Concepto de la Sala de Consulta número 11001030600020140011200(2209) de 2015
Consideraciones en relación con el Sistema Nacional de Archivos y las competencias del Archivo General de la Nación. i) La función archivística de todas las entidades que conforman el Estado, así estas no pertenezcan a la Rama Ejecutiva del Poder Público, es orientada y coordinada por el Archivo General de la Nación. Tratándose de entidades y órganos no pertenecientes a la Rama Ejecutiva, no puede ejercer la prerrogativa para sancionar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, y la función de ordenar la suspensión inmediata de las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y que se adopten las medidas preventivas y correctivas necesarias, no puede afectar el ejercicio de las funciones que son propias de dichas entidades y órganos, ni eliminar su potestad para valorar la forma y oportunidad de adoptar las medidas demandadas de acuerdo con las situaciones que se presenten. Si bien la facultad de inspección no puede ejercerse sobre archivos o documentos que tengan la calidad de reservados, si el Archivo General de la Nación constata la eventual violación o desprotección de dichos archivos, puede señalar los correctivos necesarios para asegurar su adecuada protección y reserva. Finalmente, frente a la implementación de la función archivística, esta corresponde a todas las entidades y órganos del Estado en su calidad de instancias ejecutoras del Sistema Nacional de Archivos y en virtud de lo dispuesto por la Ley 594 de 2000 y al Decreto 2609 de 2012. ii) La expresión "y los demás organismos regulados por la presente ley" del artículo 2 de la Ley 594 de 2000, se refiere, entre otros, a los archivos de las entidades y organismos señalados en el artículo 9º de la misma ley. iii) El Archivo General de la Nación puede ejercer las funciones asignadas en la Ley 594 de 2000 sobre los archivos de las personas naturales o jurídicas de derecho privado que administran o recaudan recursos públicos, debiéndose contraer a los archivos relacionados con la administración y recaudo de esos recursos. iv) Los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014 [art. 5] que se encuentran sometidos al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, están sometidos a las potestades de inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación reconocidas en los artículos 32 y 35 de la misma ley, con las limitaciones ya indicadas."
