MEMORANDO 50127 DE 2019
(julio 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C,
| Para: | Direcciones Nacionales Defensorías Delegadas Defensorías Regionales Oficina de Asuntos Internacionales Oficina de Planeación |
| De: | Juan Manuel Quiñones Pinzón, Secretario General |
Atento Saludo,
Con todo respeto, me permito compartir con usted los siguientes lineamientos para la operación de recursos de Cooperación Internacional.
MANUAL PARA LA OPERACIÓN DE RECURSOS PROVENIENTES DE INSTRUMENTOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL, SUSCRITOS POR LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Este Manual busca definir los lineamientos de los convenios de cooperación internacional suscritos por la Defensoría del Pueblo a través de un procedimiento eficiente que contribuya al cumplimiento de las actividades contempladas en los Planes de Acción y a la efectiva ejecución de los proyectos de cooperación, bajo el liderazgo de las distintas Direcciones Nacionales y Defensorías Delegadas.
Así mismo se debe tener en cuenta que las actividades a financiar con recursos de cooperación internacional se encuentran sujetas a las condiciones establecidas por los operadores y/o cooperantes.
OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la adquisición de bienes y servicios, orientado al cumplimiento de los principios de:
- Transparencia,
- Uso prudente de los recursos,
- Objetividad de selección,
- Competitividad,
- Sostenibilidad y, Rendición de cuentas
DISPOSICIONES GENERALES
El presente manual se regirá por las siguientes disposiciones generales:
- Todas las adquisiciones que se programen en los proyectos de cooperación internacional deben encontrarse relacionados con los objetivos y actividades previstas en los instrumentos de cooperación suscritos por la Defensoría del Pueblo.
- La adquisición de bienes y servicios deben realizarse mediante métodos competitivos, promoviendo la transparencia, la igualdad de oportunidad para los oferentes o proveedores; así como la prudencia económica, la calidad y la racionalidad del gasto.
- Las adquisiciones de bienes y contratación de servicios deberán estar sujetas a la existencia de recursos presupuestarios debidamente aprobados para ese fin y a la disponibilidad de recursos financieros.
- Los procesos y prácticas de adquisición de bienes y servicios deberán privilegiar criterios de sostenibilidad y un enfoque de adquisición y contratación sostenible.
- La Defensoría del Pueblo se encuentra comprometida a prevenir, detectar, investigar, denunciar, corregir y sancionar, todos los actos de fraude cometidos en contra de la Entidad. Por lo que, la Defensoría tiene una política de cero tolerancias para actos de fraude.
- Los trámites administrativos que se desarrollen con los operadores o cooperantes de los proyectos de cooperación internacional deberán encontrarse acorde a los manuales vinculados al procedimiento DE-P02, formulación y seguimiento de proyectos.
- La Defensoría del Pueblo debe atender los lineamientos establecidos por los operadores o cooperantes para el desarrollo de los proyectos de cooperación internacional.
- Las adquisiciones de bienes y servicios financiados con recursos de cooperación internacional y relacionados con sistemas de información y elementos tecnológicos se realizarán con base a lo dispuesto por el grupo de sistemas adscrito a la Secretaría General.
- Las Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas y las Defensorías Regionales deberán coordinar con la Subdirección administrativa - Grupo de inventarios y la Oficina de Asuntos Internacionales las donaciones de bienes o comodatos, atendiendo los lineamientos de Secretaria General emitidos en el memorando “Bienes de origen donados o comodatos” de fecha 20 de febrero de 2018.
- El reconocimiento de los Viáticos y Gastos de Viaje se regirá por las condiciones acordadas por el operador o cooperante los cuales en ningún caso podrán superar lo dispuesto en la Resolución No 840 de 25 junio 2019 o la que se encuentre vigente durante la ejecución del proyecto.
- Los proyectos de cooperación internacional a los cuales la Subdirección financiera realiza control a la ejecución presupuestal deberán estar acorde a los lineamientos del instructivo (FI-102 Instructivo para la gestión operativa del control de ejecución convenios de cooperación internacional).
PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN DE RECURSOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL
1. ETAPA DE PLANEACIÓN
Las Delegadas y Direcciones deberán presentar a la Oficina de Asuntos Internacionales un cronograma semestral de las necesidades operativas, logísticas y presupuéstales para la adquisición de bienes y servicios que se definieron en los proyectos de cooperación, de manera física o través del aplicativo en desarrollo. De igual forma la Oficina de Asuntos Internacionales deberá enviar copia del cronograma a la Secretaria General para su respectiva revisión y validación.
Así mismo La Oficina de Asuntos Internacionales deberá enviar a la Oficina de Planeación copia de los proyectos de cooperación a fin que la Oficina verifique el contenido de los proyectos y realice la articulación con las necesidades estratégicas de la Entidad.
Una vez registrado el cronograma de necesidades, la Secretaría General estructurará un Plan de Adquisiciones de los bienes y servicios definidos incluyendo todos los proyectos de cooperación internacional, el cual deberá guardar relación con los Planes de Acción registrados en Estrategos, es decir las actividades deberán ser complementarias.
El plan contará al menos con los siguientes ítems.
- Códigos UNSPSC
- Descripción
- Fecha estimada de selección del proveedor
- Modalidad de selección
- Fuente de los recursos
- Valor total estimado en la vigencia actual
- Datos de contacto del responsable
- Nombre del operador de recursos y/o cooperante
Nota: Las necesidades operativas, logísticas y presupuéstales para la adquisición de bienes y servicios definidos en los proyectos de cooperación y contemplados en el Plan de Adquisiciones, pueden estar sujetas a modificaciones de cronograma, valores, modalidad de selección, origen de los recursos e incluir nuevos proyectos, siempre y cuando se cuente con la debida justificación
2. ETAPA DE SOLICITUD
Una vez consultado el plan de Adquisiciones de los convenios de cooperación internacional se procederá a:
1. Las Direcciones Nacionales y/o Defensorías Delegadas, deben realizar la solicitud formal a la Oficina de Asuntos Internaciones, del bien o servicio requerido, para el cumplimiento de los objetivos y actividades planteadas en el proyecto de cooperación.
2. Establecer un presupuesto con mínimo tres cotizaciones. La cuantía del presupuesto se constituirá a través de la Oficina de Asuntos Internacionales de forma comparativa, con base a las cotizaciones recibidas. Se valorará el precio consolidando este, con los valores menores por cada uno de los valores unitarios.
3. La solicitud también debe contener la justificación, el objeto, especificaciones, cantidades del bien o servicio que se quiera contratar.
4. Una vez se tenga el presupuesto base consolidado, sin tasar el % de intermediación se invitará abiertamente a recibir sobre este valor él % respectivo de intermediación, declarándose adjudicatario quien menor valor oferte, sin que este pueda superar el 9% de los costos finales cotizados incluidas las contribuciones y tazas de ley.
SELECCIÓN FINAL DE PROVEEDORES
Para la selección del contratista se deberá realizar:
1. Invitación para la prestación de las propuestas que debe contener
- El objeto a contratar, las cantidades y especificaciones de los bienes y servicios a contratar y el presupuesto.
- Cronograma de la invitación que debe contener, fecha de invitación, fecha de cierre o presentación de la propuesta, evaluación y selección.
- El criterio de selección será el menor precio y/o el menor porcentaje de intermediación según corresponda.
- Las propuestas deben ser enviadas por cada proponente dentro de la fecha y hora establecida en el cronograma de invitación.
- La Oficina de Asuntos internacionales informará al proponente, la selección de la mejor propuesta en base a los criterios anteriormente descritos vía correo electrónico.
3. ETAPA DE EJECUCIÓN
Una vez se selecciona el operador de la propuesta, se da inicio a las actividades a realizar. El contratista, debe efectuar y acreditar ante el supervisor o interventor lo requerido.
4. ETAPA DE LEGALIZACIÓN
Para la legalización de los bienes y servicios contratados se debe anexar;
1. Carta del recibo a satisfacción del bien o servicio
2. Soportes de las actividades realizadas
3. Informe sobre los objetivos alcanzadas en las actividades
4. Litados de los asistentes al evento
5. Copia de la cédula cuando se entregan reembolsos de transporte.
PAGOS
Para asegurar una adecuada aplicación de los recursos, se debe procurar la realización de un solo pago, el cual debe hacerse efectivo una vez recibido el bien o servicio en su totalidad a entera satisfacción, por parte del solicitante y en los formatos y procedimientos de la entidad ejecutora del recurso.
EXCEPCIONES
Los procedimientos arriba descritos en este Manual, no serán aplicables a contratos de mayor cuantía, o a contratos de Prestación de Servicios.
Envió el presente manual para que sea aplicado a la mayor brevedad
Con toda Consideración
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
SecretarioGgeneral
