CIRCULAR 37 DE 2021
(octubre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| De: | Defensor del Pueblo |
| Para: | Funcionarios públicos nivel nacional |
| Asunto: | Turnos de descanso navidad y fin de año 2021 |
La Administración teniendo en cuenta que se aproximan las festividades de Navidad y Año Nuevo, ha considerado disponer de dos (2) turnos de descanso de CARÁCTER VOLUNTARIO, en las fechas que se relacionan a continuación:
| DESDE | HASTA | |
| Primer Turno | 20 DE DICIEMBRE DE 2021 | 24 DE DICIEMBRE DE 2021 |
| Segundo Turno | 27 DE DICIEMBRE DE 2021 | 31 DE DICIEMBRE DE 2021 |
El servidor público que desee acceder a los turnos citados deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
1 Las horas compensadas solo podrán otorgarse en tiempo de descanso, por lo que en ningún momento serán otorgadas en dinero.
2 Los días compensados no se concederán en fechas distintas a las establecidas previamente, con excepción de los servidores que laboran en la Secretaría General, Grupo de Contratación y Subdirección Financiera que intervienen en el proceso de cierre de vigencia fiscal 2021, situación que deberá ser informada a la Subdirección de Gestión del Talento Humano por los superiores jerárquicos de cada dependencia, dichos servidores podrán disfrutar los turnos de descanso de manera continua e ininterrumpida (no se aceptará fraccionamiento), antes del 30 de junio de 2022.
3. De compensar los días por el funcionario y este presentase incapacidad médica superior a dos (2) días, la cual debe ser expedida por el médico tratante de su E.P.S. o A.R.L., durante el turno elegido, deberá disfrutar los días una vez finalice su incapacidad médica, sin que en ningún caso supere el 31 de enero de 2022.
4 Para optar por cualquiera de los turnos de descanso, cada servidor deberá compensar cuarenta (40) horas, equivalentes a cinco (5) días, única y exclusivamente dentro del periodo comprendido entre el 11 de octubre al 18 de diciembre de 2021.
Se podrá otorgar turno de descanso por tiempo compensatorio inferior a cuarenta (40) horas previa concertación con el superior jerárquico de la dependencia.
En consecuencia y de conformidad con el horario de la jornada laboral dispuesto para los servidores de la Defensoría del Pueblo, se deberá compensar el tiempo de acuerdo con las siguientes opciones:
a) Una (1) hora antes de iniciar la jornada laboral
b) Una (1) hora después de culminar la jornada laboral
c) Cuatro (4) sábados, de jornada de ocho (8) horas laborales cada uno, previamente, coordinados con el superior jerárquico y de acuerdo con un cronograma de actividades definido para cada uno de estos.
Nota: el servidor puede compensar el tiempo de acuerdo con las opciones relacionadas en forma combinada.
5 Aquellos servidores que tengan compensatorios por tiempo adicional trabajado los días domingos o festivos, pendientes por disfrutar al 18 de diciembre de 2021, podrán solicitar a la Subdirección de Gestión del Talento Humano que se les tenga en cuenta dichos compensatorios para cumplir con el requisito de tiempo compensado para el turno de descanso de navidad y fin de año de 2021, para lo cual deberán presentar solicitud escrita junto con certificación del superior inmediato de la cantidad de horas trabajadas fuera de la jornada laboral, previa verificación del cumplimiento de la Resolución No. 550 de 2014 y aquellas que le han modificado.
Nota: solo se reconocerá hasta un máximo de 12 horas por cada domingo o festivo.
6 Los servidores que programaron sus vacaciones con la debida antelación, y deseen acceder a un turno de descanso, podrán modificar la fecha de disfrute, solo y únicamente por una vez remitiendo a la Subdirección de Gestión del Talento Humano la solicitud de modificación de programación de vacaciones vigencia 2021, a más tardar el 15 de octubre. En todo caso la servidora o servidor público debe iniciar el disfrute de sus vacaciones en la presente vigencia, es decir, 2021.
7 Los turnos deberán hacerse de manera equitativa y concertada con el superior jerárquico de la dependencia, con el fin de que no se vea interrumpida la prestación continua del servicio, para lo cual el superior verificará que en cada turno de descanso laboren como mínimo dos (2) servidores públicos.
8 Los servidores del nivel directivo que deseen acceder a uno de los turnos de descanso, deberán coordinar lo pertinente con el Despacho del Defensor.
9 Los superiores jerárquicos de cada dependencia remitirán a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, la relación de los turnos escogidos y concertados por los servidores públicos a su cargo, a más tardar el 8 de octubre de 2021.
En caso de no ser recibida información de los turnos escogidos se entenderá que ninguno de los servidores públicos de la Dependencia quiere hacer uso de los turnos escogidos.
10 Los superiores jerárquicos de cada dependencia, remitirán a más tardar el 17 de diciembre de 2021, a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, la certificación en la cual conste el cumplimiento de la compensación de los turnos de descanso de los servidores a su cargo. Los superiores jerárquicos de cada dependencia establecerán los mecanismos necesarios para verificar el cumplimiento de la compensación de las cuarenta (40) horas, por parte de cada uno de los servidores públicos a su cargo.
11 Con el fin de garantizar la efectiva, eficiente y eficaz prestación del servicio defensorial, no se autorizarán permisos remunerados o compensatorios de uno (1) a tres (3) días durante el periodo comprendido entre el 17 de diciembre de 2021 al 3 de enero de 2022.
Nota: los compensatorios ocasionados durante el mes de diciembre de 2021, podrán ser disfrutados máximo hasta el 28 de febrero de 2022.
12.Se les recuerda a los funcionarios que, durante los turnos de descanso de navidad y fin de año, no se pueden firmar documentos, responder ni tramitar correos electrónicos, y en general desarrollar cualquier actividad relacionada con el ejercicio de sus funciones, pues se encuentran separados temporalmente de sus empleos, con ocasión del permiso compensatorio concedido.
Por lo que, durante su ausencia temporal, deberán garantizar que sus bandejas de ORFEO y demás sistemas de gestión asociados al trámite de solicitudes y PQRSDF, se encuentren completamente al día, asegurando la gestión y finalización de tramite oportuno de cada uno de los radicados asignados.
Es responsabilidad de cada servidor público tramitar la incidencia correspondiente en el gestor de incidencias (https://atenas.defensoria.gov.co/login_page.php) para solicitar el cierre temporal de sus bandejas y así evitar el posible vencimiento de PQRSDF, incumplimiento en la prestación del servicio de cara al ciudadano y posibles sanciones legales.
Será responsabilidad de cada jefe de Dependencia, incluidos Defensores Regionales, tal y como lo establece el procedimiento DE-P04, dar respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos en la Ley. Por tanto, deberán tomar las medidas previas para garantizar la gestión oportuna de las PQRSDF independiente de la novedad, para este caso en concreto, la de turnos de descanso de novedad que es el objeto de esta circular.
13 Los superiores jerárquicos de cada dependencia, serán los encargados de difundir el contenido de la presente Circular a todos los servidores públicos de su dependencia, así como verificar el cumplimiento del horario y garantizar la prestación del servicio durante los turnos de descanso, para lo cual se solicita realizar una coordinación consciente del disfrute del turno de descanso y vacaciones, por cuanto una vez programados no habrá lugar a interrupción o aplazamiento de las mismas.
Cordialmente,
CARLOS CAMARGO ASSIS
Defensor del Pueblo
