CIRCULAR 20 DE 2018
(mayo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Supervisores y/o Interventores |
| De: | Juan Manuel Quiñones Pinzón Secretario General |
| Asunto: | Supervisión e interventoría. |
Como Ustedes conocen, la Defensoría del Pueblo adoptó el Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del Pueblo mediante Resolución No. 1012 de 2017, en el que se establecen los lineamientos básicos, reglas, obligaciones y responsabilidades que deberán cumplir los servidores públicos y /o contratistas en ejercicio de sus funciones como supervisores o interventores.
De acuerdo a lo anterior, y en concordancia con algunas actividades relacionadas a aspectos específicos del ejercicio de vigilancia y control de la ejecución contractual se hace necesario recordar el cumplimiento de las siguientes actividades que deben desarrollarse en el ejercicio de la supervisión y/o interventoría:
- Suscribir conjuntamente con el Contratista las actas de inicio, actas de recibo de bienes o prestación de servicios según sea el caso. Una vez se suscriban las actas mencionadas anteriormente, se deberá remitir original al grupo de contratación.
- Verificar la expedición del respectivo Registro Presupuestad No se podrá autorizar la prestación de ningún servicio o suministro de bienes sin cumplirse con este requisito.
- Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes entregados o los servicios prestados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato, para tal fin, implementará los controles necesarios.
- Solicitar la modificación de las garantías cuando su vigencia no cubra la totalidad de los términos exigidos en el contrato contados a partir del acta de inicio.
- Controlar las vigencias de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales y solicitar su modificación cuando sea necesario.
- Autorizar los pagos e informar la variación de los pagos que se presenten en la ejecución y liquidación de los contratos a su cargo, verificando previamente el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
- Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afecten algunos aspectos inicialmente pactados en el contrato, el supervisor deberá solicitar oportunamente la adición, prórroga, modificación o cesión, con un término mínimo de cinco (5) días hábiles a la fecha en que se pretende opere la modificación del contrato.
- Cuando sea preciso la adición del valor contractual, se deberá gestionar el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la modificación del valor. El supervisor presentará la solicitud de adición y justificación acompañada de la respectiva cotización suscrita por el contratista. En todo caso, la Adición debe ser suscrita por el ordenador del gasto y no podrá superar más del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales, salvo lo previsto por el inciso primero del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, que señala que al prorrogarse el plazo del contrato objeto de supervisión y vigilancia, el contrato de interventoría podrá ajustarse sin que resulte aplicable la limitación prevista por la citada norma.
- Elaborar y presentar al ordenador del gasto, los informes de avance y estado del contrato, y (os que exijan su ejecución.
- Advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio. De igual forma debe verificar que el contratista suministre lo ofrecido y no permitir cambios sin su autorización.
- Cuando haya lugar, exigir al contratista, que al momento de la terminación del contrato realice la entrega al Almacén General de la Defensoría del Pueblo, los bienes muebles proporcionados para el desarrollo de sus actividades contractuales, entre ellos: equipo de cómputo, carnet institucional y comunicaciones entre otros.
- Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma aprobado. Para lograr la ejecución oportuna del proyecto, el supervisor e interventor, según sea el caso, exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo y/o cronograma de actividades con el contratista.
- Constatar el pago de los aportes a la seguridad social integral, riesgos laborales (ARL) y parafiscales cuando a ello hubiere lugar. Para lo cual deberá tener en cuenta, en los contratos de prestación de servicios, que cuando el contratista perciba ingresos por varios contratos deberá cotizar proporcionalmente por cada uno de ellos, sin que en ningún caso el ingreso base de cotización sea inferior a un salario mínimo mensual vigente ni superior a veinticinco salarios mínimos mensuales vigentes.
- Para la autorización del último pago pactado, el contratista deberá aportar los certificados de paz y salvo del personal que utilizó para su desarrollo.
- Cuando sea necesario suspender el contrato, el supervisor deberá enviar al ordenador del gasto un escrito de justificación donde solicite la suspensión temporal de la ejecución del contrato para que se tramite el documento respectivo, dicha solicitud de suspensión se justifica si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o ajenas a la voluntad de las partes que impiden la normal ejecución del contrato en forma temporal.
- El Supervisor debe suscribir acta de reinicio de actividades una vez vencido el plazo de la suspensión donde se deje constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final de contrato, el original debe ser remitido a Grupo de Contratación.
- Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que
estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio, debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique
modificación al objeto o plazo contractual.
- Una vez ocurrido un siniestro, el supervisor y/o interventor, según sea el caso
informará de inmediato o a más tardar al tercer día hábil siguiente de la ocurrencia al ordenador del gasto, para que inicie las acciones correspondientes contando para ello con la asesoría del grupo de contratación.
- Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.
- Exigir al contratista al finalizar la obra, actividad, servicio o en general la ejecución del contrato, adecuar las pólizas que se hayan constituido, ampliando el plazo o valor de las mismas, si fuese necesario, para la aprobación por parte del grupo contratación, previa suscripción del acta de liquidación del contrato
Se recuerda la importancia de dar aplicación al contenido de la Resolución 1012 de 2017, Manual de Supervisión e Interventoría de la Defensoría del pueblo.
Cordialmente;
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General
