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Memorando 20180005635 de 2018 DP

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MEMORANDO 20180005635 DE 2018

(enero 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Bogotá D.C.

PARA:TODAS LAS DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL, DEFENSORÍA REGIONAL DE BOGOTÁ Y DEFENSORÍA REGIONAL DE CUNDINAMARCA
DE:MAGDA CAROLINA CARDOZO CERQUERA, RESPONSABLE GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REFERENCIA:Cronograma de Transferencias Documentales 2018.

Respetados doctores:

Con el fin de dar cumplimiento a nuestro programa de gestión documental y dado que la entidad ha cambiado de proveedor de custodia de documentos, me permito informarles que el comité de archivo el pasado 22 de diciembre de 2017 aprobó la implementación del cronograma de transferencias documentales para la vigencia 2018.

Dicha herramienta permitirá programar de manera organizada la preparación de las transferencias documentales, la verificación previa por parte del Grupo de Gestión Documental respecto a la aplicación del procedimiento de organización de archivos, así como el transporte hacia las instalaciones de la bodega del contratista.

Teniendo en cuenta lo anterior es importante que se tengan en cuenta las siguientes recomendaciones:

A partir de la fecha no se recibirán transferencias documentales por demanda durante el año, sino únicamente en las fechas establecidas en el cronograma adjunto.

No se recibirán transferencias documentales sin organización, descripción, foliación e inventario documental, estás deberán ser efectuadas cumpliendo lo establecido en el instructivo para la gestión de comunicaciones oficiales y organización de archivo GD-101 disponible en la mapa de procesos.

Conforme a las fechas establecidas en el cronograma, se deberá informar al Grupo de Gestión Documental con una semana de anticipación la información de las cajas a transferir con su respectivo inventario, con el fin de que se realice la verificación pertinente previa programación del transporte de las cajas.

El Grupo de Gestión Documental no prestará apoyo en la organización de los documentos de archivo, pues dicha responsabilidad es de todos los servidores públicos de la-entidad.

A El seguimiento al cumplimiento del cronograma de transferencias documentales será presentado ante el Comité de Archivo y la Oficina de Control Interno.

A Las solicitudes de modificación a la fecha establecida para la transferencia deberá ser dirigida al Comité de Archivo de la entidad para su respectiva aprobación.

Cualquier inquietud será atendida por el Grupo de Gestión Documental en la extensión 2204 o al correo electrónico macardozo@defensoria.gov.co.

Cordial Saludo,

MAGDA CAROLINA CARDOZO CERQUERA
RESPONSABLE GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANEXO.

DEFENSORIA DEL PUEBLO
SECRETARIA GENERAL - GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
CRONOGRAAAA DE TRASFERENCIAS DOCUMENTALES VIGENCIA 2018
No.DEPENDENCIAITEMTRASFERENCIAS PROGRAMADAS FEBRERO
Y MARZO DE 2018
 DialDia2
1DESPACHO DEFENSOR DEL PUEBLOFecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
2SECRETARIA PRIVADAFecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
3DESPACHO VICEDEFENSOR DEL PUEBLOFecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
4OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y SUS
GRUPOS		Fecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
5OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN
INSTITUCIONAL		Fecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
6GRUPO DE COMUNICACIONES EXTERNASFecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
7GRUPO DE COMUNICACIONES INTERNASFecha Revisión15/02/2018
 Fecha Entrega21/02/2018
8OFICINA JURÍDICAFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
9GRUPO DE GESTIÓN DE COBROFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
10DELEGADA PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS DE VIOLACIONES DE DERECHOS HUMANOS Y DIH, SISTEMA DE ALETAS TEMPRANAS Y MONITOREO DE DH POR FUERA DEL CONTEXTO DEL CONFLICTO ARMADOFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
11DEFENSORÍA DELEGADA PARA LA POLÍTICA CRIMINAL PENITENCIARIAFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
12DELEGADA PARA LOS DERECHOS DE LA POBLACIÓN DESPLAZADA Y GRUPO MOVIL DE ATENCIÓNFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
13DELEGADA PARA LA SALUD/ LA SEGURIDAD SOCIAL Y
LA DISCAPACIDAD		Fecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
14DELEGADA PARA LOS DERECHOS ECONÓMICOS/ SOCIALES Y CULTURALESFecha Revisión16/02/2018
 Fecha Entrega22/02/2018
15DELEGADA PARA LOS DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTEFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
16DEFENSORÍA DELEGADA PARA LOS INDÍGENAS Y LAS MINORÍAS ÉTNICASFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
17DELEGADA PARA LA ORIENTACIÓN Y ASESORÍA DE LAS VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO INTERNOFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
18DELEGADA PARA LOS ASUNTOS AGRARIOS Y TIERRASFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
19DELEGADA PARA LOS DERECHOS DE LAS MUJERES Y ASUNTOS DE GÉNEROFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
20DELEGADA PARA LA INFANCIA/ LA JUVENTUD Y EL ADULTO MAYORFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
21DELEGADA PARA LOS ASUNTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALESFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
No.DEPENDENCIAITEMTRASFERENCIAS PROGRAMADAS FEBRERO
Y MARZO DE 2018
 Dia 1Dia 2
22DIRECCIÓN NACIONAL DE ATENCIÓN Y TRAMITE DE QUEJASFecha Revisión19/02/2018
 Fecha Entrega23/02/2018
23RECEPCIÓN Y ANÁLISISFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
24MEDIACIÓNFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
25DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS Y ACCIONES JUDICIALESFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
26FONDO PARA LA DEFENSA DE LOS DERECHOS E INTERESES COLECTIVOSFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
27DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN Y
DIVULGACIÓN DE DERECHOS HUMANOS		Fecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
28SECRETARIA GENERALFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
29GRUPO DE CONTRATACIÓNFecha Revisión21/02/2018
 Fecha Entrega26/02/2018
30GRUPO SERVICIO DE TRANSPARENCIA Y
PARTICIPACION DEL CIUDADANO		Fecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
21GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTALFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
32SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
33GRUPO DE GESTIÓN TÉCNICA DE TALENTO HUMANOFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
34GRUPO DE CARRERA ADMINISTRATIVAFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
35GRUPO DE DESARROLLO DE TALENTO HUMANOFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
36SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOSFecha Revisión23/02/2018
 Fecha Entrega01/03/2018
37GRUPO DE BIENESFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
38GRUPO DE SERVICIOSFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
39SUBDIRECCIÓN FINANCIERAFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
40GRUPO DE PRESUPUESTOFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
41GRUPO DE CONTABILIDADFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
42GRUPO DE TESORERÍAFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
43OFICINA DE PLANEACIÓNFecha Revisión27/03/2018
 Fecha Entrega06/03/2018
44OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
45OFICINA CONTROL INTERNOFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
No.DEPENDENCIAITEMTRASFERENCIAS PROGRAMADAS FEBRERO Y MARZO DE 2018
 Dia 1Dia 2
46DIRECCIÓN NACIONAL DE DEFENSORÍA PUBLICAFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
47CONTROL/ VIGILANCIA DE GESTIÓN Y ESTADÍSTICAFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
48REGISTRO Y SELECCIÓN DE OPERADORESFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
49INVESTIGACIÓN DEFENSORIAFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
50REPRESENTACIÓN JUDICIAL A VICTIMASFecha Revisión01/03/2018
 Fecha Entrega07/03/2018
51GRUPO DE SISTEMASFecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018
52GRUPO DE CAPACITACION E INVESTIGACIONFecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018
53COMISIÓN DE BÚSQUEDA DE PERSONAS DESAPARECIDASFecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018
54REGIONAL BOGOTÁFecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018
55UNIDAD DE ATENCION AL CIUDADANO - U.A.C.Fecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018
56REGIONAL CUNDINAMARCAFecha Revisión02/03/2018
 Fecha Entrega09/03/2018

Aprobado: Comité Interno de Archivo en sesión del 22 de diciembre de 2017

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