MEMORANDO 20190716 DE 2019
(julio 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C,
| Para: | Defensores Regionales |
| De: | Subdirección Administrativa |
| Referencia: | Cumplimiento salida provisional de elementos |
Respetados Defensores Regionales:
En relación con el asunto y teniendo en cuenta que en varias Defensorías Regionales, se vienen quebrantando los procedimientos señalados dentro del Manual Integrado para el Manejo de bienes, respecto a la AUTORIZACIÓN DE SALIDA PROVISIONAL DE BIENES REGIONALES (FORMATO AD-P01-F33), me permito reiterar lo estipulado en el Numeral 13 del mencionado Manual, donde se describe que:
1 El Defensor(a) Regional, recibe la solicitud de salida provisional de bienes devolutivos
2 El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un dia antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien
3 El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional verifica que la información del bien descrito corresponda, al responsable del bien que se relaciona y que venga la firma respectiva
4 Si la información es correcta se firma el formato respectivo por el responsable de inventarios y se relaciona en el formato AD-P01-F07- de Seguimiento autorización de salida provisional de elementos, luego se pasa para la firma del Defensor(a) Regional.
5 Si la información no corresponde, se devuelve el formato al servidor responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6 Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad.
7 El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional, realiza seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, a través de una llamada telefónica al servidor respectivo para que presente físicamente el bien y firma el Formato de Seguimiento autorización de salida provisional de elementos
NOTA: En caso de que el bien sea de propiedad del servidor público y que permanezca en las instalaciones de la entidad más de 24 horas, se debe diligenciar el mismo formato, y el Grupo de Bienes- Inventarios una vez constate en el sistema la información, dejará una observación de que el bien no pertenece al patrimonio de la Entidad. Este formato debe constar igualmente de las 3 firmas.
Según lo anteriormente descrito, también se establece la importancia en el último punto de la salida provisional, es decir, el control de los elementos mediante el formato de Seguimiento Autorización de Salida Provisional de Elementos Inventario Subdirección Administrativa, el cual es de carácter obligatorio para la correcta ejecución de control de los bienes en las Regionales, este, debe ser manejado y controlado por el servidor profesional encargado para los temas administrativos de la Regional.
Adicionalmente, se adjuntan los formatos respectivos, AD-PO1-F33 (Autorización Salida Provisional de Elementos de la Regional) y AD-P01-F07 (Seguimiento Autorización de Salida Provisional de Elementos Inventario Subdirección Administrativa), que se deben estar aplicando según la normatividad vigente para el control de bienes de la Defensoría del Pueblo.
Cualquier inquietud al respecto con gusto será atendida, por el Grupo de Bienes.
Cordialmente,
ÁNGELA MARÍA MEDELLIN MUÑOZ
Subdirectora Administrativa (F.A.)
