MEMORANDO 50200204550653 DE 2015
(noviembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá,
| Para: | Dependencias del Nivel Central Defensorías Regionales a Nivel Nacional |
| De: | Gerardo Gabriel Trejos Forero - subdirector administrativo |
| Asunto: | Cierre contable y por inventario del Almacén General |
Teniendo en cuenta los turnos compensatorios de descanso para las semanas de navidad y año nuevo, autorizados por el Despacho del Señor Defensor, mediante Circular No. 022 del 03 de septiembre de 2015 y debido al Cierre del ejercicio contable de la vigencia 2015 y a la realización del Inventario físico a las mercancías existentes en el Almacén General, me permito comunicarles las siguientes instrucciones:
1. Las dependencias del nivel central y las regionales a las cuales les corresponde la programación para despacho de bienes en el mes de diciembre, deben enviar las solicitudes de bienes, antes del día 09 de diciembre de 2015.
2. El Almacén General no atenderá solicitudes para despacho de bienes durante el periodo comprendido entre el 07 y el 31 de Diciembre de 2015, tiempo durante el cual se contabilizarán los registros financieros que afectan la presente vigencia y se efectuará el inventario físico de las mercancías almacenadas.
3. El instructivo 203001-1215 del 21 de noviembre de 2013, continuará vigente y sin modificaciones para el año 2015, por lo cual se conservará la programación establecida para la recepción de solicitudes y despacho de bienes. Los requerimientos deben quedar radicados antes del día 01 del mes respectivo para las oficinas del nivel central y también para la programación trimestral de las Oficinas Regionales ubicadas fuera de Bogotá.
4. Las Oficinas del nivel central y las regionales ubicadas fuera de Bogotá, cuya programación de despacho de bienes de consumo les corresponde en el mes de enero de 2016, deben enviar y radicar las respectivas solicitudes antes del 02 de enero de 2016, en las cuales incluirán las formas impresas, útiles de oficina, tóner y tintas, aseo y cafetería, para que el despacho y envío de los bienes solicitados sean oportunos y así, la Entidad pueda cumplir con la atención a los servidores públicos y usuarios.
5. Para evitar investigaciones disciplinarias por el incumplimiento a la normatividad vigente, por la omisión en la devolución inmediata de los comprobantes con los cuales se remiten los bienes solicitados, las Regionales ubicadas fuera de Bogotá, están obligadas a enviar antes del 04 de diciembre de 2015, debidamente firmados, todos los originales de los comprobantes de egreso enviados por el Almacén General.
6. Con la devolución oportuna de los comprobantes de egreso firmados, logramos la organización oportuna del archivo de gestión del Almacén General, porque en el movimiento diario de cada comprobante de egreso, debemos reemplazar la copia provisional por el original firmado por el Defensor Regional respectivo.
7. Al día viernes 04 de diciembre de 2015, ningún original de los comprobantes de egreso deberá permanecer en las Regionales.
Agradezco su comprensión y la valiosa colaboración para que el Almacén General pueda dar cumplimiento a las normas establecidas.
Cordialmente,
