MEMORANDO 201600308031 DE 2016
(agosto 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.,
| Para: | Nivel central y defensorías regionales |
| De: | Gerardo Gabriel Trejos forero, subdirector administrativo |
| Asunto: | Actividades Plan de Contingencia por Fallas o Suspensión del Sistema de Gestión Documental |
Respetados Doctores,
Dando alcance al procedimiento de recepción, radicación y trámite de comunicaciones oficiales, la Subdirección Administrativa a través del Grupo de Gestión Documental se permite recordar las actividades de contingencia descritas en el instructivo de correspondencia y archivo de la Defensoría del Pueblo AD-101, las cuales se deben llevar a cabo cuando se presenten fallas o suspensión del Sistema de Gestión Documental:
- Se deberá informar a la ciudadanía en el momento de hacer la recepción de su correspondencia, las fallas o la suspensión temporal del sistema y suministrar el número telefónico de las ventanillas únicas de correspondencia, donde podrán consultar posteriormente el número de radicación asignado en el sistema y la dependencia a la cual fue asignada para su trámite.
- Registrar la información de cada una de las comunicaciones oficiales recibidas en el AD-P06-F26 Planilla Entrega de Comunicaciones Oficiales Recibidas, para proceder con la entrega.
- Cuando el sistema se reestablezca se debe realizar la radicación oficial, de acuerdo a la información registrada en el formato AD-P06-F26 Planilla Entrega de Comunicaciones Oficiales Recibidas, en el formato se debe diligenciar el número de radicación suministrado por el Sistema de Gestión Documental.
- Las comunicaciones recibidas en el plan de contingencia quedaran sin imagen en el Sistema de Gestión Documental.
En el evento de presentarse dichas fallas, el Grupo de Gestión Documental con el apoyo del Grupo de Sistemas estará prestando el soporte a que haya lugar para garantizar la continuidad de la operación. No obstante se efectuará el reparto interno de las comunicaciones físicas sin radicar a las diferentes dependencias, quienes están obligadas a su recepción inmediata con el fin de que se dé el trámite correspondiente en los tiempos establecidos en la ley.
Agradecemos su compromiso y cualquier inquietud derivada del plan de contingencia descrito, podrá ser aclarara a través del correo gestiondocumental@defensoria.gov.co.
Cordialmente,
GERARDO GABRIEL TREJOS FORERO
Subdirector Administrativo.
