RESOLUCIÓN 1756 DE 2008
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se reglamenta el manejo de las cajas menores constituidas con recursos de convenios de cooperación internacional
LA SECRETARIA GENERAL CON FUNCIONES ASIGNADAS DE DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el artículo 31 de la Ley 24 de 1992 y,
CONSIDERANDO
Que se hace necesario reglamentar la constitución y funcionamiento de las cajas menores constituidas con recursos de Convenios de Cooperación Internacional, para garantizar su buen uso en cumplimiento de las actividades programadas en los proyectos.
Que se requiere considerar las clases de cajas menores constituidas con Recursos de Convenios de Cooperación Internacional, teniendo en cuenta los gastos que pueden realizarse para las actividades del respectivo proyecto en terreno y en oficina.
Que se requiere adoptar un instructivo para el manejo de Cajas Menores de las Oficinas de Proyectos Financiados con Convenios de Cooperación Internacional, para atender gastos identificados en los presupuestos aprobados en dichos Convenios que tengan carácter urgente. Por lo expuesto anteriormente,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Implementar un instructivo para la constitución y funcionamiento de las cajas menores constituidas con recursos de Convenios de Cooperación Internacional, con el fin de garantizar su buen uso en cumplimiento de las actividades programadas en los proyectos de Cooperación, fundamentado en Manual de Procedimientos de la Defensoría del Pueblo Administración de Convenios de Cooperación Internacional, Estatuto Orgánico, Estatuto Tributario Nacional, el cual contiene los procedimientos a seguir para su manejo:
1. DEFINICIÓN: la caja menor es una unidad de manejo constituida para atender los gastos generales que tengan el carácter de URGENTES e IMPRESCINDIBLES previstos en el presupuesto para hacer más ágiles y funcionales los pagos de mínima cuantía, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
2. CONSTITUCIÓN: Las cajas menores se constituyen mediante solicitud escrita del Ordenador del Gasto, en la cual se indica la cuantía, el responsable, la finalidad, la dase de gastos que se pueden realizar, zona de trabajo y vigencia de la caja menor. Para su constitución y reembolso, se debe contar con autorización del Ordenador del Gasto.
3. FUNCIONAMIENTO: La caja menor funciona como un fondo fijo, bajo la responsabilidad del funcionario y/o contratista asignado para su manejo, con el objetivo de financiar actividades operativas, previamente programadas y autorizadas por la Coordinación del respectivo Proyecto.
Las cajas menores giradas para GASTOS DE OFICINA deben ser utilizadas exclusivamente para gastos como compra de papelería, útiles de oficina, servicio de correo, transporte para mensajería, fotocopias. Por ningún motivo debe adquirirse muebles, equipos de oficina, prendas de uso institucional, refrigerios, adornos, parqueaderos, ni transporte como servicio de taxi a personal que no cumple labores de mensajería, etc.
6. REGISTRO PRESUPUESTAL Y FINANCIERO: Se hace mediante el Sistema de información Administrativa y Financiera SIAF en el proyecto correspondiente, lo cual realiza la Subdirección Financiera y el giro efectivo de los recursos es contabilizado por la Administradora de Recursos.
El responsable de la caja menor debe llevar un control escrito donde se registrará diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando: fecha, concepto, valor y beneficiario. Así mismo, deberá requerir los documentos soportes del pago como facturas, cuentas de cobro, recibos etc., los cuales deben estar debidamente diligenciados y firmados.
7. REGISTRO DE PAGOS POR CAIA MENOR: Cada vez que se realice un pago por caja menor, el responsable debe registrar en el comprobante de pago la siguiente información:
-Valor pagado
-Fecha de pago.
-Nombre y Nit del beneficiario
-Concepto de pago
-Demás datos que se consideren necesarios.
3. LEGALIZACIÓN DE GASTOS: La legalización de los gastos pagados con la caja menor debe efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a su realización. No se entregarán nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
9. PROHIBICIONES: No se pueden realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones:
-Fraccionar compras de un mismo elemento.
-Realizar compras con destino a dependencias diferentes a la Defensoría del Pueblo.
-Sufragar gastos que no están identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto aprobado para el desarrollo del proyecto en el Convenio de Cooperación.
-Realizar gastos para actividades que no estén aprobadas previamente por la Coordinación del proyecto.
-Contratar transporte expreso a lugares donde haya empresas de transporte intermunicipal que preste el servido al lugar donde se dirige. En casos excepcionales, se debe solicitar la autorización para adquirir el servicio a la Coordinación del Proyecto.
-Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deban constar por escrito.
-Reconocer y pagar gastos por concepto de servidos personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
-Cambiar cheques o efectuar préstamos.
10. REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN TOTAL O PARCIAL : Tanto para la legalización definitiva como para el reembolso se deben reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y fechas, y se exige el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Cuando se decida la cancelación de la caja menor, su titular debe legalizarla en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.
13. VIGILANCIA; El control interno lo ejerce el Despacho del Secretario General de la Defensoría del Pueblo y la Oficina de Control Interno. Así mismo, estará sujeta a la auditoría externa contratada por el cooperante.
ARTÍCULO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE,
Dada en Bogotá, D.C. el 29 de diciembre de 2008
GLORIA ELSA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General con Funciones Asignadas de Defensor del Pueblo.