RESOLUCIÓN 1753 DEL 2008
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se reglamenta el manejo de las cajas menores constituidas con recursos de la nación
LA SECRETARIA GENERAL CON FUNCIONES ASIGNADAS DE DEFENSOR DEL PUEBLO
En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el Artículo 9
de la Ley 24 de 1992 y,
CONSIDERANDO
Que la Dirección Nacional del Presupuesto Nacional expidió la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2008, por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las CAJAS MENORES.
Que se requiere adoptar un instructivo para el manejo de las Cajas Menores constituidas con recursos de la nación, para atender gastos identificados en los conceptos del Presupuesto General de la Nación.
Por lo expuesto anteriormente,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Implementar un instructivo para el manejo al interior de la Entidad de las Cajas Menores constituidas con recursos de la Nación, fundamentado en la resolución anual emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Estatuto Orgánico de Presupuesto, Estatuto Tributario, el cual contiene los procedimientos a seguir para su manejo, así:
1. DEFINICIÓN: La caja menor es una unidad de manejo constituida para atender los gastos generales que tengan el carácter de URGENTES e IMPRESCINDIBLES previstos en el presupuesto para hacer más ágiles y funcionales los pagos de mínima cuantía, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
2. CONSTITUCIÓN: Las cajas menores se constituyen para cada vigencia fiscal mediante Resolución suscrita por el Defensor del Pueblo, en la cual se indica la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gastos que se pueden realizar, monto máximo por cada desembolso individual, dependencia ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal. Para su constitución y reembolso, se debe contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad.
Las cajas menores no podrán ser superiores en número y cuantía (tabla preestablecida) a las ya autorizadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
3. FUNCIONAMIENTO: La caja menor funciona contablemente como un fondo fijo, a través de una cuenta corriente oficial, bajo la responsabilidad del funcionario asignado para su manejo. Se puede manejar dinero en efectivo hasta el monto establecido en la Resolución emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público anualmente.
4. RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR: El responsable del manejo de fondos de la caja menor, será encargado mediante la Resolución de Constitución, quien deberá estar debidamente afianzado mediante Ia constitución de las garantías necesarias para proteger los recursos del Tesoro Público.
Cuando se cambie al responsable del manejo de la caja menor, debe hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
Si el responsable se encuentra en vacaciones, licencia o comisión, el Defensor del Pueblo podrá mediante Resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requerirá la entrega de ios fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y entrega de la misma, lo que deberá constar en el respectivo libro.
5. DESTINACIÓN: Debe ser utilizada para sufragar gastos identificados y definidos en ios conceptos del Presupuesto General de la Nación que sean urgentes, tales como:
- Materiales y suministros: Bienes tangibles e intangibles de consumo final que no se deban inventariar y no sean objeto de devolución, como, papelería, útiles de oficina y repuestos, etc.
- Comunicaciones y transporte: se cubren por este concepto gastos como correos, acarreo de elementos, etc.
- Impresos y Publicaciones: Por este rubro se cubren gastos como autenticaciones, sellos, publicaciones, etc.
- Otros Gastos por Adquisición de Servicios: Corresponden a aquellos gastos generales que no pueden ser clasificados dentro de las definiciones anteriores, autorizadas por norma legal vigente, tales como: gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva del Defensor del Pueblo siempre que éste deba asistir y autorice el gasto por escrito.
- Viáticos y Gastos de Viaje: Se reconoce a ios empleados públicos, los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en lugar diferente a la sede de trabajo.
No se reconocen los gastos por transporte dentro del perímetro urbano de cada ciudad, traslado a aeropuertos, ni viáticos y gastos de viaje a contratistas, salvo que se estipule así en el respectivo contrato.
Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje deben legalizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto,
6. CONTA8ILIZACIÓN: Se hace mediante la apertura de libros auxiliares, donde se registran diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor.
Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados, y que los saldos correspondan, la Subdirección Financiera - Contabilidad realizará arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de la verificación por parte de control interno.
7. REGISTRO DE PAGOS POR CAIA MENOR: Cada vez que se realice un pago por caja menor, el responsable debe registrar en el comprobante de pago Ia siguiente información:
- Rubro presupuestal y cuenta contable correspondiente.
- Monto bruto.
- Deducciones, concepto y monto.
- Monto líquido pagado.
- Pedía de pago.
- Nit del beneficiario.
- Demás datos que se consideren necesarios.
8. LEGALIZACIÓN DE GASTOS: La legalización de los gastos pagados con la caja menor debe efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización. No se entregarán nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
9. PROHIBICIONES: No se pueden realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones:
- Fraccionar compras de un mismo elemento.
- Realizar compras con destino a dependencias diferentes a la Defensoría del Pueblo. s Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deban constar por escrito.
- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
- Cambiar cheques o efectuar préstamos.
- Adquirir elementos de los cuales haya existencia en Almacén.
10. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN: Tanto para la legalización definitiva como para el reembolso se deben reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuéstale a fin de efectuar un corte de numeración y fechas, y se exige el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Agrupar los gastos por rubros presupuéstales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que corresponda a los gastos autorizados en la Resolución de Constitución.
- Los documentos soportes deben ser origínales y firmados por tos acreedores con identificación del nombre o razón social, número de identidad, dirección, teléfono, concepto y cuantía del pago. (Ver requisitos facturas).
- La fecha del comprobante de pago debe corresponder a la vigencia fiscal que se está legalizado.
- El gasto debe haberse efectuado después de ser constituida o reembolsada la caja menor, según sea el caso.
- Expedición de la Resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 110 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.
En todo caso, la legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal, debe hacerse de acuerdo a la fecha establecida en la Resolución de Constitución fecha en Ia cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo titular responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
11. REEMBOLSO: Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya agotado más del 70%, lo que ocurra primero, de alguno o todos los rubros presupuestales afectados, previo cumplimiento de los requisitos mencionados para la legalización. No se efectuarán reembolsos, mientras no se cumplan con los requisitos exigidos para ello.
12. INOPERANCIA O CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR: Cuando por cualquier circunstancia la caja menor quede inoperante, no se podra constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior no haya sido legalizada en su totalidad. Cuando se decida la cancelación de la caja menor, su titular debe legalizarla en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
13. VIGILANCIA: Corresponde a la Contraloría General de la Repúblicaejercer la vigilancia y control posterior, en los términos establecidos en el Artículo 268 de la Constitución Política. El control interno lo ejerce el Despacho del Secretario General de la Defensoría del Pueblo y la oficina destinada para tal fin.
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C, a los 29 DIC. 2008
GLORIA ELSA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General con funciones asignadas de
Defensor del Pueblo
