MEMORANDO 19960224 DE 2016
(febrero 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá
| Para: | Servidores públicos - Nivel central |
| De: | Secretario General |
| Asunto: | Toma física inventarios 2016 |
Como es de su conocimiento, la toma física de inventarios es la comprobación de la existencia física de los datos que contienen los Estados Financieros respecto a las Propiedades, Planta y Equipo que se encuentran en la Entidad, con el propósito de utilizarse en el desarrollo de las operaciones que tienen relación directa con su cometido estatal.
Así mismo se entiende por inventario el procedimiento mediante el cual se presenta una relación ordenada, completa y detallada de todos los bienes que integran el patrimonio de la Entidad. La determinación de éste se realizará mediante el conteo físico, comparación y valoración de los bienes que tiene en depósito y/o en servicio.
En consecuencia, y con el fin de dar cumplimiento al Manual de Procesos y Procedimientos, me permito informarles que el Grupo de Bienes-Inventarios realizará toma física de inventarios, en cada una de las dependencias del nivel central, a partir del mes de marzo del presente año.
Por lo anterior, remito fotocopia del cronograma de visitas programadas en cada una de las oficinas, con el fin de que la mencionada labor se adelante con agilidad y con la colaboración del servidor público que asigne el Jefe de cada dependencia para esta actividad.
En consecuencia, favor tener en cuenta lo siguiente:
- De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario responsable deberá firmar de conformidad.
- De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se le enviará comunicación escrita, con copia a Control Interno, para que informe la ubicación del mismo.
- Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario individual, se le informará al jefe inmediato que el elemento será trasladado a la bodega del grupo de Bienes - Inventarios, para reasignarlo a otra dependencia que lo requiera.
Es de anotar, que una vez se realice la toma física, se solicitará al funcionario responsable, firmar el borrador del mismo, para evitar inconvenientes al momento de recibir el formato original, si este se niega a firmarlo se le allegará comunicación a la Oficina de Control Interno.
Cordialmente,
FELIPE VARGAS RODRÍGUEZ
