CIRCULAR 15 DE 2017
(mayo 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Jefes de Oficina, subdirectores y profesionales especializados grado 20. |
| De: | Doctor Juan Manuel Quiñones Pinzón - Secretario General |
| Referencia: | Modificación circular 50-008 del 5 de abril de 2017 - Comunicaciones oficiales para firma del señor Defensor del Pueblo. |
Teniendo en cuenta las observaciones presentadas por las Defensorías Regionales, respecto al trámite para la firma de comunicaciones oficiales dirigidas a entidades territoriales, se modifica la circular 50-008 de 2017 para darle alcance a sus contenidos de la siguiente manera así:
De conformidad con el artículo 5 de la Resolución 085 de 2014 "Por la cual se establecen los criterios para la expedición de Resoluciones, Circulares, Oficios, Memorandos, Comunicaciones, Telegramas y Otros” sobre Firma de documentos, a partir de la fecha todas las Comunicaciones Oficiales deberán ser suscritas así:
El señor Defensor del Pueblo firmará todas las comunicaciones oficiales dirigidas a los siguientes cargos:
- Presidente y Vicepresidente de la República, Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes, Directores, Gerentes y Presidentes de Establecimiento Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, Unidades Administrativas Especiales del Orden Nacional y Territorial.
- Contralor General de la República, Procurador General de la Nación, Fiscal General de la ' Nación, Contador General de la Nación, Auditor General de la República, Registrador Nacional ' del Estado Civil y al Consejo Nacional Electoral.
- Honorables Presidentes del Congreso, Senado y Cámara de Representantes, Honorables Presidentes de las Comisiones Constitucionales y Legales Permanentes y de las Comisiones Accidentales.
- Honorables Presidente de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado y Consejo Superior de la Judicatura.
- Jefes de Gobierno, Embajadores, Jefes de Misiones Diplomáticas y Directores de Organismos Internacionales
- Presidentes de Federaciones y Confederaciones Sindicales.
Los Defensores Regionales podrán firmar las comunicaciones oficiales dirigidas a los siguientes cargos:
- Alcaldes y Gobernadores
- Gerentes/Directores regionales y departamentales
- Constitucional para el trámite de procesos judiciales.
Se hace un llamado a los Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Jefes de Oficina, Subdirectores y Profesionales Especializados Grado 20 a hacer razonable las comunicaciones oficiales dirigidas a los altos dignatarios de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimiento Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, Unidades Administrativas Especiales del Orden Nacional y Territorial. En aras de que las comunicaciones oficiales tengan un trámite efectivo, eficiente y oportuno dentro de la administración se deberán dirigir al funcionario, dependencia o enlace territorial competente o responsable de dar trámite a las peticiones remitidas. En principio el funcionario con la competencia o atribución más precisa no es el Ministro/Director/Superintendente/Presidente/Gerente, por lo que se invita a consultar el organigrama de las diferentes entidades y las competencias delegadas a cada una de sus dependencias.
Cuando los Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Jefes de Oficina, Subdirectores, Profesionales Especializados Grado 20 estimen necesario dirigir comunicaciones oficiales dirigidas a los altos funcionarios cuya firma está reservada al señor Defensor del Pueblo, deberá ser consultado con la Secretaria Privada del Despacho, quien impartirá la procedencia e iniciará las acciones de suscripción por el señor Defensor, o por quien este designe especialmente, para lo cual se debe enviar previamente la comunicación al correo electrónico asuntosdefensor@defensoria.gov.co.
Para el caso de las actuaciones de las Delegadas, Regionales y Oficinas que no sean del resorte de las autoridades aquí descritas; se debe continuar el trámite administrativo normal.
Igualmente, todas las comunicaciones oficiales deberán ser elaboradas en la última versión del formato de carta u oficio, establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. El Grupo de Gestión Documental realizará la devolución de las comunicaciones que no cumplan con estas instrucciones.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General
