Memorando 20180050060016373 de 2018 DP

MEMORANDO 20180050060016373 DE 2018

(diciembre 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Bogotá D.C.

Respetados doctores:

Con el fin de dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental de la entidad y de acuerdo con el cronograma de trasferencias documentales presentado y aprobado por el Comité de Gestión Institucional del 13 de Diciembre de 2018, solicitamos de manera respetuosa se realicen las actividades necesarias para la preparación de la documentación que será objeto de entrega al contratista Tándem SAS que presta el servicio de custodia del archivo central, previa verificación del Grupo de Gestión Documental.

Para tal fin, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Los documentos susceptibles de entrega para trasferencia al archivo central, deberán estar debidamente organizados, foliados e inventariados conforme lo establece Instructivo para la Gestión de Comunicaciones Oficiales y Organización de Archivos identificado con código GD-101, publicado en el mapa de procesos en el Proceso de Gestión Documental numeral tres (3) o ingresando al siguiente Link:

https://defensoriadelpueblo.sharepoint.com/SGC/PROCESOS%20Y%20PROCEDIMIENT OS/Gesti%C3%B3n%20Documental/GD-l01%20V1.pdf

- Conforme a las fechas establecidas en el cronograma anexo, se deberá informar al Grupo de Gestión Documental gestiondocumental@defensoria.gov.co con una semana de anticipación la cantidad de cajas a trasferir con su respectivo inventario, esto con el fin de programar la verificación de los archivos con el contratista responsable de la custodia.

- El Grupo de Gestión Documental no prestara apoyo la organización de los documentos de archivo, pues dicha responsabilidad es de todos los servidores públicos de la entidad.

- El seguimiento al cumplimiento del cronograma de trasferencias documentales será presentado ante el Comité de Gestión Institucional y la Oficina de Control Interno.

- Las solicitudes de modificación de fechas establecidas para las trasferencia documentales, deberán ser documentadas y concertadas con la responsable del Grupo de Gestión Documental.

Cualquier duda o inquietud será atendida por el Grupo de Gestión Documental, en la extensión, 2204 o a los correos electrónicos macardozo@defensoria.gov.co o eflorez@defensoria.gov.co

JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN

Secretario General.

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES VIGENCIA 2019