RESOLUCIÓN 984 DE 2002
(diciembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se crea el Comité Técnico de Saneamiento Contable y se dictan otras disposiciones
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Constitución Nacional, el artículo 9 de la Ley 24 de 1992, la Ley 716 de 2001 y el Decreto 1282 de 2002
CONSIDERANDO:
Que el Gobierno Nacional mediante Decreto Número 1282 de 2002 dispone que las entidades y organismos del sector público deberán establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio público con corte a 3\de diciembre de 2000, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad.
Que el Artículo 6o del Decreto 1282 de 2002, ordena la creación del Comité técnico de Saneamiento Contable en los organismos que conforman las distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades de control, organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos; siempre y cuando hagan parte del balance general del sector público.
Por lo anterior, se hace necesario crear el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Defensoría del Pueblo, con el fin de depurar los saldos contables pendientes de años anteriores. Que en virtud de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE. Créase el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Defensoría del Pueblo, para adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad.
ARTÍCULO SEGUNDO. INTEGRACIÓN. El Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Defensoría del Pueblo estará integrado por los siguientes funcionarios quienes concurrirán con voz y voto.
1. El Secretario General o su delegado.
2.- El Subdirector Financiero
3.- Profesional responsable de las funciones de Contabilidad
4.- Subdirector de Servicios Administrativos
5. - Jefe de la Oficina Jurídica
La participación será indelegable excepto para el Secretario General.
PARÁGRAFO PRIMERO. Podrán concurrir sólo con derecho a voz los demás servidores públicos que en razón de sus funciones deban incorporarse.
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES. El Comité Técnico ejercerá las siguientes funciones:
1. Asesorar al Defensor del Pueblo, en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable debe cumplir la Defensoría del Pueblo.
2. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de la Defensoría del Pueblo, según sea el caso.
3. Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluido intereses, sanciones y actualización.
4. Realizar seguimiento con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y en las normas que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan.
5. Dictar su propio reglamento.
6. Las demás que le sean asignadas por el Defensor del Pueblo.
ARTÍCULO CUARTO. SESIONES. El comité se reunirá ordinariamente al menos una vez cada seis (6) meses y en forma extraordinaria por convocatoria del Secretario General o el Subdirector Financiero.
ARTÍCULO QUINTO. QUORUM. El Comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
ARTÍCULO SEXTO. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE. Las actuaciones administrativas que se adelanten para el saneamiento contable, deberán quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos necesarios para sustentar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los integrantes del comité.
Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos y obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente.
Los documentos señalados anteriormente quedaran a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.
ARTÍCULO SÉPTIMO. AJUSTE A VALORES REALES. La Defensoría del Pueblo, podrá ajustar los saldos de fas cuentas de los estados financieros, a los valores que se establezcan en el proceso de depuración contable. Dicho ajuste se soportará con las respectivas actas que se elaboren y aprueben por el comité técnico de saneamiento y con un informe técnico final, suscrito por los integrantes, en el cual se presenten los resultados del proceso.
El ajuste final de las partidas se hará por la diferencia entre los valores contables y los que resulten del proceso de depuración, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad.
ARTÍCULO OCTAVO. GESTIÓN ADMINISTRATIVA. La Defensoría del Pueblo tendrá que adelantar la gestión administrativa necesaria, para allegar la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración.
ARTÍCULO NOVENO. DEPURACIÓN DE SALDOS CONTABLES. Se depurarán los valores contables que resulten de la actuación anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:
a) Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
b) Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible ejercer por jurisdicción coactiva.
c) Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción o caducidad.
d) Los derechos y obligaciones que carecen de documentos soporte idóneo que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago.
e) Cuando no haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por perdida de los bienes o derechos.
f) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.
PARÁGRAFO 1. Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en este artículo, se podrán contratar con contadores públicos, firma de contadores o con universidades que tenga facultad de contaduría pública debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, la realización del proceso de depuración contable.
PARÁGRAFO 2. Los derechos y obligaciones de que trata el presente artículo se depurarán de los registros contables de la Defensoría de! Pueblo hasta por una cuantía igual a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, para lo cual solo se requerirá de prueba sumaria de su existencia.
El Gobierno Nacional le señalará a la Defensoría del Pueblo por ser una entidad del sector central los topes, que se tomará de acuerdo con el monto de los valores contables objeto de depuración y las condiciones para que dicha depuración proceda.
PARÁGRAFO 3. La entidad deberá publicar semestralmente un boletín, en medios impresos o magnéticos, que contenga la relación de todos los deudores morosos que no tengan acuerdo de pago vigente de conformidad con las normas establecidas para el efecto. Las personas que aparezcan relacionadas en el Boletín de deudores morosos no podrán celebrar contratos con el Estado, ni tomar posesión de cargos públicos, hasta tanto no demuestren la cancelación de la totalidad de las obligaciones contraídas con el Estado o acrediten la vigencia de un acuerdo de pago. La vigencia del cumplimiento de lo aquí estipulado estará a cargo de la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO DECIMO. Adóptese en su integridad lo contemplado en el Decreto 1282 de 2002, y las demás normas que lo modifiquen o complementen.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 27 de diciembre de 2002.
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo