RESOLUCIÓN 85 DE 2014
(enero 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se establecen los criterios para la expedición de Resoluciones, Circulares, Oficios, Memorandos, Comunicaciones, Telegramas y otros.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 5o del Decreto 025 de 2014 y,
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 025 de 2014, se modificó la estructura orgánica y se estableció la organización y funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
Que por su parte el Decreto 026 de 2014 estableció algunas equivalencias de empleos de la nomenclatura de la Defensoría del Pueblo.
Que, con ocasión del rediseño organizacional y el ajuste de la planta de personal, se crearon unos grupos internos de trabajo, para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad.
Que en consecuencia se hace necesario establecer los códigos de las dependencias que conforman la nueva estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo y determinar cuáles servidores dentro de ésta, están facultados para firmar Resoluciones, Circulares, Oficios, Memorandos, Comunicaciones, Telegramas y otros, de conformidad con las equivalencias previstas.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. DE LOS CÓDIGOS POR DEPENDENCIA. Establézcanse los siguientes códigos para las diferentes dependencias que conforman la Entidad:
| CÓDIGO | DEPENDENCIA |
| 10 | Despacho del Defensor del Pueblo |
| 1001 | Secretaría Privada |
| 1010 | Oficina de Asuntos Internacionales |
| 101001 | Colombianos en el Exterior |
| 101002 | Cooperación Internacional |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>10 10 4 | Grupo Interno de Gestión y Control de las Casas de los Derechos |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> 101003 | Grupo Colombianos en el Exterior y Migraciones |
| 1020 | Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional |
| 102001 | Comunicaciones Internas |
| 102002 | Comunicaciones Externas |
| 1030 | Oficina de Control Interno |
| 1040 | Oficina de Control Interno Disciplinario |
| 1050 | Oficina Jurídica |
| <Código inactivo por el artículo 1 de la Resolución 902 de 2019> 105001 | Gestión de Cobro |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 902 de 2019 El nuevo texto es el siguiente:> 105002 | Grupo de Soporte Jurídico Institucional |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 902 de 2019 El nuevo texto es el siguiente:> 105003 | Grupo de Representación y Defensa Judicial |
| 1060 | Oficina de Planeación |
| 20 | Despacho del Vicedefensor del Pueblo |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>20 5 | Grupo Interno de Centro de Estudios en Derechos Humanos |
| 2010 | Capacitación en Derechos Humanos |
| 2020 | Esquemas de Actuación Humanitaria |
| 2030 | Estadística y Análisis Especiales |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018 El nuevo texto es el siguiente:> 2040 | Grupo de Análisis Especiales |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018 El nuevo texto es el siguiente:> 2050 | Grupo Estratégico de Coordinación Institucional |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018 El nuevo texto es el siguiente:> 2060 | Grupo de Apoyo y Seguimiento Misional (Proyectos de Inversión Misionales) |
| 30 | Direcciones |
| 3010 | Dirección Nacional de Promoción y Divulgación de los Derechos Humanos |
| 3020 | Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>30 40 6 | Grupo Interno de Representación Judicial de Víctimas y otros Usuarios |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>30 40 7 | Grupo Interno de Investigación para la Defensa |
| 302001 | Mediación |
| 302002 | Recepción y Análisis Nacional |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018 El nuevo texto es el siguiente:> 302003 | Grupo de Centro de Atención al Ciudadano |
| 3030 | Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales |
| 3040 | Dirección Nacional de Defensoría Pública |
| 304001 | Registro y Selección de Operadores |
| 304002 | Capacitación e Investigación |
| 304003 | Control, Vigilancia y Gestión de Estadística |
| <Código inactivo por el artículo 2 de la Resolución 169 de 2023>304004 | Representación Judicial a Víctimas |
| <Código inactivo por el artículo 2 de la Resolución 169 de 2023>304005 | Investigación Defensorial |
| 40 | Delegadas |
| <Código inactivo por el artículo 2 de la Resolución 169 de 2023>4010 | Defensoría Delegada para la Infancia, la Juventud y el Adulto Mayor |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>40 15 | Defensoría Delegada para los Derechos de la Infancia, la Juventud y la Vejez |
| 4020 | Defensoría Delegada para la Orientación y Asesoría de Víctimas del Conflicto Armado Interno |
| 4030 | Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria |
| 4040 | Defensoría Delegada para la Prevención de Riesgos de Violaciones de DDHH y DIH |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>40 40 3 | Grupo Interno de Sistemas de Información Analítica de Datos (SIAD) |
| 404001 | Sistema de Alertas Tempranas |
| 404002 | Monitoreo de DH por fuera del contexto del conflicto armado |
| 4050 | Defensoría Delegada para la Salud, la Seguridad Social y la Discapacidad |
| 4060 | Defensoría Delegada para los Asuntos Agrarios y Tierras |
| 4070 | Defensoría Delegada para los Asuntos Constitucionales y Legales |
| 4080 | Defensoría Delegada para los Derechos Colectivos y del Ambiente |
| 4090 | Defensoría Delegada para los Derechos de la Población Desplazada |
| 409001 | Móvil de Atención |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 298 de 2018 El nuevo texto es el siguiente:> 409002 | Grupo de Gestión para el Fortalecimiento Comunitario |
| 40100 | Defensoría Delegada para los Derechos de las Mujeres y Asuntos de Género |
| 40110 | Defensoría Delegada para los Derechos Económicos Sociales y Culturales |
| 40120 | Defensoría Delegada para los Indígenas y las Minorías Étnicas |
| 50 | Secretaría General |
| 5001 | Contratación |
| 5002 | Sistemas |
| 5003 | Gestión Administrativa para Regionales |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 580 de 2016 El nuevo texto es el siguiente:>5004 | Grupo de Servicio, Transparencia y Participación del Ciudadano |
| 5010 | Subdirección de Gestión del Talento Humano |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>50 10 4 | Grupo Interno de Juzgamiento Disciplinario |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>50 10 5 | Grupo Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo |
| 501001 | Carrera Administrativa |
| 501002 | Desarrollo del Talento Humano |
| 501003 | Gestión Técnica del Talento Humano |
| 5020 | Subdirección Administrativa |
| 502001 | Gestión Documental |
| 502002 | Bienes |
| 502003 | Servicios |
| 5030 | Subdirección Financiera |
| 503001 | Contabilidad |
| 503002 | Presupuesto |
| 503003 | Tesorería |
| 60 | Regionales |
| 6001 | Defensoría Regional de Amazonas |
| 6002 | Defensoría Regional de Antioquia |
| 6003 | Defensoría Regional de Arauca |
| 6004 | Defensoría Regional de Atlántico |
| 6005 | Defensoría Regional de Bogotá |
| 600501 | Centro de Atención al Ciudadano |
| 600502 | Área Penal |
| 600503 | Área no Penal |
| <Código adicionado por el artículo 1 de la Resolución 169 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>60 05 12 | Grupo Interno Centro de Conciliación |
| 6006 | Defensoría Regional de Bolívar |
| 6007 | Defensoría Regional de Boyacá |
| 6008 | Defensoría Regional de Caldas |
| 6009 | Defensoría Regional de Caquetá |
| 6010 | Defensoría Regional de Casanare |
| 6011 | Defensoría Regional de Cauca |
| 6012 | Defensoría Regional de Cesar |
| 6013 | Defensoría Regional de Chocó |
| 6014 | Defensoría Regional de Córdoba |
| 6015 | Defensoría Regional de Cundinamarca |
| 6016 | Defensoría Regional de Guainía |
| 6017 | Defensoría Regional de Guajira |
| 6018 | Defensoría Regional de Guaviare |
| 6019 | Defensoría Regional de Huila |
| 6020 | Defensoría Regional de Magdalena |
| 6021 | Defensoría Regional de Magdalena Medio |
| 6022 | Defensoría Regional de Meta |
| 6023 | Defensoría Regional de Nariño |
| 6024 | Defensoría Regional de Norte de Santander |
| 6025 | Defensoría Regional de Ocaña |
| 6026 | Defensoría Regional de Putumayo |
| 6027 | Defensoría Regional de Quindío |
| 6028 | Defensoría Regional de Risaralda |
| 6029 | Defensoría Regional de San Andrés, Providencia y Santa Catalina |
| 6030 | Defensoría Regional de Santander |
| 6031 | Defensoría Regional de Sucre |
| 6032 | Defensoría Regional de Tolima |
| 6033 | Defensoría Regional de Urabá |
| 6034 | Defensoría Regional de Valle del Cauca |
| 6035 | Defensoría Regional de Vaupés |
| 6036 | Defensoría Regional de Vichada |
| 70 | Fondos, Comisiones y comités |
| 7010 | Comisión de Carrera Administrativa |
| 7020 | Comité de Convivencia Laboral |
| 7030 | Comisión de Personal |
| 7040 | Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno |
| 7050 | Comisión de Búsqueda de Personas Desaparecidas |
| 7060 | Fondo para la Defensa de los Derechos e Intereses Colectivos |
PARÁGRAFO. La codificación que se adopta en la presente Resolución, deberá ser utilizada en todos los procesos o procedimientos administrativos o financieros de la Entidad.
ARTÍCULO 2. IDENTIFICACIÓN. Los documentos que se expidan en cualquiera de las dependencias, deberán identificarse con el código de origen y numerarse en forma consecutiva, de lo cual se dejará constancia en el sistema de gestión documental que para el efecto disponga la Entidad.
ARTÍCULO 3. DEL EPÍGRAFE. Toda Resolución o Circular expedida por la Defensoría del Pueblo, deberá llevar un epígrafe el cual debe ser un resumen fiel de las disposiciones contenidas en ella.
Cuando las Resoluciones consten de varias hojas, éstas deberán ser numeradas a partir de la segunda hoja y en el encabezamiento de cada una deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.
ARTÍCULO 4. NUMERACIÓN, FECHA Y ARCHIVO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1400 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las Resoluciones y Circulares suscritas por el Defensor del Pueblo, el Vicedefensor, el Secretario General, el Director Nacional de Defensoría Pública, los Defensores Regionales y el Subdirector de Gestión del Talento Humano, deberán ser numeradas, fechadas y archivadas por la Secretaría General, en donde se mantendrá un archivo físico y virtual de estos documentos expedidos en la Entidad.
PARÁGRAFO. Las Resoluciones suscritas por los Defensores Regionales en ejercicio de la delegación de funciones, deberán ser numeradas fechadas y archivadas en cada Defensoría Regional, en donde se mantendrá un archivo físico y virtual de estos documentos; y deberán remitir una copia de las mismas a la Secretaría General.
ARTÍCULO 5. FIRMA DE DOCUMENTOS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1400 de 2020 El nuevo texto es el siguiente:> Se encuentran facultados para firmar Resoluciones y Circulares, los siguientes servidores:
El Defensor del Pueblo.
El Vicedefensor del Pueblo.
El Secretario General.
El Director Nacional de Defensoría Pública, en el ejercicio de la delegación de funciones de que trata la Resolución 1330 de 2020, o las que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Los Defensores Regionales, en el ejercicio de la delegación de funciones de que trata la Resolución 1330 de 2020, o las que la modifiquen, sustituyan o adicionen; y en el desarrollo de la delegación de funciones para adelantar el debido proceso sancionatorio contractual, las Resoluciones que decidan tales actuaciones.
El Subdirector de Gestión del Talento Humano, en el ejercicio de la delegación de funciones de que trata la Resolución 1330 de 2020, o las que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Para suscribir oficios, memorandos y comunicaciones, los siguientes servidores:
El Defensor del Pueblo.
El Vicedefensor.
Los Directores Nacionales.
Los Defensores Delegados.
El Secretario General.
Los Defensores Regionales.
El Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario.
Los Jefes de Oficina.
Los Subdirectores.
Los Gestores.
El Secretario Privado.
Los Profesionales Especializados, responsables de los grupos internos de trabajo de carácter permanente o transitorio.
Los profesionales Administrativos y de Gestión (PAG) en los asuntos relacionados con sus funciones.
Los funcionarios comisionados para la práctica de pruebas en materia disciplinaria.
Para expedir certificaciones contractuales o constancias laborales, los siguientes servidores:
El Subdirector de Gestión del Talento Humano, en lo que corresponda a la Planta de Personal.
El Profesional Especializado, Grado 20, responsable del grupo interno de trabajo de Contratación, en lo que corresponde a los Contratistas.
El Profesional Especializado, Grado 20, responsable del grupo interno de trabajo de Registro y Selección de Operadores de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, en lo que corresponde a los Defensores Públicos y los demás contratistas de prestación de servicios personales, cuyo contrato sea suscrito por el Director Nacional de Defensoría Pública en ejercicio de las funciones de ordenación del gasto.
PARÁGRAFO. En caso de ausencia temporal de alguno de los servidores anteriormente señalados, podrá firmar los documentos, quien haya sido debidamente encargado de cumplir las funciones del titular o a quien el titular, en caso excepcionales y con causa justificada, haya autorizado. Igualmente, podrá firmar el superior jerárquico de cada uno de los mencionados servidores públicos.
ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN PARA FIRMAR. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1400 de 2020 El nuevo texto es el siguiente:> El Defensor del Pueblo podrá mediante simple comunicación, autorizar a otros servidores de la Defensoría del Pueblo, la suscripción de oficios, memorandos y comunicaciones.
ARTÍCULO 7. VIGENCIA. La presente resolución, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga cualquiera que le sea contraria, en especial las Resoluciones Nos. 975 de 2002 y 298 de 1998.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. el 22 de enero de 2014
JORGE ARMANDO OTÁLORA GÓMEZ
Defensor del Pueblo