CIRCULAR 26 DE 2017
(agosto 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá,
| PARA: | Todos los servidores públicos |
| DE: | Secretario General |
| REFERENCIA: | Entrega física de bienes por retiro o traslado |
Respetados Servidores:
De manera atenta, me permito recordarles lo estipulado en el Manual para el Manejo de los Bienes de la Defensoría del Pueblo, el cual fue adoptado a partir del 10 de julio del presente año, a través de la Resolución 940, donde se establece en el numeral 6.4, la obligación para que los servidores públicos en calidad de titulares que administren bienes del Estado, presenten acta de entrega de los bienes que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones al separarse de sus cargos o al ser trasladados.
Por lo anterior, y con el fin de que se dé cumplimiento al mismo, me permito transcribir los requisitos específicos para este caso:
1. Cuando un servidor público de una dependencia cese en sus funciones, por retiro o traslado a otra dependencia, tiene la obligación de hacer entrega de los elementos devolutivos que tenía a su cargo a su sucesor y/o jefe inmediato, lo cual debe quedar plasmada mediante un acta de entrega, en el cual se encuentre la firma
2. Si el servidor público es desvinculado de la Entidad o trasladado a otra dependencia, el Subdirector de Gestión de Talento Humano deberá comunicar inmediatamente al Profesional Responsable del Grupo de Bienes, para que se realice el trámite respectivo
3. Subdirector de Gestión de Talento Humano, comunicará por escrito al servidor público, la obligación de entregar los elementos bajo su cargo.
4. El Jefe de la Oficina donde se presente la cesación o traslado, deberá cerciorarse que los elementos sean debidamente entregados, y debe ir el acta en mención con su visto bueno, y con copia al Grupo de Bienes.
5. El Responsable, una vez reciba el acta de entrega, comunicará al Grupo de Bienes, para que verifique la entrega de los elementos
6. Si el inventario y la entrega fueron correctos, se procede a la elaboración de la constancia en la cual se verifica la entrega de los bienes por parte del servidor público, posteriormente el Grupo de Bienes remite directamente a la Subdirección de Gestión Talento Humano la constancia de entrega de bienes; de lo contrario, el servidor encargado de hacer la entrega formulará las observaciones que sean del caso en cuanto a foliantes o estado de los bienes y, en ambos casos firmará la diligencia con la persona que recibe el inventario, se remitirá a la cuenta de responsabilidades en proceso.
Nota: El servidor público que sea trasladado internamente, no podrá retirar ninguno de los bienes, éstos deberán permanecer en las respectivas dependencias. El Jefe de la dependencia a la cual ha sido trasladado, debe comunicar al Grupo de Bienes, qué elementos le serán asignados, para realizar la respectiva actualización.
Si en la nueva dependencia no se cuenca con algunos de los elementos, el Jefe debe solicitar por escrito al Grupo de Bienes para que se asignen los mismos, lo cual estará sujeto a disponibilidad que se tenga por parte de inventarios o existencia del almacén central.
Es de anotar, que sólo podrán retirar bienes de (as dependencias, siempre y cuando venga con el visto bueno del Defensor del Pueblo o el Secretario General.
Cuando el servidor público retirado o trasladado no entrega sus bienes a cargo, será responsabilidad de los jefes directos, informar al Grupo de Bienes, el destino que se le debe dar a los mismos y procederá a su valoración e informará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que allí se proceda en concordancia con la Ley y los reglamentos, en procura de la recuperación de los bienes propiedad de la Defensoría del Pueblo, e igualmente se enviará a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Serán sancionados disciplinariamente quienes contravienen lo dispuesto, especialmente en los siguientes casos:
- La responsabilidad administrativa y fiscal de los empleados de manejo se limita a aquellos bienes que bajo cualquier título, tengan en existencia en la bodega y los que le hayan sido entregados para su servicio y el de su oficina.
- El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones que adelantan las contralorías con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares que por cualquier circunstancia se (es haya encomendado la custodia, administración de los bienes.
- Los servidores públicos que al retirarse de la entidad o trasladarse de oficina, no entreguen al Grupo de Bienes, los bienes asignados para el desarrollo de sus labores.
- Los servidores públicos que al retirarse de la Entidad o trasladarse de oficina, hayan devuelto los bienes que tenían a su cargo, en mal estado, salvo por el desgaste natural que sufren las cosas.
- De acuerdo a lo anterior, una vez el grupo de bienes tenga conocimiento de que no se ha cumplido con lo estipulado en la Ley, inmediatamente se dará traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad, para el trámite respectivo.
Se recomienda leer el citado Manual, el cual se encuentra disponible para consulta en la página web de la Entidad, ubicado en la página principal con la siguiente ruta: Ministros, Defensores de Calidad, Procesos de Soporte, Proceso gestión servicios administrativos, códigos AD-M02 - AD-IO1
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONEZ PINZÓN
Secretario General
