 Solicitud 201900016485 | |
| Metadato 1: Metadato 2: Metadato 3: Metadato 4: | Nombres y apellidos del peticionario Número de identificación del peticionario Nombres y apellidos del afectado (en caso de ser diferente al peticionario) Identificación del afectado (en caso de ser diferente al peticionario |
NOTA: En el caso de una petición que incluya varios afectados, se deberá poner los nombres y apellidos del primer afectado, seguido de la palabra "y otros".
Opción 2 "Incluir en" (Aplica para archivar una comunicación oficial en un expediente que se hayacreado con anterioridad)
En este caso, el sistema requiere un parámetro de búsqueda o el número del expediente arrojado por ORFEO cuando se crea, por tal razón para descartar si ya existe un expediente creado previamente, deberán ingresar información registrada con anterioridad como el número de visión web, el número de cédula del peticionario, nombres y apellidos o el numero del expediente si lo conocen.
Con la información ingresada, el sistema les arrojará el expediente correspondiente y deberán seleccionar aquel en el cual desean archivar la nueva comunicación oficial que hace parte del expediente.
6. Cualquier comunicación oficial (respuesta al peticionario, salida a una entidad externa o persona natural, o memorando), que se proyecte y se firme digitalmente en el sistema de gestión documental ORFEO, deberá ser enviada a través de este medio al correo electrónico del destinatario si se conoce, de lo contrario será impresa una única vez para envío a través de la empresa de mensajeria.
Por lo anterior no será necesario imprimir una segunda copia para archivar en elexpediente fisico, dado que la comunicación nace digital y en efecto se conservarádigital en el sistema de gestión documental como parte del expediente electrónicocreado.
7. Una vez se dé respuesta a las peticiones en el sistema de gestión documental ORFEO y las comunicaciones de salida sean enviadas a los destinatarios, es necesario finalizar el trámite de cada una de las comunicaciones oficiales de entrada, con un comentario que refleje la gestión o el trámite adelantado.
Si no se realiza esta actividad, el sistema de gestión documental ORFEO contabilizarádichas comunicaciones como vencidas tan pronto transcurra el tiempo establecido devencimiento de términos, según el tipo de petktón asignado. Por lo anterior lasbandejas de entrada únicamente deberán tener los radicados que se encuentren entrámite.
NOTA: Al finalizar los trámites de las comunicaciones oficiales de entrada, no se perderá la información, el expediente completo se podrá consultar las veces que sea necesario en el sistema, a través de la bandeja de consulta de expediente.
Vale la pena aclarar que las instrucciones dadas en el presente memorando, serán objeto de seguimiento tanto en las visitas de control de gestión realizadas por la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, así como por las que adelanten el Grupo de Gestun Documental, la Oficina de Control Interno o la Oficina de Planeación en sus auditorias de gestión.
Cualquier inquietud será atendida por el Grupo de Gestión Documental, a través del correo electrónico gestiondocumental@defensoria.gov.co o la extensión 2204.
Cordial saludo,
GIOVANNI ALEJANDRO ROJAS SANCHEZ
Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas
MAGDA CAROLINA CARDOZO CERQUERA
Responsable Grupo de Gestión Documental
