RESOLUCIÓN 85 DE 2012
(enero 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se crean grupos internos de trabajo en la Subdirección de Servicios Administrativos de la Defensoría del Pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en los numerales 2,12 y 18 del artículo 9, y el parágrafo del artículo 18 de la Ley 24 de 1992 y,
CONSIDERANDO:
Que la Defensoría del Pueblo, en los últimos 8 años, para la implementación de las leyes, 941 de 2005, “Porta cual se organiza el Sistema Nacional de Defensoría Pública", 1424 de 2010, “Por la cual se dictan disposiciones de justicia transicional” y la Ley 1448 de 2011, “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado", entre otras, reorganizó la estructura orgánica de la Entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de estos mandatos.
Que con ocasión de lo anterior, la planta de personal de la Entidad se Incrementó en 861 cargos para un total de 1298 empleos en la Defensoría del Pueblo, aumentando las actividades de carácter administrativo institucional.
Que la Subdirección de Servicios Administrativos, dependencia adscrita a la Secretaria General, tiene como función prestar apoyo eficiente y oportuno a todos los procesos de la Defensoría del Pueblo, de conformidad con sus necesidades de adquisición de bienes y servicios, proporcionándoles los apoyos requeridos para el desarrollo funcional y misional de la Entidad. Asi mismo, liderar el proceso de Gestión documental y la ejecución eficaz del plan de compras.
Que por lo anterior, y con el fin de administrar y controlar (a ejecución de las actividades asignadas a la Subdirección Administrativa y cubrir las necesidades de adquisición de bienes y servicios, gestión documental y plan de compras, requiere organizarse en grupos internos de trabajo para cumplir con los objetivos y metas propuestas por la Subdirección de manera oportuna, eficiente y con efectividad.
Que la ley 489 de 1998 en su artículo 115 consagra que con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar con carácter permanente, grupos internos de trabajo.
Que con base en las disposiciones citadas y, con el fin de garantizar el cumplimiento de las funciones administrativas Institucionales, es necesario reorganizar las funciones de la Subdirección de Servicios Administrativos, conformando grupos Internos de trabajo que respondan a las actuales exigencias administrativas y de servicios.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO.- Confórmese tres (3) grupos internos de trabajo que dependerán directamente de la Subdirección de Servicios Administrativos.
1. Grupo de Bienes
2. Grupo de Servicios
3. Grupo de Correspondencia y Archivo (Gestión Documental)
ARTÍCULO SEGUNDO.- Los grupos internos de trabajo mencionados en el articulo anterior cumplirán con las siguientes funciones:
1. GRUPO DE BIENES Propósito:
Administrar los bienes de la Entidad de conformidad con las necesidades de la misma, con el fin de contribuir al desarrollo y cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Funciones:
- Realizar, analizar y revisar los estudios previos que se requieren para la adquisición de bienes y servicios
- Realizar el proceso de seguimiento y control de los seguros generales y de vida de los servidores públicos de la Entidad
- Ajustar el plan de compras para la reposición de bienes
- Realizar el procedimiento de ingreso de bienes de consumo y/o devoluciones
- Realizar el procedimiento de ingreso al almacén para bienes de devolución o comodato y su respectivo registro contable
- Realizar la salida de almacén general de bienes de consumo y de devoluciones propias, nuevas, donadas en comodato, reintegras o recibidas por reposición de la póliza de seguros
- Realizar la salida de bienes de kárdex del comodato por devolución al comodante
- Realizar la salida de bienes por baja de kárdex de inservibles a nivel central y regional
- Realizar todo lo relacionado con el registro, control y seguimiento de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Entidad de conformidad con lo establecido en la Ley
- Responder por el manejo de los recursos asignados
- Las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo
2. GRUPO DE SERVICIOS Propósito:
Coordinar la prestación de los servicios administrativos para garantizar el normal funcionamiento de la Entidad.
Funciones:
- Elaborar y realizar seguimiento al Plan de Compras
- Administrar y legalizar el pago de viáticos
- Gestionar los pagos de servicios públicos de la Entidad
- Administrar el parque automotor de la Entidad
- Responder por el manejo de los recursos asignados
- Realizar el mantenimiento locativo de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad
- Las demás que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo
3. GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO (GESTIÓN DOCUMENTAL)
Propósito:
Administrar el sistema de Gestión Documental, mediante el cumplimiento de las políticas, funciones y competencias asignadas por Ley, con el fin de garantizar de manera eficaz, la custodia, preservación de la documentación interna y externa permitiendo, su disposición oportuna.
Funciones:
- Establecer los lineamientos y procedimientos que permita a las unidades de correspondencia, de nivel central y regional cumplir con el programa de gestión documental en la Entidad, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos
- Coordinar y hacer seguimiento a la gestión de las áreas de Correspondencia y Archivo
- Proponer el plan para la conservación de documentos
- Sugerir ante el Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo, las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de los archivos de gestión y central y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas legales
- Responder por el manejo de los recursos asignados y del seguimiento de los contratos de las Áreas de Correspondencia y archivo
- Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizarlas funciones y actividades propias del área de correspondencia y archivo
- Rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el periodo o vigencia
- Las demás que le sean asignadas que correspondan a Ia naturaleza del grupo
ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deja sin efecto todas las disposiciones que fe sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 13 ENE 2012
VOLMAR PÉREZ ORTIZ
Defensor del Pueblo
PROPUESTA ESTRUCTURA POR PROCESOS
