MEMORANDO 50200217025 DE 2017
(enero 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá, D.C.,
| PARA: | NIVEL CENTRAL Y REGIONAL |
| DE: | SECRETARIO GENERAL |
| ASUNTO: | CONTROL De inventarios |
Como es de su conocimiento las Entidades Públicas, deben asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como adoptar, diseñar y aplicar medidas y mecanismos que permitan la racionalización, el control, buen uso y destinación de los mismos, es así, que el proceso de administración de los bienes concierne a todos (Servidores públicos, contratistas).
En consecuencia, todo servidor público y contratista está en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, que redunde en la mejor utilización de los bienes en función de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad.
Por lo anterior, y con el fin de adelantar acciones de seguimiento y control, les solicito se tenga en cuenta los siguientes aspectos:
a. El servidor público debe utilizar los bienes entregados por la Defensoría del Pueblo única y exclusivamente para el desempeño de la actividad contratada y en las ubicaciones asignadas.
b. Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta oportuna de su utilización.
c. Informar al Grupo de Bienes - Inventarios todos los movimientos y novedades de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría del Pueblo
d. Entregar los bienes cuando se termine la actividad contratada o cuando lo solicite la Defensoría del Pueblo, de acuerdo con los procedimientos para la entrega de bienes.
e. El servidor público que sea trasladado internamente deberá hacer entrega del inventario que tiene a su cargo al superior inmediato, así como suscribir el acta de entrega del inventario con el visto bueno de quien recibe. Para lo anterior, debe coordinar con la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes - Inventarios
f. Los elementos asignados a los mencionados servidores públicos deberán permanecer en las respectivas dependencias, no se permitirá el traslado de equipos y puestos de trabajo. Excepto previa autorización del Jefe Inmediato o Secretario General.
g. El Grupo de Sistemas no podrá asignar, trasladar, retirar o cambiar los equipos de usuarios sin previo aviso al Grupo de Inventarios. En igual sentido deberá proceder cuando sea necesario realizar mantenimiento de los equipos de cómputo, para lo cual y con el fin de evitar inconvenientes en el momento de realizar la toma física, recogerá el equipo completo.
El Grupo de Sistemas una vez realice mantenimiento de los equipos de cómputo, si éstos son para baja, deben enviar el respectivo concepto técnico e informar si la licencia del equipo se incluye igualmente en la baja.
h. En el evento en que sea necesario realizar el mantenimiento o reparación de un elemento, se deberá reportar tal novedad a inventarios a través del diligenciamiento del formato establecido para tal fin.
i. Para retirar provisionalmente un bien de la Entidad, debe diligenciarse el formato de salida provisional, con la firma del responsable, el cual debe acercarse al Grupo de bienes - inventarios para firmar la planilla respectiva.
Finalmente les recuerdo, lo establecido en el numeral 21 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, son deberes del servidor público:
Numeral 21... “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.
Numeral 22... “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
