<Documento original con texto ilegible>
RESOLUCIÓN 940 DE 2017
(julio 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017>
Por la cual se adopta el Manual Integrado para Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de las facultades legales establecidas en el Decreto Ley 25 de 2014 y en ejercicio de la delegación de funciones recibida del señor Defensor del Pueblo mediante Resolución 030 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que la Defensoría del Pueblo, es una institución del Estado colombiano, del orden nacional, perteneciente al Ministerio Público a la cual le corresponde esencialmente velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos, contando para ello con plena autonomía administrativa y presupuestal.
Que la Constitución Política de Colombia en los artículos 209 y 269, establecen: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” Y “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, (...)”
Que la Ley 87 de 1993, estableció que el ejercicio del control interno, es responsabilidad de las entidades de la administración, para lo cual debe disponer de mecanismos propios de verificación, evaluación y adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos físicos.
Que es necesario proceder a la reglamentación del trámite relacionado con el manejo administrativo de los bienes de la Defensoría del Pueblo, diseñando, unificando y determinando los métodos para su custodia, manejo, registro y control.
Que se considera pertinente unificar, en un solo acto administrativo, los Procedimientos para el manejo de los bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo.
Que mediante Resolución No 735 del 21 de mayo de 2015, se adoptó el Manual Integrado para Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo.
Que se hace necesario cambiar el Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo, por las siguientes razones:
a. Actualización del manual en consonancia con el actual procedimiento de gestión administrativa.
b. Los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo deben saber el porqué de la importancia de la información suministrada a la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes, sobre los bienes asignados
En virtud de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Adoptar como Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo, el texto anexo a esta resolución, como un instrumento de aplicación general.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Objeto El manual tiene por objeto, establecer normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, que permitan unificar criterios en el manejo de los bienes de la Defensoría del Pueblo y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la totalidad de los servidores públicos y en especial a los responsables de la administración, custodia, manejo y control de los bienes de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Alcance Aportar al servidor público de la Defensoría del Pueblo un marco referencia relacionado con el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo, con el fin de tener unidad de criterio en cuanto a los procedimientos que permitan dar cumplimiento a las normas legales vigentes.
El manual contiene procedimientos administrativos tendientes a dotar al personal de la Entidad de herramientas coherentes en el manejo, custodia, conservación, administración, protección, <texto ilegible> de elementos, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Obligatoriedad El manual es de obligatoria aplicación por los servidores públicos tanto del nivel central como Regional.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Remitir a la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional de la Defensoría del Pueblo el presente manual para que el mismo sea publicado en la intranet institucional y en la página web de la Defensoría del Pueblo www.defensoria.gov.co
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> Deróguese la No 735 del 21 de mayo de 2015.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 1800 de 2017> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá D.C., el 10 de julio de 2017
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General
| CAPÍTULO I……………………………………………………………........................ | 5 | |
| INTRODUCCIÓN……………………………………………………… .................... | 5 | |
| DE LOS PRINCIPIOS RECTORES………………………………............................ | 6 | |
| TÉRMINOS Y DEFINICIONES………………………………………........................ | 6 | |
| NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIÓN DE BIENES…….......................... | 12 | |
| CAPÍTULO II ……………………………………………………………...................... | 13 | |
| 1.1. | PROPÓSITO PRINCIPAL................................................................................ | 13 |
| 1.2 | ALMACÉN GENERAL…………………………………………...................... | 13 |
| 1.3 | ELABORACIÓN PLAN DE REPOSICIÓN DE BIENES DE CONSUMO | 13 |
| 1.4 | RECEPCIÓN DE BIENES……………………………………………........... | 13 |
| 1.5. | Registro en los sistemas de información vigente de la entidad:…......... | 15 |
| 1.6 | Almacenamiento y despacho de los bienes ………………………........... | 15 |
| 1.7 | Trámite de documentos y facturas…………………………………............ | 16 |
| 1.8 | Rendición de informes ………………………………………………........... | 16 |
| CAPÍTULO III……………………………………………………………….................. | 18 | |
| 2 | CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES……………………………………........ | 18 |
| 2.1 | Bienes muebles ……………………………………………………............... | 18 |
| 2.2 | Bienes de consumo (fungidles)………………………………………......... | 18 |
| 2.3 | Bienes devolutivos (no fungibles)................................................................. | 19 |
| 2.4 | Bienes inmuebles……………………………………………………............. | 19 |
| 2.5 | control de bienes inmuebles……………………………………….............. | 19 |
| 2.6 | Proceso de traslado contable de elementos devolutivos a elementos de consumo o viceversa.................................................................................. | 20 |
| 2.7 | Valoración de los inventarios………………………………………............. | 20 |
| CAPÍTULO IV……………………………………………………………….................. | 22 | |
| 3 | INGRESO Y EGRESO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS AL ALMACÉN………………………………………….................................... | 22 |
| 3.1 | Proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos…………....... | 22 |
| CAPITULO V……………………………………………………………….................. | 25 | |
| 4 | PROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES…………………………........... | 25 |
| 4.1 | Bienes intangibles (pendiente hablar con el grupo de contabilidad)………………………………………………………………….. | 25 |
| 4.2 | Egreso de elementos de almacén………………………………................. | 25 |
| 4.3 | Egreso de bienes por entrega de elementos……………………….......... | 27 |
| 4.4 | Egreso de bienes entregados en donación, comodato o préstamo……………………………………………………………………..... | 27 |
| 4.5 | Egreso de bienes inmuebles………………………………………….......... | 27 |
| 4.6 | Desagregación de bienes……………………………………………........... | 27 |
| 4.7 | Inventario para entrega de bienes que están en custodia por parte del Grupo de Bienes -Almacén………………………………...................... | 28 |
| CAPITULO VI………..........……………………………………………………............ | 30 | |
| 5 | SEGURO DE BIENES……………………………………………………...... | 30 |
| 5.1 | CONTROL Y TRÁMITE DE SEGUROS DE BIENES DE LA ENTIDAD…………………………………………………………………….... | 30 |
| 5.2 | MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE SEGUROS…………………........... | 31 |
| CAPITULO VII……………………………………………………………….... | 33 | |
| 6 | INVENTARIOS………………………………………………………….......... | 33 |
| 6.1 | Toma física de bienes devolutivos e identificación de necesidades de mantenimiento…………………………………………………………........... | 33 |
| 6.2 | Pruebas selectivas……………………………………………………........... | 35 |
| 6.3 | Traslados de bienes entre servidores públicos de la misma área…………………………………………………………………………..... | 35 |
| 6.4 | Traslados por retiro o traslado de dependencia de servidores públicos……………………………………………………………………...... | 35 |
| 7. | Asignación de bienes muebles…………………………………………...... | 38 |
| 7.1. | Asignación de bienes muebles a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo……………………………………........................... | 38 |
| 7.2 | Asignación de bienes muebles a personas diferentes a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo…………………………………...... | 38 |
| 7.3 | Procedimiento para la Entrega de Bienes a personas diferentes a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo……………………....... | 39 |
| 7.4 | BAJAS…………………………………………………………………............. | 39 |
| 7.4.1 | Clasificación de los bienes a dar de baja…………………….................... | 39 |
| 7.5 | PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA………………………............. | 39 |
| 7.6 | PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES REGIONALES……………........... | 41 |
| 7.7 | REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS………………………….......... | 49 |
| 7.8 | BAJA POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR………………........... | 54 |
| 7.9 | MECANISMOS DE ENAJENACIÓN ............................................................. | 54 |
| 7.10 | SALIDA PROVISIONAL DE BIENES NIvEL CENTRAL…........................ | 57 |
| 7.11 | SALIDA PROVISIONAL DE BIENES REGIONALES…………….............. | 58 |
| 7.12 | DEVOLUCIÓN DE BIENES AL COMODANTE…………………............... | 58 |
| 7.12.1 | CIERRE MENSUAL DE INVENTARIOS………………………................... | 59 |
| 7.13 | RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS BIENES……................. | 59 |
| 7.12.1 | CIERRE MENSUAL DE INVENTARIOS………………………................... | 59 |
| 7.13 | RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS BIENES………............. | 59 |
INTRODUCCIÓN
Este manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y, por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los servidores públicos del nivel central y regional.
Es de anotar, que los manuales, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, debido que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno.
De acuerdo con la Ley 42 de 1993 sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero, estarán sujetos a la vigilancia y control de los organismos que lo ejercen. Como consecuencia:
- La administración debe establecer los procedimientos de almacén e inventarios, definiendo controles y responsabilidades, plasmadas en un documento o manual
- Para efectos de control interno se requerirá establecer con claridad y oportunidad los procedimientos de Almacén e inventarios
- El control posterior que efectúa la Contraloría General de la República debe partir de los procedimientos administrativos establecidos oportunamente por cada Entidad.
Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de patrimonio público y por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe estar plenamente definida.
Desde esta perspectiva, es pertinente contar con un manual que establezca los procedimientos para la administración de los bienes de la propiedad de la entidad, que se enmarque dentro de estas directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las condiciones estructurales de la Defensoría del Pueblo como establecimiento público del orden Nacional adscrito al Ministerio Público.
DE LOS PRINCIPIOS RECTORES
Son principios rectores del presente manual:
- Responsabilidad: Los bienes propiedad de la Defensoría del Pueblo y que están bajo cuidado, uso y/o administración de servidores públicos, recibirán por parte de aquéllos el trato y el uso adecuado para el cual la institución los ha adquirido, que no es otro que el cumplimiento de las finalidades estatales ordenadas por la Constitución y la Ley.
- Eficiencia: Los bienes de la Defensoría del Pueblo deben ser usados teniendo siempre presente la obligación de que se aproveche al máximo la capacidad, disposición y finalidad de uso para los cuales fueron adquiridos o recibidos.
- Uso Racional de los Bienes Públicos: Los bienes de la institución, particularmente aquéllos que son consumibles, serán utilizados de tal forma que no se consuman más allá de lo estrictamente necesario; los servidores públicos utilizarán los bienes optimizándolos, para realizar su labor sin desperdiciar los mismos. La entidad también tiene bienes devolutivos que deben ser cuidados responsablemente, a los cuales debe dárseles un buen trato para que tengan duración y presten el servicio para el cual fueron adquiridos.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este manual:
-Activo fijo: conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales.
- Activo tangible: bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.
- Activo: conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.
- Almacén general: espacio delimitado en donde se concentran y se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, de manera organizada y controlada físicamente manteniendo los artículos inventariados, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman la entidad para que ésta cumpla los objetivos propuestos. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se debe definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.
- Amortización: distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el período en que se van aprovechar sus beneficios.
- Artículo: es la menor unidad física de un bien
-Avalúo: estimación que se hace del valor o precio de un bien
- Baja de bienes por pérdida: es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad de un bien mueble que estando en servicio o que encontrándose en almacén ha desaparecido por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento generado por fuerza mayor o caso fortuito, o que habiéndose exonerado de responsabilidad al cuentandante a través del proceso administrativo correspondiente o, estableciéndose su responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.
- Baja: baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia, destrucción, desmantelamiento, hurto, daño o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido. Esta decisión debe estar soportada a través de acto administrativo motivado, que además indica el destino final del bien.
- Bien inmueble: elementos que no pueden moverse ni llevarse de un lugar a otro, sin su destrucción o deterioro. También son inmuebles las cosas que por su uso, destino o aplicación forman parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste.
- Bien mueble: son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallarán depositados.
- Bienes de consumo: bienes que por su naturaleza sufren desgaste con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o material independiente, o entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros; los que son susceptibles de daño o rotura por la clase de material en que están fabricados; los de uso privado o personal, los que su vida útil no exceda de un año y todos aquellos que, por su analogía, se parezcan o asemejan a los anteriormente descritos.
- Bienes devolutivos: elementos que facilitan el desarrollo de las funciones y no se consumen con el primer uso que se hacen de ellos, aunque por el tiempo y por razones de la naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo y están sujetos a devolución y es exigible su devolución.
- Bienes en depósito: es el conjunto de bienes utilizables, tanto nuevos como usados que se encuentran, en almacenes y bodegas de la entidad.
-Bienes en servicio: Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en diferentes oficinas de la entidad.
- Bienes faltantes devolutivos (inventarios): si al final del procedimiento de toma física se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros contables, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros contables y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta, el comité de bajas podrá tomar las decisiones que sean necesarias para cerrar este proceso mediante acto administrativo correspondiente.
- Bienes inservibles: se considera como inservibles a todos aquellos bienes que han perdido totalmente la posibilidad de volver a prestar servicio.
- Bienes sobrantes justificados: elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente para dejarlos a cargo de la dependencia o servidor público que los esté utilizando
- Bienes: elementos materiales e inmateriales, consumibles y no consumibles, muebles e inmuebles, que tiene valor positivo y por ello estimable económicamente y susceptibles de ser adquiridos, inventariados, enajenados, gravados, excluyendo el dinero en efectivo.
- Calendario de solicitud y despacho de bienes: fechas de entrega de las solicitudes de bienes y despacho, envío y/o entrega de los mismos.
- Cesión o traspaso: transferencia a un tercero, de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del título o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo: una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos.
- Comodato: también llamado préstamo de uso, es un contrato en que una de las partes entrega a otra, de forma gratuita, un bien para que haga uso de él y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
- Comprobante de egreso: documento contable que registra la salida de bienes despachados y entregados por el almacén. Incluye la codificación, descripción, cantidades y valores de los bienes.
- Coordinación: acción de aunar esfuerzos de los miembros de un equipo de trabajo para lograr un propósito común.
- Costo de reposición: representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.
- Costo histórico: está constituido por el precio de adquisición o importe original adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.
- Dependencia: oficinas del nivel central o regional y áreas de atención de la Defensoría del Pueblo.
- Depreciación: reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público
- Descargo: es la desincorporación física y registral de uno o más bienes de la defensoría del pueblo de la contabilidad patrimonial y del inventario de bienes.
- Destrucción: es el acto de destruir un bien que ha sido dado de baja por su obsolescencia.
- Donación: hay donación cuando por voluntad, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfieren a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los entes públicos, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del representante legal de la correspondiente entidad. Las donaciones podrán ser aceptadas cuando las efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente y cuando la entidad no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de contraprestaciones económicas. Los bienes donados serán incluidos en las pólizas contratadas por la Defensoría del Pueblo. Podrá, sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que determina el donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la constitución, la ley y al objeto de la entidad.
- Eficiencia: principio de gestión de la entidad mediante el cual los bienes deben ser usados teniendo siempre presente que el uso de los recursos sea el necesario y se aproveche al máximo la capacidad, disposición y finalidad de uso de los bienes para los cuales fueron adquiridos o recibidos.
- Egreso: es la salida física de un bien del almacén general, acompañada de la expedición del comprobante de egreso respectivo, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del servidor responsable del almacén y quedando bajo la responsabilidad del servidor a quien se le entregan los bienes.
- Equilibrio: principio mediante el cual se atienden necesidades de varias dependencias, teniendo en cuenta la distribución equitativa de bienes a despachar.
- Gasto: egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable.
- Gestión de almacén: comprende las actividades de ubicación, flujo de bienes, preparación y alistamiento de pedidos, concierne a los trámites relativos a los flujos físicos de los artículos en almacén almacenamiento y custodia de bienes, preparación de pedidos, organización de elementos y distribución.
- Ingresos: aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un período, aunque no constituyan una entrada en efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.
- Instructivo: documento que describe las actividades para llevar a cabo una determinada tarea o poder replicar un determinado resultado. Tiene como finalidad dar cuenta del funcionamiento de algo en particular y da pautas que deben ser llevadas a cabo a efectos de tener algún resultado determinado.
- Inventario físico: es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del almacén, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados.
- Inventario: relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, fecha de adquisición, entre otros. Permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad para efectuar un control razonable de las existencias reales y así evitar errores, pérdidas, deterioro y desperdicios de los elementos
- Legalización de bienes. Es el proceso que se utiliza para contabilizar los ingresos y egresos de bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no ingresan al almacén general. Este proceso se realiza para registrar los bienes en los activos de la entidad y se basa en los documentos aportados, el recibido a satisfacción y la asignación de un servidor público responsable del uso y custodia del bien.
- Logística: concepto aplicado a todas las fases de distribución de los productos, incluyendo todos los eslabones de la cadena de distribución, requeridos para hacer llegar el producto desde el proveedor hasta el usuario interno final. La logística se encarga de optimizar fletes, asegurarse que los productos vayan bien transportados, calcular tiempos de espera y de entrega, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logística es disminuir los niveles de inventario y de optimizar el funcionamiento de toda la cadena de distribución.
- Manejo del inventario: el proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de actividades de administración de inventario como planeación, posicionamiento del stock, y supervisión de la edad de los productos.
- Manual: documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad.
- Mercancías: bienes que pueden ser objeto de regímenes, operaciones y destinos aduaneros.
- Merma: disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales.
- Obsolescencia: pérdida en el potencial de uso de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
- Oportunidad. Principio que garantiza que los bienes sean entregados a la dependencia solicitante en el periodo convenido a fin de lograr el cumplimiento de la misión institucional.
- Pérdida con responsabilidad: el servidor público de la Defensoría del Pueblo tendrá responsabilidad por la pérdida física total o parcial de un bien cuando por su negligencia, uso indebido o mala fe la defensoría sufre este tipo de pérdidas. También se aplica a la pérdida de partes, accesorios, repuestos o componentes de un bien.
- Pérdida sin responsabilidad: el descargo por pérdida sin responsabilidad procederá en aquellos casos en donde previo el reconocimiento oficial escrito emitido por autoridad competente y con base en este reglamento, una dependencia, o regional es capaz de demostrar que uno o más bienes a su cargo o partes de estos, fueron perdidos por uno o más de sus empleados por algunas de las siguientes causas debidamente documentadas y sustentadas: hurto, inundaciones, incendios, terremotos y guerras y otras pérdidas ocasionadas por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que se puedan justificar o sustentar con evidencia fehaciente.
- Perito: persona que, por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.
- Permuta: es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislación civil vigente. En tal circunstancia, se dará de baja definitiva al elemento que se entrega y entrada al almacén al bien que se recibe
- Precio de mercado: valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.
- Procedimiento: secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.
- Proveedor: persona o empresa que abastece los bienes que requiere la entidad y entrega los documentos a fin de que se verifique la coincidencia entre las características del producto con la requisición, factura, contrato o pedido.
- Racionalidad: principio que garantiza que el uso de los bienes públicos se realice en forma óptima y sin desperdicios, de tal forma que no se consuman más allá de lo estrictamente necesario.
- Radicación: registro de la fecha de recibo de la solicitud en el almacén general
- Recuperación: se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de éstos, una vez han sido descargados de los registros de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la entidad
- Registro contable: asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.
- Registro: grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.
- Reintegros: es la devolución al almacén, de los bienes que no se requieran en una dependencia para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados: supresión de la dependencia, obsolescencia etc., pudiendo la entidad optar por la redistribución o baja.
- Reposición de bienes por seguro: es la devolución de la compañía aseguradora de los bienes hurtados, perdidos o dañados que estaban amparados por las diferentes pólizas contratadas por la entidad, en cumplimiento de lo pactado cada una de las pólizas.
- Reposición: consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causa derivada del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o se similares características
- Resolución de bajas: es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del almacén o bodega, y donde se define el destino final que debe dárseles.
- Responsabilidad: principio que impone dar uso adecuado de los bienes que son propiedad de la entidad y fueron adquiridos para el cumplimiento de las funciones estatales ordenadas por la constitución y la ley.
Riesgos: posibles eventos que pueden ocurrir y que impiden, alteran o retrasan el cumplimiento de un objetivo.
- Salvamento: bien siniestrado que debe entregarse a cambio de aquel que entrega la aseguradora para reposición. No aplica cuando se trata de pérdida.
- Seguros de bienes: medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las instituciones que manejen bienes del estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general la constitución de una póliza de seguros.
- Sistema de información: sistema de control de inventarios que contiene los movimientos de ingresos, egresos y saldos de los bienes almacenados.
- Sobrantes: hay sobrantes de inventarios o pruebas selectivas cuando en el momento de practicarse se encuentre que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros. Esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la causal que los ocasionó, para lo cual el almacenista elabora en forma inmediata el comprobante de entrada por sobrante.
- Solicitud de elementos: formato establecido que debe ser diligenciado y aprobado por el jefe de la dependencia.
- Stock: políticas de las existencias de bienes disponibles en el almacén.
- Subasta: es el proceso de ofrecimiento público para facilitar la realización, o venta que hace la defensoría del pueblo para recuperar del mercado el mayor valor posible de los bienes o de las partes de éstos; que por no cumplir con las condiciones para el trabajo se han descargado del inventario.
- Toma física o inventario: es la verificación física de los bienes o elementos en los almacenes o bodegas, depósitos, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al año.
- Traslados: actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndose a quien la recibe.
- Venta, enajenación o realización: comprende todas las ventas de bienes, todas las ventas en pública subasta o por otros métodos autorizados por la ley, a personas naturales o jurídicas de otros sectores de la sociedad al mayor precio de oferta
- Vida útil: tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario, el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.
NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIÓN DE BIENES:
- Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación Pública y sus decretos reglamentarios vigentes
- Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos y sus Decretos reglamentarios
- Resolución 1512 de 2010, del Ministerio del Medio Ambiente por la cual se establecen los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de computadores y/o periféricos y se adoptan otras disposiciones.
- Leyes 42 y 87 de 1993, sobre control de Gestión y Control Interno
- Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública
- Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único
- Ley 872 de 2003, Sistema de Calidad en las Entidades del Estado
- Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública
- Normas técnicas de contabilidad para los activos fijos del Plan General de Contabilidad Pública, numeral 1.2.7.1.1, adiciones y mejoras, depreciaciones y numeral 2.2.3.1 propiedad Planta y Equipo; procedimientos relativos a las normas técnicas de Contabilidad (depreciaciones, vida útil).
ALMACÉN GENERAL
OBJETIVO: Efectuar la recepción, almacenamiento, selección y suministro de los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
PROCEDIMIENTOS: La siguiente metodología describe los procedimientos que aplica la Subdirección Administrativa - Almacén General, para solicitar el Plan de reposición de mercancías, recepción, ingreso, egreso, almacenamiento, custodia, baja de bienes de consumo y devolutivos en Almacén, así como la entrega y/o envío y el control de recibo de elementos en las dependencias de la Defensoría del Pueblo
1.1. Propósito Principal
Brindar asistencia técnica en el diseño, desarrollo, aplicación, operación y mantenimiento de los procesos y procedimientos propios de la gestión administrativa del Almacén e Inventarios para contribuir al cumplimiento de los planes, programas, proyectos y metas de la Entidad.
1.2 Almacén General
El técnico administrativo de almacén, deberá realizar actividades para solicitar la reposición de mercancías, recepción, verificación, registro, almacenaje, despacho de elementos y rendición de informes.
1.3 Elaboración Plan de Reposición de Bienes de Consumo
1. Analizar individualmente los bienes despachados durante los últimos 2 periodos anuales con cierre al 31 de diciembre de cada vigencia, para establecer los promedios de consumo por cada código, para proyectar y unificar las necesidades de las dependencias de la entidad, durante la próxima vigencia.
2. Mediante el análisis y control del sistema de información vigente, tener en cuenta las existencias disponibles, para ser descontadas de las necesidades proyectadas
3. Establecer las cantidades y valores proyectados de acuerdo con los valores promedio liquidados por el sistema de información vigente, para calcular las necesidades de la nueva vigencia anual. Para establecer los valores unitarios de cada bien, se toma el último valor histórico de compra, aplicando un incremento igual al decretado anualmente por el gobierno.
4. Para establecer las cantidades que se incluyen en el Plan de Reposición, se debe tener en cuenta el consumo promedio mensual global de todas las dependencias de la Entidad, multiplicado por el número de meses de la próxima vigencia y a este resultado, se descontará la cantidad de existencias disponibles al cierre de la vigencia inmediatamente anterior.
5. Para establecer los valores que se incluyen en el Plan de Reposición, se debe tener en cuenta el valor histórico reportado en el sistema de información de las 2 últimas vigencias, multiplicado por el número unidades requeridas. Al sub-totalizar la columna de valor, se aplican los diferentes porcentajes del IVA, los cuales están establecidos por el Gobierno Nacional y varían de acuerdo a la clase de bienes que se van a adquirir.
6. Se deben tener en cuenta las apropiaciones presupuéstales asignadas por la Secretaría General para cada rubro, realizando un segundo trabajo, para ajustar y establecer las cantidades que se pueden adquirir con los recursos asignados.
7. Por último, con memorando remisorio suscrito por el Responsable del Grupo de Bienes, se debe enviar impreso y por correo electrónico a la Secretaría General, los dos trabajos realizados anteriormente, uno con las cantidades y valores correspondientes a las necesidades reales proyectadas para la nueva vigencia anual, y el otro, con las cantidades y valores ajustados a los recursos presupuéstales asignados por la Entidad en los diferentes rubros.
8. Para los bienes nuevos que no están codificados y que se pretenden adquirir, se deben codificar previamente en el sistema de información vigente, teniendo en cuenta los diferentes grupos y subgrupos establecidos, asignando un orden consecutivo ascendente al código del bien. El valor unitario de los bienes nuevos que se van a adquirir, se debe establecer mediante costos del mercado vigente o consultándolo por los oferentes en internet.
1.4 Recepción de Bienes
1. Recibir los bienes propios de consumo y devolutivos adquiridos a los proveedores, para lo cual se debe constatar el buen estado de entrega, calidad, cantidad, peso, presentación, marca, modelo, medida, seriales y precios contra los documentos soportes que originan el ingreso, como contrato, aceptación de oferta, remisiones y factura.
2. Recibir los bienes en donación o en comodato, de acuerdo a los documentos soportes como: contrato de comodato/donación suscrito por el Defensor del Pueblo/Secretario General, o manifestación de donación, copia de la factura o de la relación de precios, acta (s) de recibo a satisfacción por el Defensor Regional/Jefe de dependencia, documento que es requisito para la firma del acta de recibo final por parte del Secretario General. Al recibir los bienes se verifica la presentación (empaque), marcas, modelos, seriales, estado actual, medida y precios estimados o de compra, y se procede a realizar el ingreso al sistema de información vigente.
3. Codificar los bienes de acuerdo con las agrupaciones establecidas en el sistema de información vigente de la Entidad para el control de los recursos físicos.
4. Asignar y colocar el número de placa de inventario a los elementos devolutivos, realizando la identificación de cada bien devolutivo. En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una “legalización de bienes” por parte de las dependencias, se contabiliza su ingreso, previa presentación de todos los documentos requeridos en y del Acta de Recibido a Satisfacción suscrita por el jefe de la dependencia.
5. Realizar la solicitud a la Subdirección Administrativa para que se ordene la inclusión en las pólizas de Seguro contratadas por la Entidad, para todos los bienes devolutivos propios, donados, en comodato y de reposición por seguros.
6. Archivar los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental.
1.5. Registro en los Sistemas de Información Vigente de la Entidad:
1. Registrar en el sistema los movimientos de ingreso al Almacén
2. Tramitar los comprobantes de ingreso y demás documentos soportes enviados al Almacén General.
3. Verificar el registro de ingreso en el sistema y el incremento de las existencias, para que posteriormente sirva como soporte para la preparación del plan anual de reposición de mercancías, que hace parte del Plan de Compras de la Entidad.
4. Preparar la información necesaria para elaborar y enviar los informes de movimientos del Almacén con destino a los entes administrativos y de control.
5. Archivar los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental
1.6 Almacenamiento y despacho de los bienes
En las áreas de almacenamiento solamente se debe guardar estrictamente lo necesario.
Una vez recibidos los bienes en bodega se procederá a su ubicación y almacenamiento, hasta que se proceda con su entrega, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
1. Aplicar técnicas de almacenamiento que aseguren la conservación y manipulación de los bienes de acuerdo a las clases de elementos y materiales, teniendo en cuenta separar los bienes tóxicos de los consumibles con el fin de evitar el deterioro y contaminación.
2. Los bienes almacenados con fecha de vencimiento, deben ser suministrados teniendo en cuenta la fecha más reciente a vencerse.
3. Los activos fijos nuevos deben estar almacenados aparte de los bienes usados y de los retirados del servicio por obsoletos, innecesarios e inservibles.
4. Aplicar las normas de seguridad y salud en el trabajo.
5. La clasificación y ubicación de los bienes debe hacerse en lugares accesibles e identificados, se deben utilizar estantes, bandejas, filas, estibas etc., que permitan el manejo, conteo, fácil ubicación, transporte y agilidad en las entregas.
6. Para asegurar la conservación y buenas condiciones de los bienes, deben ser transportados para su entrega en zorra-carretilla o vehículos.
7. Almacenar los bienes de manera organizada, en condiciones óptimas de seguridad física y ambiental, mediante rotulación ordenada que se colocará en un lugar visible, para que puedan ser fácilmente identificados y en todo caso propendiendo por un mejor control del Almacén.
8. Verificar físicamente las mercancías, mediante arqueos selectivos, para establecer que las cantidades de existencias coincidan con los registros efectuados en el sistema de información vigente.
9. Despachar los bienes, disponiendo las cantidades a entregar de conformidad con las existencias disponibles y los promedios de consumo de cada dependencia legalizando su salida mediante la contabilización de los comprobantes de egreso y el recibo a satisfacción por parte de la dependencia o servidor público solicitante.
10. Empacar, entregar y/o enviar los bienes a las dependencias del nivel central y Regional. Realizar los trámites y documentación necesaria para el envío de los bienes a las regionales a nivel nacional.
11. Ejercer control sobre la devolución de los comprobantes de egreso debidamente firmados por las regionales. Archivar adecuadamente los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental
1.7 Trámite de documentos y facturas
El Servidor Público técnico administrativo del Almacén, debe proceder de la siguiente forma:
1. Durante el proceso de entrega y recepción de los bienes, el proveedor debe presentar al Almacén General copia de los documentos emitidos por la entidad, correspondientes a las Aceptaciones de Oferta, Contratos de compraventa y/o interadministrativos, el original de la factura, parafiscales, RUT y demás documentos que requiera la Subdirección Financiera para el pago de la factura respectiva. Deberá confrontar la factura en cantidades, valores e IVA, con los documentos de compra emitidos por la Defensoría del Pueblo. Contabilizar el ingreso de los bienes adquiridos en el Sistema de Información de la entidad. Imprimir y autorizar el respectivo comprobante de ingreso y adjuntar una copia de la factura y demás documentos aportados por el proveedor. Registrar en el libro de Radicación la factura original con los documentos y entregarlos en la Subdirección Financiera para el trámite de pago de acuerdo con el Plan Anual de Caja establecido para el mes.
2. Mantener control sobre la facturación enviada hasta que sea cancelado su valor por la entidad.
1.8 Rendición de informes
1. Rendir los informes, cuentas y consolidados que le corresponda, de conformidad con las normas aplicables
2. Preparar los informes estadísticos sobre la administración de bienes, que sean solicitados
3. Cumplir con las normas fiscales y administrativas que garanticen el funcionamiento eficiente de la Dependencia
4. Preparar el informe del Almacén sobre el Plan de Reposición de Mercancías para la vigencia, teniendo como base los promedios de consumo, existencias disponibles, stock mínimo y máximo por ítems de bienes, con el fin de que sirva de insumo para el plan de reposición de mercancías el cual hace parte del Plan de compras. Ajustar las necesidades reales proyectadas a los rubros presupuéstales asignados, en cantidades y valores.
5. Realizar mensualmente inventarios selectivos a los bienes de consumo y devolutivos que se encuentren almacenados, para ejercer un control permanente a las existencias.
6. Realizar el inventario físico de bienes que estén en bodega tanto devolutivos como de consumo y de aquellos que no sean de propiedad de la Defensoría, una vez al año a diciembre 31 de cada ejercicio fiscal.
7. Archivar los documentos tramitados e informativos de conformidad con las normas de gestión documental.
2 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.
2.1 Bienes Muebles
Son bienes que pueden trasladarse de un lugar a otro sin alterar su naturaleza o calidad. Son elementos devolutivos, a los cuales el Nuevo Plan de Contabilidad Pública los denomina como cargos diferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.
2.2 Bienes de Consumo (fungibles)
Son los bienes que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros. Éstos se encuentran identificados en inventarios, con el GRUPO No. 1 el cual hace referencia a su grupo mayor, a la vez se divide en los siguientes subgrupos:
1-01-00 Aceites, grasas y lubricantes
1-02-00 Combustibles
1-03-00 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad
1-04-00 Elementos para construcción, instalación, campo e industria
1-04-01 Elementos eléctricos de iluminación
1-08-00 Materiales para pintura y embellecimiento
1-10-00 Papelería y útiles de oficina
1-10-01 Tóner y tintas para impresoras, fotocopiadoras y fax
1-10-02 Papelería Institucional impresa
1-12-00 Repuestos para máquinas y equipos - vehículos
1-12-01 Repuestos para máquinas y equipos de oficina
1-12-02 Repuestos para máquinas y equipos de cómputo
1-12-03 Repuestos - materiales de iluminación
1-13-00 Elementos de aseo
1-13-01 Elementos de cafetería
1-15-00 Otros elementos de consumo - Dotaciones
1-15-01 Otros elementos de consumo - Deportes
1-15-02 Otros elementos de consumo - Distintivos
1-15-03 Otros elementos de consumo - Revistas y publicaciones
1-15-04 Otros elementos de consumo - Varios
1-15-05 Otros elementos de consumo - Distintivos institucionales
1-15-06 Otros elementos de consumo - Consumibles fotocopiadoras
1-15-07 Otros elementos de consumo - Otros materiales de construcción
2.3 Bienes Devolutivos (no fungibles)
Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioran o desaparecen. Éstos se encuentran identificados de acuerdo con inventarios, con el GRUPO No.2 el cual hace referencia a su Grupo mayor, a la vez se divide en las siguientes Subgrupos:
2-03-00-Elementos de culto
2-06-00-Equipos y máquinas para comedor y cocina
2-07-00-Equipos y máquinas para comunicaciones, sonido, radio y televisión
2-08-00- Máquinas y equipos para construcción, instalación, campo y taller 2-09-00-Equipos y máquinas para deportes, gimnasia
2-10-00-Equipos y máquinas para laboratorio
2-11-00-Equipos y máquinas para medicina, odontología
2-11 -01 -Equipo de investigación
2-12-00-Equipos y máquinas para oficina, contabilidad
2-13-00-Equipos y máquinas para transporte terrestre
2-13-01 -Equipos y máquinas para transporte fluvial y marítimo
2-13-02-Equipos y máquinas para transportes y sus accesorios
2-14-00-Herramientas y sus accesorios
2-15-00-Instrumentos musicales y sus accesorios
2-16-00-Libros de biblioteca
2-18-00-Mobiliario y enseres
2-24-00- Equipos y máquinas para procesamiento de datos - Hardware
2-25-00-Sistemas de programación – Software
2.4 Bienes inmuebles
Son aquellos que no pueden trasladarse de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro. También son inmuebles las cosas que por su adhesión, destino o aplicación forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de éste.
Éstos se encuentran clasificados con el GRUPO No. 3 el cual hace referencia al Grupo Mayor y se divide en las siguientes agrupaciones:
3-00-00-Bienes inmuebles
2.5 Control de Bienes Inmuebles
Para el control de bienes inmuebles, se establece el siguiente procedimiento:
1. Secretaría General recibirá los soportes de los predios adquiridos o transferidos a título de compraventa, comodato, donación, arriendo, o cualquiera otra posible modalidad. Se incluyen documentos como contratos, escrituras, certificados de tradición, planos estructurales, eléctricos, redes de alcantarillado y de agua, cajas, sumideros y mampostería.
2. De manera posterior la Secretaría General recibirá los documentos soportes de los inmuebles, señalando los valores de adquisición, avalúos, remodelaciones, valorizaciones, pago de impuestos y cualquier actividad relacionada con los inmuebles de la Defensoría del Pueblo o bajo la responsabilidad de éste.
3. El Subdirector Administrativo, informará oportunamente las novedades pertinentes a la Subdirección Financiera para los registros contables y para la inclusión de los bienes inmuebles en las pólizas de seguro contratadas por la Entidad, Así mismo, informará oportunamente la exclusión o ajuste a las pólizas adquiridas por la Defensoría del Pueblo.
4. El servidor público responsable de la Subdirección Administrativa y la Subdirección Financiera, mantendrá el archivo actualizado de los predios de acuerdo con las normas de gestión documental.
2.6 Proceso de Traslado Contable de Elementos Devolutivos a Elementos de Consumo o Viceversa
Cuando por la naturaleza, uso, destino, aplicación o norma expedida por la Contaduría General de la Nación, se defina que algunos elementos devolutivos se conviertan en elementos de consumo, se legalizará mediante previa aprobación del comité de bajas que quedará en un acta suscrita por el comité de bajas. Luego se procederá al retiro de los activos de la Entidad, mediante ajuste (Rl) Retiro de inventarios. Se informará al Grupo de Contabilidad, para el trámite y consolidación de los valores respectivos. También se informará a la Aseguradora para la exclusión de los bienes de la póliza.
2.7 Valoración de los Inventarios
Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, tomados de las siguientes fuentes:
2.7.1 Para los elementos de consumo
El de compra
El que figure en el inventario anterior
El que fije la Administración a su juicio o mediante avalúo
El que suministre el donante
2.7.2 Para los elementos devolutivos
El de compra
El que figure en el inventario anterior
El que fije la Administración a su juicio o mediante avalúo
El que suministre el donante o comodatario
2.7.3 Para los Inmuebles
El de compra
El avalúo catastral
El del inventario anterior
El que fije la administración mediante avalúo
El que suministre el donante o comodatario
Nota: Para la valorización de los inventarios, además de las indicaciones anteriores, se tendrá en cuenta las normas técnicas relativas al reconocimiento, valuación de los activos correspondientes a los conceptos de Depreciación, Agotamiento, Amortización y Provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de la Contabilidad Pública, y las Normas Técnicas relativas a la aplicación de Depreciación y Bienes Depreciables de menor cuantía.
3. INGRESO Y EGRESO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS AL ALMACÉN
3.1 Proceso de Ingreso de Bienes de Consumo y Devolutivos
El proceso de ingreso de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles a la Defensoría del Pueblo puede originarse por:
1. Compra
2. Donación
3. Comodato o préstamo
4. Reposición por seguros
3.1.1 Ingreso de bienes por compra
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos adquiridos como compra requieren un registro en el sistema utilizado por la Entidad, basado en los documentos base para la adquisición como son las Aceptaciones de Oferta y los contratos de compraventa e interadministrativos, para lo cual se requiere de la factura respectiva y los documentos para su pago.
3.1.2 Ingreso de bienes por donación
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos recibidos en donación, requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base de donación como son los contratos de donación y/o comunicaciones dirigidas a la Defensoría del Pueblo como ofrecimiento de los bienes en donación.
3.1.3 Ingreso de bienes en comodato
El proceso de ingreso de bienes devolutivos en comodato o préstamo, requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base como son el contrato de comodato y/o comunicaciones dirigidas a la Defensoría del Pueblo como ofrecimiento de los bienes en comodato o préstamo.
3.1.4 Ingreso de bienes por reposición de seguros
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos por reposición de seguros, requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base para la reposición de bienes dañados, perdidos o hurtados, para lo cual se requiere copia de la factura respectiva, acta de entrega de los bienes, fotocopia del denuncio respectivo en caso de bienes extraviados o hurtados, fotocopia del concepto técnico en caso de daño de los equipos, fotocopia del memorando de la Subdirección Administrativa donde se autorice la inclusión en el sistema y la entrega al servidor púbico responsable.
Nota 1: Para el caso de bienes inmuebles requiere de un registro en el sistema y lo realiza la Subdirección Financiera.
3.2 Ingreso por Legalización de Bienes en Comodato o en Donación
1. Bienes donados: Son aquellos elementos transferidos de una persona a otra sin contraprestación alguna
2. El comodato o préstamo de uso: El Código Civil, define el contrato de comodato en los siguientes términos: “ART.2200. Es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa”
El proceso de “Legalización de bienes”, corresponde a bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no son recibidos por el Almacén General, para el cual se requieren los siguientes documentos: Copia del contrato respectivo o en su defecto, la comunicación del donante o comodatario, copia de la Aceptación de Oferta, fotocopia de la factura comercial donde se relacionan los bienes, recibido a satisfacción firmada por el responsable de la dependencia y comunicación interna donde se autorice el ingreso a los activos de la Entidad, se relacionen los documentos aportados y se especifique que los bienes deben ser contabilizados a nombre de la dependencia que los recibe.
La Circular 012 del 15 de marzo de 2013, suscrita por el Secretario General, establece que los únicos servidores públicos que se encuentran autorizados para celebrar contratos, convenios y acuerdos de entendimiento o cooperación, que vinculen en cualquier forma a la Defensoría del Pueblo, son: el Señor Defensor del Pueblo y el Secretario General. De igual manera, no se podrán recibir bienes, ayudas o donaciones, en nombre y/o representación de la Entidad, sin el previo visto bueno y autorización del Sr Defensor del Pueblo o del Secretario General
Los bienes entregados en calidad de donación o comodato deben ser incluidos en la póliza de seguros de la Entidad, por lo que se solicita a todos los Directores, Delegados, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores y Defensores Regionales que tramiten donaciones o comodatos con proyectos de cooperación u otra entidad, son los responsables de allegar al Almacén General copia de los documentos, requeridos para su respectiva legalización.
3.3 Aseguramiento de los Bienes de Consumo, Devolutivos e Inmuebles
Es de carácter obligatorio que todos los bienes de la Defensoría del Pueblo sean incluidos en las pólizas de seguros contratadas por la entidad.
Los bienes de consumo que se encuentran almacenados, deben estar protegidos mediante el amparo de una póliza de seguros de carácter flotante, cuyo valor varía dependiendo de los saldos contables en valores, al cierre de cada periodo acordado entre la Entidad y la compañía aseguradora. También, el valor de las primas puede ser igual para la vigencia de la póliza contratada, si la entidad acuerda con la compañía aseguradora, un valor máximo fijo asegurado, el cual siempre debe superar los valores reales existentes en el Sistema de Información de la entidad.
Para la protección de los bienes devolutivos recibidos, el Almacén General debe solicitar a la Subdirección Administrativa, su inclusión mediante un documento escrito, adjuntando copia de la factura de compra o documento con valor del bien a asegurar, reposición por seguros, donación o comodato y una copia del comprobante de ingreso al Almacén.
Para los bienes inmuebles, la Secretaría General deberá solicitar su inclusión en las pólizas contratadas por la entidad, con la mayoría de amparos que sea posible y que estén acordes al valor disponible en rubro presupuestal correspondiente.
4. PROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES
Para la asignación de las cantidades y el despacho de bienes de consumo, se requiere de la solicitud previa de la dependencia sobre la cual se toman como base las existencias disponibles en el momento, las cuales se deben distribuir equitativamente entre todas las dependencias a nivel local y nacional que las soliciten, teniendo en cuenta el periodo que resta de la vigencia, así como los promedios mensuales de consumo en el caso de las oficinas del nivel central, o promedio de consumos trimestrales en el caso de las regionales ubicadas fuera de Bogotá.
Para la asignación de las cantidades de bienes devolutivos a despachar, se requiere del documento que autoriza al Almacén General para que proceda al envío de los bienes. Dependiendo de la clase de bienes a despachar, el documento debe ser autorizado por el Despacho del Defensor, Vicedefensor, Secretario General, Subdirector Administrativo, Grupo de Sistemas, o de la Subdirección Gestión Talento Humano, cuando se trate de bienes que mejoran la salud de los servidores públicos de la entidad.
4.1 Bienes Intangibles
Son bienes inmateriales adquiridos a cualquier título o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones.
La contabilización de las licencias y software se realizará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
Las licencias y sus renovaciones no se le asignará placa y su registro se amortizará de acuerdo a su vida útil; si su valor individual es inferior a medio salario mínimo legal vigente se llevará directamente al gasto.
El Jefe del Grupo de Sistemas, o quien haga sus veces será el responsable de la custodia, administración, instalación y control del software y licencias de propiedad de la Entidad de acuerdo a lo establecido en la Resolución 062 de 2014
4.2. Egreso de Elementos de Almacén
La salida de bienes o elementos del Almacén puede originarse por:
- Suministro o entrega de elementos, de acuerdo con la solicitud que realizan mensualmente las oficinas a nivel central y trimestralmente por las regionales, de acuerdo con el instructivo AD-I02 sobre la programación, recepción y despacho de los requerimientos de las dependencias.
- Bajas por daño, obsolescencia, cambio de tecnología o inservibles.
- Bienes en donación.
- Bienes por devolución del comodato o préstamo
- Traspaso o cesión sin costo del bien a otras entidades
El comprobante de egreso debe ser digitado en el sistema de información de la entidad-Módulo Almacén, revisado e impreso por los servidores públicos del grupo de bienes y su despacho es autorizado por el Responsable del grupo de bienes y el técnico administrativo del almacén.
El comprobante de egreso debe registrar las cantidades y valores en el sistema de información de la entidad para contabilizar la salida de los bienes, procediendo al alistamiento y entrega de los bienes, con base en la solicitud inicial del pedido o requerimiento, debidamente tramitado y autorizado por el servidor público encargado de la oficina solicitante.
El comprobante de egreso debe contener la siguiente información básica:
1. Fecha y hora de la contabilización en el sistema de información de la entidad.
2. Numeración consecutiva ascendente del Almacén y del sistema de información de la entidad
3. Código y nombre de la dependencia
4. Identificación y nombre del servidor público responsable a quien se le contabilizan los bienes egresados
5. Relación de bienes enviados, clasificados según los grupos y subgrupos establecidos en el sistema de información de la entidad
6. Total del valor de los bienes registrados en el comprobante en letras y números
7. Nombre y firma del despachador del Almacén
8. Nombre y firma del técnico administrativo del almacén con visto bueno del responsable del Responsable del grupo de bienes.
9. Nombre e identificación del servidor público quien recibe los bienes
10. Fecha y hora de recepción de los bienes
La entrega de los bienes de consumo para uso de las diferentes dependencias, se hará directamente al jefe de la dependencia en donde se va a utilizar. La entrega se legalizará con la firma del jefe o del servidor público autorizado para este evento.
Ningún servidor público del grupo de bienes Almacén, podrá variar el destinatario, ni el lugar de destino en el comprobante de egreso, ni cambiar o remplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
El comprobante de egreso no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones, correcciones, aclaraciones o notas manuscritas. Solamente tendrán validez, las anotaciones que se registren originalmente en el sistema de información de la entidad.
Cuando se trate de entrega de bienes a personas jurídicas la firma en el comprobante es la de su representante legal, o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo los requisitos de anotar su documento de identidad con previa verificación.
El servidor público responsable del Almacén no permitirá que el destinatario o servidor público responsable, firme el comprobante de egreso de bienes del Almacén, hasta tanto no se le reciba todos los bienes que se relacionan en él, como tampoco se aceptarán constancias o anotaciones en el comprobante sobre bienes pendientes por entregar posteriormente.
El comprobante de egreso es el documento que soporta el registro de los movimientos por salidas, con los cuales de descuentan de las existencias, con lo cual se controlarán los inventarios de bienes de consumo y devolutivos. Los comprobantes de egreso serán el soporte válido para realizar los registros contables y harán parte de la contabilidad diaria de la Entidad.
4.3 Egreso de Bienes por Entrega de Elementos
Para contabilizar cualquier comprobante de egreso de bienes de consumo o devolutivos, la dependencia solicitante debe diligenciar el formato AD-P01-F08 el cual será el único documento válido para despachar el pedido, y debe estar debidamente firmado el jefe de dependencia, el cual debe estar radicado previamente en el grupo de bienes de conformidad con la programación establecida en el Instructivo AD-I02.
4.4 Egreso de Bienes Entregados en Donación, Comodato o Préstamo
Una vez el grupo de bienes haya recibido contrato o convenio, el acta debidamente firmada por el Secretario General o el Defensor del Pueblo, así como los recibos a satisfacción de las regionales o dependencias que reciben los bienes, se realiza la Legalización de bienes, y se procede a contabilizar el ingreso y a registrar el comprobante de egreso en el sistema de información de la entidad.
4.5 Egreso de Bienes Inmuebles
El registro de ingreso y egreso de los activos de la Entidad lo realiza directamente Subdirección Financiera - grupo de Contabilidad de la entidad.
El Grupo de bienes-Almacén General, no está autorizado para contabilizar el ingreso ni egreso de bienes inmuebles.
4.6 Desagregación de Bienes
Es la separación de las partes de los bienes en servicio o en bodega, que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad.
La desagregación de los bienes se realizará siempre que se requiera efectuar cambios en su configuración y el valor del componente a cambiar no se encuentre individualizado.
En el evento que se requiera un cambio en un equipo de cómputo ya sea por reemplazo, reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones tecnológicas y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicarán en la desagregación serán los siguientes:
CPU 85%
MONITOR 10%
TECLADO 3%
MOUSE 2%
4.7. Inventario para Entrega de Bienes que Están en Custodia por Parte del Grupo de Bienes – Almacén
ENTREGA NORMAL: Para la entrega normal del Almacén se debe tener en cuenta:
1. El acto administrativo que designa al servidor público que recibirá los bienes que están en custodia en almacén, indicando la fecha y el tiempo aproximado que durará la entrega.
2. La Subdirección Administrativa, mediante comunicación escrita, debe informar y autorizar al técnico administrativo del almacén saliente, para que proceda a realizar la entrega del Almacén al técnico administrativo entrante, dentro del tiempo señalado.
3. El servidor público responsable del grupo de bienes, deberá comunicar a todas las dependencias de la Entidad, el periodo y fechas durante el cual se realizará el proceso de entrega del Almacén, tiempo durante el cual no se realizarán ingresos ni egresos de bienes, hasta tanto no esté legalizada la entrega.
4. Que el técnico administrativo que recibe los bienes custodiado en el almacén, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la póliza de seguros o garantía bancaria, que ampare el manejo del Almacén
5. El servidor público responsable del grupo de bienes deberá de exigir la renovación de la mencionada garantía al vencimiento de la misma y de mantenerla actualizada en su valor
6. Verificado lo anterior, se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos de consumo y devolutivos que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando en el inventario con toda claridad las características de los bienes, marca, modelo, seriales, cantidad, valores unitario y total, y el estado de conservación.
7. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en el sistema de información de la entidad - módulo de Almacén.
8. Los inventarios que se levanten sobre los bienes almacenados, deben estar suscritos por el servidor público que entrega y por quien los recibe; y por todos los servidores públicos que intervienen en la diligencia de conteo, revisión, entrega y recepción de los bienes inventariados.
9. El técnico administrativo saliente del Almacén, también debe entregar por inventario, los elementos devolutivos que tenga a su cargo y al servicio en su dependencia y verificar y entregar aquellos bienes que tengan los demás servidores que dependan del Almacén.
10. El técnico administrativo del almacén lleve el control de los elementos devolutivos en servicio, la entrega se limita a efectuar la comparación de los saldos de los inventarios parciales de devolutivos en servicio de las dependencias de la entidad, contra el saldo total que arrojen los registros del sistema de información de la entidad por grupos de inventario, los cuales deben coincidir exactamente. En caso contrario, se debe dejar la constancia en el acta de entrega respectiva.
11. El técnico administrativo del almacén saliente no debe inventariar o entregar elementos devolutivos que se encuentren en servicio, porque estos se encuentran contabilizados bajo la responsabilidad y control de los jefes de las dependencias o en el inventario individual de cada servidor, quienes firmaron el comprobante de salida en señal de aceptación y de recibido a satisfacción por quedar bajo su custodia.
12. La entrega total del Almacén se hace constar en Acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de todos los hechos encontrados en las diligencias de entrega y recepción del Almacén, como cuadres, descuadres, irregularidades, inconsistencias, diferencias y situaciones encontradas.
13. La diligencia de entrega y recibo no puede exceder en ningún caso de noventa días, contados a partir de la fecha de posesión del servidor público entrante. Si el técnico administrativo del almacén entrante inicia su ejercicio laboral sin la entrega formal de los bienes almacenados, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad, que se puedan presentar posteriormente.
5. SEGURO DE BIENES
OBJETIVO: Amparar la pérdida patrimonial de la Defensoría del Pueblo por pérdidas generadas por daño, hurto, terrorismo, erupción volcánica, delitos contra el patrimonio económico, alcances fiscales, gastos de reconstrucción y rendición de cuentas; además, por las indemnizaciones en las que resulte civilmente responsable el asegurado, entre otras.
DESARROLLO: La siguiente metodología describe los procedimientos que aplicará la Subdirección Administrativa o quien haga sus veces, para el manejo, trámite, control y reclamaciones por los seguros contratados para amparar el patrimonio de la Defensoría del Pueblo.
MARCO LEGAL: El artículo 101 de la Ley 42 de 1993, establece como un deber el amparo de los bienes estatales con oportunidad y cuantía suficiente, a través de una póliza de seguros o de un fondo especial
El artículo 107 de la misma norma dispone: ''Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”.
Esta disposición tiene la finalidad de proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro de los bienes del Estado se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una póliza de seguros o de un fondo especial que ampare dichos bienes, independientemente de la naturaleza de la institución o persona que los maneje.
En igual sentido, la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en el Artículo 348, numeral 63, elevó a falta gravísima “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales pertinentes”.
5.1 Control y Trámite de Seguros de Bienes de la Entidad.
5.1.1 Recopilar información para selección del corredor o intermediario de Seguros
1. Recopilar por el servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces, los documentos soporte de las pólizas vigentes que contengan información sobre montos asegurados, valor de las primas y bienes asegurados
2. El servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces, debe suministrar la información necesaria para adelantar el proceso de selección de la aseguradora.
5.1.2 Recopilar información para seleccionar la compañía Aseguradora
1. El servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces recopila la información de la Defensoría del Pueblo, requerida por el intermediario de seguros para adelantar la selección de la compañía de seguros, así:
- Número de cargos de la planta global de personal de la Defensoría del Pueblo
- Listado de los bienes inmuebles (Dirección, cédula, avalúo catastral, avalúo comercial actualizado incluyendo remodelaciones realizadas después del último avalúo),
- Listado de vehículos de propiedad o bajo responsabilidad de la Entidad,
- Listado de bienes muebles en servicio, listado de bienes en almacén.
- Verificar la consistencia de la información recopilada y realizar las correcciones que sean necesarias.
2. Suministrar la información recopilada al servidor público responsable del trámite de seguros, para que conjuntamente con el intermediario de seguros defina el pliego de condiciones en aspectos técnicos para el proceso de selección de la compañía aseguradora.
5.2 Manejo de la Información de Seguros
1. Analizar, controlar y revisar por el intermediario de seguros, que las pólizas de seguros adquiridas por la Defensoría del Pueblo estén debidamente emitidas.
2. El intermediario de seguros, relaciona las pólizas emitidas para la firma del Secretario General y así mismo, hace la respectiva entrega a la Subdirección Financiera, para custodia de las mismas en caja fuerte.
3. El servidor responsable del grupo de bienes y el técnico administrativo del grupo de bienes reportará a la supervisión del contrato de intermediación de seguros el ingreso de los bienes propios adquiridos, donados, en comodato y recibidos por reposición de seguros.
4. Recibir la documentación por parte de los servidores públicos del grupo de bienes y la Subdirección Financiera, cuando se presenten novedades relacionadas con predios, remodelaciones a los predios, vehículos adquiridos y dados de baja o entregados, mejoras o avalúos que modifiquen el valor a asegurar de los activos de propiedad o por los que sea responsable la entidad, con el fin de mantener actualizado el programa de seguros.
5. Recibir y remitir por la supervisión del contrato de intermediación de seguros, las novedades relacionadas con los bienes de la Entidad o por los que sea responsable la Defensoría del Pueblo, para el trámite de actualización de las pólizas ante la compañía de seguros contratada, además de los siniestros ocurridos.
6. Gestionar por parte de la supervisión de seguros ante la Subdirección Financiera, las cuentas de cobro presentadas por la Compañía Aseguradora.
7. El corredor o intermediario de Seguros deberá estar pendiente y ejercer control permanente a los anexos de inclusión y exclusión de bienes de las pólizas contratadas por la entidad y remitir estos documentos originales para custodia a la Subdirección Financiera.
6. INVENTARIOS
6.1. Toma Física de Bienes Devolutivos e Identificación de Necesidades de Mantenimiento
6.1.1 descripción de las actividades
1. Cada Regional debe realizar anualmente la toma física de sus inventarios, es responsabilidad de cada Defensor Regional velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su regional, razón por la cual se les allega en los primeros días del mes de marzo, el archivo plano de los inventarios a las 36 regionales. Esta actualización debe ser enviada a la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes, para que se proceda a la debida modificación si es el caso, en el Sistema de información Vigente.
2. Cada Jefe de dependencia del nivel central, es responsable de que se lleve a cabo la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su Área, para lo cual cuenta con el apoyo del líder, y del responsable de cada bien, con el fin de facilitar la misma.
3. En la segunda quincena del mes de marzo de cada vigencia, los líderes de la dependencia y profesionales administrativos de las regionales, deberán realizar la toma física de los bienes devolutivos, con el apoyo de cada Responsable del bien.
4. El Profesional Responsable del Grupo de Bienes, mediante comunicación interna recordará, a las Regionales y a cada dependencia del Nivel Central la fecha en la cual se debe realizar la toma física y los requisitos que se deben cumplir, con el fin de que cada servidor público y líder encargado de este tema en las diferentes dependencias y profesionales administrativos de las regionales se encuentren disponibles para la colaboración necesaria. (En caso de que se presenten cambios internos de los bienes en el transcurso del año, se informa mediante el formato AD-P01-F22 respectivo al Grupo de Bienes, para que se facilite la toma física)
5. Cuando se realicen visitas a las Regionales, el Grupo de Bienes, dará instrucciones para llevar a cabo el levantamiento y actualización de los inventarios, pero es el Defensor Regional quien debe cumplir con la entrega final de esta actividad
6. El Grupo de Bienes, confronta los resultados de la toma física remitida por cada líder /profesional administrativos contra el reporte de inventarios generado por el Sistema de Información vigente módulo inventarios e identifica si la toma física coincide con el reporte de inventarios, si coincide imprime el listado de inventarios y entrega al responsable para la firma o los envía a las Regionales mediante comunicación interna, las cuales se firman y se devuelve el original al Grupo de Bienes y se archiva de acuerdo a lo establecido por gestión documental.
7. Si no coinciden los inventarios, la Profesional Responsable del Grupo de Bienes envía comunicación interna al servidor responsable del bien, solicitando la ubicación del mismo, de lo contrario se ejecuta el procedimiento de Reposición de bienes devolutivos por pérdida, daño o hurto por parte del servidor público responsable del bien, (excepto celulares)(1) para surtir la correspondiente investigación, denuncia penal, de esta manera el Grupo de Bienes informará a la Aseguradora, con copia a la Oficina de Control Interno Disciplinario y al Grupo de Contabilidad.
8. Si existen necesidades de mantenimiento cada líder/profesional administrativo entrega a la Subdirección Administrativa - Responsable Grupo de Servicios, la relación de los bienes, de lo contrario termina el procedimiento.
9. Se realiza por parte del Grupo de Servicios el procedimiento de Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, o el que corresponda, de acuerdo con las necesidades presentadas.
10. Siempre que un Defensor, Vicedefensor, Secretario General - Privado, Defensor Regional, Director, Delegado, Jefe, Subdirector, Responsable de Grupo, se ausente de la Oficina por traslado temporal o definitivo, terminación del contrato laboral, disfrute de vacaciones, etc. Deberá realizar la entrega formal de la Oficina, incluyendo el inventario físico de elementos devolutivos asignados, para lo cual solicitará oportunamente al Grupo de Bienes, el envío del respectivo listado, el cual será verificado físicamente por la persona que entrega y quien recibe, levantando el acta respectiva con las anotaciones del caso, si las hubiere.
11. Éste debe ser enviado al Grupo de Bienes para el respectivo trámite y de esta manera evitar inconsistencias en los inventarios.
Nota 1: Los elementos de uso común, serán cargados al inventario del Jefe o encargado de la dependencia y no al inventario individual de los subalternos.
Así mismo, los bienes que se encuentren vacantes dentro de cada dependencia o regional, serán cargados al Jefe o encargado de la dependencia hasta que se nombre responsable.
Nota 2: El Jefe o encargado de la dependencia, una vez se ocupe la vacante, debe informar mediante formato AD-P01-F22 de traslado interno al Grupo de Bienes debidamente diligenciado y firmado por parte de quien entrega y quien recibe, para que se descargue de su inventarios los elementos recibidos al anterior servidor. Formato que no cuente con las firmas de quien entrega y recibe no será tenido en cuenta para el ajuste respectivo.
Nota 3: De conformidad a lo establecido por la Contaduría general de la nación en los instructivos de los años 2008 a 2017 en relación al reconocimiento y revelación contable de los activos de menor cuantía, en la cual la entidad está en la obligación de dar aplicación a los mismos por tanto los bienes devolutivos con valor inferior a 0,5 del salario mensual mínimo legal vigente cambiaran su estado de devolutivo a consumo y serán responsabilidad del servidor público que en la actualidad haga uso de dicho bien, así mismo los líderes y profesionales administrativos deberán tener control sobre dichos bienes.
6.2 Pruebas Selectivas
El grupo de bienes, está facultado para practicar pruebas selectivas a las diferentes dependencias de la defensoría del pueblo, verificando descripción del elemento, cantidad y la placa de identificación de los elementos devolutivos en servicio.
Nota: en caso de que el grupo de bienes, encuentre bienes que no están siendo utilizados ya sea de devolutivos o consumo, podrá retirarlos del sitio y reubicarlos en las dependencias que lo requieran.
6.3 Traslados de Bienes Entre Servidores Públicos de la Misma Área
Es el proceso mediante el cual previa solicitud a través sistema de información vigente, se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias y regionales de la Entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe.
Para lo cual el servidor público responsable, solicita el traslado de los bienes que no requiere para su uso, a través del formato No. Código: AD-P01-F20, el servidor responsable del Grupo de Bienes, registra en el sistema de información vigente, genera el comprobante de traslado, el cual debe relacionar las características de los bienes a trasladar para la respectiva firma de quien entrega y recibe.
6.4 Traslados por Retiro o Traslado de Dependencia de Servidores Públicos
Este tipo de traslados se genera mediante la novedad de retiro o traslado de dependencia de servidores. Para lo cual se debe tener en cuenta los siguientes requisitos:
1. Cuando un servidor público de una dependencia cese en sus funciones, por retiro o traslado a otra dependencia, tiene la obligación de hacer entrega de los elementos devolutivos que tenía a su cargo a su sucesor y/o jefe inmediato, lo cual debe quedar plasmada mediante un acta de entrega, en el cual se encuentre la firma
2. Si el servidor público es desvinculado de la Entidad o trasladado a otra dependencia, el Subdirector de Gestión de Talento Humano deberá comunicar inmediatamente al Profesional Responsable del Grupo de Bienes, para que se realice el trámite respectivo
3. Subdirector de Gestión de Talento Humano, comunicará por escrito al servidor público, la obligación de entregar los elementos bajo su cargo.
4. El Jefe de la Oficina donde se presente la cesación o traslado, deberá cerciorarse que los elementos sean debidamente entregados, y debe ir el acta en mención con su visto bueno, y con copia al Grupo de Bienes.
5. El Responsable, una vez reciba el acta de entrega, comunicará al Grupo de Bienes, para que verifique la entrega de los elementos
6. Si el inventario y la entrega fueron correctos, se procede a la elaboración de la constancia en la cual se verifica la entrega de los bienes por parte del servidor público, posteriormente el Grupo de Bienes remite directamente a la Subdirección de Gestión Talento Humano la constancia de entrega de bienes; de lo contrario, el servidor encargado de hacer la entrega formulará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y, en ambos casos firmará la diligencia con la persona que recibe el inventario, se remitirá a la cuenta de responsabilidades en proceso.
Nota: El servidor público que sea trasladado internamente, no podrá retirar ninguno de los bienes, éstos deberán permanecer en las respectivas dependencias. El Jefe de la dependencia a la cual ha sido trasladado, debe comunicar al Grupo de Bienes, qué elementos le serán asignados, para realizar la respectiva actualización.
Si en la nueva dependencia no se cuenta con algunos de los elementos, el Jefe debe solicitar por escrito al Grupo de Bienes para que se asignen los mismos, lo cual estará sujeto a disponibilidad que se tenga por parte de inventarios o existencia del almacén central.
Es de anotar, que sólo podrán retirar bienes de las dependencias, siempre y cuando venga con el visto bueno del Defensor del Pueblo o el Secretario General.
Cuando el servidor público retirado o trasladado no entrega sus bienes a cargo, será responsabilidad de los jefes directos, informar al Grupo de Bienes, el destino que se le debe dar a los mismos y procederá a su valoración e informará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que allí se proceda en concordancia con la Ley y los reglamentos, en procura de la recuperación de los bienes propiedad de la Defensoría del Pueblo, e igualmente se enviará a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Serán sancionados disciplinariamente quienes contravienen lo dispuesto, especialmente en los siguientes casos:
- La responsabilidad administrativa y fiscal de los empleados de manejo se limita a aquellos bienes que, bajo cualquier título, tengan en existencia en la bodega y los que le hayan sido entregados para su servicio y el de su oficina.
- El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones que adelantan las contralorías con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares que por cualquier circunstancia se les haya encomendado la custodia, administración de los bienes.
- Los servidores públicos que al retirarse de la entidad o trasladarse de oficina, no entreguen al Grupo de Bienes, los bienes asignados para el desarrollo de sus labores.
- Los servidores públicos que al retirarse de la Entidad o trasladarse de oficina, hayan devuelto los bienes que tenían a su cargo, en mal estado, salvo por el desgaste natural que sufren las cosas.
- De acuerdo a lo anterior, una vez el grupo de bienes tenga conocimiento de que no se ha cumplido con lo estipulado en la Ley, inmediatamente se dará traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad, para el trámite respectivo.
7. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES
7.1 Asignación de bienes muebles a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo
El Jefe de la dependencia en la cual ha sido nombrado el servidor, debe comunicar al Grupo de Bienes qué elementos le será asignado, para realizar la respectiva actualización. Si en la dependencia no se cuenta con algunos de los elementos, el Jefe debe solicitar por escrito al Grupo de Bienes para que se asignen los mismos, lo cual estará sujeto a disponibilidad que se tenga por parte de inventarios o existencia del almacén central.
El servidor público que con ocasión a una obligación deba utilizar los bienes de la Defensoría del Pueblo, le corresponde acatar las siguientes directrices, una vez le hayan sido entregado bienes:
1. Recibir los bienes de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría para la entrega y recibo de bienes
2. Utilizar los bienes entregados por la Defensoría única y exclusivamente para el desempeño de la actividad contratada y en las ubicaciones asignadas
3. Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta oportuna de su utilización
4. Informar al Grupo de Bienes todos los movimientos y novedades de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría
5. Entregar los bienes cuando se termine la actividad contratada o cuando lo solicite la Defensoría, de acuerdo con los procedimientos para la entrega de bienes.
7.2 Asignación de bienes muebles a personas diferentes a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo
La Defensoría del Pueblo tiene la obligación legal de establecer controles internos necesarios que permitan prevenir o minimizar los riesgos sobre sus activos, para garantizar la función de vigilancia y control de sus bienes, con el fin de evitar el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión.
La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en el numeral 3 del artículo 48 y numeral 11 del artículo 55 señalan como falta gravísima de los particulares, el “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razones de sus funciones”.
También se podrá entregar inventarios de bienes muebles a la Comisión de la Contraloría General de la República, para que desarrollen las actividades objeto de la comisión, así como a las personas que con ocasión de alguna obligación deban desarrollar alguna actividad en la Defensoría del Pueblo y en razón de esta obligación requiera utilizar bienes de propiedad de la entidad.
7.3 Procedimiento para la Entrega de Bienes a personas diferentes a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo
Para la entrega de bienes a personas diferentes a servidores públicos de la Defensoría del Pueblo que con ocasión a alguna obligación deban utilizar bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo, como es el caso de los servidores comisionados por la CGR, se tendrá en cuenta:
Mediante acta interna, el grupo de bienes de la entidad, hará entrega de los bienes necesarios para llevar a cabo la labor encomendada, y se tendrá en cuenta las siguientes obligaciones:
- Recibir los bienes de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría para la entrega y recibo de bienes.
- Utilizar los bienes entregados por la Defensoría única y exclusivamente para el desempeño de la actividad y en las ubicaciones asignadas.
- Asumir la responsabilidad sobre la conservación de los bienes confiados a su guarda o administración y la responsabilidad en caso de pérdida, daño o deterioro de bienes.
- Rendir oportunamente los informes de la utilización de los bienes cuando la Defensoría del Pueblo se lo solicite.
- Informar sobre los movimientos y novedades de los bienes.
- Entregar los bienes al momento de la terminación de la actividad desarrollada en la entidad o cuando lo solicite la Defensoría, de acuerdo con los procedimientos para la entrega de bienes.
7.4 Bajas
7.4.1 Clasificación de los bienes a dar de baja
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las características de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes servibles o inservibles, como criterio básico para determinar su destino, teniendo como alternativas la venta directa o en pública subasta, la transferencia a otras entidades de derecho público o la entrega de bienes dados de baja según sus características de acuerdo a los lineamientos dados por el responsable de Gestión Ambiental de la entidad.
La baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la originó y el descargo de los registros contables del inventario.
El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de Almacén, por motivos de entrega, desmantelamiento, venta, hurto u otra modalidad de retiro de elementos de inventario
7.4.2 Clases de bajas
Las bajas se clasifican en las siguientes categorías, de conformidad con el evento que genera la necesidad de su registro contable:
- Baja de bienes Servibles. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, se da salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trámite administrativo de investigación, se determine que en el servidor público a cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habiéndose establecido responsabilidad, se efectué su pago o reposición.
PARÁGRAFO. En los casos en que la baja sea el resultado de un proceso administrativo de carácter disciplinario o de responsabilidad fiscal, el bien o elemento será retirado del sistema de información vigente una vez haya surtido el trámite de reposición por parte de la empresa aseguradora.
- Baja de Bienes Inservibles. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, cuando por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación.
- Baja de Bienes Obsoletos. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, cuando por avance tecnológico y no obstante están en buenas condiciones, no resultan útiles para la Defensoría del Pueblo, en ninguna de sus oficinas o despachos de la Sede Central o de Regionales
- Baja de Bienes por Pérdida. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente por hurto, incendio, pérdida, terremoto o cualquier otro evento constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito.
- Baja de Bienes por Permuta. Es la salida definitiva del patrimonio de la entidad, una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, de aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones y son necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, pero que ésta ha decidido permutarlos por otros, de condiciones técnicas más recientes, con la finalidad de mejorar la prestación del servicio.
- Baja de bienes por Donación. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, la Defensoría del Pueblo podrá transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público, que lo acepta.
- Baja de bienes por disposición final. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas se procede a enviar a disposición final los bienes muebles objeto de la baja
- Venta de bienes muebles. Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido
- Baja de bienes por faltantes. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes muebles que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente, y el cuentadante sólo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es posible determinar un momento cierto de su desaparición.
7.5 Procedimientos Para dar de Baja
7.51 Comité de baja de bienes nivel central
Créase el comité de bajas de bienes en el nivel central, el cual estará integrado por los siguientes servidores:
El Secretario General o su Delegado, quien lo presidirá
El Jefe de la Oficina Jurídica o su Delegado
El Subdirector Administrativo o su Delegado
El Subdirector Financiero o su Delegado
El Jefe de la Oficina de Control Interno o su Delegado
El Responsable del Grupo de Sistemas o su Delegado
Jefe Oficina de Planeación, o su delegado quien actuará como Secretario
El Jefe de la Oficina de Control Interno, hará parte del Comité con voz, pero sin voto
Mediante Resolución 371 del 21 de febrero de 2017, se modificó la composición del comité de bajas, de la Defensoría del Pueblo Nivel Central, en la cual se excluyó a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
El Responsable del Grupo de Sistemas hará parte del Comité de bajas, con voto, cuando dicho comité se ocupe de temas tecnológicos.
Son funciones del comité de bajas del nivel central, las siguientes:
1. Revisar el listado de bienes a dar de baja, elaborado por el Grupo de Bienes, el cual debe contener la siguiente información, por elemento: número de ítem, Referencia, descripción, placa interna, cantidad, placa externa, origen, valor del bien, valor ajuste, valor del bien más ajuste por inflación, depreciación, valor libros.
2. Revisar material fotográfico y físicamente los elementos a dar de baja, el cual quedará como constancia del estado de los mismos y hará parte integral del acta respectiva.
3. Recomendar al Secretario General la baja de los elementos inservibles y obsoletos, así como su retiro definitivo de los registros del patrimonio de la Defensoría del Pueblo, para lo cual se expedirá la Resolución respectiva.
El comité de bajas del nivel central se reunirá cada vez que se requiera dar de baja elementos y de manera extraordinaria cuando existan temas que lo ameriten.
Nota: Mínimo el comité de bajas deberá sesionar una vez al año.
El comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
El comité podrá invitar a sus reuniones a otros servidores públicos del Nivel Central, que, según su criterio, puedan aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejará memoria escrita en actas que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y lugar de la reunión, la hora de iniciación y terminación de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación sucinta de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones de acuerdo al formato Acta de reunión comité SQ.-F01.
7.5.2 Procedimientos para la baja de bienes en la sede central
7.5.2.1 Bienes inservibles y obsoletos. Para dar de baja a los bienes inservibles y obsoletos en la Sede Central de la entidad, se deberá realizar previamente el siguiente procedimiento:
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. El Grupo de Bienes - Inventarios, recibe con oficio remisorio los bienes inservibles de las dependencias del nivel central y procede con el alistamiento de los bienes para dar de baja.
2. El responsable del grupo de bienes, solicita al responsable del grupo de servicios el concepto técnico para baja de bienes muebles y eléctricos.
3. De manera posterior, gestiona con los servidores públicos de mantenimiento para que se emitan los conceptos técnicos en caso de ser máquinas, teléfonos, grecas, equipos de oficina, fotocopiadoras etc. Así como también los de muebles de oficina. En el caso de los equipos de cómputo el grupo de bienes debe solicitar concepto técnico al Grupo de Sistemas, con relación de la baja del parque automotor el grupo de servicios-transporte deberá gestionar los conceptos técnicos.
4. Una vez el responsable de grupo de bienes recibe y revisa concepto técnico proyecta comunicación para la convocatoria del Comité de Bajas y remite la misma a Secretaría General.
5. El Secretario (a) General firma la comunicación de convocatoria.
6. El Grupo de Bienes -Inventarios Recibe la comunicación firmada para hacer entrega a cada miembro del comité de bajas.
7. El Comité de bajas recomienda al Secretario General la baja y tipo de baja previa revisión física y prosigue
8. El responsable de grupo de bienes elabora acta de Comité de bajas para firma de sus miembros
9. Se elabora el proyecto de Resolución de baja por parte del grupo de bienes-inventario y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, la Secretaría General devuelve con observaciones al Grupo de Bienes - inventarios para la debida corrección.
10. Una vez aprobada la resolución, es firmada por el Secretario General, firma la Resolución y remite al Grupo de Bienes, el cual procede con el retiro de los bienes del sistema de información, mediante ajuste y envía al Grupo de Contabilidad copia de los ajustes y de la Resolución para el trámite respectivo.
11. De manera posterior el Grupo de Bienes - Inventarios envía comunicación para la exclusión de la póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina.
12. La Subdirección Administrativa y el Grupo de Bienes - de acuerdo a la Resolución de bajas procede a:
Si la decisión es disposición final, el grupo de bienes informará al profesional encargado de la gestión ambiental de la entidad para que realice el trámite de entrega de los bienes a la empresa especializada para la disposición final de residuos peligrosos o especiales y recibe certificado de disposición final, por parte de la empresa gestora.
Nota: El acta de salida de la entidad de estos elementos deberá ser firmada por el Subdirector Administrativo, Responsable del grupo de bienes, profesional especializado del grupo de bienes, profesional ambiental, encargado de la recolección por parte de la empresa especializada para la disposición fina y encargado de la empresa de vigilancia de la Entidad.
- Si la decisión del Comité es la permuta de bienes, la Subdirección Administrativa elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de permuta de bienes dados en baja y continúa con el procedimiento de contratación.
El Grupo de contratación elabora contrato de permuta y continúa con el procedimiento de contratación.
- Si el Comité decide, entregar equipos de cómputo dados de baja al programa Computadores para educar, se procede a adelantar los trámites establecidos en el Decreto 2324 de 2000 y al “Instructivo para el traslado de equipos provenientes del Sector Público” de octubre de 2007, creado por el mismo Programa.
- Si la decisión es subasta, la Subdirección Administrativa elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de subasta de bienes dados de baja y continua con el procedimiento de contratación.
- Si la decisión es donación, La subdirección administrativa- grupo de bienes dentro de la resolución de bajas, especifica cuales bienes son objeto de donación y el nombre de la empresa a quien se le donarán los mismos, y se hace entrega de los elementos mediante acta.
- Si la decisión es donación para aprovechamiento del material con características reciclables, La subdirección administrativa- grupo de bienes dentro de la resolución de bajas, especifica cuales bienes son objeto de donación para aprovechamiento del material con características reciclables y el nombre de la empresa de recicladora a quien se le donarán los mismos, y se hace entrega de los elementos mediante acta.
Nota 1: No podrán ser objeto de esta donación los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos u otros cuyos elementos tengan características del código CRETIP (Corrosivo, Reactivo, Explosivo, Tóxico, Inflamable, Patógeno).
Nota 2: El acta de salida de la entidad de estos elementos deberá ser firmada por el Subdirector Administrativo, Responsable del grupo de bienes, profesional especializado del grupo de bienes, profesional ambiental, encargado de la recepción de los elementos que se entregaran en donación, y el encargado de la empresa de vigilancia de la Entidad.
7.5.3 Comité De Bajas Regionales
Créase el comité de bajas de las Defensorías Regionales, el cual estará integrado por los siguientes servidores públicos:
- El Defensor Regional, quien lo presidirá.
- Profesional o profesionales Administrativos (Profesional Universitario Grado 15 y/o Profesional
- Especializado Grado 19).
- El Servidor público que desempeñe el cargo de Secretario y/o Auxiliar en la Regional, quién actuará como Secretario del Comité.
En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos servidores públicos de la Oficina, para conformar el comité de Bajas de la Regional.
Son funciones del Comité de Bajas de las Defensorías Regionales las siguientes:
Evaluar y alistar los elementos que, por su estado de deterioro, obsolescencia e irrecuperabilidad, se deben dar de baja en los inventarios de cada una de las Oficinas Regionales de la Defensoría del Pueblo
1. Elaborar el respectivo listado de bienes para baja, el cual debe contener la siguiente información en cada una de las columnas:
Número de ítem
Referencia
Descripción Origen
Placa interna
Placa externa
Cantidad Valor del bien
Valor ajuste
Valor del bien más ajuste por inflación
Depreciación
Valor libros
2. Previa revisión del estado de los elementos, los integrantes del comité de bajas deberán emitir un concepto unificado escrito sobre el estado de los bienes relacionados y la necesidad de darlos de baja de los inventarios de la Regional y de la entidad y debidamente firmado por todos los integrantes.
3. Mediante la suscripción de un acta, recomendar al Secretario General de la Entidad, el retiro definitivo de bienes y registros del patrimonio de la entidad, y si consideran pertinente subastar o donar los bienes, deben dejar la observación en el acta.
4. Adjuntar fotos de los elementos relacionados para baja, identificándoles de manera visible el número de la placa, lo cual quedará como constancia del estado de los mismos y hará parte integrante del Acta respectiva.
5. Enviar fotocopia de los anteriores documentos a la Subdirección Administrativa Grupo de Bienes en Bogotá D.C.
6. Una vez sea autorizada la baja de los elementos por el Secretario General, mediante la expedición de la Resolución respectiva, se deben adjuntar al listado y en el mismo orden, la placa de inventario correspondiente a cada uno de los bienes objeto de la baja de acuerdo al numeral 7,4 del presente manual, las cuales deben ser remitidas al Grupo de Bienes de Bogotá. En la Resolución expedida por el Secretario General, se dan instrucciones al Comité de bajas de la Regional, para proceder de conformidad con los elementos dados de baja.
7. Las demás que le correspondan según el régimen de contratación vigente y las especiales previstas en esta Resolución,
El Comité de Bajas de las Defensorías Regionales, se reunirá ordinariamente una vez cada año, extraordinariamente cada vez que se requiera dar de baja elementos, para evaluar y calificar el estado de los bienes objeto de baja y proceder de conformidad con la presente resolución.
El comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
El comité podrá invitar a sus reuniones a los demás servidores públicos de la Regional, que, según su criterio, puedan aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejará memoria escrita en actas que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y lugar de la reunión, la hora de iniciación y terminación de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación sucinta de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones, de los salvamentos de voto y de las constancias presentadas.
El Comité de bajas de la Defensoría Regional deberá tener en cuenta los siguientes parámetros para el alistamiento y toma de decisiones de los elementos que se relacionan para baja:
1. Los elementos relacionados deben ser obsoletos y que por su antigüedad o deterioro no se utilicen en esa Regional
2. Los elementos deben estar inservibles totalmente y sin posibilidad de reparación en la ciudad donde está ubicada la Defensoría Regional o en Bogotá. D.C.
3. Los equipos de oficina de cómputo relacionados para baja, deben tener el respectivo concepto técnico por parte del Ingeniero de Sistemas de la regional o quien haga sus veces.
4. Los bienes eléctricos relacionados para baja, deben tener el respectivo concepto técnico por parte de una empresa o persona natural que demuestre competencia para tal fin.
5. Los bienes muebles, relacionados para baja, deben tener el respectivo concepto técnico por parte del comité de bajas de la regional.
6. En el caso de que algún equipo de oficina se encuentre funcionando y no se utilice en la Regional, se debe comunicar de inmediato al Grupo de Bienes de nivel central Bogotá. D.C., para que analice la viabilidad de su traslado para su utilización en otra ciudad o dependencia y a la vez proceda simultáneamente al descargue de los inventarios.
7. El Secretario General, procederá a la legalización definitiva de los bienes dados de baja, mediante la expedición de la Resolución respectiva, de la cual se envía copia al Grupo de Bienes, a la Regional, y al área de Contabilidad para la baja física y en el sistema de información vigente.
8. Las regionales podrán solicitar el envío de los listados de inventarios, cada vez que fuere necesario, en especial cuando se realice la entrega de elementos de algún servidor público y al cierre de cada vigencia anual.
9. Es responsabilidad de cada Defensor Regional velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su regional y deberá asignar y bajo responsabilidad directa de cada servidor público, los elementos devolutivos entregados para el desempeño de las funciones propias de su cargo, quien, en el momento de ausencia parcial o total de la Oficina, deberá realizar la respectiva entrega de los elementos inventariados, suscribiendo el acta respectiva.
10. Siempre que el Defensor Regional se ausente de la oficina por traslado temporal o definitivo, terminación de la relación legal y reglamentaria, disfrute de vacaciones, etc. deberá realizar la entrega formal de la oficina, incluyendo el inventario físico de elementos devolutivos asignados, para lo cual solicitará oportunamente al Grupo de Bienes - de Bogotá D.C, el envío por correo electrónico el inventario individualizado, el cual será verificado físicamente por la persona que entrega y quien recibe, levantando el acta respectiva con las anotaciones del caso, si las hubiere.
7.6 Procedimiento Baja De Bienes Regionales
7.6.1 Descripción de las actividades
1. El Defensor regional con el apoyo de los profesionales administrativos, evalúan y alistan los bienes para dar de baja.
2. El Defensor regional crea y/o convoca el Comité de bajas.
3. El Defensor Regional, tramita o gestiona concepto técnico en caso de ser eléctricos (máquinas, teléfonos, fotocopiadoras, grecas etc.) con una empresa o persona natural que demuestre competencia para tal fin, si son equipos de cómputo (con ingeniero de sistemas), en el cual se certifique la imposibilidad de reparación, o que el costo de la reparación sea igual o superior al valor actual de su reposición, o que se demuestre su estado de obsolescencia. Para la baja de muebles y enseres, solo se requiere el concepto del Defensor Regional, avalado por el respectivo Comité de Bajas.
4. El Comité se reúne y recomienda, mediante acta, el tipo de baja del bien.
5. El Defensor Regional, envía copia del acta de baja y documentos soportes, fotos de cada uno de los elementos relacionados para baja, previamente rotulados con el número de placa de inventario, lo cual quedará como memoria y constancia del estado de los mismos.
6. Todo el procedimiento hasta el momento realizado debe enviarse al Grupo de Bienes en nivel central en la ciudad de Bogotá, para realizar el trámite respectivo ante el Secretario General y recomendar la baja por inservibles u obsoletos según lo indicado por la Defensoría Regional.
7. El Grupo de Bienes, mediante el servidor asignado para la regional respectiva, consulta el registro de los bienes en el sistema de información y los compara y verifica con el acta de baja y documentos soporte.
8. Si la información no coincide el servidor responsable de la regional, proyecta comunicación para firma del Responsable del Grupo de Bienes o quien haga sus veces, solicitando a la Regional los ajustes pertinentes.
9. El Defensor Regional con el apoyo de los profesionales administrativos, realiza los ajustes correspondientes al acta de baja.
10. El Grupo de Bienes mediante el servidor asignado para la regional respectiva, elabora proyecto de Resolución de baja y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, la Secretaría General lo devuelve con observaciones al Grupo de Bienes para su corrección.
11. Una vez corregido la resolución, el Secretario General, firma y remite al Grupo de Bienes
12. El Grupo de Bienes mediante el servidor asignado para la regional respectiva, recibe la Resolución de baja, hace el retiro de los bienes del sistema de información, mediante ajuste respectivo.
13. El Grupo de Bienes, a través del servidor asignado para la regional respectiva envía al grupo de Contabilidad copia de los ajustes y de la Resolución para el trámite respectivo.
14. El grupo de bienes, envía al Defensor Regional copia de la resolución para que dé cumplimiento a la misma en cuanto a la disposición de los bienes.
15. El profesional responsable del Grupo de Bienes, envía comunicación a la Aseguradora para la exclusión de la póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina.
Nota: Baja de bienes cuya destinación final está reglamentada por normas ambientales: Cuando existan bienes que contengan elementos o compuestos definidos por la normatividad como peligrosos, que si bien no generan problema durante su vida útil, pero generan riesgos, cuando se liberan al medio ambiente como residuos y que además por su deterioro, obsolescencia tecnológica o que ya no son útiles para la Entidad, deben ser dados de baja, se deberán entregar a empresas autorizadas por la autoridad ambiental competente, para que les dé disposición final, según las normas ambientales existentes, con el fin de que se busque la prevención y reducción de los impactos ambientales, estos elementos se identifican como RAEES Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos tales como computadores, impresoras, CPU, fotocopiadoras, electrodomésticos, teléfonos, celulares, máquinas de oficina, periféricos entre otros.
Para el caso de residuos como muebles de oficina, cuyo destino final, va encaminado al aprovechamiento deben ser entregados a las Organizaciones de Recicladores Asociados, habilitadas en la ciudad o municipio, en caso que los materiales por sus características no puedan ser entregadas a dichas organizaciones, el grupo de servicios a nivel central, deberá contactar al operador de aseo para su disposición final, en las regionales este trámite deberá ser realizado por el Defensor regional de igual manera ante el operador de aseo de la ciudad o municipio.
7.7 Reintegro De Bienes Devolutivos
Solo serán objeto de reintegro de bienes devolutivos al almacén general aquellos que se encuentren en buen estado y con un tiempo de uso no mayor a dos (2) años.
7.7.1 Descripción de las actividades
1. El Profesional Responsable del Grupo de Bienes, recibe comunicación del servidor público o dependencia, informando sobre la devolución del bien y remite información al almacén para iniciar trámite respectivo.
2. Si el bien es físicamente presentado al Almacén se procede con la verificación del estado de los bienes y placa de identificación.
3. Confronta en el sistema de información vigente los datos del bien, para determinar al responsable del elemento.
7.7.2 Procedimiento para baja de bienes por pérdida o hurto
1. El servidor responsable del bien debe informar mediante una comunicación al Grupo de Bienes, sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos del hurto, aportar documentación básica y anexar original del denuncio interpuesto ante la Fiscalía.
2. El grupo de bienes, realiza el traslado en el sistema de información vigente de la dependencia en que se encuentra a la de responsabilidades en proceso, y una vez haya surtido el trámite de reposición por parte de la empresa aseguradora, lo retira de los activos de la entidad y procede a enviar mediante comunicación copia del informe, denuncio y demás documentación (el reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones pantallazo de traslado a responsabilidades en proceso) al supervisor del contrato de seguros, Oficina de control interno disciplinario y contabilidad.
NOTA: En caso de que no haya reposición es necesario el fallo de la Oficina de Control Interno Disciplinario para su retiro del sistema de información.
3. El supervisor del contrato de seguros envía la documentación al intermediario de seguros/aseguradora para empezar el trámite de siniestro.
4. Estudiado el siniestro por la compañía aseguradora envía a la Defensoría del Pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
5. El profesional responsable solicita el ingreso del bien al Almacén general, mediante comunicación interna para el trámite respectivo.
6. El proveedor de la aseguradora, hace entrega del bien a reponer al Almacén General en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de Sistemas.
7. Una vez el servidor encargado del Almacén, recibe a satisfacción el bien remite al Grupo de Bienes- Inventarios copia del comprobante de ingreso para descargar del sistema, el bien perdido o hurtado.
8. Si existe fallo administrativo se informa al Área de contabilidad por medio de comunicación anexando copia del fallo.
9. El pago o reposición del mismo debe provenir de una acción voluntaria del servidor público o de la imposición de una sanción fiscal, de una orden judicial después de un proceso penal o de reparación directa.
7.7.3 Procedimiento para baja de bienes por daño
1. El servidor público responsable del bien debe informar mediante una comunicación al Profesional Responsable del Grupo de Bienes las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos sobre el daño, aporta documentación básica como el concepto técnico.
2. El Grupo de Bienes, envía mediante comunicación copia del informe, y demás documentación (el reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones pantallazo de traslado a responsabilidades en proceso) al supervisor del contrato de seguros y contabilidad.
3. El intermediario de seguros envía la documentación a la Aseguradora para empezar el trámite por daño
4. Estudiado el caso por daño por la compañía aseguradora, éste envía a la Defensoría del Pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
5. El Profesional Responsable del Grupo de Bienes, solicita al servidor encargado del almacén, el ingreso del bien para el trámite respectivo.
6. El proveedor de la aseguradora, hace entrega del bien a reponer al Almacén General en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de Sistemas para su visto bueno.
7. Una vez el servidor encargado del Almacén, recibe a satisfacción el bien remite al Grupo de Bienes- Inventarios copia del comprobante de ingreso para descargar del sistema, el bien dañado.
8. El Grupo de Bienes recibe copia de la reposición y procede a realizar un comprobante de ajuste por Retiro de inventario (Rl), y éste es allegado al Área de contabilidad para el trámite respectivo.
9. El servidor responsable del tema en el grupo de bienes, le solicita al intermediario de seguros informe a la aseguradora que están disponibles los salvamentos a que haya lugar.
10. El servidor responsable del tema en el grupo de bienes, hace entrega mediante el formato AD-P01-F03 a la persona autorizada por la Aseguradora, los bienes dañados, objeto de reposición (salvamentos).
11. El pago o reposición del mismo debe provenir de una acción voluntaria del servidor público o de la imposición de una sanción fiscal, de una orden judicial después de un proceso penal o de reparación directa.
Nota: En caso que los bienes sean objeto de reparación por parte de la aseguradora, no son objeto de baja, razón por la cual se realiza un ajuste por revalorización del bien en el sistema de información vigente (se acumula el valor histórico de compra más el valor del repuesto).
7.7.4 Procedimiento para baja de bienes por permuta
Hay permuta de bienes cuando se cambia uno por otro como parte de un valor transfiriéndose recíprocamente el dominio de ellos y sólo procede cuando exista un contrato de compraventa que estipule la permuta de bienes.
Para la baja de bienes por permuta, se seguirán los procedimientos que se indican a continuación:
1. Se realiza primero la baja mediante acto administrativo una vez se haya tomado la decisión por parte del comité de bajas.
2. La entidad determinará el procedimiento contractual a seguir para viabilizar la permuta.
3. La Oficina de Contratación realiza el trámite del contrato de permuta debidamente perfeccionado, de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Se levanta el acta de verificación física y contable sobre la preexistencia del bien o bienes, que se entregan en permuta. (En el caso de vehículos, el Responsable del Grupo de Transporte deberá realizar la respectiva verificación física).
5. El grupo de servicios-transportes, debe tramitar el avalúo comercial, tanto del activo fijo que se va a recibir en permuta como del que va a ser objeto de baja por este concepto.
6. Una vez legalizado el contrato por parte de la oficia de contratación, remitirá al almacén general la documentación completa (contrato de permuta, factura donde se especifique el valor del bien adquirido, certificado a satisfacción), a efectos de que el almacén general ingrese los bienes respectivos al patrimonio de la entidad.
7. Cuando los bienes a permutar sean vehículos, se le enviará fotocopia de la Resolución de bajas al Grupo de Servicios (Transporte), para su conocimiento y fines pertinentes.
7.7.5 Procedimiento para baja de bienes por donación
Bienes susceptibles de donación. Todos los bienes muebles y semovientes declarados en desuso o en mal estado, podrán ser objeto de donación. Para que un bien pueda ser donado debe tener como máximo el valor de rescate
Trámite para donaciones. Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar con el avalúo de los bienes realizados por el órgano especializado de la administración respectiva, de acuerdo con el valor real del mercado, lo anterior para que sirva de base a las instituciones o entidades beneficiadas en un eventual permuta o venta de dichos bienes, en cuyo caso el precio de los bienes no podrá ser inferior al monto establecido en el avalúo.
Instituciones susceptibles a recibir donaciones. Las donaciones se podrán otorgar a entidades declaradas de interés público, de interés social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias correspondientes, centros o instituciones de educación del Estado, u otras dependencias del Estado para la realización de sus fines.
Comisión de donación. El comité de donación será el mismo del comité de bajas; conformado por lo menos por el Secretario General, Jefe de la Oficina Jurídica o su representante, el Subdirector de Servicio Administrativo, el Subdirector Financiero o su representante, Responsable Grupo de Sistemas o su representante, Jefe Oficina de Planeación, Jefe de Control Interno, Jefe Oficina Control Interno Disciplinario
Delegación de donación. Le corresponde a la Secretaria General, dictar la resolución final del acta de donación de su institución. Podrá delegar formalmente esta función siguiendo al efecto las disposiciones y observando los límites que establecen la Ley General de la Administración Pública y la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, en materia de delegación de competencias.
Requisitos de baja por donación. Para dar de baja bienes por donación se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a. Lista de bienes susceptibles de dar de baja por donación (descripción, número de patrimonio, estado, valor y ubicación de los bienes), debidamente firmada por el servidor público competente para tales casos
b. Nombre y cualidades de la institución o instituciones que fueron beneficiadas con la donación
c. La comisión deberá levantar un acta con el detalle de los bienes donados con las respectivas firmas y sellos del donante y donatario. Este último, deberá firmar el Acta en el acto de entrega de los bienes.
d. Envío de los documentos a la Oficina Jurídica.
Solicitud de donación. Los interesados deberán presentar una solicitud formal de donación ante la Oficina Administrativa a efectos de ser inscritos en el registro correspondiente. En el caso de asociaciones o fundaciones o instituciones sin fines de lucro, con su solicitud deberá adjuntar los documentos legales que los acrediten como sujetos de donación, a saber:
- Copia certificada de los estatutos y fines de la entidad
- Copia certificada de la cédula jurídica
- Copia certificada de la personería jurídica
- En caso de que se les haya otorgado el carácter de “Bienestar social" por parte del Instituto Mixto de Ayuda Social, copia certificada de la correspondiente certificación o constancia emitida por la institución de dicha condición.
- En caso de que se les haya declarado “De interés Público” por parte del Poder Ejecutivo, copia del respectivo decreto
- En el caso de escuelas y colegios, con su solicitud deberá adjuntar los siguientes documentos legales:
- Copia certificada de la cédula jurídica de la Junta de Educación
- Copia certificada de la personería jurídica de la Junta de Educación
- Constancia de la supervisión del nombramiento del Director
Escogencia de la institución beneficiada. Para el otorgamiento de donación, el Comité de Donación deberá recoger la institución del registro, que para tales efectos lleva la Oficina Jurídica.
Notificación de donación aprobada. El comité aprobará la donación. El acuerdo deberá ser notificado expresamente al interesado y la entidad deberá proceder al retiro de los bienes en el término improrrogable de 8 días naturales. Caso contrario, la Administración podrá de oficio dejar sin efecto la misma, procediendo a donarlo a otra institución.
Entrega de bienes. La entrega de los bienes donados se hará “in situ”, en las instalaciones de la institución donataria, salvo indicación en contrario de la Administración.
Deber de informar. La institución beneficiada con la donación, deberá comunicar al donante en un plazo no mayor de treinta días naturales, contados a partir del acto de entrega de la donación, un detalle del beneficio o destino final de los bienes donados. En caso de no cumplir con esta disposición, será excluido para futuras donaciones.
7.8 Baja Por Caso Fortuito o Fuerza Mayor
Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, debido entre otros a terremoto, anegación (inundación), incendio, el responsable del bien o quien tenía en uso el bien en el momento del evento, presentará por escrito informe pormenorizado al grupo de bienes, para proceder a tramitar la reclamación ante la firma aseguradora.
El servidor público responsable del Grupo de Bienes, elaborará el documento o acta de pérdida o daño de bienes, con la información de los bienes, entre otras: costo histórico, valor en el sistema de información, nombre del responsable del bien.
Con base en el documento o acta de pérdida se elaborará el comprobante de baja (ajuste por retiro de inventario Rl) y se procederá a descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente.
En caso de desastre natural puede darse de baja el bien, elaborando un acta en donde se especifique y se aporten los soportes que efectivamente prueben la destrucción del bien como causa de estos fenómenos.
7.9 Mecanismos De Enajenación
En atención a lo preceptuado por el Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública y se dictan otras disposiciones, establece:
Enajenación directa por oferta en sobre cerrado. La Entidad Estatal que enajene bienes con el mecanismo de oferta en sobre cerrado debe seguir el siguiente procedimiento.
1. La Entidad Estatal debe publicar la convocatoria, los estudios previos, el proyecto de pliegos de condiciones, en los cuales debe incluir la lista de bienes sometidos al proceso de enajenación.
2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones, la Entidad Estatal debe expedir el acto administrativo de apertura y publicarlo en el SECOP junto con los pliegos de condiciones definitivos.
3. Una vez recibidas las ofertas, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los oferentes y publicar el informe correspondiente en el SECOP junto con la lista de los bienes sobre los cuales se recibieron ofertas.
4. La Entidad Estatal debe convocar la audiencia en el lugar, día y hora señalados en los pliegos de condiciones.
5. En la audiencia la Entidad Estatal debe abrir las ofertas económicas de los oferentes habilitados e informar la mejor oferta para la Entidad Estatal.
6. La Entidad Estatal concede a los oferentes la oportunidad para mejorar la oferta por una sola vez.
7. Surtido este paso, la Entidad Estatal debe adjudicar el bien al oferente que haya ofrecido el mejor precio para la Entidad Estatal.
Enajenación directa a través de subasta pública. La Entidad Estatal que enajene bienes con el mecanismo de subasta pública debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y, en consecuencia, el Margen Mínimo debe ser al alza.
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los Lances; y c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el cumplimiento de la ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.
3. La Entidad Estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica.
5. Si en el Proceso de Contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la Entidad Estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y, en consecuencia, solamente serán válidos los Lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el Margen Mínimo establecido.
7. Si los oferentes no presentan Lances durante la subasta, la Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada Lance, la Entidad Estatal debe informar el valor del Lance más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la Entidad Estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la Entidad Estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015.
Nota: La Defensoría del Pueblo podrá vender sus bienes a través del mecanismo de subasta pública cuyas condiciones de realización deberán ser señaladas en el pliego de condiciones, en todo caso para tales efectos se podrá solicitar al intermediario contratado presentar al comité de bajas de la entidad una sugerencia de precios base para la venta.
Requisitos para la presentación de oferta o postura:
Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, el oferente debe consignar a favor de la Entidad Estatal un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en el Proceso de Contratación, valor que se imputará al precio cuando el interesado es el adjudicatario.
La Entidad Estatal debe devolver al oferente cuya oferta no fue seleccionada el valor consignado, dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, sin que haya lugar a reconocimiento de intereses, rendimientos e indemnizaciones, ni el reconocimiento del impuesto a las transacciones financieras.
Si el oferente incumple cualquiera de las obligaciones derivadas de la oferta, tales como las condiciones de pago, la firma de documentos sujetos a registro, o cualquier otro asunto derivado del negocio jurídico, pierde la suma de dinero depositada a favor de la Entidad Estatal que se entiende como garantía de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de que la Entidad Estatal reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. En consecuencia, no se exigirá garantía adicional a los oferentes o al comprador.
El oferente que no resulte adjudicatario puede solicitar a la Entidad Estatal mantener el valor consignado para otro proceso de enajenación que adelante la Entidad Estatal, valor al cual puede adicionar recursos cuando sea necesario.
Enajenación a través de intermediarios idóneos. La venta debe realizarse a través de subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales. Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.
7.10 Salida Provisional De Bienes Nivel Central
1. El Grupo de Bienes - Inventarios, recibe el formato solicitud de salida provisional de bienes devolutivos
2. El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien
3. El Grupo de Bienes - Inventarios verifica en el sistema, que la información corresponda
4. Si la información es correcta se coloca en el formato respectivo el visto bueno por el Grupo de Bienes y se relaciona en un listado de control de salida, y lo firma el responsable del bien, luego se pasa para la firma del Responsable del Grupo de Bienes /Subdirector Administrativo.
5. Si la información no corresponde, se devuelve el formato al servidor responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6. Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad y registra en la bitácora.
7. El grupo de Bienes realiza seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, para lo cual realiza llamada telefónica al servidor respectivo para que presente físicamente el bien y firma el listado de control.
NOTA: En caso de que el bien sea de propiedad del servidor público y que permanezca en las instalaciones de la entidad más de 24 horas, se debe diligenciar el mismo formato, y el grupo de Bienes- Inventarios una vez constate en el sistema la información, dejará una observación de que el bien no pertenece al patrimonio de la Entidad. Este formato debe constar igualmente de las 3 firmas.
7.11 Salida Provisional De Bienes Regionales
1. El Defensor(a) Regional, recibe la solicitud de salida provisional de bienes devolutivos
2. El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien
3. El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional verifica que la información corresponda
4. Si la información es correcta se firma el formato respectivo por el responsable de inventarios y se relaciona en un listado de control de salida, y lo firma el responsable del bien, luego se envía para la firma del Defensor(a) Regional.
5. Si la información no corresponde, se devuelve el formato al servidor responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6. Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad.
7. El o los profesionales administrativos responsables de inventarios de la Regional, realiza seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, a través de una llamada telefónica al servidor respectivo para que presente físicamente el bien y firma el listado de control.
NOTA: En caso de que el bien sea de propiedad del servidor público y que permanezca en las instalaciones de la entidad más de 24 horas, se debe diligenciar el mismo formato, y el grupo de Bienes- Inventarios una vez constate en el sistema la información, dejará una observación de que el bien no pertenece al patrimonio de la Entidad. Este formato debe constar igualmente de las 3 firmas.
7.12 Devolución De Bienes Al Comodante
Nivel central
1. El Grupo de Bienes recibe solicitud del comodante del reintegro de bienes, y documentos soporte o sugerir devolución por vencimiento de términos
2. El Grupo de bienes - Inventarios se encarga de:
- Verificar en el sistema de información vigente el número de placa de inventarios y demás información del bien.
- Proyecta acta de entrega para la firma del Responsable del Grupo de Bienes, la empresa de vigilancia de la entidad y del comodante.
- Proceder con la entrega de los elementos al comodante, y recoge firma de éste en el acta
- Proyectar comunicación anexando el acta de entrega al comodante para la firma del Responsable del Grupo de Bienes, ordenando a inventarios el descargo definitivo del Sistema de Información del bien o bienes entregados al comodante.
3. El Responsable del Grupo de Bienes, solicita mediante comunicación al supervisor del contrato de seguros, la exclusión de los bienes de la póliza de seguros de la entidad
4. En caso de vencimiento de términos de contratos de bienes en comodato, que están en buen estado y que son necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad, y no se pueden adquirir, se solicita al Comodante que haga la donación del mismo o prorrogue el contrato.
5. El Grupo de Bienes, allega los respectivos ajustes al Grupo de Contabilidad y archiva los documentos
Regionales:
1. El Defensor Regional será responsable de desarrollar las siguientes actividades:
- Proyecta y firma el acta de entrega en coordinación con el comodante
- Entrega los bienes al comodante
- Envía copia del acta de entrega al Grupo de Bienes
2. El Responsable del Grupo de Bienes recibe la copia del acta de entrega
3. Inventarios recibe y procede de conformidad para el respectivo retiro del patrimonio de la entidad del sistema de información.
4. El Responsable del Grupo de Bienes, solicita mediante comunicación a supervisor del contrato de seguros, la exclusión de los bienes, de la póliza de seguros de la entidad
5. En caso de vencimiento de términos de contratos de bienes en comodato, que están en buen estado y que son necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad, y no se pueden adquirir, se solicita al Comodante que haga la donación del mismo o prorrogue el contrato.
6. El Grupo de Bienes, allega los respectivos ajustes al Grupo de Contabilidad y archiva la documentación.
7.12.1 Cierre Mensual De Inventarios
Una vez el grupo de Contabilidad autorice el cierre del mes, el Grupo de bienes - inventarios ingresa al sistema de información actual y procede al cierre inventarios -contabilidad.
Si existe diferencia, se entrega al grupo de contabilidad el reporte respectivo para buscar el posible error
Si no existe diferencia se archiva el reporte de conformidad con las normas de archivo
7.13 Responsabilidades Generales De Los Bienes
Los servidores públicos que presten sus servicios a la entidad que tengan, usen, administren, custodien o transporten bienes de propiedad de la entidad, son responsables por la pérdida o daño que sufran cuando esto no provenga del deterioro natural de su uso legítimo, o de otra causa justificada.
En consecuencia, responderán por el valor de los bienes en caso de su pérdida, cuando se deduzcan responsabilidades por el uso impropio, manejo o inversión no autorizados, conforme lo prevé el Código Disciplinario Único.
Así mismo, responderán por todo daño o deterioro ocasionado por el descuido en la conservación o uso de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.
La Defensoría del Pueblo entregará bajo inventario a todos sus servidores los bienes y elementos necesarios para el desempeño de su cargo y ejercicio de sus funciones siempre y cuando haya existencias disponibles en el almacén general.
Todo servidor público tendrá en inventario bajo su responsabilidad los bienes devolutivos requeridos para el desempeño de su función, y será responsable de los mismos mientras permanezca en el cargo; en el momento de su retiro, por cualquier motivo deberá hacer entrega y devolución de los elementos a su Jefe inmediato o a quien este designe.
El grupo de bienes-inventarios, podrá solicitar en cualquier momento al responsable, información sobre la ubicación y el estado de los bienes muebles a su cargo.
En caso de pérdida, daño o deterioro de un bien mueble por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, el servidor público a cuyo cargo está el bien podrá proceder voluntariamente a pagar, restituir o reparar el bien, independientemente del procedimiento establecido.
Cuando se pretenda reponer un bien mueble, es el Técnico Administrativo del Almacén General, quién decidirá la aceptación del bien, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos:
- Que el bien cumpla la misma función del elemento perdido, dañado o deteriorado
- Que el bien tenga características y accesorios semejantes y que técnicamente esté en buenas condiciones
- Que el valor del bien mueble sea igual o superior al del elemento que sustituye.
Cuando se trate de equipos de cómputo, laboratorio, comunicaciones y otros el Técnico Administrativo del Almacén General, solicitará la asesoría de personal técnico especializado de la entidad.
El Grupo de Bienes- Inventarios, se abstendrá de certificar ante la Subdirección de Talento Humano, cuando el solicitante tenga pendientes, por faltantes o pérdidas de los bienes muebles a su cargo.
1. Memorando No. 50/010 del 3 de febrero de 2017, suscrito por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo