MEMORANDO 20230050050016023 DE 2022
(enero 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| PARA: | Delegados, Directores, Subdirectores, Jefe de Oficinas y Coordinadores de Grupos. |
| DE: | OSCAR JULIÁN VALENCIA LOAIZA; Secretario General |
| REFERENCIA: | Solicitud información del funcionario encargado de la actualización del Registro de Activos de Información (RAEI). |
Respetados doctores:
En cumplimiento de la ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y su decreto reglamentario 103 de 2015, amablemente solicito remitir a más tardar el 31 de enero del año en curso, el nombre completo y correo electrónico del funcionario que quedara encargado de la actualización del aplicativo de la intranet “Activos de Información”.
La información deberá ser remitida en la fecha establecida, mediante comunicación oficial interna (Orfeo), al Grupo de Gestión Documental, con el fin de que sea consolidada y posteriormente remitida al Grupo de las Tecnologías y la Información, para la asignación de usuario y contraseña para el diligenciamiento o actualización del registro.
El Registro de Activos de Información (RAI), es el inventario de la información pública que genera, obtiene, adquiere, transforma y controla la Defensoría del Pueblo de acuerdo con la política general de seguridad y privacidad de la información, la cual determina que activos posee la entidad, cómo deben ser utilizados, además de los roles y responsabilidades de que tienen los funcionarios sobre los mismos.
Una vez el grupo TIC, genere el usuario y contraseña para ingreso al aplicativo de la intranet "Activos de Información", amablemente solicito realizar la actualización del Registro de Activos de Información en el ambiente virtual de la intranet, ingresando por paloma mensajera, vínculo de “Activos de información”.
De acuerdo con lo establecido en el Instructivo GD-I02 Gestión y Registro de Activos, la información debe ser registrada y actualizada de manera ordinaria a más tardar el 15 de abril de cada vigencia, o extraordinaria cuando se considere necesario, por lo que el plazo máximo para su actualización será el día viernes 24 de febrero de 2023.
Los jefes de dependencia, deberán informar cualquier acción adelantada frente al registro de información RAI, es decir, si se realizó actualización del mismo, si no se actualizó o si se presentó alguna modificación y su justificación, para tal fin se debe remitir la información al correo electrónico gestióndocumental@defensoria.gov.co
Cordialmente,
OSCAR JULIAN VALENCIA LOAIZA
Secretario/ Secretaria General
