RESOLUCIÓN 916 DE 2017
(julio 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se adopta la Estructura por Procesos de la Defensoría del Pueblo y se establece el Manual de Calidad.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en el artículo 5 numeral 1 del Decreto No 025 de 2014,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 872 de 2003 en su Artículo 1. “Crea el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente".
Además en el Artículo 3. Sobre las características del Sistema señala que el “Sistema se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios". Y en su parágrafo indica que "el sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998".
Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 en el numeral 4.2.2 exige que la entidad establezca y mantenga un manual de calidad.
Que el Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)." dice en el Artículo 1o que "El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control interno, el cual hace parte integral} del presente decreto, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para la? entidades del Estado".
Que el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, dispone que con el Modelo de Operación por Procesos "las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios".
Además, indica la obligación de implementar Políticas de Operación como guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública, a través de las cuales se definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, y entre ellas se cuenta el Manual de Calidad como documento de consulta, el cual debe ser adoptado mediante Acto Administrativo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. DEFINICIÓN ESTRUCTURA DE OPERACIÓN POR PROCESOS. La Estructura de Operación por Procesos de la Defensoría del Pueblo estará compuesta por los siguientes tipos de procesos:
Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.
Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento la misión.
Procesos de Apoyo: incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.
Procesos de Evaluación: incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
PARÁGRAFO 1. La Estructura de Operación por Procesos estará soportada con los siguientes documentos:
- Caracterizaciones de Procesos/ Subprocesos
- Procedimientos
- Manuales, instructivos y Formularios
PARÁGRAFO 2. La representación gráfica de los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación conforman el Mapa de Procesos, cuyo contenido es de obligatorio cumplimiento por todos los servidores públicos y contratistas vinculados a la entidad.
PARÁGRAFO 3. Las actualizaciones al mapa de procesos se realizarán conforme las necesidades institucionales por la Oficina de Planeación a solicitud del líder del proceso o subproceso, obedeciendo los parámetros establecidos en el procedimiento obligatorio de Control de Documentos del Proceso Direccionamiento Estratégico.
ARTÍCULO SEGUNDO. ESTABLECIMIENTO DEL MANUAL DE CALIDAD. El manual de calidad de la Defensoría del Pueblo contendrá el alcance al Sistema de Gestión de la Calidad, el mapa de procesos, su interacción y la referencia de su documentación.
PARÁGRAFO 1. Las actualizaciones al manual de calidad las realizará la Oficina de Planeación.
ARTÍCULO TERCERO. DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN. La estructura de Operación por Procesos, el Manual de Calidad y el Mapa de Procesos, serán difundidos y socializados por la Oficina de Planeación con apoyo de los líderes de los Procesos y Subprocesos y los enlaces MECI-CALIDAD, al igual que sus actualizaciones,
ARTÍCULO CUARTO. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No 1491 de 2015.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 4 de julio de 2017
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo