MEMORANDO 502002735 DE 2018
(julio 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá,
| Para: | Funcionarios defensoría del pueblo |
| De: | Subdirectora Administrativa (FA) |
| Asunto: | Control de inventarios |
Con el fin de adelantar acciones de seguimiento y control y dado que el proceso de administración de los bienes concierne a todos los servidores públicos, quienes están en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, me permito recordar lo siguiente:
- El servidor público debe utilizar los bienes entregados por la Defensoría del Pueblo única y exclusivamente para el desempeño de la actividad contratada y en las ubicaciones asignadas.
- Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta oportuna de su utilización
- Informar al Grupo de Bienes, todos los movimientos y novedades de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría del Pueblo
- Entregar los bienes cuando se termine la actividad contratada o cuando lo solicite la Defensoría del Pueblo, de acuerdo con los procedimientos para la entrega de bienes.
- El servidor público que sea trasladado internamente deberá hacer entrega del inventario que tiene a su cargo al superior inmediato, así como suscribir el acta de entrega del inventario con el visto bueno de quien recibe. Para lo anterior, debe coordinar con la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes
- Los elementos asignados a los mencionados servidores públicos deberán permanecer en las respectivas dependencias, no se permitirá el traslado de equipos y puestos de trabajo. (Excepto que sea autorizado por el Secretario General)
- El Grupo de Sistemas no podrá asignar, trasladar, retirar o cambiar los equipos de usuarios sin previo aviso al Grupo de Inventarios. En igual sentido deberá proceder cuando sea necesario realizar mantenimiento de los equipos de cómputo, para lo cual y con el fin de evitar inconvenientes en el momento de realizar la toma física, recogerá el equipo completo.
- En el evento en que sea necesario realizar el mantenimiento o reparación de un elemento, se deberá reportar tal novedad al Grupo de Bienes a través del diligenciamiento del formato establecido para tal fin.
- Para retirar provisionalmente un bien de la entidad, debe diligenciarse el formato de salida provisional, con la firma del responsable, el cual debe acercarse al Grupo de bienes para firmar la planilla respectiva, (l día de antelación)
Así mismo, me permito reiterar que se hace necesario consultar por parte de todos los servidores públicos, lo estipulado en el Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de la Entidad, el cual se puede consultar en la Intranet, para que se de aplicación a cada uno de los procesos y procedimientos del Grupo de Bienes.
Cordialmente,
ANGELA MARIA MEDELLIN MUÑOZ
