CIRCULAR 37 2022
(diciembre 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Servidores Publicos y contratistas de la Defensoria del Pueblo. |
| De: | Secretario General. |
| Asunto: | Directrices para legalizaciones y pago de viaticos y gastos de viaje. |
Cordial saludo,
Por medio de la Circular No.025 del 11 de octubre del 2022, se reiteró que, de conformidad con lo establecido en el “Instructivo sobre lineamientos para solicitud de comisiones de servicio y/o autorizaciones de desplazamiento”, el plazo máximo para la legalización de las comisiones y autorizaciones de desplazamiento es un término de cinco (5) días hábiles, puntualizando que la legalización es responsabilidad de los servidores públicos o contratistas que la han solicitado, quiénes tienen el deber de adelantar los trámites respectivos.
Igualmente, se insistió en que, de no realizarse la legalización dentro de los cinco (5) días hábiles de finalizada la comisión o desplazamiento autorizado, se iniciará el proceso de revocatoria establecido en los numerales 4.2 y 4.3 del Instructivo, con las implicaciones administrativas, fiscales y disciplinarias a que haya lugar.
Dicho lo anterior, solicitamos realizar de manera inmediata la referida legalización de comisiones y autorizaciones de desplazamiento para aquellos casos que aún se encuentren pendientes y por fuera del plazo estipulado en la norma; so pena de que la correspondiente situación sea reportada a la dependencia de Control Interno Disciplinario para su conocimiento y actuación pertinente.
Así mismo, se informa que la no legalización oportuna es causal para la negación de la próxima solicitud de comisión y/o autorización de desplazamiento.
De otra parte, dado que con ocasión del pago anticipado de los viáticos y gastos de viaje se ha presentado un número considerable de reintegros por parte de los funcionarios y contratistas, en aras de facilitar la identificación de la información registrada por concepto de reintegros y/o devoluciones, solicitamos remitir la consignación al día siguiente del reintegro efectuado, con destino al correo electrónico viaticos@defensoria.gov.co, indicando el nombre, número de cedula, destino, fecha de la comisión, y de ser posible número de solicitud en la plataforma de comisiones y resolución a la que corresponde el reintegro.
Por último, nos permitimos informar que, respecto de los pagos anticipados de viáticos y gastos de viaje de que trata la Circular No. 025 de 11 de octubre de 2022, de ahora en adelante solo se pagarán estos anticipos por estrictas necesidades del servicio que se sustenten en la respectiva solicitud de comisión o autorización de desplazamiento. La plataforma de comisiones se adaptará de acuerdo a esta disposición.
Atentamente,
ÓSCAR JULIÁN VALENCIA LOAIZA
Secretario General
