MEMORANDO 201600308034 DE 2016
(agosto 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.,
| PARA: | NIVEL CENTRAL Y REGIONAL DEFENSORÍA DEL PUEBLO |
| DE: | GERARDO GABRIEL TREJOS FORERO, SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO |
| ASUNTO: | Alcance reparto y recepción de comunicaciones oficiales físicas Procedimiento de Recepción, Radicación y Trámite de Comunicaciones Oficiales |
Respetados Doctores,
Dando alcance al procedimiento de recepción, radicación y trámite de comunicaciones ; oficiales, la Subdirección Administrativa a través del Grupo de Gestión Documental se ' permite recordar las actividades descritas en el instructivo de correspondencia y archivo de la Defensoría del Pueblo AD-101 en el momento de recibir las comunicaciones oficiales físicas:
- El servidor público responsable de recibir los documentos en cada dependencia, debe firmar la planilla de entrega con nombre, fecha y hora de recibido, igualmente debe validar que los documentos recibidos sean de su competencia.
- Cuando las comunicaciones oficiales no sean de la competencia, se deberá realizar el traslado en el Sistema de Gestión Documental y entregar el documento físico a la ventanilla única de correspondencia y deberán diligenciar el formato AD-P06-F25 Planilla Devolución de Comunicaciones Oficiales por Competencia de otra Dependencia.
- Cuando se asigne en el sistema un número de radicación y este no sea entregado físicamente al momento de la distribución, el responsable de recibir los documentos en cada dependencia deberá realizar la devolución el Sistema al Grupo de Gestión Documental, y hacer la observación en la planilla de entrega o AD-P06-F26 Planilla Entrega de Comunicaciones Oficiales Recibidas, (aplica para las regionales que cuentan con el Sistema Completo).
Adicionalmente es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Revisar detalladamente que los consecutivos de radicación consignados en el Formato AD-P06-F26 planilla Entrega de Comunicaciones Oficiales Recibidas, coincidan en su totalidad con los documentos físicos entregados.
2. Contar los folios recibidos y los anexos correspondientes en presencia del funcionario de 472 o quien haga sus veces.
3. Las dependencias que tengan Sistema de Gestión Documental en funcionamiento y reciban comunicaciones digitales en sus bandejas pero no en físico, deben reportar la novedad a la dependencia que efectuó el traslado o la asignación del radicado, con el fin de obtener el documento físico que debe hacer parte de los expedientes de archivo que corresponda.
4. En caso de presentarse alguna inconsistencia en los documentos entregados, reportar inmediatamente la novedad.
No efectuar las actividades mencionadas puede obstaculizar el procedimiento y generar o inconformidades entre las partes por diferencias en la información, por lo anterior o agradecemos su compromiso con el Grupo de Gestión Documental y el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.
Cordialmente,
GERARDP GABRIEL TREJOS FORERO.
Subdirector Administrativo.
