CIRCULAR 11 2019
(abril 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Supervisores E interventores Servidores Públicos con funciones en materia de contratación |
| De: | Juan Manuel Quiñones Pinzón - Secretario General |
| Referencia: | Mejores Prácticas En Gestión Contractual Y Supervisión De Contratos |
Respetados supervisores y funcionarios:
Teniendo en cuenta que al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan, así como la liquidación de los contratos o convenios específicos o aceptaciones de oferta, en sus componentes técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos, se solicita respetuosamente dar estricto cumplimiento a las funciones asignadas como supervisores de los contratos o convenios o aceptaciones de oferta, las cuales se encuentran contenidas en la normatividad contractual y en la Resolución 1012 de 27 de julio de 2017, por medio de la cual se adoptó el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo, el cual puede ser consultado en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, dentro del proceso de “Gestión Contractual".
Para tal efecto se recomienda entre otros, tener en cuenta los siguientes aspectos:
1) La Entidad puede designarlo como supervisor(a) de un contrato o convenio, ya sea porque en el mismo documento lo establece, o a través de un memorando de designación suscrito por el Ordenador del Gasto.
2) Una vez designado como supervisor(a), deberá verificar:
a. Que el contrato o convenio original, se encuentre debidamente suscrito por las partes.
b. Que las obligaciones de pago se encuentren amparadas por su respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
c. Que se haya realizado el correspondiente Registro Presupuestal por parte de la Subdirección Financiera.
d. Que el contratista haya entregado al Grupo de Contratación las garantías requeridas en el contrato, y su posterior aprobación por parte de la Responsable del Grupo de Contratación, cuando a ello hubiere lugar.
3) Una vez el Grupo de Contratación remita para su Conocimiento y fines pertinentes ya sea en físico por correo electrónico institucional: el contrato, el registro presupuestal y la aprobación de garantía cuando a ello hubiere lugar, el supervisor(a) deberá:
a. Hacer lectura de los documentos y si tiene dudas de los mismos, deberá informarlo al Grupo de Contratación para las aclaraciones o ajustes pertinentes.
b. Citar al contratista con el fin de suscribir el acta de inicio de actividades; para lo cual deberá hacer uso de los siguientes formatos establecidos en el proceso de Gestión Contractual del Mapa de Procesos de la Entidad, según corresponda:
- CO-PQ2-F14 - Acta de inicio de apoyo a la gestión.
- CO-PQ2-F15 - Acta de inicio de prestación de servicios profesionales.
Si de conformidad con el tipo contrato no se encuentra establecido el formato, deberá elaborarse un acta de inicio o de recibo del inmueble (en el caso de contratos de arrendamiento), en la que mínimo se indiquen datos como:
- No. del contrato o de la aceptación de oferta.
- Contratista.
- No. de C.C. o NIT.
- Supervisor del contrato.
- Objeto del contrato.
- Valor del contrato.
- Forma de pago.
- Fecha de inicio.
- Fecha de terminación.
- Firma de las partes.
Tenga en cuenta:
- Cuando el contrato lleva garantía: Desde la fecha de aprobación de ésta por parte del Responsable del Grupo de Contratación, podrá darse inicio a la ejecución del contrato.
- Cuando el contrato no lleva garantía pero si registro presupuestal: Desde la fecha del Registro Presupuestal podrá darse inicio a la ejecución del contrato.
- Cuando el contrato no lleva garantía, ni registro presupuestal: Desde la fecha de firma del contrato o convenio podrá darse inicio a la ejecución del contrato.
El acta original deberá allegarse a la mayor brevedad posible al Grupo de Contratación con el objeto de que la misma sea publicada en el SECOP y archivada en el expediente contractual.
4) Iniciada la ejecución del contrato, se sugiere a los supervisores seguir las siguientes recomendaciones:
a. Controlar las vigencias de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales y solicitar su modificación cuando sea necesario.
b. Presentar mensualmente informes de supervisión del contrato dirigidos al Ordenador del Gasto, en el que se evidencie entre otros aspectos el avance en la ejecución físico y presupuestal; para su elaboración puede hacerse uso del “MODELO INFORME DE SUPERVISIÓN” adjunto a la presente circular. Tener en cuenta que en todo tiempo debe cumplir con el procedimiento contractual y el Manual de Supervisión e Interventoría, en relación con la forma y oportunidad de presentación de los informes de supervisión detallados y radicarlos debidamente firmados por el competente.
c. Requerir y revisar los informes de gestión que genere el Contratista los cuales deben presentarse de acuerdo con la periodicidad estipulada en el contrato y contener como mínimo la relación de las actividades desarrolladas en el período, a través de las cuales se dio cumplimiento a las obligaciones pactadas. Para el efecto, puede emplearse un formato similar al del informe de supervisión.
d. Modificaciones contractuales: Procede en casos de adiciones, prorrogas, aclaraciones, entre otros. Por lo anterior, se aclara que respecto a las adiciones y prórrogas, éstas solo procederían en casos excepcionales que no pudieron ser previstos en el momento de la planeación contractual.
Para su solicitud deberá tenerse en cuenta:
- Hacer uso del formato CO-PQ2-F31 “Solicitud de modificaciones contractuales”, el cual « hace parte del Proceso de “Gestión Contractual".
- Allegar el formato junto con la solicitud realizada por el contratista.
- En el caso de que la modificación sea una adición, deberá acompañarse de la cotización presentada por el contratista y del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
e. Suspensión del contrato: El supervisor deberá realizar la solicitud debidamente justificada al Ordenador del Gasto, en la que indique como mínimo:
- Fecha de la solicitud.
- No. del contrato o convenio o aceptación de oferta (únicamente dejar la modalidad de
contrato que aplique).
- Nombre del contratista.
- C.C. o N.I.T (únicamente dejar el tipo de identificación que aplique).
- Justificación de la suspensión.
- Fecha de inicio de la suspensión.
- Fecha de reinicio.
- Número de días de suspensión.
- Porcentaje de avance de ejecución del contrato.
- Porcentaje de avance presupuestal del contrato.
El memorando deberá venir acompañado de la solicitud realizada por el contratista y de los ' documentos a que haya lugar que soporten dicho requerimiento; por lo anterior estos. documentos deben ser radicados en el Grupo de Contratación para el trámite pertinente y la posterior firma del Ordenador del Gasto, el Contratista y el Supervisor.
Una vez trascurrido el término de suspensión, el supervisor del contrato deberá citar al contratista para que suscriban el acta de reinicio del contrato, que para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión debe hacerse uso del formato CO-P02-F45, el cual puede ser consultado en el proceso de “Gestión Contractual".
Si de conformidad con el tipo contrato no se encuentra establecido el formato, deberá elaborarse el acta en la que mínimo se indiquen datos como:
- No. del contrato o convenio o aceptación de oferta, (únicamente dejar la modalidad de contrato que aplique).
- Contratista.
- No. de C.C. o NIT. (únicamente dejar el tipo de identificación que aplique).
- Supervisor del contrato. (Nombre completo y cargo)
- Objeto del contrato.
- Valor del contrato inicial.
- Nuevo valor del Contrato (Descontado el valor de la suspensión)
- Forma de pago.
- No. de Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF.
- No. de Registro Presupuestal SIIF.
- Fecha de reinicio.
- Fecha de terminación.
- Firma de las partes.
En el caso en que por circunstancias ajenas a las partes no pueda reanudarse el contrato suspendido, deberá informarlo a la mayor brevedad posible al Ordenador del Gasto para los trámites pertinentes.
f. Cesión del contrato: Si el supervisor considera pertinente realizar la cesión de un contrato directo, deberá realizar la solicitud al Ordenador del Gasto, en la cual se relacione aspectos mínimos como:
- Fecha de la solicitud.
- No. del contrato o convenio (únicamente dejar la modalidad de contrato que aplique).
- Nombre del contratista (Cedente).
- C.C.
- Justificación de la cesión.
- Fecha probable de inicio de la cesión.
- Porcentaje de avance de ejecución del contrato.
- Porcentaje de avance presupuestal del contrato.
- Nombre de la cesionaria.
- C.C. de la cesionaria.
- Balance presupuestal (*):
| CONTRATO INICIAL | |
| Suscrito entre: la Defensoría del Pueblo y_________ | |
| Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF No. | ____del ____ de ____ de 201_ |
| Registro Presupuestal SIIF No. | ____del ____ de ____ de 201_ |
| Plazo de ejecución | Del ____del ____ de ____ de 201_ |
| Valor a pagarse | $ |
| Valor a liberarse | $ |
| CONTRATO CESIÓN | |
| A suscribirse entre: la Defensoría del Pueblo y___________ | |
| Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF No. | ____del ____ de ____ de 201_ |
| Plazo de ejecución | Del ____del ____ de ____ de 201_ |
| Valor a registrarse | $ |
(*) Para su elaboración deberá solicitarse la relación de pagos dad por la Subdirección Financiera, la cual deberá adjuntarse a la solicitud de cesión.
Junto con la solicitud deberá radicarse:
- La solicitud de cesión realizada por el contratista (Cedente).
- Informe de actividades realizado por el supervisor.
- La relación de pagos expedida por la Subdirección Financiera de la Entidad.
- La lista de chequeo formato CO-PQ1-F29, el cual puede ser consultado en el proceso "Gestión Contractual", y junto con la lista de chequeo los demás documentos ahí relacionados.
Es de tener en cuenta que si el cesionario no cumple con los requisitos solicitados tanto en los estudios previos, como en la lista de chequeo, no será procedente la elaboración de la cesión respectiva.
g. Terminación anticipada del contrato: En caso de que el supervisor considere pertinente realizar la terminación anticipada del contrato, deberá radicar en la Oficina del Grupo de Contratación un memorando dirigido al Ordenador del Gasto de la Entidad en el que solicite la terminación y liquidación anticipada del contrato y en el cual se debe indicar claramente las razones por las cuales se realiza dicha solicitud, adjuntando como mínimo los siguientes documentos:
- Proyecto de acta de terminación y liquidación anticipada del contrato, en la que se justifique las razones por las cuales el contrato no puede ejecutarse hasta lo inicialmente previsto.
Para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deberá usarse el formato CO-P02-F16, del proceso de “Gestión Contractual”.
- Informe de ejecución del contrato presentado por el supervisor.
- Relación de pagos expedida por la Subdirección Financiera de la Entidad.
Se aclara que como supervisor del contrato deberá tener en cuenta aspectos como:
Cuando se realiza la solicitud de contratación, ésta va enfocada a satisfacer una necesidad que tiene la Entidad (descrita en los estudios previos) y del mismo modo, se prevén obligaciones que deben ser cumplidas en determinado tiempo (el cual es el plazo de ejecución).
Teniendo en cuenta lo anterior, como supervisor del contrato debe verificar si con la solicitud de terminación y liquidación anticipada genera para la Entidad algún detrimento y/o que siga persistiendo la necesidad señalada inicialmente, en dicho caso, debe verificar cómo ésta será suplida a la mayor brevedad posible.
Igualmente se aclara que si la justificación de dicha solicitud es el nombramiento en planta de dicho contratista, deberá tenerse en cuenta que al radicar la solicitud de contratación se contó. con un certificado de la Subdirección de Talento Humano, en el que se señaló que en la planta de personal no existen o existen cargos vacantes que de conformidad con las obligaciones, señaladas en los estudios previos no cumplen funciones similares a las descritas. Por lo anterior se recuerda, que ese es el soporte para demostrar que la Entidad no está supliendo los cargos vacantes con contratos de prestación de servicios.
5) Finalizada la ejecución del contrato, se sugiere a los supervisores seguir las siguientes recomendaciones:
a. Presentar un informe final de ejecución del contrato.
Para el caso de contratos de obra, deberá allegar diligenciado el formato CO-PQ2-F58 “Acta de Obra o Recibo", el cual se encuentra publicado en el mapa de procesos de la Entidad, en el; proceso “GESTIÓN CONTRACTUAL”.
b. Radicar el proyecto de acta de terminación y liquidación del contrato, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación.
Para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, que durante su ejecución se presentaron circunstancias particulares o excepcionales que sean necesarias dejarlas consignadas en el acta de liquidación, deberá usarse el formato CO-P02- F17, del proceso de “Gestión Contractual".
Sin embargo, es necesario precisar que si bien es cierto el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 señala que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, los supervisores de este tipo de contratos, no solicitaran la liquidación del mismo, sin perjuicio del deber que les corresponde de elaborar un informe final sobre la gestión, incluyendo el balance económico del contrato, señalando su valor total, valor pagado y saldo a liberar. De la misma manera, en este informe el supervisor señalará brevemente las modificaciones que haya tenido lugar durante la ejecución del contrato, tales como prorrogas, adiciones, modificaciones, suspensiones, cesiones, entre otras.
Para el caso de contratos de obra, deberá allegar diligenciado el formato CO-PQ3-F57 “Acta de liquidación Contrato de obra Provecto”, el cual se encuentra publicado en el mapa de procesos de la Entidad, en el proceso “GESTIÓN CONTRACTUAL”.
Si de conformidad con el tipo contrato no se Encuentra establecido el formato, podrá hacer uso del "MODELO ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQIJIDACIÓN" adjunto a la presente circular.
c. Informe de ejecución del contrato presentado por el supervisor,
d. Relación de pagos expedida por la Subdirección Financiera de la Entidad.
e. ACTA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE: Dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de la garantía que ampara el contrato, el supervisor deberá remitir al Grupo de Contratación, el Acta de Cierre del Expediente de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. Se aclara que dicha acta deberá ser suscrita únicamente una vez haya vencido la vigencia de la garantía.
Para el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deberá usarse el formato CO-P03-F35, del proceso de “Gestión Contractual". Si de conformidad con el tipo contrato no se encuentra establecido el formato, podrá hacer uso del “MODELO DE ACTA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE" adjunto a la presente circular.
NOTAS:
1. En todas las etapas del proceso (precontractual, contractual y postcontractual) se debe hacer uso de los formatos vigentes que apliquen, los cuales deben ser diligenciados completamente y suscribirse por parte del responsable. Los citados formatos se encuentran asociados a los procedimientos del mapa de procesos publicados en la intranet.
2. Los documentos que hacen parte del expediente contractual (tales como: estudios previos, análisis del sector, contrato, acta de inicio, informes de supervisión, modificaciones contractuales, acta de liquidación, acta de cierre y demás documentos a que haya lugar) deben ser publicados en el SECOP, por lo anterior, se deben allegar los originales a la Oficina del Grupo de Contratación a la mayor brevedad posible para su respectiva publicación y archivo.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓ
Secretario General
