RESOLUCIÓN 1012 DE 2017
(julio 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020>
Por la se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensorio
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 5 del Decreto Ley 025 de 2014
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de Funciones.
Que el artículo 269 de la Constitución política de Colombia consagra la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus Funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que de conformidad con lo señalado en el numeral 22 del artículo 5o del Decreto Ley 025 de 2014 que establece como una de las Funciones atribuidas al Defensor: “Celebrar contratos y expedir los actos administrativos que se requieran para el Funcionamiento de la Entidad.
Que la Defensoría del Pueblo, en materia de contratación estatal se rige por el Estatuto general de contratación, la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, los Decretos Reglamentarios y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
Que en dicho contexto las entidades públicas deben adoptar los procesos y procedimientos contractuales que se adecúen a las mencionadas disposiciones definiendo los lineamientos generales en cada una de las etapas del proceso de contratación.
Que el literal b) del artículo 4o de la Ley 87 de 1993 promulga que es responsabilidad de los directivos de toda entidad pública, implementar procedimientos para la ejecución de sus procesos, como uno de los elementos básicos del sistema de Control Interno.
Que el 26 de mayo de 2015 se expidió el Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo.
Que el artículo 2.2.1.2.5.3 de la citada norma expresa que las entidades deben cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra eficiente.
Que con la adopción del manual de supervisión e interventoría se señalan las responsabilidades del supervisor y/o interventor para garantizar el cumplimiento de los principios constitucionales y legales de contratación pública.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Adoptar el Manual de Supervisión e interventoría anexo al presente acto administrativo.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Ordenar a la Oficina de Comunicaciones e imagen institucional la publicación de los manuales en la intranet institucional, en la página web www.Defensoría.gov.co.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> los contratos en curso a la fecha en que entre en vigencia el presente acto administrativo, continuarán sujetos a las normas vigentes en el momento de su iniciación y hasta su finalización
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Deróguense todas las disposiciones internas que sean contrarias y en especial la Resolución 1296 del 23 de septiembre de 2014.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
27 JUL 2017
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo
ANEXO
MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
JULIO 2017
TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES
1. OBJETIVO
El presente manual fija las pautas, criterios y responsabilidades en el ejercicio de la supervisión e interventoría de los contratos y convenios suscritos por la Defensoría del Pueblo, durante las etapas de: ejecución, liquidación y cierre.
2. ALCANCE
Este manual deberá ser aplicado por todos los funcionarios de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO que sean designados como supervisores y por las personas que sean contratadas como interventores, así como por todas las dependencias que tengan relación con la actividad de supervisión.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 80 de 1993
Ley 610 de 2000
Ley 678 de 2001
Ley 734 de 2002
Ley 1150 de 2007
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción
Decreto Ley 019 de 2012 Ley Anti tramites
Decreto 1082 de 2015 y todas aquellas normas que las modifiquen y/o complementen; así como las disposiciones civiles y comerciales que sean aplicables, en lo no regulado por las normas anteriormente citadas.
4. DEFINICIONES
Para los fines de este Manual y en general para la interpretación de las normas aplicables a los contratos que celebre la entidad, en cualquiera de sus etapas, a menos que expresamente se estipule de otra manera, las expresiones que aquí se usan tendrán el significado asignado a las mismas en esta sección del Manual de Supervisión e Interventoría. Los títulos de los numerales y capítulos se incluyen con fines de referencia y de conveniencia, pero de ninguna manera limitan, definen o describen el alcance de este Manual acorde con lo dispuesto por las normas legales y reglamentarias aplicables.
Las palabras técnicas o científicas que no se encuentren expresamente definidas en este Manual tendrán los significados que les corresponda según la técnica o ciencia respectiva y las demás se entenderán en su sentido natural y el uso general de las mismas. Para efectos de este Manual se establecen las siguientes definiciones de uso frecuente en la actividad contractual de la Defensoría del Pueblo, las cuales podrán ser usadas tanto en singular como en plural
Acta: Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronológico.
Acta de entrega y recibo final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Entidad.
Acta de fijación de precios no previstos: Acta en la cual se fijan precios unitarios no previstos y necesarios para cumplir con el objeto del contrato, consignando las razones por las cuales son requeridos. La fijación de precios no previstos que solicite el contratista o que demande la Entidad, requiere de la revisión inicial de cada ítem por parte del supervisor o del interventor, según se trate, y la posterior revisión del responsable del proyecto con el fin de acordar el precio unitario.
Al definir los precios unitarios, se consigna en el acta una relación de las cantidades requeridas de cada ítem. En el acta de fijación de precios no previstos se deberá dejar constancia del hecho de ser necesario ampliar el valor fiscal del contrato, para lo cual se requiere adición del contrato, o si por el contrario el valor inicial cubre el pago de las nuevas cantidades. Si no aumenta el valor del contrato se deja constancia de este hecho en el acta diciendo que la disminución de cantidades inicialmente previstas compensa las actividades o ítems extras que se están aprobando.
De acuerdo con estas dos condiciones se pueden generar las siguientes actas: Cuando NO modifica el valor fiscal del contrato se denominará "Acta de Fijación de Precios no Previstos", y será firmada por el contratista y Supervisor. Cuando modifica el valor del contrato, el supervisor deberá gestionar, la solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal y una vez se tenga el documento, se solicitará al Grupo de Contratación la correspondiente adición según corresponda, dentro de los límites previstos en la ley, previa autorización del ordenador del gasto.
Acta de Inicio y/o aprobación de plan o cronograma de actividades:
Documento suscrito entre el contratista y el supervisor y/o interventor, en el cual se deja constancia del cumplimiento de todos los requisitos establecidos que permiten iniciación formal de actividades, registrando la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato y la expresa constancia de aprobación del programa de trabajo que el contratista desarrollará en la ejecución de los mismos, con el fin de controlar el avance periódico de las actividades y la inversión acumulada.
Acta para modificación del contrato: Documento que suscribe el contratista y el interventor o supervisor, previo visto bueno del ordenador del gasto para realizar cambios que pueden ser en cantidades de obra, bienes, servicios o precio, los cuales deben estar debidamente justificados.
Acta de recibo parcial: Documento de corte parcial de cuentas suscrito entre el interventor y el contratista en la cual se deja constancia de lo ejecutado por el contratista a la fecha del acta, los bienes y/o servicios recibidos y los pagos realizados al contratista hasta el momento.
Acta de reinicio: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor o interventor, por medio del cual se reanuda la ejecución del contrato después de una suspensión.
Acta de suspensión: Documento suscrito entre el contratista, el supervisor o interventor y el ordenador del gasto, mediante el cual se suspende de manera temporal el contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha de reinicio y los demás aspectos que se consideren pertinentes; entre ellos, la obligación del contratista de modificar la garantía única de cumplimiento y las demás que se hayan constituido de acuerdo con el contrato, para garantizar la cobertura de los riesgos dentro de los plazos allí previstos.
Anticipo: Dinero que entrega la Defensoría del Pueblo al contratista el cual deberá destinarse al cubrimiento de los costos iniciales del objeto contratado y que se amortizará en la proporción pactada a medida que se vaya ejecutando el contrato. En los contratos de obra, concesión, salud o aquellos que se hayan elaborado en virtud de una licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.
Avance del contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
Modificación de la vigencia y/o valor de garantías: Es el documento que expide la compañía aseguradora cuando se hace necesario modificar la póliza para amparar un mayor plazo o un mayor valor del contrato.
Contrato de ejecución instantánea: Son contratos de ejecución instantánea aquellos en los cuales el cumplimiento de las obligaciones se satisface en un solo momento o por una sola vez, en el momento mismo de celebración del contrato o con posterioridad.
Contrato de tracto sucesivo: El contrato es de tracto sucesivo cuando las obligaciones de las partes o de una de ellas se cumplen por prestaciones periódicas o continuas.
Garantía: Mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Defensoría del Pueblo con ocasión de la presentación de propuestas, la suscripción de contratos y su liquidación. Las garantías también cubrirán el riesgo que se derive de responsabilidad extracontractual surgido por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.
Pueden consistir en: i) contrato de seguro contenido en una póliza, ii) patrimonio autónomo y iii) garantía bancaria.
Además de los cubrimientos ordinarios que las normas relativas a la contratación disponen que deben ser exigidos a los contratistas la Defensoría del Pueblo podrá pedir que se cubran los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.
Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la Defensoría del Pueblo a través de un proceso de selección por concurso de méritos o por mínima cuantía, para ejercer la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de contratos, en sus aspectos técnicos y de ser necesario también en sus aspectos administrativos, financieros, contables y jurídicos, con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad como consecuencia de la ejecución de la obra, actividad o servicio contratado.
Supervisor: Es el funcionario y/o contratista designado por el ordenador del gasto, para ejercer no solo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato o convenio específico, en sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. La contratación de personal externo será viable únicamente cuando la Entidad no posea dentro de su planta personal idóneo para la realización de la labor.
Modificación al contrato: Documento mediante el cual se aclara el alcance del objeto del contrato o se modifican las obligaciones, condiciones, valor, precio o plazo del mismo.
Pago anticipado: Dinero que entrega la Defensoría del Pueblo contratista constituyéndose en retribución parcial que éste recibe por el cumplimiento de sus obligaciones. El contratista será dueño de la suma que le ha sido entregada, siempre y cuando se haya ejecutado el objeto del negocio pactado.
Plazo de ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato.
Valor final del contrato: Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes y adiciones a que haya habido lugar.
EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
MARCO PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN
ASPECTOS GENERALES
La función de supervisión estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, la ética pública, responsabilidad y transparencia. Se ejercerá con plena autonomía en total coordinación con el ordenador del gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual, en particular, el Grupo de Contratación. La vigilancia y control de la iniciación, ejecución y liquidación de los contratos en LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO se realizará a través de la supervisión y la Interventoría, en los casos en que aplique.
La interventoría y la supervisión tienen el mismo fin, vigilar y controlar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad, y en los dos eventos, la persona que desarrolla la vigilancia contractual, debe tener la competencia básica y Funcional que se relacione directamente con el objeto contractual. Por ello, se hace indispensable que, para su designación, la persona cuente con el perfil profesional, técnico o Funcional y los conocimientos que le permitan realizar su labor de forma satisfactoria.
Los supervisores podrán recibir apoyo para el ejercicio de sus obligaciones en el personal de planta de la Defensoría o en personas contratadas para este fin. No obstante, la función de supervisión es indelegable por parte de la persona que ha recibido dicha función y en virtud de esto conservará para todos los efectos la responsabilidad por el cumplimiento de la actividad a ella asignada.
La interventoría procede cuando el objeto del contrato, es complejo, extenso o su seguimiento suponga conocimiento especializado. A pesar de que la interventoría corresponde al seguimiento del contrato, la Defensoría del Pueblo si lo encuentra justificado y de acuerdo con la naturaleza del mismo podrá incluir en la interventoría el seguimiento de las obligaciones administrativas, financieras, contables y jurídicas derivadas del mismo.
DESIGNACIÓN, INICIO Y DURACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
Corresponde al ordenador del gasto designar al supervisor del contrato a través de oficio o memorando dirigido a este último. En lo posible se prescindirá de realizar la designación del supervisor dentro de la minuta del contrato.
El supervisor iniciara su actividad una vez se haya perfeccionado el contrato y se hayan cumplido los requisitos de ejecución del mismo. En virtud de lo anterior, a quien le sea asignada la labor de supervisión de un contrato deberá asegurarse de: i) que el contrato se encuentre debidamente suscrito por las partes, ii) que las obligaciones de pago se encuentren amparadas por su respectivo certificado de Disponibilidad Presupuestal, iii) que se haya hecho el correspondiente registro presupuestal y iv) cuando sea del caso que se haya aprobado la garantía de cumplimiento de las obligaciones.
En ningún caso se podrá dar inicio a la ejecución del contrato sin el cumplimiento de los cuatro requisitos atrás mencionados.
El Responsable del Grupo de Contratación remitirá al Supervisor un memorando o correo electrónico en el cual informará la fecha de perfeccionamiento del contrato a supervisar, para que inicie su actividad a partir de la fecha de tal comunicación.
Cuando el servidor responsable de la supervisión de un contrato se ausente entre otras causas por (vacaciones, permiso, comisión, licencia y retiro de la entidad), la supervisión recaerá automáticamente en el superior inmediato del supervisor o en el funcionario que sea encargado de las funciones de su cargo, en los casos en que se realice dicho encargo. En todos los casos, el supervisor vigilara la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo de su vigencia. Esta función solo cesara una vez expire el plazo de ejecución previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del mismo en los casos en que esta se requiera. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continúen vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías.
En el evento que el ordenador del gasto realice reasignación o cambio de supervisor del contrato o convenio, el supervisor saliente realizará empalme con el supervisor entrante, rindiendo un informe detallado, en el que se establezca la situación del contrato.
SUPERVISOR EN LA ETAPA CONTRACTUAL
Al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato a suscribir, los derechos y obligaciones de las partes, y en particular los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
FUNCIÓNES RELACIONADAS CON LA EJECUCION DEL OBJETO CONTRACTUAL
El supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista, cuando así se pacte en el contrato y dentro del término establecido en el mismo, las actas de iniciación, de recibo de bienes o prestación de servicios, según el caso. Cuando se suscriban las actas antes mencionadas en los contratos en que así se pacte el supervisor deberá enviar el original de las mismas al grupo de contratación de la Defensoría del Pueblo, con el fin de que sean incluidas en los expedientes contractuales. Igualmente, cuando se pacten cronogramas ya sea por la entrega de productos o para la realización de actividades con el contratista, durante la ejecución del objeto del contrato, o en el evento en que se deban modificar fechas, el supervisor deberá solicitar las modificaciones respectivas ante el ordenador de gasto, con el fin de que tramite la respectiva modificación, para estos casos, el supervisor deberá justificar la modificación a los mismos, cuando por razones técnicas o, dada la naturaleza del contrato, resulte necesario.
El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, deberá citar a reuniones al contratista, al Responsable del Grupo de contratación y a los funcionarios o interventores que tengan interés directo en la ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración del pliego de condiciones y/o en la de la minuta del contrato. Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes.
El supervisor deberá revisar que los informes de los contratistas contengan como mínimo lo siguiente:
- Nombre completo del contratista.
- Número del contrato.
- Fecha de inicio del contrato: Fecha de expedición del registro presupuestal y/o fecha de aprobación de la póliza y/o acta de iniciación, si hay lugar a ella.
- Fecha de terminación del contrato: De acuerdo con la cláusula de plazo del contrato
- Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo
- Objeto del contrato: Copiar textualmente la cláusula del contrato.
- Actividades contractuales: Copiar textual las actividades del contrato.
- Actividades desarrolladas en el periodo del informe: Referirse una a una a las actividades realizadas durante el periodo del informe resumiendo para cada una, la gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar con la indicación de los documentos, archivos y/o gestión, resultado de las actividades desarrolladas
- Nombre y firma del contratista.
Cuando el supervisor manifieste su desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todas las observaciones por escrito al contratista con copia al ordenador del gasto, documentos que deberán enviarse igualmente al grupo de contratación para su incorporación en el expediente contractual. Dichas objeciones deberán ser motivadas, fundadas en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y comprenderán todas las observaciones y objeciones correspondientes.
Además, realizara las recomendaciones que considere necesarias y oportunas para la normal ejecución del contrato con el fin de determinar con precisión el cumplimiento y calidad del objeto contractual. El supervisor podrá solicitar a la dependencia o dependencias técnicas de la Defensoría del Pueblo que considere competentes, la emisión de conceptos cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen su paralización. Es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al Grupo de contratación y al Director o Jefe de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, con el fin de iniciar las acciones correspondientes, documento que deberá enviarse al Grupo de Contratación para su incorporación en el expediente contractual.
En los eventos de discrepancias frente a la ejecución del contrato, el supervisor está en la obligación de acatar las observaciones y recomendaciones jurídicas que, por escrito, señale el Grupo de Contratación o la Oficina Jurídica y no podrá expedir recibidos a satisfacción para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON ASPECTOS PRESUPUESTALES Y FINANCIEROS DEL CONTRATO
a. Registro Presupuestal. Antes de iniciar la ejecución de cualquier contrato, el supervisor debe verificar la expedición del respectivo Registro Presupuestal. Nunca se podrá autorizar la prestación de ningún servicio o suministro de bienes sin cumplirse con este requisito. El supervisor deberá verificar que se expidan los respectivos Registros Presupuéstales para las adiciones, modificaciones y cesiones de los contratos a su cargo. Para los casos de contratos que se ejecutan en más de una vigencia, se debe verificar que el primer día hábil de cada vigencia se expida el respectivo Registro Presupuestal para garantizar que el contrato no se encuentre desamparado.
b. Con el fin de realizar una correcta programación del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, los supervisores deben informar al Grupo de Presupuesto el plan de pagos del contrato y velar porque las solicitudes de desembolso se ajusten a lo programado. De igual manera deben reportar mensualmente a la Subdirección Financiera, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes las modificaciones del PAC para el mes siguiente,
c. Expedir la certificación de cumplimiento para procedimiento de pago.
d. Verificar la entrega del anticipo, su amortización periódica en el porcentaje pactado y el reintegro de los rendimientos financieros cuando aplique.
e. Revisar las facturas o cuentas de cobro, junto con sus respectivos soportes, antes de que estas sean tramitadas.
f. Procurar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos involucrados en las contrataciones adelantadas por la Entidad, en particular, la del anticipo y pago anticipado.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS BIENES, OBRAS O SERVICIOS CONTRATADOS
Si la naturaleza del contrato lo requiere y así se estipuló en el mismo, el supervisor junto con el contratista, deberá elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios. En ningún caso, el valor de la sumatoria de las entregas parciales, podrá superar el valor total del contrato. El original de estas actas deberá ser remitido por el supervisor al Grupo de Contratación para lo de su competencia. El supervisor debe verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes entregados o los servicios prestados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato. Para tal fin, realizara inspecciones y controles de calidad sobre los bienes suministrados, los servicios prestados, los trabajos ejecutados y los materiales entregados, con el propósito de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas, informando al Grupo de contratación, cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad.
Cuando se presenten dudas en relación con los estándares de cumplimiento de las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas en el contrato, el supervisor deberá expresarlas por escrito, a la dependencia solicitante del bien o servicio con copia al Grupo de Contratación y al ordenador del gasto.
La dependencia solicitante del bien o servicio deberá, dentro de un plazo razonable, aclarar por escrito al supervisor la situación planteada. Si en el supervisor persiste la duda deberá informar, en el menor tiempo posible, al ordenador del gasto para su concepto y decisión. El supervisor se abstendrá de expedir recibo a satisfacción si los bienes entregados o los servicios prestados no corresponden a las calidades y especificaciones exigidas.
Cuando se trate de contratos que requieran permisos o licencias, el supervisor o interventor deberá verificar que los mismos se encuentren vigentes.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS PAGOS AL CONTRATISTA
El supervisor deberá Autorizar los pagos de acuerdo con el Programa Anual de Caja, e informar la variación de los pagos que se presenten en la ejecución y liquidación de los contratos a su cargo, verificando previamente el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
Verificar el pago de aportes al sistema de seguridad social por parte del contratista para el respectivo periodo.
Expedir el recibo a satisfacción, previa revisión de informe y/o producto presentado por el contratista, con el respectivo pronunciamiento expreso sobre la calidad del informe y/o producto presentado o bien adquirido
Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse por la demora en la remisión de los documentos necesarios para efectuar el pago de las obligaciones de orden económico
Elevar las consultas internas que sean necesarias para resolver asuntos que entorpezcan el flujo normal de los pagos.
Radicar en la Subdirección Financiera, para efectuar los pagos: Constancias de entrega, la factura presentada por el contratista, cuando a ello haya lugar, los recibidos a satisfacción, copia de los recibos de pago de los aportes a los sistemas de seguridad social efectuados por el contratista o la certificación sobre el tema según sea el caso (por ejemplo, los pensionados).
El recibo o los recibos de entrada de los bienes al almacén de LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO de ser el caso.
Los demás documentos que de acuerdo con las cláusulas establecidas en cada contrato se requieran para hacer dichos pagos.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LOS GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
Para los casos en los cuales los contratos no tienen un valor asignado especifico de gastos de desplazamiento, toda vez que estos son asumidos por LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO, las autorizaciones deben ser remitidas, al ordenador del gasto, con antelación al desplazamiento con el fin de realizar los trámites presupuéstales pertinentes. Para el pago de los gastos de desplazamiento, el supervisor debe verificar que el contratista cumplió con el objeto del desplazamiento.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LAS MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS
Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afecten alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el supervisor deberá solicitar oportunamente la adición, prorroga, modificación o cesión, con un término mínimo de cinco (5) días hábiles a la fecha en que se pretende que opere la modificación del contrato según el caso. Antes de hacer la solicitud, el supervisor debe tener en cuenta que la adición o modificación no puede cambiar sustancialmente el objeto inicial del contrato de forma tal que se termine convirtiendo en un nuevo contrato.
Para efectos de solicitar una cesión de contrato, el supervisor deberá enviar junto con el memorando de solicitud de cesión, la carta presentada por el contratista, en la cual manifiesta su imposibilidad de seguir ejecutando el contrato, toda la documentación del, cesionario, y deberá evidenciar que el mismo cumple con igual o superior perfil al solicitado en los estudios previos.
Es importante que el supervisor haga la solicitud una vez tenga conocimiento de la situación que de origen a la adición, prorroga o modificación, según el caso, con el fin de que se puedan realizar, de acuerdo con lo establecido, todas las actividades conexas a la misma tales como: Evaluar la solicitud, revisar los documentos soporte, convocar al comité de contratación cuando sea necesario, elaborar la minuta, realizar los trámites para su perfeccionamiento, tales como ampliación de la póliza, en los casos a que haya lugar, y el registro presupuestal.
FUNCIÓNES DE SUPERVISIÓN RELACIONADAS CON LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO
El supervisor o el interventor, con el apoyo del Grupo de Contratación, podrá, si es necesario, y mediante documento escrito de justificación dirigido al ordenador del gasto solicitar la suspensión temporal de la ejecución del contrato para que se tramite el documento respectivo. Esta solicitud de suspensión se justifica si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecución. Si el ordenador del gasto aprueba la suspensión del contrato, remitirá la solicitud al Grupo de contratación de la Defensoría del Pueblo quien elaborará el acta de suspensión, y enviará copia de la misma al supervisor del contrato para lo de su competencia y a la Subdirección Financiera.
Una vez vencido el plazo de la suspensión el supervisor o interventor deberá suscribir el acta de reinicio en la que se deje constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato, cuyo original se remitirá al Grupo de contratación.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
1. La comunicación entre el supervisor y/o interventor y el contratista, y de éste y último, con el supervisor y/o interventor, es absolutamente formal, es decir siempre, deberá constar por escrito y debe estar debidamente radicada en el Grupo de contratación, con el fin de que repose en el expediente contractual.
2. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los hay. Además, deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la carpeta del contrato que para el efecto lleve el Grupo de contratación, en forma secuencial, foliados y registrados.
3. El supervisor y/o interventor debe erigirse como el interlocutor válido y actuar como conducto regular de las relaciones entre la Entidad y el contratista
4. El supervisor y/o interventor revisara que los sitios de entrega de elementos, y ubicación de materiales, localizaciones etc., corresponda al señalado en los pliegos de condiciones o en las invitaciones públicas, según corresponda
5. Las actas que surjan en desarrollo del contrato serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento.
6. En ningún caso el supervisor y/o interventor podrá suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes modificación de su valor, plazo u objeto del contrato, pues estas actividades son de competencia exclusiva del ordenador del gasto.
7. Cuando sea preciso la adición del valor contractual, se deberá gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la modificación del valor. El supervisor presentará la solicitud de adición y justificación acompañada de la respectiva cotización suscrita por el contratista. En todo caso, la Adición debe ser suscrita por el ordenador del gasto.
8. Para las adiciones en valor debe darse estricto cumplimiento a lo regulado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales, salvo lo previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de supervisión y vigilancia, el contrato de interventoría podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma.
9. En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor o interventor dará traslado de las peticiones al ordenador del gasto para que éste decida sobre las mismas.
10. El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio. De igual forma debe verificar que el contratista suministre el bien con las características ofrecidas y no permitir, previa justificación, cambios sin su autorización.
11. Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a satisfacción, a menos que en la respectiva acta se deje expresamente consignado lo contrario; por lo tanto, el supervisor y/o interventor es responsable frente a la Defensoría del Pueblo por los recibos que realice, sin que ello implique eximir al contratista de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o en todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial.
12. En todos los contratos de tracto sucesivo, (aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y en los demás que lo requieran), se suscribirán actas de iniciación, terminación, recibo definitivo y liquidación. En los contratos de compraventa solo se requerirá el contrato, la aceptación de oferta u orden de compra y el acta de recibo en la que conste que éste se dio a satisfacción. De conformidad con el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será obligatoria la liquidación.
13. Informar oportunamente al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al principio del debido proceso, de conformidad con el procedimiento establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. En todo caso la supervisión debe elaborar un informe, estableciendo y justificando su concepto, allegando los soportes probatorios relacionados con el presunto incumplimiento.
14. Controlar la vigencia de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales y solicitar su modificación cuando sea necesario.
15. Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. Apoyar al grupo de contratación y a la Oficina Jurídica en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación y demandas, que se originen con ocasión del contrato objeto de supervisión y/o interventoría presentando los informes que se le requieran, así como los soportes documentales necesarios para fundamentar la decisión que adopte la Entidad.
16. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato dentro del término pactado en el mismo, o el que legalmente corresponda.
17. El supervisor y/o interventor deberá verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se suministren.
18. Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas por el contratista en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible.
19. El supervisor y/o interventor realizara evaluación previa a la finalización de trabajos o servicios, e indicara al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin que sean subsanados en del periodo restante para el vencimiento del plazo contractual.
20. Exigir al contratista los planos, diagramas o esquemas de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de supervisión.
21. Exigir al contratista al finalizar la obra, actividad, servicio o en general la ejecución del contrato, adecuar las pólizas que se hayan constituido, ampliando el plazo o valor de las mismas, si fuese necesario, para la aprobación por parte del grupo contratación, previa suscripción del acta de liquidación del contrato.
22. Cuando haya lugar, exigir al contratista, que al momento de la terminación del contrato realice la entrega al Almacén General de la Defensoría del Pueblo, los bienes muebles proporcionados para el desarrollo de sus actividades contractuales, entre ellos: equipo de cómputo, carnet institucional y comunicaciones entre otros.
23. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello (Acta). Lo anterior debe efectuarse dentro del término señalado en el pliego de condiciones o en el contrato. Corresponde al supervisor y/o interventor, según sea el caso, realizar la confrontación de la obra, del bien o servicio que recibe con respecto a lo contratado.
24. Informar a la Compañía Aseguradora o Garante cualquier modificación que sufra el contrato y varíe las condiciones del riesgo: Notificar por escrito al asegurador los hechos
o circunstancias no previsibles que sobrevengan con posterioridad a la celebración de contrato y que, conforme al criterio consignado en el inciso primero del artículo 1058 del Código de Comercio signifiquen agravación del riesgo o variación de su identidad local, (Artículo 1060 Código de Comercio)
25. Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma aprobado. Para lograr la ejecución oportuna del proyecto, el supervisor e interventor, según sea el caso, exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo y/o cronograma de actividades con el contratista
26. Llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios,
27. Elaborar y presentar al ordenador del gasto, los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución.
28. Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos estén conformes con las normas y especificaciones de primera calidad que establecidas en los pliegos de condiciones. De igual forma debe verificar que el contratista suministre la marca ofrecida y no permitir cambios sin su autorización.
29. Reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas, ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.
30. Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alterativas de solución propuestas, a efectos de que sean aprobadas por el ordenador del gasto.
31. Controlar que el contratista mantenga el personal profesional técnico operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios de personal durante el transcurso del proyecto, será reemplazado dentro del plazo que disponga el supervisor y/o interventor, según sea el caso, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas, previamente aprobados por la supervisión y la interventoría del contrato.
32. Verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto.
33. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra o la actividad de que se trate previniendo accidentes para quienes laboran y de quienes ocasionalmente transiten en los alrededores de la obra o del lugar donde se esté llevando a cabo la actividad contratada.
34. Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos laborales (ARL) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deberá tener en cuenta, en los contratos de prestación de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos deberá cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningún caso el ingreso base de cotización sea inferior a un salario mínimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mínimos mensuales vigentes.
35. Para la autorización del último pago pactado, el contratista deberá aportar los certificados de paz y salvo del personal que utilizó para su desarrollo.
36. Velar por la seguridad y conservación de los productos generados en los contratos de consultoría.
37. Informar al Responsable del grupo de bienes de la Subdirección Administrativa, para el ingreso de bienes al mismo, su inventario, marcación y aseguramiento si es el caso
38. Velar porque una vez terminado el plazo del contrato, no se continúe con la prestación del servicio.
39. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique modificación al objeto o plazo contractual.
40. Una vez ocurrido un siniestro, el supervisor y/o interventor, según sea el caso informará de inmediato o a más tardar al tercer día hábil siguiente de la ocurrencia al ordenador del gasto, para que inicie las acciones correspondientes contando para ello con la asesoría del grupo de contratación.
41. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.
42. Acompañar y dar el apoyo que se requiera en la audiencia sancionatoria que trata el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
43. Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.
44. Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.
IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES
PROCEDIMIENTO
La actuación aplicable o procedimiento en los casos de incumplimiento de las obligaciones contractuales o presunta deficiencia en la prestación del servicio para ejercer la actividad sancionatoria, que comprende la facultad de imponer multas, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, declarar la caducidad por vía administrativa, o el incumplimiento del contrato, se adelantará de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, o norma que le sustituya.
DELEGACIÓN DE FUNCIÓNES
Delegar las funciones que el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 asignó al Defensor del Pueblo, en materia de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, en los funcionarios que adelante se relacionan, según cada caso:
a) En todos los contratos cuyo objeto este asociado a una actividad misional y que se ejecuten en más de una Regional de la Entidad, en el Coordinador o responsable a nivel nacional del proyecto o programa, tales como Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales etc.
b) En los contratos relacionados con el área administrativa que se ejecuten simultáneamente a nivel nacional y/o en el nivel central, en el Secretario General de la Entidad.
c) En los contratos relacionados con el área administrativa que se ejecuten de manera exclusiva en una sola Regional de la Entidad, en el Defensor Regional del Pueblo respectivo, siempre y cuando éste no sea el supervisor del contrato. De lo contrario la competencia la asumirá el ordenador del gasto
d) En los casos no contemplados en los literales anteriores el Defensor del Pueblo hará la respectiva delegación en el ordenador del gasto.
PROCEDIMIENTO POR PRESUNTO INCUMPLIMIENTO O DEFICIENCIA DEL SERVICIO
Para el desarrollo del debido proceso se seguirán los siguientes pasos:
El supervisor o Interventor presentará, ante el funcionario competente para desarrollar el procedimiento de Imposición de multa o sanción, un informe detallado en el que mencionen los hechos que dan origen al presunto Incumplimiento y en él enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
El funcionario competente para desarrollar el procedimiento de imposición de multa o sanción deberá enviar una citación al contratista y a su garante para que concurran ante él en audiencia. En la citación que se envíe se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el Informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y se enunciarán las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia.
A la audiencia se deberá citar Igualmente al Interventor o supervisor del contrato con el fin de contribuir en la misma.
El Funcionario competente para desarrollar el procedimiento de Imposición de multa o sanción, en desarrollo de la audiencia, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
El funcionario competente para desarrollar el procedimiento de Imposición de multa o sanción, concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrán rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.
Contra la decisión proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.
La decisión adoptada por la administración, deberá ser comunicada al interventor o supervisor, para lo de su competencia. Éste deberá comunicar la decisión a la Cámara de Comercio en la que se encuentre inscrito el contratista y reportarla imposición de sanción en el SECOP. Para estos procedimientos se apoyará en el Grupo de Contratación de la Entidad.
INICIO DEL PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS DE INCUMPLIMIENTO
El procedimiento para los casos de incumplimiento deberá iniciarse en los siguientes eventos:
1. De oficio por el Interventor o Supervisor en desarrollo de su gestión de control y vigilancia de la ejecución del contrato, en los eventos en que advierta inconsistencias o irregularidades en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del operador del servicio.
2. Por denuncia de un usuario del servicio o de un tercero que en su nombre denuncie irregularidades que afecten o incidan directamente la prestación del servicio o la ejecución misma del contrato.
3. Por solicitud del Defensor del Pueblo, Vicedefensor, Secretario General, Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Subdirectores o Jefes de Oficina.
ARCHIVO ANTES DEL DEBIDO PROCESO
Antes de iniciarse el procedimiento sancionatorio o durante el mismos se podrá archivar la actuación si se verifica que: i) no existe incumplimiento o retardo en la ejecución de las obligaciones, ii) que los hechos no existieron, iii) que aun existiendo no fueron realizados por el contratista o iv) incluso existiendo y siendo cometidos por el contratista no son violatorios de norma o clausula alguna.
MEDIDAS QUE PROCEDEN ANTE EL INCUMPLIMIENTO
Las medidas que proceden frente al incumplimiento contractual son:
1. Imposición de multa y sanciones pactadas en el contrato.
2. Declaración de incumplimiento
3. hacer efectiva la cláusula penal.
4. Declaratoria de caducidad.
REGLAS QUE DEBEN OBSERVARSE PARA LA APLICACION DE LAS MULTAS PACTADAS.
1. Su objetivo es conminar al contratista al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Se imponen cuando el incumplimiento NO conlleva la paralización del servicio u obra sino cuando existe retardo en el cumplimiento de la obligación.
2. Deben sujetarse a los montos establecidos en esta reglamentación.
3. Su decreto solo procede durante la vigencia del contrato.
4. Debe agotarse previamente el procedimiento establecido para la imposición de sanciones.
5. Debe concederse la oportunidad de aportar pruebas.
6. La reiteración del incumplimiento aunque no se trate de la misma causal, podrá dar lugar a la declaratoria de incumplimiento o caducidad o terminación del contrato, a juicio de la entidad, dependiendo de la gravedad y sus implicaciones en la prestación del servicio o la imagen institucional.
7. Deben tenerse en cuenta las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito como eximentes de responsabilidad, debidamente comprobadas.
10.2 TASACION DE MULTAS
Las multas se impondrán de acuerdo con la siguiente tabla:
| CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA | CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA | CONTRATOS SUPERIORES A LA MENOR CUANTÍA | |
| Inferiores a 325 SMLMV | Superiores A 325 SMLMV y hasta 650 SMLMV | ||
| 2 SMDLV por cada día de retardo. | 5 SMDLV por cada día de retardo. | 10 SMDLV por cada día de retardo. | 20 SMDLV por cada día de retardo. |
-SMDLV = Salario Mínimo Diario Legal Vigente
-smlmv = Salario Mínimo legal mensual vigente
La cuantificación de las multas aquí descritas operará siempre y cuando dentro del respectivo contrato no se pacte un valor distinto.
EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL
El supervisor deberá solicitar el acta de terminación del contrato y su liquidación en los casos en que esta sea necesaria, una vez finalice el mismo y se expida el último recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
En la solicitud de liquidación, el supervisor deberá indicar si los documentos soporte se encuentran debidamente digitalizados e incluidos en el expediente contractual correspondiente, en caso contrario, deberá remitir la solicitud de liquidación con los documentos soporte que no se encuentren en el expediente. Adicionalmente, la solicitud de liquidación deberá incluir:
- El análisis de las condiciones técnicas de los bienes recibidos o de los servicios prestados por el contratista.
- El Balance económico del contrato.
- Los demás documentos necesarios para la verificación de cumplimiento y liquidación del contrato.
Para efectos del trámite del último pago del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista que tenga documentos de la dependencia a su cargo los haya entregado previamente, así como verificar que el contratista haya realizado el archivo de todos los documentos en los expedientes correspondientes
En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con lo señalado en el Artículo 217 de Decreto Ley 019 de 2012 la liquidación no es obligatoria, razón por la cual, los supervisores de este tipo de contratos, no solicitaran la liquidación del mismo, sin perjuicio del deber que les corresponde de elaborar un informe final sobre la gestión, incluyendo el balance económico del contrato, señalando su valor total, valor pagado y saldo a liberar. De la misma manera, en este informe el supervisor señalará brevemente las modificaciones que haya tenido lugar durante la ejecución del contrato, tales como prorrogas, adiciones, modificaciones, suspensiones, cesiones o si la terminación se llevó a cabo de forma anticipada.
El Grupo de contratación enviara al contratista, al supervisor del contrato, copia del acta definitiva de liquidación o del acta de archivo definitivo.
INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN.
CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN
Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal, y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011
RESPONSABILIDAD CIVIL
Cuando la Defensoría del Pueblo sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.
RESPONSABILIDAD FISCAL
Los deberes establecidos en el Estatuto General de contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y, por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales.
RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL
Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal los supervisores e interventores, pueden ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, para los casos en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éstos, y del mismo modo ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en contra de la Entidad. (Artículo 90 de la Constitución Política y Ley 678 de 2001)
RESPONSABILIDAD PENAL
Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya en delito, éstos podrán ser sancionados con penas de prisión.
RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
Cuando el supervisor o interventor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que impliquen incumplimiento de sus deberes, extralimitación en el ejercicio de sus derechos y Funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrán ser sancionados de acuerdo con la ley disciplinaria.
De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales. De igual forma, el artículo 84 que modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, ha establecido como Falta Gravísima en las que pueden Incurrir los interventores y supervisores, las siguientes:
1) No exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.
2) Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
Para el caso de las Supervisiones adelantadas por Funcionarios públicos, se aplica el régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público.
4) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las Funciones contenidas en la Constitución; los tratados internacionales ratificados por el Congreso las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de Funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.
5) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.
Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 "El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes dichos, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”.
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo