MEMORANDO 50044 DE 2016
(marzo 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Nivel Central y Defensoras Regionales |
| De: | Felipe Vargas Rodríguez, Secretario General |
| Asunto: | Lineamientos sobre envió de comunicaciones oficiales |
Con el fin de evitar las devoluciones de comunicaciones oficiales por la empresa de mensajería Servicios Postales Nacionales 4-72, a continuación se imparten lineamientos sobre la estructura de las direcciones y la información que deben contener los sobres y las comunicaciones oficiales para evitar las devoluciones.
1. Colocar la información competa del destinatario
- Título (Doctor(a), señor(a), etc.),
- Nombres y apellidos,
- Cargo,
- Entidad,
- Dirección
- Ciudad y Departamento
2. Estructura de dirección para envío de Comunicaciones Oficiales.
Los complementos van al final de la dirección.
- Evitar utilizar la palabra indicador de número como N, N., No. No etc. o de cardinalidad 7o, 3a
- Escribir el nombre de las vías completos y sin tildes.
- Cada sección de la dirección debe ir separada por un espacio.
- Escribir el nombre de los cuadrantes completos
3. Utilizar las siguientes abreviaturas en la dirección:
| ABREVIATURA | EQUIVALENCIA |
| CL | CALLE |
| KR | CARRERA |
| AV | AVENIDA |
| AK | AVENIDA CARRERA |
| AC | AVENIDA CALLE |
| AU | AUTOPISTA |
| DG | DIAGONAL |
| TV | TRANSVERSAL |
| AVIAL | ANILLO VIAL |
| CIR | CIRCULAR |
| CU | CALLEJÓN |
| ABREVIATURA | EQUIVALENCIA |
| CRT | CARRETERA |
| CIRCUNVALAR | CIRCUNVALAR |
| MANGA | MANGA |
| KM | KILOMETRO |
| FCA | FINCA |
| MZ | MANZANA |
| VDA | VEREDA |
| VÍA | VÍA |
| HDA | HACIENDA |
| CTGO | CORREGIMIENTO |
| AER | AEROPUERTO |
4. Causales de devolución registradas en las guías de imposición.
| CERRADO | Una vez localizada la dirección de destino no se puede contactar al destinatario ya que el lugar se encuentra cerrado. |
| DESCONOCIDO | Corresponde a aquellas situaciones en las cuales la persona que se encuentra en la dirección registrada en la guía manifiesta no conocer al usuario destinatario. |
| DIRECCIÓN ERRADA | Corresponde a los eventos en los cuales la dirección suministrada en la guía por el usuario remitente carece de algún elemento que permita su identificación inequívoca o no exista. |
| NO EXISTE NÚMERO | La dirección relacionada en el envío o la guía para realizar la entrega no existe en la nomenclatura del sitio de destino. |
| NO RECLAMADO | Una vez dejado el envío en lista de correo, este no es reclamado por su destinatario. |
| NO RESIDE | Una vez localizada la dirección no se puede contactar al destinatario debido a que no reside en esa dirección. |
| REHUSADO | Se realiza el intento de entrega del envío y el destinatario se niega a recibirlo. |
| FUERZA MAYOR | El envío no pudo ser entregado, por situaciones o hechos que no se pueden prever y tampoco evitarse, ejemplo eventos de la naturaleza o la alteración del orden público. |
| FALLECIDO | Una vez localizada la dirección de destino no se puede contactar al destinatario en esta debido a que falleció. |
| NO CONTACTADO | Se realiza por parte del centro de verificación y entregas llamada telefónica a fin de confirmar los datos de destinatario lo cual no es posible. Esta motivación se realiza a pruebas aleatorias de los envíos y no a todas las devoluciones. |
La ventanilla única de correspondencia del Nivel Central y sedes Regionales harán las entregas de las devoluciones a la dependencia productora, para lo cual, se debe diligencia AD-P06-F24 Planilla Devolución de Comunicaciones Oficiales Enviadas.
La dependencia que recibe la devolución debe validar si es necesario volver a realizar el envío de la comunicación oficial.
Las Regionales pueden solicitar control de calidad de los envíos devueltos por la empresa de mensajería (aplica cuando se verifica que la dirección esta correcta y se generó una devolución), para lo cual deben enviar un correo electrónico a gestiondocumental@defensoria.gov.co con la siguiente información: Número de guía, imagen del sobre y documento enviado, para proceder con el control de calidad ante Servicios Postales Nacionales 4-72.
Cordialmente,
FELIPE VARGAS RODRÍGUEZ
Secretario General
